- Nếu DN ỏp dụng hỡnh thức “Chứng từ ghi sổ”, bao gồm cỏc sổ:
3.2.2 Kiến nghị, đề xuất việc ỏp dụng kế toỏn mỏy trong cụng ty:
TK 159 TK 632 Trớch lập, trớch lập bổ sung TK 155,… Xử lý tổn thất xảy ra Hoàn nhập
Hiện nay, cụng nghệ thụng tin đang ngày cảng trở nờn quan trọng trong đời sống xó hội của con người, nú cú mặt ở khắp nơi, trong tất cả mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề. Trong điều kiện kinh tế thị trường, tỡnh trạng kinh doanh của doanh nghiệp biến động về quy mụ, cỏch thức quản lý, cỏch thức hạch toỏn, cỏch thức điều hành,...Hơn nữa nhu cầu quản lý vĩ mụ của nhà nước về tài chớnh kế toỏn, thuế, ...cũng như yờu cầu quản trị của mỗi doanh nghiệp thỡ việc ỏp dụng phần mềm kế toỏn để giỳp cụng việc kế toỏn hiệu quả hơn, cung cấp thụng tin chớnh xỏc kịp thời hơn trở nờn rất cần thiết.
* í nghĩa của việc ỏp dụng phần mờ̀m kế toỏn trong cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp:
- Giỳp cho việc thu nhận, tớnh toỏn, xử lý và cung cấp thụng tin được nhanh chúng, kịp thời, chất lượng cao, đỏp ứng được yờu cầu của doanh nghiệp
- Giỳp cho cụng tỏc lưu trữ bảo quản dữ liệu, thụng tin kế toỏn thuận lợi và an toàn
- Tạo điều kiện nõng cao hiệu quả cụng tỏc quản lý, kiểm soỏt nội bộ - Tiết kiệm nhõn lực, vật lực, nõng cao sức cạnh tranh trờn thị trường * Ưu điểm của việc ỏp dụng kế toỏn mỏy so với cụng tỏc kế toỏn thủ cụng
Kế toỏn thủ cụng Kế toỏn mỏy Nhập dữ liệu đầu vào:
chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi,...
Ghi chộp thủ cụng Nhập qua bàn phớm hoặc mỏy quột
Xử lý dữ liệu: tớnh toỏn, xử lý dữ liệu trờn sổ kế toỏn thành thụng tin trờn Sổ cỏi và bỏo cỏo
Thủ cụng Tự động theo chương trỡnh
được cài đặt sẵn
Lưu trữ và bảo mật dữ liệu thụng tin
Thủ cụng trờn cỏc sổ và bỏo cỏo kế toỏn, tớnh bảo mật khụng
Tự động lưu ở cỏc tệp tin, tớnh bảo mật và an toàn cao
Cung cấp thụng tin : bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo quản trị
Thủ cụng, thụng tin trờn bỏo cỏo quản trị hạn chế
Tự động theo chương trỡnh cài đặt, thụng tin cung cấp đa dạng theo yờu cầu người sử dụng
* Tổ chức kế toỏn trờn mỏy:
Yờu cầu với doanh nghiệp khi tổ chức kế toỏn trờn mỏy
Lựa chọn phần mềm kế toỏn phự hợp với quy mụ, tớnh chất của doanh nghiệp
Trang bị mỏy tớnh đồng bộ, nối mạng nội bộ
Đào tạo nhõn lực sử dụng thành thạo phần mềm kế toỏn sử dụng trong doanh nghiệp
Tổ chức mó hoỏ cỏc đối tượng quản lý: mó hoỏ danh mục vật tư hàng hoỏ, khỏch hàng, nhà cung cấp... giỳp cho việc nhận diờn thụng tin khụng bị nhầm lẫn trong quỏ trỡnh xử lý càc nghiệp vụ kinh tế, nhất là trong hệ thống xử lý thụng tin tự động cho phộp sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mụ tả thụng tin làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thụng tin
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn: xỏc định và xõy dựng hệ thống danh mục chứng từ trờn mỏy. Mỗi loại chứng từ mang 1 mó hiệu xỏc định, tổ chức luõn chuyển, xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn: Căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chớnh ban hành, lựa chọn những tài khoản cần sử dụng
Lựa chọn và vận dụng hỡnh thức kế toỏn: mỗi hỡnh thứ kế toỏn cú hệ thống sổ sỏch kế toỏn và trỡnh tự hệ thống hoỏ thụng tin kế toỏn khỏc nhau, đũi hỏi phải lựa chọn hỡnh thức kế toỏn phự hợp. Từ đú, chương trỡnh phần mềm kế toỏn sẽ đựợc thiết kế để xử lý và hệ thống hoỏ thụng tin trờn mỏy. Nú cho phộp lờn sổ cỏi và cỏc bỏo cỏo kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn đó lữa chọn
Trỡnh bày, cung cấp thụng tin và quản trị người dựng: phần mềm kế toỏn cho phộp tổng hợp, xuất cỏc loại bỏo cỏo kế toỏn, bỏo cỏo theo chỉ tiờu: doanh thu, chi phớ,...so sỏnh với kế hoạch dự kiến ,... và phõn cấp phõn nhiệm, phõn quyền truy cập dữ liệu cho nhõn viờn.