Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty 2.3.1.2. Nhiệm vụ của từng bộ phận trong kế toán
Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung, tổ chức điều hành bộ máy kế
toán, có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định. Kế toán trưởng là người tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra điều chỉnh những công việc mà kế toán viên đã làm, sao cho hợp lý nhất, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật trước những hành vi và quyền hạn của mình.
Kế toán thanh toán: Theo dõi, quản lý tất cả các khoản phải thu, phải trả của Công ty. Đồng thời lập các phiều thu, phiếu chi. Bên cạnh đó, kế toán thanh toán phải thường xuyên theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng, ủy nhiệm chi, rút séc
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN HÀNG HÓA KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ
thời các khoản thu, chi các quỹ tiền mặt hằng ngày của Công ty cho kế toán tổng hợp. Theo dõi, chi trả các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước và các khoản vay ngắn hạn.
Kế toán hàng hóa: Theo dõi, kiểm kê hàng hóa, đồng thời lập các phiếu nhập khi mua hàng, xuất kho khi bán hàng và cuối kỳ kế toán kiểm tra và đối chiếu các hàng tồn kho của Công ty.
Kế toán tổng hợp: Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thường thu thập, kiểm tra
những chứng từ, số liệu của từng kế toán viên rồi trình lên kế toán trưởng xét duyệt. Đồng thời, kế toán tổng hợp còn phải lập báo cáo thuế hàng tháng và lập báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, kế toán tổng hợp còn phải tính toán việc trả lương cho nhân viên, trích trả các khoản bảo hiểm theo quy định cho từng nhân viên.
Thủ quỹ: Kiểm tra chứng từ trước khi thu – chi, thực hiện nhiệm vụ thu – chi tiền mặt, quản lý tiền mặt chặt chẽ, cập nhật thông tin thu – chi vào sổ quỹ, đối chiếu bảng kê thu – chi tiền khớp đúng với chứng từ thực tế. Thủ quỹ cũng là người theo dõi việc tăng ca và chi tiền ăn giữa ca cho nhân viên. Tất cả các nghiệp vụ đều phải trình lên Kế toán trưởng xét duyệt ký và đồng ý.
2.3.2.1. Sơ đồ hình thức kế toán
Ghi chú:
Ghi hằng ngày :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ :
Quan hệ đối chiếu kiểm tra :
Hình 1.3: Sơ đồ hạch toán sổ nhật ký chung 2.3.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào sổ nhật ký chung. Sau đó, căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ.
Sổ nhật ký chung
Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký đặc biệt
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi
- Các chứng từ sau khi đã nhập dữ liệu vào phần mềm excel sổ nhật ký chung thì sẽ được lưu trữ trong các file hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian và tất cả hồ sơ, tài liệu này đều được cất giữ tại Phòng kế toán.
- Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ, người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy. Đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán.
2.3.3. Các chính sách kế toán
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hằng năm.
Hình thức ghi sổ kế toán
Nguyên tắc ghi nhận, trích khấu hao tài sản cố định - Nguyên tắc ghi nhận: Theo nguyên giá.
- Nguyên tắc trích khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Thời gian khấu hao áp dụng theo thời gian quy định tại thông tư 203/2009/TT-BTC ban hành ngày 20/10/2009
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Chế độ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam, được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Hệ thống chứng từ của công ty
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành.
Chứng từ gốc: phiếu xuất, phiếu thu – chi, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng.
Công ty sử dụng gồm: bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, tờ khai thuế và bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
CHƯƠNG 3
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY
3.1. Những vấn đề chung
3.1.1. Tổng quát về các loại hoạt động dịch vụ tại doanh nghiệp, các loại doanhthu thường xuyên thu thường xuyên
3.1.1.1. Các hoạt động dịch vụ tại công ty
Công ty TNHH TMDV Song Thành Công chuyên buôn bán các thiết bị tự động hóa, thiết bị đo lường,… là một trong những nhà cung cấp thiết bị, linh kiện trong ngành công nghiệp tự động hóa của các thương hiệu hàng đầu thế giới hiện nay. Với việc đại diện và cung cấp những sản phẩm cho hơn 20 thương hiệu nổi tiếng của các nước Đức – Ý – Nhật – Đài Loan như Pilz, Koso, Schleicher, Pneuvano, Q-light, Alfa Laval, Line Seiki, Tekel, KEB, Gefran, Lika,… Công ty tự hào vì luôn là lựa chọn hàng đầu cho khách hàng.
Không chỉ với việc cung cấp sản phẩm đúng chất lượng theo yêu cầu mà công ty còn được khách hàng tín nhiệm qua việc tư vấn sản phẩm khi mua hàng, thời gian giao hàng, giá cả cạnh tranh, chế độ hậu mãi, bảo hành.
