Nhóm giải pháp nhằm xây dựng một môi trường kiểm soát hữu hiệu Người quản lý cần xác định rõ ràng quan điểm của mình về vấn đề
kiểm soát và đề ra cách thức điều hành phù hợp. Đồng thời cần làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cán dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý, chuẩn mực cư xử với nhân viên, v.v...
Mặt khác người quản lý phải có các phương pháp quản trị kiểm soát hiệu quả để theo dõi quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Năng lực, khả năng của các nhân viên cũng như của người quản lý
cần phải được trau dồi và tăng cường để có thể hoàn thành tốt phần công việc cụ thể của mỗi người.
Nên có sự tham gia của một phòng( ban) kiểm toán nội bộ để theo dõi tính hiệu quả của các thể thức và chính sách liên quan đến kiểm soát. Doanh nghiệp phải có chính sách thích hợp về nguồn nhân lực.
Bởi vì sự quan trọng của những nhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả, những biện pháp mà theo đó nhân viên được
thuê, đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi là một phần quan trọng của cơ cấu kiểm soát nội bộ. Đây cũng chính là một trong những biện pháp then chốt nhất để giảm thiểu rủi ro kiểm soát.
Nhóm giải pháp nhằm thiết lập các hoạt động, thủ tục kiểm soát có hiệu quả Sự thích hợp trong phân chia nhiệm vụ
- Phải phân chia việc trông coi tài sản tách khỏi việc thực hiện công tác kế toán để bảo vệ cho công ty chống lại sự tham ô.
- Phải phân chia quyền lực quản lý tách khỏi trông coi tài sản có liên quan. Quyền lực trong quản lý và nắm giữ tài sản có liên quan bởi cùng một người có thể làm tăng việc tham ô trong tổ chức.
- Phải phân chia trách nhiệm hoạt động tách rời trách nhiệm trông coi và ghi chép. Với mục đích đảm bảo thông tin không bị sai lệch thì việc giữ tài liệu và ghi chép, chuẩn bị báo cáo phải nằm trong việc phân chia các phòng ban dưới sự quản lý của người giám sát.
Những tài liệu và ghi chép phù hợp
Những tài liệu và ghi chép là hai đối tượng mang tính cụ thể để nhờ đó công việc kiểm soát được tiến hành và đạt được kết quả. Chúng bao gồm nhiều nội dung như là hoá đơn bán hàng, đơn đặt hàng, đơn mua hàng, ghi chép của những công ty con, cổ phiếu, tín phiếu có thời hạn v.v... Do đó các tài liệu và ghi chép phải:
- Được lập kịp thời ngay sau nghiệp vụ phát sinh, càng nhanh càng tốt. Khi khoảng thời gian kéo dài, những ghi chép sẽ thiếu tin cậy có thể bị quên, sai sót. (Đó là ảnh hưởng của thời gian tới mục tiêu kiểm toán liên quan đến kiểm soát)
- Được lập ngắn gọn nhưng đầy đủ để đảm bảo rằng chúng được hiểu một cách rõ ràng.
- Thiết lập cho việc sử dụng đa dạng bất cứ khi nào có thể, giảm thiểu số lượng những mẫu khác nhau. Ví dụ một tài liệu về vận tải biển được tạo ra và sử dụng một cách thích hợp có thể là cơ sở cho việc giải phóng hàng nhanh chóng.
- Xây dựng cách thức để góp phần vào việc chuẩn bị các tài liệu và ghi chép sao cho chính xác. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập việc hướng dẫn kiểm tra nội bộ trong phạm vi những mẫu hay ghi chép.
Kiểm soát một cách khoa học tài sản và tài liệu
Đây là vấn đề cần thiết và là một phần của công việc kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ tài sản và những ghi chép. Nếu tài sản không được bảo vệ đúng mức, chúng có thể bị mất cắp. Nếu những ghi chép không được bảo vệ phù hợp, chúng cũng có thể bị ăn cắp, bị phá hoại hay mất đi. Phương pháp quan trọng nhất trong các phương pháp bảo vệ tài sản và ghi chép được an toàn là việc áp dụng phòng ngừa cụ thể.
Thực hiện kiểm tra một cách độc lập
Loại cuối cùng của quá trình kiểm soát là việc kiểm tra độc lập hay thẩm tra trong nội bộ. Sự cần thiết phải kiểm tra độc lập là do kiểm soát nội bộ có xu hướng biến đổi trừ khi có sự xem xét lại thường xuyên. Hoạt động giám sát gắn liền với việc đánh giá một cách liên tục hoặc theo từng giai đoạn chất lượng của kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi người quản lý để xác định xem hoạt động kiểm soát đang thực hiện có được tăng cường và sửa đổi khi cần thiết. Cần thu thập các thông tin để sử dụng cho việc đánh giá và sửa đổi hệ thống kiểm soát nội bộ từ những nguồn khác nhau bao gồm: Quá trình nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ, những báo cáo của nhân viên kiểm toán nội bộ, các báo cáo bổ sung trong hoạt động kiểm soát, sự phản hồi của những nhân viên đang làm việc và sự phàn nàn từ khách hàng về các khoản phí v.v...