1 MÔ HÌNH HOÁ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ POS
1.5.2 Mô tả qui trình
Các bước Tác nhân Mô tả Ràng buộc
A. Nhập xuất kho trong cùng một đơn vị trực thuộc. 1. Lập phiếu yêu cầu
xuất điều chuyển kho
Cán bộ kinh doanh,
người quản lý − Kích hoạt: Yên cầu bố trí xắp xếp lại hàng hóa trong kho.
− Đầu vào:
− Thao tác: Trên máy & thủ công.
Lập thông tin hàng hóa cần điều chuyển: tên, mã số, số lượng, giá trị.
− Đầu ra: Phiếu yêu cầu
xuất điều chuyển kho. 2. Từ chối xuất kho. Thủ kho − Kích hoạt: Thủ kho sau
khi kiểm tra điều kiện xuất kho, phát hiện thấy không đủ điều kiện xuất kho.
− Đầu vào: Phiếu yêu cầu xuất kho.
− Thao tác:
− Đầu ra: Thông báo từ chối xuất kho cho cán bộ liên quan.
3. Điều chuyển hàng tồn kho theo yêu cầu (của phiếu xuất kho)
Thủ kho − Kích hoạt: Thủ kho kiểm tra điều kiện xuất kho và thấy đủ điều kiện xuất kho.
− Đầu vào: Phiếu yêu cầu xuất kho
− Thao tác: Thủ công. − Đầu ra: Hàng tồn kho
đã được sắp xếp lại theo yêu cầu
chuyển được điều chuyển. − Đầu vào: Phiếu yêu cầu
xuất kho đã nêu rõ số hàng tồn kho thực xuất. − Thao tác: Tạo phiếu
xuất điều chuyển và cập nhật các thông tin sau: + Ngày phát sinh,
+ Mã kho nhập xuất, + Tên hàng,
+ Mã hàng,
+ Số lượng đơn giá,
- Đầu ra: Phiếu xuất điều chuyển đã được cập nhật hoàn chỉnh.
5. Ghi sổ nhật ký nhập xuất kho
Thủ kho o Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu xuất điều chuyển.
o Đầu vào: Phiếu xuất điều chuyển đã được cập nhật đến bước 4. o Thao tác: Cập nhật các
thông tin về giao dịch vừa thực hiện vào sổ nhật ký bao gồm: + Thời gian phát sinh, số phiếu xuất. + Tên, mã số kho nhập, kho xuất. + Mã số, tên hàng, số lượng, và giá trị.
o Đầu ra: Nhật ký đã được cập nhật phiếu xuất điều chuyển.
6. Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho (thẻ kho)
Thủ kho o Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu xuất điều
chuyển. o Đầu vào:
+ Phiếu xuất bán hàng đã được cập nhật hết bước 4. + Thẻ kho mở chi tiết cho từng loại hàng tồn kho. o Thao tác: Cập nhật các
thông tin ngày giao dịch, số lượng của từng loại hàng hóa vào từng thẻ kho tương ứng. Tính số lượng tồn hiện tại. o Đầu ra: Thẻ kho đã được
cập nhật giao dịch bán hàng mới.
B. Xuất điều chuyển kho khác đơn vị trực thuộc: Các bước được thực hiện giống hệt như qui trình xuất điều chuyển hàng tồn kho trong cùng một đơn vị trực thuộc. Bổ sung bước số 7: Ghi sổ chi tiết công nợ nội bộ như sau:
7. Ghi sổ chi tiết công nợ nội bộ
Thủ kho/ kế toán kho o Kích hoạt: Thông tin về kho hàng đã được cập nhật trên phiếu xuất kho điều chuyển và sổ nhật ký nhập xuất kho. o Đầu vào: Phiếu xuất kho điều chuyển đang được cập nhật hết 4
o Thao tác: cập nhật các thông tin về thời gian phát sinh, số tham chiếu phiếu xuất và giá trị thanh tóan và số dư vào sổ chi tiết công nợ nội bộ:
o Đầu ra: Sổ chi tiết công nợ nội bộ (chi tiết cho từng đơn vị) phản ánh đúng số dư công nợ của từng đơn vị.
