Các tiêu chí trên C/O phải được điền đầy đủ, rõ ràng theo đúng quy định, phù hợp với các chứng từ kềm theo bộ hồ sơ. Tùy theo từng loại khác nhau, trên C/O có khoảng từ 10 đến 13 tiêu chí.
Chữ ký, con dấu trên C/O phải đúng với chữ ký mẫu do nước thành viên xuất khẩu thông báo. Chữ ký của người có thẩm quyền cấp C/O phải có hiệu lực tại lúc ký và đúng với nơi cấp C/O đã được thông báo
Thời hạn hiệu lực của C/O chỉ có giá trị trong 01 năm kể từ ngày cấp. Trong một số trường hợp ngoại lệ thì cơ quan Hải quan sẽ xem xét chấp nhận C/O quá thời hạn 01 năm kể từ ngày cấp, nếu lô hàng đáp ứng được các điều kiện nhất định.
Người xuất khẩu phải là cá nhân hoặc pháp nhân thường trú hoặc có trụ sở tại lãnh thổ của một nước thành viên, nơi hàng hóa được xuất khẩu bởi chính người đó. Người nhập khẩu là cá nhân hoặc pháp nhân thường trú hoặc
Kỹ thuật nghiệp vụ hải quan- xuất xứ
có trụ sở tại lãnh thổ của một nước thành viên, nơi hàng hóa được nhập khẩu bởi chính người đó.
Hành trình lô hàng cần phải đáp ứng Quy tắc vận tải trực tiếp của Hiệp định Thương mại tự do. Theo quy tắc này, hàng hóa phải được vận chuyển trực tiếp từ lãnh thổ của nước thành viên xuất khẩu tới lãnh thổ của nước thành viên nhập khẩu. Việc đáp ứng Quy tắc vận tải trực tiếp của Hiệp định Thương mại tự do là một trong những điều kiện để xem xét chấp nhận cho hàng hóa hưởng ưu đãi.
Nội dung mô tả hàng hóa trên C/O phải đầy đủ, rõ ràng, phù hợp với các chứng từ của bộ tờ khai hải quan. Thông tin chi tiết về tên hàng thường gắn liền với mã số HS của hàng hóa, nhãn hiệu thương mại/ tên thương mại của hàng hóa. Trong một số trường hợp, thể hiện cả thông số kỹ thuật của hàng hóa. Mã số HS của hàng hóa trên C/O được ghi theo mã số HS của hàng hóa đó trong biểu thuế nước nhập khẩu.
Tiêu chí xuất xứ phải đáp ứng các quy tắc của Hiệp định Thương mại tự do sẽ được cấp C/O để hưởng ưu đãi. Trên C/O luôn thể hiện tiêu chí xuất xứ của hàng hóa, đồng thời việc ghi tiêu chí xuất xứ trên C/O phải theo quy định cụ thể của Hiệp định. Điều quan trọng hàng hóa phải đáp ứng tiêu chí xuất xứ thể hiện trên C/O.
Trị giá FOB của hàng hóa có thể được thể hiện trên C/O. Thông tin về trị giá FOB trên C/O có thể được sử dụng làm cơ sở tham khảo để xác định trị giá tính thuế. Trị giá này được sử dụng làm căn cứ xem xét, tính toán hàm lượng xuất xứ của hàng hóa.
Hóa đơn bên thứ ba: Nếu hóa đơn thương mại được phát hành bởi một công ty có trụ sở tại một nước thứ ba không phải là nước thành viên hoặc bởi một nhà xuất khẩu thành viên đại diện cho công ty đó, miễn là hàng hóa đáp ứng các quy định về xuất xứ. Theo quy định này, hóa đơn bên thứ ba là hóa đơn được phát hành bởi người bán trong hợp đồng thương mại, không phải là người xuất khẩu ghi trên C/O. Theo quy định hiện hành thì hóa đơn này chính là một chứng từ phải nộp cho cơ quan Hải quan trong bộ hồ sơ lô hàng. C/O
Kỹ thuật nghiệp vụ hải quan- xuất xứ
cấp cho lô hàng nhập khẩu trong trường hợp có hóa đơn bên thứ ba phải được đánh dấu vào ô tương ứng, đồng thời thể hiện số hóa đơn, tên và địa chỉ người phát hành hóa đơn. Bên thứ ba có thể là công ty thứ ba hoặc nước thứ ba ngoài bên xuất khẩu, nhập khẩu ghi trên C/O; hoặc là nước thành viên hoặc không phải là thành viên.
