Bảng kế toán nháp (còn gọi là bảng tính) là một bảng được chia cột, thường dùng cho quá trình kế toán thủ công để giúp cho việc lập các báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán. Bảng kế toán nháp là căn cứ quan trọng để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập.
+ Tên tài khoản
+ Số dư chưa điều chỉnh + Bút toán điều chỉnh + Số dư đã điều chỉnh + Báo cáo thu nhập + Bảng cân đối kế toán
Các cột số liệu đều bao gồm 2 cột Nợ và Có
Phương pháp lập bảng kế toán nháp như sau:
Cột số dư chưa điều chỉnh dùng để liệt kê tất cả số dư tổng hợp cuối kỳ của các tài khoản - trước khi các bút toán điều chỉnh được lập và ghi vào sổ cái tài khoản.
Cột bút toán điều chỉnh dùng để phản ánh các bút toán điều chỉnh mà doanh nghiệp thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Các bút toán điều chỉnh được nhập vào từng dòng của tài khoản thích hợp trong cột điều chỉnh Nợ và Có. Đối với các TK chưa có tên trong phần số dư chưa điều chỉnh thì mở thêm các tài khoản này ở bên dưới phần tiếp theo trong cột tên tài khoản.
Cột số dư đã điều chỉnh dùng để phản ánh số dư cuối kỳ của các TK sau khi đã điều chỉnh. Số liệu ở cột này được xác định bằng cách lấy số dư trước điều chỉnh cộng hoặc trừ trong cùng 1 tài khoản (trên cùng một hàng). Đối với những tài khoản không bị điều chỉnh thì số dư sau điều chỉnh bằng số dư trước điều chỉnh.
Cột báo cáo thu nhập là cột dùng để tập hợp các tài khoản doanh thu và chi phí dùng để xác định kết quả kinh doanh. Chi phí ở bên Nợ của cột số dư sau điều chỉnh thì đưa sang bên nợ của cột báo cáo thu nhập, tương tự như vậy, doanh thu ở bên Có thì đưa sang bên Có. Để đảm bảo cân đối giữa bên Nợ và bên Có trên cột báo cáo thu nhập thì phần chênh lệch giữa doanh
thu và chi phí sẽ ghi thêm cho một tài khoản có tên gọi là kết quả kinh doanh (hay lợi nhuận thuần).
Lưu ý: Nếu doanh thu lớn hơn chi phí (có lãi) thì phần chênh lệch được ghi bên Nợ của TK kết quả kinh doanh và ngược lại.
Cột bảng cân đối kế toán dùng để tập hợp số dư sau điều chỉnh của các TK tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu theo đúng bên Nợ và Bên Có
Lưu ý: Số dư của TK Kết quả kinh doanh cũng được đưa sang cột bảng cân đối kế toán, tuy nhiên phải đảo lại từ bên Nợ (ở cột Báo cáo thu nhập) sang bên Có (ở cột bảng cân đối kế toán).
Tất các các cột số liệu trên bảng kế toán nháp phải đảm bảo tính cấn đối giữa bên Nợ và bên Có.
Bảng cân đối kế toán có dạng như sau: