2.2.4.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp thương mại.
2.2.4.1.1. Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với bộ phận khác của kiểm soát nội
bộ. Nó bao gồm nhiều nhân tố:
Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Đây là nhân tố đầu tiên nói lên sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức và gương mẫu để đảm bảo mọi thành
viên trong tổ chức đó noi theo. Ngoài ra đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay
điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi không trung thực.
Năng lực của đội ngũ nhân viên:
Đảm bảo cho nhân viên những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện những nhiệm vụ của mình, nếu không họ sẽ không thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu
quả. Công ty phải có quy trình, chính sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng tốt.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý có thể ảnh
hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức và cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:
Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả khi cơ cấu tổ chức phù hợp việc phân chia trách
nhiệm giữa từng bộ phận trong bộ máy rõ ràng rành mạch không có hiện tượng chồng chéo
lên nhau.
2.2.4.1.2. Hoạt động kiểm soát
Kiểm soát vật chất
Mua hàng
Trong quá trình mua hàng chúng ta thường gặp các rủi ro: •
• • •
Mua hàng không đúng chủng loại. Mua hàng không đáp ứng chất lượng. Mua hàng giá cả không hợp lý.
Mua hàng không đúng số lượng cần thiết.
Do đó cần thiết có các thủ tục kiểm soát ngăn ngừa: Cần thành lập bộ phận mua hàng xét
duyệt phiếu đề nghị mua hàng.
Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp bảng giá trước khi quyết định mua hàng người bán nào,
tổ chức đấu thầu…
Nhận hàng
Trong quá trình nhận hàng thường gặp các rủi ro (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• • • Nhận hàng không đúng chủng loại. Nhận hàng không đúng số lượng. Nhận hàng không đúng chất lượng. Do đó khi nhận hàng bộ phận nhận hàng cần căn cứ vào đơn đặt hàng, và hợp đồng kinh
tế (nếu có) để kiểm tra quy cách, số lượng và chất lượng của hàng nhận. Ngoài ra khi kiểm
nhận hàng cần có chuyên gia để xem xét về tình trạng, chất lượng của hàng nhập kho.
Thanh toán
Trong quá trình thanh toán thường xảy ra các rủi ro • • • • •
Thanh toán cho hàng không đúng số lượng, chất lượng, chủng loại. Thanh toán sai số tiền.
Thanh toán nhầm nhà cung cấp. Thanh toán không đúng hạn.
Thanh toán cho các khoản mua hàng không có thực.
Do vậy trong quá trình thanh toán cần có các thủ tục kiểm soát rủi ro: Căn cứ vào các
chứng từ liên quan, kế toán kho sẽ ghi nhận nghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng tồn kho.
Kế toán căn cứ phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn ghi vào sổ chi
tiết thanh toán và theo dõi. Khi đến hạn thanh toán kế toán phải trả chuyển bộ hồ sơ thanh toán cho bộ phận tài vụ, bộ phận này sẽ đối chiếu các giấy tờ có liên quan và chấp thuận thanh
toán khi chứng từ hợp lệ. 2.2.4.1.3. Kiểm soát hàng trong thời gian bảo quản
Các rủi ro thường gặp trong quá trính bảo quản. • • • • Thất thoát hàng hoá. Hàng sử dụng sai mục đích. Hàng hoá mất phẩm chất. Hàng hoá lỗi thời.
Các thủ tục kiểm soát rủi ro: Quy trách nhiệm đối với những người liên quan, bố trí hàng
trong kho nơi khô ráo, thông thoáng, kho hàng an toàn, phải có kế hoạch sản xuất để biết hàng
nào cần dùng cho nhu cầu sử dụng.