Vận đơn chở suốt: Người nhập khẩu muốn được hưởng ưu đãi đặc biệt đối với lô hàng nhập khẩu thì phải nộp vận đơn chở suốt được phát hành tại nước xuất khẩu. Đây là quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển từ nước thành viên xuất khẩu đến nước thành viên nhập khẩu, đáp ứng quy tắc vận tải trực tiếp của Hiệp định. Vận đơn chở suốt luôn thể hiện cảng xếp hàng tại nước xuất khẩu, cảng dỡ hàng tại nước nhập khẩu. Trong trường hợp hàng được quá cảnh qua nước trung gian thì thì tên cảng quá cảnh cũng có thể được ghi trên vận đơn này.
Chứng từ chứng minh hàng hóa đáp ứng yêu cầu vận tải trực tiếp: Trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển quá cảnh qua nước trung gian không phải thành viên Hiệp định Thương mại tự do, để được áp dụng mức thuế suất ưu đãi đối với hàng hóa, người nhập khẩu phải nộp cho cơ quan Hải quan chứng từ chứng minh hàng hóa đáp ứng yêu cầu vận tải trực tiếp cùng với vận đơn chở suốt được phát hành tại nước xuất khẩu và các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan. Tuy nhiên, một số Hiệp định Thương mại tự do, như Hiệp định đối tác kinh tế toàn diện ASEAN - Nhật Bản AJCEP, cho phép lựa chọn hoặc vận đơn chở suốt được phát hành tại nước xuất khẩu hoặc chứng từ chứng minh hàng hóa đáp ứng yêu cầu vận tải trực tiếp. Chứng từ chứng minh hàng hóa đáp ứng yêu cầu vận tải trực tiếp nộp cho cơ quan Hải quan là chứng từ xác nhận hàng hóa được quá cảnh và được giữ nguyên trạng, hoặc không trải qua bất kỳ công đoạn nào khác ngoài việc dỡ hàng và bốc lại hàng hoặc những công đoạn cần thiết để giữ hàng hóa trong điều kiện tốt. Chứng từ này phải được xác nhận bởi cơ quan vận tải phát hành vận đơn hoặc cơ quan Hải quan nước quá cảnh. Riêng Hiệp định đối tác kinh tế toàn diện ASEAN - Nhật
Kỹ thuật nghiệp vụ hải quan- xuất xứ
Bản AJCEP quy định chỉ chấp nhận chứng từ xác nhận của cơ quan Hải quan nước quá cảnh.
Vận đơn nước thứ ba: Đây là vận đơn được phát hành bởi hãng vận tải có trụ sở tại nước thứ ba, ngoài nước xuất khẩu thực tế và nước nhập khẩu thực tế. Trên vận đơn này cũng có các thông tin về cảng xếp hàng tại nước xuất khẩu, cảng dỡ hàng tại nước nhập khẩu. Tùy theo thỏa thuận trong từng Hiệp định Thương mại tự do, vận đơn chở suốt do nước thứ ba phát hành có thể được chấp nhận hoặc không được chấp nhận để hưởng ưu đãi đối với lô hàng nhập khẩu. Chẳng hạn, theo ACFTA (C/O mẫu E) thì vận đơn chở suốt do nước thứ ba phát hành được chấp nhận, trong khi đó ATIGA (C/O mẫu D) không chấp nhận.
C/O giáp lưng: C/O giáp lưng được cấp trong trường hợp có phát sinh hợp đồng mua bán tiếp theo đối với cùng một lô hàng đã được cấp C/O hoặc sự thay đổi về người nhập khẩu hàng. C/O giáp lưng được cấp trên cơ sở C/O gốc còn hiệu lực. Các Hiệp định Thương mại tự do khác nhau có quy định khác nhau về C/O giáp lưng. Tổ chức cấp C/O của nước thành viên trung gian có thể cấp C/O giáp lưng nếu có đơn đề nghị cấp C/O giáp lưng của người xuất khẩu, với điều kiện:
a. Người đề nghị cấp C/O giáp lưng xuất trình C/O bản gốc còn hiệu lực. Trong trường hợp không xuất trình được bản gốc C/O, người đề nghị cấp C/O giáp lưng phải xuất trình bản sao chứng thực của C/O đó.
b. C/O giáp lưng được cấp phải bao gồm một số thông tin như trên C/O gốc. Các ô trong C/O giáp lưng phải được điền đầy đủ. Giá FOB của nước thành viên trung gian tại ô số 9 phải được ghi trong C/O giáp lưng.
c. Đối với các lô hàng xuất khẩu một phần, trị giá của phần xuất khẩu đó sẽ được ghi thay cho trị giá của toàn bộ đầy đủ lô hàng trên C/O gốc trước đó. Nước thành viên trung gian phải đảm bảo rằng số lượng tái xuất khẩu của lô hàng xuất khẩu một phần không vượt quá số lượng ghi trên C/O gốc nhập khẩu từ nước thành viên đầu tiên khi cấp C/O giáp lưng cho người xuất khẩu.
