2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
BAN GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh và XNK Phòng tài chính kế toán Phòng nhân sự Bộ phận sản xuất
(Nguồn: Phòng quản lý nhân sự của công ty)
2.1.3.2. Nhiệm vụ của các phòng ban, đơn vị
HĐQT: Hội đồng Quản trị hiện tại bao gồm năm thành viên; trong đó có bốn thành viên điều hành và một thành viên độc lập. Hội đồng Quản trị họp thảo luận các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển của nhóm công ty, kế hoạch sản xuất kinh doanh, chính sách chi trả cổ tức và các vấn đề doanh nghiệp quan trọng khác. Hội đồng Quản trị tổ chức họp định kì hàng quý nhằm đánh giá kết quả hoạt động từng quý của nhóm công ty và thảo luận những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng Quản trị. Các cuộc họp Hội đồng Quản trị bất thường sẽ được tổ chức trong các trường hợp cần thiết. Hội đồng Quản trị nhận được các thông tin cập nhật, chính xác, và kịp thời về tình hình sản xuất, kinh doanh trước các cuộc họp. Những thông tin này được chuẩn bị bởi Ban Điều hành của các công ty thành viên và được tổng hợp bởi Ban Thư ký Hội đồng Quản trị cùng với các thông tin của công ty mẹ. 7
Ban giám đốc: Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của Công Ty. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền & nhiệm vụ được giao. Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị. Thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công Ty. Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công Ty như bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề xuất cách chức các chức danh quản lý trong Công Ty, trừ các chức danh do Hội đồng Quản trị, Hội đồng thành viên bổ nhiệm.
vai trò chủ chốt trong Công ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng. Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất
những phương án sản xuất hiệu quả nhất. Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm.
Phòng tài chính - kế toán: Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty. Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc. Phối hợp với phòng hành chánh – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận.
nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định. Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi. Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty.
Bộ phận sản xuất: Gồm xưởng đúc, xưởng gia công cơ khí, quản lý sản xuất, quản lý chất lượng, kho, vận chuyển. Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng. Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra. Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp. Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục. Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng. Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng.
2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Bảng 2.3: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doan
Đơn vị tính: Triệu đồngg Chỉ tiêu Năm 2011 Năm2012 Năm2013 So sánh 2012/2011 2013/2012So sánh Tăng giảm (+/-) Tỷ lệ %(+/-) Tăng giảm (+/-) Tỷ lệ % (+/-)
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
7.919 57.024 152.191 49.105 620,09 95.167 166,89
2. Các khoản giảm trừ doanh thu - - - - - - -
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
7.919 57.024 152.191 49.105 620,09 95.167 166,89
4. Giá vốn hàng bán 7.255 53.049 139.200 45.794 631,21 86.151 162,39
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
664 3.975 12.990 3.311 498,65 9.015 226,79
6. Doanh thu hoạt động tài chính 1 6 38 5 500 32 533,33
7. Chi phí tài chính 842 3.448 10.579 2.606 309,50 7.131 206,82
8. Chi phí bán hàng - - 1.354 - - 1.354 -
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 178 717 1.129 539 302,81 412 57,46
10. Lợi nhuận thuần về hoạt động sản xuất kinh doanh
-355 -184 -234 171 -48,17 -150 81,52 11. Thu nhập khác 0,486 12.870 0,1 12.869 2.648.048, 15 -12.869,9 -99,99 12. Chi phí khác - 12.872 204 12.872 - -12.668 -98,42 13. Lợi nhuận khác 0,486 -2 -204 -2,486 -511,52 -202 10.100
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế -354 -185 -239 169 -47,74 -54 29,19
15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
- - - - - - -
16. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại
- - - - - - -
17. Lợi nhuận sau thuế -354 -185 -239 169 -47,74 -54 29,19
(Nguồn: Bảng kết quả hoạt động SXKD – Phòng kế toán công ty Cổ phần Giang Hải An)
Có thể thấy trong hai năm thời điểm năm 2011 và năm 2012 Doanh thu và Lợi nhuận đều tăng, lợi nhuận sau thuế năm 2012 là -184 (trđ) năm 2011 là -355 (trđ) tăng 171 (trđ) tương ứng với tỷ lệ giảm 48,17%. Năm 2013 là -234 (trđ) năm 2012 là -184 (trđ) giảm 150 (trđ) tương ứng với tỷ lệ tăng 81,52%. Việc tăng lợi nhuận giúp cho DN có thêm nguồn vốn để đầu tư mua sắm thêm máy móc, thiết bị thực hiện tốt nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước và nâng cao đời sống cho công nhân viên trong công ty.