Sau khi hàng nhập kho được bảo quản tại kho hàng. Đơn vị cần tổ chức hệ thống kho bãi
một cách khoa học, đảm bảo an toàn chống cháy nổ, hạn chế tối đa việc xâm nhập của những
người không có phận sự để đề phòng trộm cắp. Riêng các loại hàng có tính chất độc hại, dễ cháy nổ hoặc ảnh hưởng tới môi trường cần có những thủ tục kiểm soát chặt chẽ hơn phù hợp
với quy định của pháp luật. 2.2.4.1.4. Kiểm tra hệ thống kế toán
Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho cũng yêu cầu việc tiến hành các cuộc kiểm kê
định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất. Kiểm kê là công cụ kiểm soát vô cùng quan trọng giúp xác định số lượng hàng tồn kho thực tế, đồng thời cho biết tình trạng hàng tồn kho để có biện pháp
thích hợp.
2.2.4.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát.
Sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, kiểm toán viên phải đánh giá rủi ro kiểm soát. Nếu kiểm toán viên đánh giá sơ bộ mức rủi ro kiểm soát là tối đa thì các
thử nghiệm kiểm soát sẽ không còn được thực hiện.
Ngược lại, nếu kết quả tìm hiểu và kiểm soát nội bộ cho thấy mức rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ không đến mức tối đa, kiểm toán viên sẽ thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát nhằm kiếm thêm những bằng chứng trước khi đi đến kết luận chính thức về mức rủi
ro kiểm soát.
2.2.4.3. Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
kiểm soát •
• •
Quan sát thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lí. Quan sát, phỏng vấn về bộ máy cơ cấu tổ chức của đơn vị. Quan sát phân chia trách nhiệm.
2.2.4.3.2. Đối với nghiệp vụ mua hàng
Kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ mua hàng để kiểm tra bằng chứng về
những thủ tục kiểm soát mà đơn vị đã thiết lập cho chu trình mua hàng, bao gồm:
• •
Kiểm tra xem phiếu đề nghị mua hàng có được lập và phê duyệt hay không?
Kiểm tra đơn đặt hàng có được đánh số liên tục, số lượng, quy cách hàng đặt mua có
phù hợp với phiếu đề nghị mua hàng đã xét duyệt hay không? •
• •
Quan sát bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng.
Kiểm tra chữ kí của những người có thẩm quyền phê duyệt trên đơn dặt hàng.
Kiểm tra hợp đồng mua bán, hóa đơn nhà cung cấp, phiếu nhập, báo cáo nhận hàng
và chứng từ thanh toán. Công việc này bao gồm việc so sánh số lượng, quy cách, giá cả với
đơn đặt hàng, tính toán lại giá trị hóa đơn, tính toán lại các khoản chiết khấu được hưởng và
kiểm tra việc phê duyệt thanh toán. Trong trường hợp hàng bị trả lại thì cần phải thu thập
thêm biên bản trả lại hàng hoặc biên bản thanh lý hợp đồng trong trường hợp hai bên không
thỏa thuận được về việc giao lại hàng.
•Lần theo các bút toán ghi nhận nghiệp vụ mua hàng, trả lại hàng và thanh toán nợ
phải trả trên sổ kế toán chi tiết. •Đối chiếu số tổng cộng của sổ kế toán
chi tiết với sổ cái.
2.2.4.3.3. Đối với nghiệp vụ bán hàng • • • • • • • • • • •
Kiểm tra chữ ký của những người có thẩm quyền phê duyệt trên lệnh bán hàng.
Quan sát, phỏng vấn nhân viên lập lệnh bán hàng.
Kiểm tra chính sách bán chịu của công ty.
Quan sát, phỏng vấn quy trình xuất kho của đơn vị.
Quan sát, phỏng vấn quy trình mua hàng của đơn vị.
Kiểm tra các chứng từ đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu thu.
Quan sát, phỏng vấn các đơn vị có tổ chức bộ phận lập hóa đơn độc lập không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quan sát nhân viên lập hóa đơn. Quan sát nhân viên ghi sổ theo dõi nợ phải thu.
Kiểm tra chính sách chiết khấu.
Kiểm tra chứng từ hàng bị trả lại và các chứng từ kèm theo có xét duyệt của những
người có thẩm quyền không? •Quan sát, phỏng vấn khách hàng về
quy trình tiếp nhận xét duyệt, giảm giá hàng bán
hoặc hàng bán bị trả lại. •Kiểm tra bản kê theo dõi từng nhóm
tuổi và phân công đòi nợ.
2.2.4.3.4. Đối với việc kiểm soát hàng trong thời gian bảo quản
• •
Quan sát cách tổ chức, các điều kiện bảo quản hàng trong kho Phỏng vấn đơn vị về quy trình nhập xuất hàng trong kho.
2.2.4.3.5. Đối với việc kiểm tra hệ thống sổ kế toán chi tiết
•Kiểm tra sổ kế toán chi tiết đến chứng từ gốc để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng thực
sự phát sinh và được ghi chép chính xác
•Kiểm tra sổ chứng từ gốc đến sổ kế toán chi tiết để đảm bảo các nghiệp vụ đã phát
sinh và được ghi chép chính xác.
2.2.4.4. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát.
Kết quả của thử nghiệm kiểm soát sẽ giúp kiểm toán viên đánh giá một cách tương đối
những điểm mạnh và điểm yếu của kiểm soát nội bộ liên quan đến cơ sở dẫn liệu của hàng tồn
kho. Từ đó sẽ giúp kiểm toán viên đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu liên
quan và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản cho phù hợp.
2.2.4.5. Thiết kế thử nghiệm cơ bản
Các thử nghiệm cơ bản tiến hành đối với hàng tồn kho và mục tiêu kiểm toán của chúng được trình bày trong bảng sau:
2.2.4.5.1. Thực hiện thủ tục phân tích
Đây là căn cứ quan trọng giúp kiểm toán viên điều chỉnh các thử nghiệm chi tiết một
cách hợp lý. Trong trường hợp hàng tồn kho không phải là một khoản mục trọng yếu, các thủ
tục phân tích có thể cung cấp những bằng chứng đủ để kiểm toán viên có thể kết luận rằng về
sự trung thực và hợp lý của khoản mục này trên báo cáo tài chính mà không cần phải thử
nghiệm chi tiết.
So sánh số dư hàng tồn kho với số dư năm trước
Mục đích: giúp kiểm toán viên biết được tình hình biến động bất thường của hàng tồn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
kho và dự đoán được những khả năng xảy ra sai lệch.
Kiểm toán viên cần phải phân nhóm số dư hàng tồn kho thành các nhóm chính như:
nguyên vật liệu chính, sản phẩm dở dang, thành phẩm … và so sánh số dư chi tiết của từng
HUỲNH PHƯỚC HUÂN Trang 22
Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu kiểm toán
tổng quát
Mục tiêu kiểm toán riêng biệt
Hiện hữu
Hiện hữu và phát sinh
HTK trên bảng cân đối kế toán thật sự tồn tại và các nghiệp vụ ghi chép về giá vốn thật sự xãy ra. Quyền và nghĩa
vụ
Quyền và nghĩa vụ
Đơn vị có quyền sở hữu đối với tất cả hàng tồn kho được liệt kê.
Sự chính xác
Sự ghi chép chính xác
Số liệu chi tiết hàng tồn kho được tính toán chính xác và thống nhất giữa sổ cái và sổ chi tiết.
nhóm với số dư năm trước. Thủ tục phân tích này sẽ được thực hiện trên Biểu chỉ đạo như
sau:
Biểu chỉ đạo trong kiểm toán hàng tồn kho: K h á c h h à n g : C ô n g t y A N ộ i d u n g : … … … … … … … … N ă m k ế t t h ú c : … … … … … … … Ngày Thực hiện: ………. . Kiểm tra: ……… … Số: F1 Trang: 1