3.1 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh, dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý kinh doanh.
3.2 Kết cấu của tài khoản:
Bên Nợ :
- Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ.
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào bên Nợ Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Số dư cuối kỳ: Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
3.3 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh:
- Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn ca và các khoản khác phải trả cho nhân viên quản lý, bán hàng, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh ( 6421, 6422). Có TK 334 – Phải trả cho người lao động.
- Trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của nhân viên bộ phận quản lý, bán hàng, ghi:
Có TK 338 – Phải trả khác.
- Giá trị vật liệu, dụng cụ xuất dùng để phục vụ cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh ( 6421, 6422 ). Có TK 152 – Nguyên liêu, vật liệu.
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
- Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận quản lý doanh nghiệp, bộ phận bán hàng, ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp ( 6421, 6422 ).
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, và chi phí khác bằng tiền phát sinh, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331 ) ( Nếu được khấu trừ ) Có các TK 111, 112, 331, …
- Dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, ghi:
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 159 – Các khoản dự phòng . - Thuế môn bài phải nộp nhà nước, ghi: Nợ TK 6422 – chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. - Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.( 6422) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111, 112, …
- Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi phí tiết khách, chi phí hoa hồng, quảng cáo chào hàng, công tác phí , chi phí đào tạo,….
Có TK 111, 112, 331, …
- Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải thu kho đòi phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết, ghi:
Nợ TK 159 – Các khoản dự phòng ( 1592 ).
Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh ( 6422 ).
- Khi phát sinh các khoản giảm trừ chi phí quản lý kinh doanh, ghi: Nợ TK 111, 112, 138, ..
Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ vào TK 911. Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Có TK 642 – chi phí quản lý kinh doanh.