Giá vốn hàng bán năm 2012 cũng tăng hơn năm 2011 là 45.794 (trđ) tương ứng với tỷ lệ tăng 631,21%, năm 2013 cũng tăng hơn năm 2012 là 86.151 (trđ) tương ứng với tỷ lệ tăng 162,39%. Do doanh thu bán hàng tăng trong khi giá vốn hàng bán là chi phí trực tiếp tăng trưởng thuận chiều tăng của doanh thu nên giá vốn hàng bán tăng là đương nhiên. Tuy nhiên tỷ lệ tăng của giá vốn nhỏ hơn tỷ lệ tăng của doanh thu điều đó cho thấy tình hình kinh doanh của công ty là tương đối tốt, công ty đã tiết kiệm được các chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá.
Doanh thu hoạt động tài chính năm 2012 cũng tăng hơn năm 2011 là 5 (trđ) tương ứng với tỷ lệ tăng 500%, năm 2013 cũng tăng hơn so với năm 2011 là 32 (trđ) tương ứng với tỷ lệ tăng 533,33%. Chi phí về hoạt động tài chính năm 2012 tăng 2.606 (trđ) năm 2013 tăng 7.731 (trđ) tương ứng với tỷ lệ tăng là 309,50% và 206,82% do năm 2011 công ty cho vay dài hạn để mua thêm TSCĐ để tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng đặc biệt năm 2012 chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 539 (trđ) tương ứng với tỷ lệ tăng 302,81% do năm qua công ty phải chi quá nhiều tiền vào các khoản như quảng cáo giới thiệu sản phẩm, mở các chương trình khuyến mại… Nhưng đến năm 2013 có sự giảm nhẹ điều này cho thấy công ty đang đầu tư ít đi để chuẩn bị thu hồi vốn.
Các khoản thu nhập khác và chi phí khác năm 2012 tăng lần lượt là 12.869 (trđ) và 12.872 (trđ) tương ứng với tỷ lệ tăng 2.648.048,15% so với năm 2011.
Bảng 2.4: Tổng hợp doanh thu và chi phí trong 3 năm
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 1. Doanh thu thuần 7.919 57.024 152.191
2. Chi phí tài chính 842 3.448 10.579
3. Chi phí quản lý doanh nghiệp 178 717 1.129
4. Chi phí bán hàng - - 1.534
5. Chi phí khác - 12.872 204
(Nguồn: Bảng kết quả hoạt động SXKD – Phòng kế toán công ty Cổ phần Giang Hải An)
Phân tích:
Qua bảng thống kê trên ta thấy rằng: Tổng doanh thu thuần của Công ty liên tục tăng lên trong 3 năm và hiện tại đang ở mức 152.191 (trđ), doanh thu tăng do bán được nhiều hàng hoá hơn. Các loại chi phí như chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này có thể lý giải như sau: Nhằm mục đích tăng thêm vốn để đầu tư vào trang thiết bị, máy móc, các chương trình khuyến mại vì vậy trong năm 2011, 2012 và năm 2013 tăng lên. Bên cạnh đó, công tác quản lý bán hàng vẫn còn chưa tốt dẫn đến chi phí về bán hàng năm 2013 tăng lên 1.534 (trđ) nên công ty cần phải chú trọng đến việc quản lý bán hàng để tránh có những chi phí. Tuy nhiên, để đảm bảo được sức cạnh tranh trên thị trường cũng như đảm bảo hoạt động kinh doanh mang lại lợi nhuận thì Công ty cần thắt chặt hơn nữa các chi phí, hạn chế tối đa việc tăng thêm chi phí để đảm bảo lợi nhuận trong nền kinh tế vô cùng khó khăn hiện nay.
2.2. THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ VÀ SỬ DỤNG VLĐ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIANG HẢI ANCỔ PHẦN GIANG HẢI AN CỔ PHẦN GIANG HẢI AN
2.2.1. Vòng quay VLĐ
Tốc độ luân chuyển VLĐ (Số vòng quay vốn lưu động): Phản ánh một đồng VLĐ bình quân trong kỳ sẽ tham gia và tạo ra bao nhiêu đồng DTT. Chỉ tiêu càng cao chứng tỏ VLĐ vận động nhanh, đây là nhân tố góp phần nâng cao lợi nhuận trong doanh nghiệp.
Doanh thu thuần Số vòng quay VLĐ =
VLĐ bình quân
Căn cứ vào số liệu ở bảng 2.7 ta tính được số vòng quay VLĐ của công ty, từ đó ta xác định được tốc độ luân chuyển vốn của công ty năm 2013:
152.191
Số vòng quay VLĐ tính được = 1.82 (vòng)
83.724
Tương tự ta tính được: + số vòng quay năm 2012 là 1.18 vòng + số vòng quay năm 2011 là 0.22 vòng
• Thời gian 1 vòng quay của VLĐ: Phản ánh số ngày bình quân cần thiết mà VLĐ quay được một vòng. Chỉ tiêu càng thấp chứng tỏ VLĐ vận động càng nhanh, góp phần nâng cao doanh thu và lợi nhuận trong doanh nghiệp.