3.1.1.2. Các loại doanh thu thường xuyên tại Công ty
Doanh thu thường xuyên của công ty là doanh thu phát sinh từ buôn bán sản phẩm hàng hóa, doanh thu này chiếm 93% so với tổng doanh thu. Tại công ty còn phát sinh khoản doanh thu hoạt động tài chính (lãi tiền gửi ngân hàng) chiếm khoảng 7% tổng doanh thu.
3.1.2. Tổng quát vể các loại chi phí tại doanh nghiệp
Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán sẽ tập hợp và kết chuyển các loại chi phí sau: giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Tại công ty các chi phí để xác định kết quả kinh doanh cụ thể như sau:
- Giá vốn hàng bán (tổng giá vốn hàng bán chiếm khoảng 70% trên tổng chi phí): là giá gốc của các thiết bị tự động hóa công nghiệp trong kỳ và được ghi nhận
thông qua TK156 – hàng hóa, được ghi nhận song song với ghi nhận doanh thu trong kỳ.
- Chi phí tài chính (chiếm khoảng 5% trên tổng chi phí): phát sinh khi công ty có khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ, lỗ tỷ giá hối đoái…
- Chi phí bán hàng (chiếm khoảng 5% trên tổng chi phí): phát sinh tại công ty là những khoản chi phí vận chuyển xe giao hàng…
- Chi phí quản lý doanh nghiệp (chiếm khoảng 20% trên tổng chi phí): phát sinh tại công ty bao gồm các khoản chi phí về lương nhân viên, bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…), khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý, chi phí bằng tiền khác,…
3.1.3. Các quy định về ghi chép doanh thu, chi phí tại công ty3.1.3.1. Đối với doanh thu 3.1.3.1. Đối với doanh thu
Việc xác định và ghi nhận doanh thu phải tuân thủ các quy định trong chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”
Doanh thu phát sinh thì ghi nhận kịp thời và chính xác với chứng từ liên quan.
Việc ghi nhận doanh thu phải theo nguyên tắc phù hợp. Doanh thu phải được theo dõi riêng biệt theo từng loại doanh thu phát sinh tại công ty: doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác và được chi tiết theo từng khoản doanh thu.
Thời điểm xác định doanh thu để tính thu nhập chịu thuế được xác định như sau:
+ Đối với hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc thời điểm xuất hóa đơn.
+ Đối với dịch vụ là thời điểm dịch vụ hoàn thành hoặc thời điểm xuất hóa đơn.
Cuối kỳ kế toán, khi xác định kết quả kinh doanh, toàn bộ doanh thu trong kỳ được kết chuyển tất cả vào TK 911
3.1.3.2. Đối với chi phí
Chi phí phát sinh ghi nhận kịp thời và chính xác với chứng từ liên quan. Mỗi loại chi phí có mở tài khoản chi tiết phải hoạch định rõ ràng và chính xác.
Đối với giá vốn bán hàng thì ghi nhận doanh thu, phải được ghi nhận song song và phù hợp.
Cuối kỳ kế toán, khi xác định kết quả kinh doanh, toàn bộ chi phí trong kỳ được kết chuyển tất cả vào TK 911
3.1.4. Kỳ kế toán xác định kết quả kinh doanh
Kỳ kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty: tháng, quý, năm. TK 911 được dùng để xác định kết quả kinh doanh, được tính vào cuối kỳ kế toán nhằm tính toán được lời (lỗ) trong quá trình kinh doanh của công ty.
3.2. Kế toán doanh thu tại công ty
3.2.1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ3.2.1.1. Khái niệm 3.2.1.1. Khái niệm
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ việc mua đi bán lại, kinh doanh thông thường của công ty làm tăng vốn chủ sở hữu.
3.2.1.2. Đặc điểm
Phát sinh tại công ty hàng tháng, được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu được tiền hoặc sẽ thu được tiền từ các giao dịch và các nghiệp vụ phát sinh doanh thu.
Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phiếu thu hóa đơn GTGT. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ phát sinh phản ánh trên sổ sách cuối mỗi tháng / quý / năm. Kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh và phản ánh trên báo cáo tài chính.
3.2.1.3. Chứng từ và sổ sách sử dụngChứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa - Hóa đơn GTGT
- Tờ khai hàng hóa xuất khẩu
Sổ sách sử dụng
- Sổ cái TK 511 - Sổ nhật ký chung - Sổ chi tiết bán hàng
3.2.1.4. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK 511 để ghi nhận doanh thu và mở TK cấp 2 là TK 5111.
3.2.1.5. Phương thức thanh toán
Công ty sử dụng phương thức thanh toán lập ủy nhiệm chi đến ngân hàng nhờ ngân hàng chuyển trả số tiền đến người bán hoặc trả bằng tiền mặt.
3.2.1.6. Quy trình thực hiện
Để tiến hành giao hàng và ghi nhận doanh thu thì trước tiên hai bên người bán và người mua sẽ lập hợp đồng mua bán, quy định đầy đủ những điều khoản giữa hai bên. Công ty TNHH Song Thành Công là bên bán và bên mua là công ty TNHH Giấy ViNaKraft.