Kỹ thuật nghiệp vụ hải quan- xuất xứ
d. Trong trường hợp không đầy đủ thông tin hoặc nghi ngờ có vi phạm, cơ quan Hải quan của nước thành viên nhập khẩu cuối cùng có thể yêu cầu người nhập khẩu cuối cùng xuất trình C/O gốc.
C/O cấp sau: Thông thường C/O được cấp vào thời điểm xuất khẩu, nhưng khi C/O không được cấp vào thời điểm xuất khẩu hoặc sau ba (03) ngày tính từ ngày xuất khẩu do sai sót, sự bỏ quên không cố ý hoặc có lý do chính đáng, C/O có thể được cấp sau nhưng không quá một (01) năm kể từ ngày hàng được chất lên tàu và phải đánh dấu vào ô “Issued Retroactively” hoặc có dòng chữ này trên C/O.
C/O cấp thay thế: Trong trường hợp C/O bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng, người xuất khẩu có thể nộp đơn gửi Tổ chức cấp C/O đề nghị cấp C/O bản sao chứng thực của C/O gốc. Tổ chức cấp C/O cấp bản sao trên cơ sở chứng từ xuất khẩu được lưu tại Tổ chức cấp C/O và bản sao này phải mang dòng chữ “CERTIFIED TRUE COPY” vào ô số 12 của C/O. Bản sao này mang ngày cấp của bản C/O gốc. Bản sao chứng thực này được cấp trong khoảng thời gian không quá một năm kể từ ngày cấp C/O gốc.
C/O để cộng gộp từng phần: C/O để cộng gộp từng phần phải tuân thủ các yêu cầu sau:
- Hàng hóa xuất khẩu áp dụng các quy định cộng gộp từng phần không được hưởng ưu đãi thuế quan của nước thành viên nhập khẩu (mà chỉ để cộng gộp hàm lượng xuất xứ).
- RVC của hàng hóa trên C/O cũng được tính theo công thức quy định chung của Hiệp định ATIGA.
- Hàng hóa xuất khẩu áp dụng các quy định cộng gộp trên phải có C/O hợp lệ, có đánh dấu vào ô “Partial Cumulation” thuộc ô số 13;
Từ chối C/O: Khi kiểm tra C/O so sánh với thực tế hàng hóa, nếu phát hiện C/O cấp sai, không hợp lệ hoặc có đầy đủ căn cứ kết luận lô hàng không đủ điều kiện hưởng ưu đãi thì cơ quan Hải quan nước nhập khẩu có thể từ chối C/O bằng cách đánh dấu vào ô thứ 4 trên C/O, ghi rõ lý do từ chối bằng tiếng Anh, ký tên, đóng dấu (có thể sử dụng dấu công chức), gửi lại cơ quan
Kỹ thuật nghiệp vụ hải quan- xuất xứ
cấp (có thể trả lại C/O cho người nhập khẩu để gửi lại cơ quan cấp). Cơ quan cấp C/O sẽ thẩm tra lại C/O bị từ chối, gửi thư xác nhận hoặc cấp lại C/O mới thay thế cho C/O cấp sai theo quy định của Hiệp định Thương mại tự do. Khi nhận được thông tin phản hồi chi tiết, rõ ràng từ cơ quan cấp C/O, hải quan nước nhập khẩu có thể xem xét, quyết định cho lô hàng hưởng ưu đãi.
Xử lý khác biệt nhỏ trên C/O: Trường hợp việc phát hiện những khác biệt nhỏ hay lỗi nhỏ, nhưng không có nghi ngờ về xuất xứ của hàng hóa, hoặc sự khác biệt nhỏ đó không ảnh hưởng đến tính xác thực của C/O hoặc tính chính xác của những thông tin trên C/O và phù hợp với hàng hóa nhập khẩu trên thực tế, thì có thể xem xét chấp nhận C/O. Các trường hợp sau đây được xem như khác biệt nhỏ hay lỗi nhỏ:
- Lỗi chính tả trên C/O.
- Đánh dấu không đúng vào ô liên quan, màu mực đánh dấu không đồng nhất trên ô số 13.
- Màu mực dấu trên C/O khác với màu mực dấu theo công văn thông báo của Tổng cục Hải quan.
- Đơn vị đo lường hoặc đồng tiền ghi trên C/O không đồng nhất với các chứng từ khác trong bộ hồ sơ.
- Khổ giấy chênh lệch không đáng kể so với khổ ISO A4.
- Mã số HS của hàng hóa trên C/O khác với kết quả phân loại áp mã của cơ quan Hải quan ở mức độ chi tiết nhưng vẫn giống nhau ở cấp 6 số.