C. Nhập điều chuyển kho khác đơn vị trực thuộc 1 &2: Bàn giao và nhận
hàng Người giao hàng của đơn vị xuất/ thủ kho (cán bộ nhận hàng) của đơn vị nhập
o Kích hoạt: Hàng xuất điều chuyển được vận chuyển đến địa điểm nhận hàng của bên nhập.
o Đầu vào: Phiếu giao hàng của đơn vị xuất hàng
o Thao tác:
o Đầu ra:
3.Từ chối nhận hàng Thủ kho/ cán bộ nhận
hàng o Kích hoạt:
Hàng giao không đủ điều kiện nhận hàng o Đầu vào: Hàng nhập không đủ điều kiện nhận hàng. o Thao tác: o Đầu ra: Từ chối nhận hàng. 4 Lập phiếu nhập điều chuyển Thủ kho o Kích hoạt:
Hàng hóa điều chuyển đã được nhập.
o Đầu vào: Phiếu giao hàng của đơn vị xuất
o Thao tác: Tạo phiếu nhập điều chuyển và cập nhật các thông tin sau:
+ Thời gian phát sinh,
+ Tên hàng, + Mã hàng, + Số lượng đơn giá,
- Đầu ra: Phiếp nhập điều chuyển đã cập nhật thông tin về nghiệp vụ
nhập điều chuyển. 4.1 Tạo hồ sơ cho hàng
tồn kho mới Thủ kho - Kích hoạt: Hàng nhập điều chuyển là hàng mới, không nằm trong danh sách hàng tồn kho của đơn vị.
- Đầu vào: Phiếu nhập kho đã được cập nhật tại bước 4 và phiếu xuất kho của đơn vị xuất. - Thao tác: bổ sung danh
mục hàng tồn kho & cập nhật tên hàng, số lượng & giá trị vào phiếu nhập kho.
- Đầu ra: Phiếu nhập kho đã được bổ sung thêm chi tiết về hàng nhập điều chuyển.
5. Ghi sổ nhật ký nhập xuất kho
Thủ kho o Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu nhập điều chuyển.
o Đầu vào: Phiếu nhập điều chuyển đã được cập nhật hết bước 4. o Thao tác: Cập nhật các
thông tin về giao dịch vừa thực hiện vào sổ nhật ký bao gồm: + Thời gian phát sinh, số phiếu nhập. + Tên, mã số kho nhập, kho xuất. + Mã số, tên hàng, số lượng, và giá trị.
o Đầu ra: Nhật ký đã được cập nhật phiếu nhập điều chuyển.
6. Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho
Thủ kho o Kích hoạt: Sau khi hoàn tất phiếu nhập kho điều chuyển.
o Đầu vào:
+ Phiếu nhập kho điều chuyển đã được cập nhật đầu đủ thông tin nhập kho. + Thẻ kho mở chi tiết cho từng loại hàng tồn kho. o Thao tác: Cập nhật các
thông tin thời gian giao dịch, số lượng nhập của từng loại hàng hóa vào từng thẻ kho tương ứng. Tính số lượng tồn hiện tại.
o Đầu ra: Thẻ kho đã được cập nhật phần nhập kho mới.
7. Ghi sổ chi tiết công nợ nội bộ
Thủ kho o Kích hoạt:
Thông tin về kho hàng đã được cập nhật trên phiếu nhập kho điều chuyển. o Đầu vào: Phiếu nhập kho điều chuyển đã được cập nhật hết 4
o Thao tác: cập nhật các thông tin về thời gian phát sinh, số tham chiếu phiếu xuất và giá trị thanh tóan và số dư vào sổ chi tiết công nợ nội bộ:
o Đầu ra: Sổ chi tiết công nợ nội bộ (chi tiết cho từng đơn vị) phan ánh đúng số dư công nợ của từng đơn vị.
o
1.5.3 Tham chiếu các biểu mẫu phát sinh
Mã số Tên biểu mẫu Ý nghĩa Mẫu
BMDC01 Phiếu xuất điều chuyển Cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến việc xuất điều chuyển hàng BMDC02 Phiếu nhập điều
chuyển Cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến việc nhập điều chuyển hàng BMDC03 Sổ chi tiết công nợ nội
bộ
Ghi chép toàn bộ các giao dịch thanh toán giữa các đơn vị trực thuộc (VD: các chi nhánh trong một công ty..)