Ký kết hợp đồng mua bán xong thì bên bán tiến hành giao hàng. Do mua hàng xuất nhập thẳng nên bên bộ phận sales có trách nhiệm làm một biên bản giao hàng, kế toán xuất hóa đơn, kẹp chung tất cả chứng từ và hàng hóa giao cho bên mua. Lúc này, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu. Hai bên công ty thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng nên công ty sẽ đợi nhận được giấy báo có của ngân hàng để ghi nhận tiền thực thu.
Dưới đây là một số nghiệp vụ thực tế phát sinh tại công ty trong tháng 03/2011:
Ngày 23/03/2011 bán hàng contactor cho công ty, theo HĐ số ngày 23/03/2011, kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 131 : 2.233.000 Có TK 5111 : 2.030.000
Có TK 3331 : 203.000
Ngày 24/03/2011 bán hàng đầu cosse cho công ty, theo HĐ số ngày
24/03/2011, kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 131 : 17.036.305 Có TK 5111 : 15.487.550 Có TK 3331 : 1.548.755
Ngày 24/03/2011, công ty TNHH TMDV Song Thành Công giao hàng thiết bị tự động hóa công nghiệp cho công ty TNHH Giấy ViNaKraft theo hợp đồng số 4421004089-30444/10-STC với số lượng 02 cái, giá 10.128.000VND/cái (phụ lục từ khai hàng hóa xuất khẩu số 5757, hóa đơn bán hàng số 03AK/11P số 0053058)
Ngày 24/03/2011, bộ phận xuất nhập khẩu nhận được hóa đơn TNT cước phí vận chuyển phiếu gửi hàng số 324104992 hóa đơn số SA/2009T 070291, được công nợ 1 tháng. Phòng kế toán nhận được hóa đơn GTGT, tờ khai hải quan 5757 và hợp đồng mua bán số 4421004089-30444/10-STC. Kế toán tổng hợp của công ty căn cứ vào các chứng từ đó sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 (màu tím) sẽ lưu lại tại cùi của quyển hóa đơn, liên 2 (màu đỏ) giao cho công ty TNHH Giấy ViNaKraft, liên 3 (màu xanh) sẽ được lưu nội bộ công ty. Điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn số 03AK/11P số 0053058, số tiền 22.281.600VND (bao gồm VAT 10%) để ghi nhận doanh thu. Kế toán mở phần mềm excel vào tổng hợp kế toán, nhập tất cả thông tin của bên bán và bên mua vào. Nhập tên khách hàng công ty TNHH Giấy ViNaKraft, nội dung diễn giải, ghi ngày chứng từ, số hóa đơn và ngày hóa đơn 24/03/2011. Tiếp theo đó hạch toán
Nợ TK 131 : 22.281.600 Có TK 5111 : 20.256.000 Có TK 3331 : 2.025.3600
Khi kế toán nhập xong vào phần mềm excel, số liệu trên sẽ tự động cập nhật vào sổ cái TK 511, sổ cái TK 131, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết bán hàng và có thể vào từng sổ để xem chi tiết.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG 511 Ngày ghi sổ Chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải Số thứ tự dòng Số hiệu tài khoản Nợ Có Số dư đầu kỳ - - … 23/3 BH020 23/3 Bán hàng contactor 278 279 280 131 5111 3331 2.233.000 2.030.000 203.000 24/3 BH027 23/3 Bán đầu cosse 326 327 328 131 5111 3331 17.036.305 15.487.550 1.548.755 24/3 BH028 24/3 Bán hàng máy đo áp suất CE6120- A1058-K1010- T110-H1 329 330 331 131 5111 3331 22.281.600 20.256.000 2.025.600 … 30/3 Kết chuyển 460 461 5111 911 608.471.402 608.471.402 Số dư cuối kỳ - -
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: 511
Ngày ghi sổ Chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải Số thứ tự dòng Số hiệu tài khoản Nợ Có Số dư đầu kỳ - - … 23/3 BH020 23/3 Bán hàng contactor 278 131 2.030.000 24/3 BH027 23/3 Bán đầu cosse 326 131 15.487.550 24/3 BH028 24/3 Bán hàng máy đo áp suất CE6120- A1058-K1010- T110-H1 329 131 20.256.000 … 30/3 Kết chuyển 461 911 608.471.402 Tổng số phát sinh 608.471.402 608.471.402 Số dư cuối kỳ - -
3.2.2. Doanh thu hoạt động tài chính3.2.2.1. Khái niệm 3.2.2.1. Khái niệm
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty chủ yếu là doanh thu tiền lãi tại ngân hàng
3.2.2.2. Đặc điểm
Phát sinh hàng tháng tại công ty
Phản ánh doanh thu tiền lãi thu được tại ngân hàng giao dịch với công ty
3.2.2.3. Chứng từ và sổ sách sử dụngChứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo có - Phiếu thu
Sổ sách sử dụng:
- Sổ cái TK 515
3.2.2.4. Tài khoản sử dụng