1. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị
1.5.5. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán
Để thực hiện công tác hạch toán kế toán trong công ty, Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ.
Hệ thổng sổ này đảm bảo tính chuyên môn hóa cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hóa và phân công trong lao động kế toán nhất là khi công ty có đội ngũ
Đặc điểm chủ yếu của hệ thống này là tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trong cùng một quá trình ghi chép.
Hình thức Nhật ký chứng từ cho phép giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho quản lý sản xuất kinh doanh. Do vậy hình thức kế toán này rất phù hợp với đặc điểm của công ty là một công ty sản xuất bánh kẹo lớn, trong ngày phát sinh rất nhiều các nghiệp vụ kinh tế.
Với hình thức Nhật ký chứng từ, công ty sử dụng các sổ sau:
Sổ kế toán chi tiết:
Các loại sổ sách sử dụng theo chế độ gồm: - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ sản phẩm hàng hóa
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ sản phẩm hàng hóa
- Thẻ kho - Sổ TSCĐ - Thẻ TSCĐ
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua, bán - Sổ chi tiết tiền vay
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh - Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10 - Bảng kê số 1, 2, 4, 8, 10, 11
- Sổ cái được mở cho tất cả các tài khoản mà công ty sử dụng.
Biểu số 12
Khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Hiện nay với mục đích làm tăng hiệu quả của bộ máy kế toán trong việc cung cấp những thông tin chính xác, đầy đủ và nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho yêu cầu quản trị, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán do chính công ty tự thiết kế cho phù hợp, kết hợp với hệ thống máy tính, máy in, fax...Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán tự thiết kế này, công tác kế toán đã giảm bớt rất nhiều cho các kế toán viên trong việc ghi sổ, lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính. Do vậy việc ghi sổ hoàn toàn là do kế toán ghi bằng tay trên máy tính, sau đó đến khi quyết toán hoặc lúc cần thiết kế toán mới in ra thành sổ.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra hợp pháp, hợp lệ kế toán sẽ nhập vào máy vi tính. Máy tính sẽ chuyển thông tin trên các chứng từ đó vào Sổ chi tiết, Bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan. Đối với Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì cuối tháng máy tính sẽ tổng cộng số liệu trên các sổ đó chuyển vào Nhật ký chứng từ.
Cuối tháng máy tính cũng chuyển số liệu tổng cộng trên các Nhật ký chứng từ liên quan để lập các Sổ cái và tổng cộng số liệu trên các sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản.
Đối chiếu Ghi cuối tháng Chứng từ gốc Sổ chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ quỹ Sổ cái Sổ tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán
toán khác. VD phân hệ kế toán nguyên vật liệu sau khi đã xử lý dữ liệu về các nguyên vật liệu nhập xuất trong kỳ, giá trị tồn kho sẽ cung cấp thông tin cho phân hệ kế toán tổng hợp để tiến hành xác định và phân bổ chi phí nguyên vật liệu. Điều này đã làm giảm bớt quá trình luân chuyển chứng từ, tiết kiệm thời gian cho kế toán viên.
Do đây là phần mềm kế toán do chính công ty tự thiết lập nên vẫn cần có sự kết hợp với kế toán thủ công. Công việc lập, luân chuyển và quản lý chứng từ là do kế toán thủ công thực hiện , việc ghi sổ nhập xuất thành phẩm tại kho do thủ kho thực hiện.
Báo cáo tài chính và các báo cáo tổng hợp khác do mạng máy tính thực hiện dưới sự quản lý của kế toán viên. Các đối tượng kế toán như hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán đều đã được mã hóa để chương trình tự động tiến hành công tác kế toán.