Thời gian 1 vòng Số ngày trong kỳ phân tích =
Quay của VLĐ Số vòng quay VLĐ trong kỳ
Ta tính được số vòng quay VLĐ của công ty, từ đó ta xác định được thời gian một vòng quay của VLĐ năm 2013:
360
Thời gian 1 vòng
= = 197,80 (ngày)
Quay của VLĐ 1.82
Tương tự ta tính được: + thời gian một vòng quay VLĐ năm 2012 là 305,08 ngày
+ thời gian một vòng quay VLĐ năm 2011 là 1.636,36 ngày
2.2.2. Cơ cấu và hiệu quả sử dụng VLĐ Số liệu ở bảng 2.6 cho thấy:
Năm 2012 so với năm 2011 tăng 26.978 (trđ) tương ứng với tỷ lệ 75,55% chủ yếu là do các khoản phải thu ngắn hạn chiếm 355,29%, thêm vào đó tài sản ngắn hạn khác cũng tăng. Tuy nhiên HTK lại tăng cho nên làm giảm khoản lợi tức trong NH dẫn đến tiền và tương đương tiền giảm 94,98%. Cũng do năm 2011 là một năm đầy biến động vì chịu ảnh hưởng của nền kinh tế bị suy thoái nên công ty không đầu tư vào các khoản đầu tư tài chính NH cho thấy đây là chính sách hợp lý của công ty.
Đối với HTK: Năm 2011 chiếm tỷ trọng là 12,27% và có xu hướng tăng điều này cho thấy cơ cấu tỷ trọng HTK là không hợp lý có thể nói rằng công tác quản lý khâu thành phẩm hàng hoá của công ty là chưa tốt.
Tiền và các khoản tương đương tiền: Cả hai năm 2011 và 2012 chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tài sản ngắn hạn, nhưng lượng tiền mặt trong năm 2012 còn giảm đi so với năm 2011. Nguyên nhân công ty đã dồn lượng tiền vào việc mua mới máy móc, thiết bị và sau khi bán hàng vẫn không thu được tiền ngay. Điều này làm ảnh hưởng đến tiền mặt tại quỹ.
Năm 2013 so với năm 2012 tăng 43.916 (trđ) tương ứng với tỷ lệ 71,10%. chủ yếu là do hàng tồn kho tăng 150,42% thêm vào đó tài sản ngắn
hạn khác cũng giảm 541,24%. Tuy nhiên các khoản phải thu ngắn hạn giảm lại chiếm tỷ lệ chiếm 25,37% dẫn đến tiền mặt trong công ty giảm chiếm 21,34%
Hàng tồn kho: Năm 2012 chiếm tỷ trọng 19,72% và đến năm 2013 có xu hướng tăng điều này cho thấy cơ cấu tỷ trọng HTK là không hợp lý có thể nói rằng công tác quản lý khâu thành phẩm hàng hoá của công ty là chưa tốt.
Bảng 2.5: Cơ cấu Vốn Lưu Động
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
So sánh 2012/2011 So sánh 2013/2012 Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Tăng giảm (+/-) Tỷ lệ % (+/-) Tăng giảm (+/-) Tỷ lệ % (+/-) Tổng VLĐ 34.788 48,89 61.766 57,47 105.682 63,34 26.978 75,55 43.916 71,10 Ι. Tiền và các khoản tương đương tiền 15.505 21,79 778 0,72 612 0,37 - 14.727 -94,98 -166 -21,34 ΙΙ. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn - - - - - - - - - - ΙΙΙ. Các khoản phải thu ngắn hạn 7.645 10,74 34.807 32,38 25.978 15,57 27.162 355,29 -8.829 -25,37 IV. Hàng tồn kho 8.732 12,27 21.185 19,72 53.051 31,79 12.453 142,61 31.866 150,42 V. Tài sản ngắn hạn khác 2.906 4,09 4.996 4,65 26.041 15,61 2.090 71,92 21.045 -541,24
(Nguồn: Bảng cân đối kế toán - Phòng kế toán Công ty Cổ phần Giang Hải An)
Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 So sánh 2012/2011 So sánh 2013/2012 Tăng giảm (+/-) Tỷ lệ % (+/-) Tăng giảm (+/-) Tỷ lệ % (+/-) 1. Doanh thu thuần 7.919 57.024 152.191 49.105 620,09 95.167 166,89 2. VLĐ bình quân 35.822 48.277 83.724 12.455 34,77 35.447 73,42