7.1 Mô hình tổ chức và quản lý
7.2 Chức năng, nhiệm vụ
Ban giám đốc:
Ban giám đốc là những người đề ra các chính sách, hoạch định các chiến lược nhằm phát triển công ty, đưa ra những quyết định cuối cùng quan trọng trong mọi vấn đề của công ty.
Khi mới thành lập, toàn bộ nhân viên và giám đốc trong công ty sẽ cùng nhau nỗ lực, cố gắng vì những mục tiêu trước mắt của công ty. Nhiều khi giám đốc sẽ phải kiêm nhiệm nhiều chức vụ khác nhau trong công ty để đưa công ty đi vào hoạt động theo quỹ đạo. Đến khi công ty dần ổn định, Giám đốc sẽ chỉ là người tổ chức, lãnh đạo, điều hành, và kiểm tra, mọi công việc còn lại sẽ giao cho các nhân viên cấp dưới. Bộ phận kỹ thuật: Ban Giám đốc Bộ phận thiết kế kiến trúc Bộ phận kỹ thuật Bộ phận chăm sóc khách hàng Bộ phận kinh doanh Bộ phận tài chính – kế toán Nhân viên lễ tân, văn thư Giải quyế t khiếu nại Nhân viên kinh doanh Quản trị web Nhân viên IT Kiến trúc sư Tư vấn dịch vụ Kế toán Thủ quỹ
Đây là bộ phận quan trọng đối với công ty, vì chiến lược của công ty là đầu tư, phát triển mạnh vào website, ba dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng đều dựa vào website. Một trang web chất lượng sẽ phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận này.
Nhân viên IT của công ty sẽ đảm đương nhiệm vụ: duy trì trang web hoạt động và bảo vệ website khỏi sự tấn công của hacker.
Quản trị website có nhiệm vụ quản lý các nội dung, thông tin được đăng tải trên trang web của công ty, không để xuất hiện những tin rao bán những sản phẩm không liên quan đến lĩnh vực xây dựng – kiến trúc gây loãng trang web hay những tin rác, tin bẩn cần được loại bỏ ngay.
Bộ phận thiết kế kiến trúc:
Bộ phận này bao gồm các kiến trúc sư trẻ tuổi, tốt nghiệp từ các trường Đại học Xây dựng, Đại học Kiến trúc, khả năng sáng tạo và tìm tòi, học hỏi của họ lớn. Hứa hẹn cho ra những sản phẩm phù hợp với thị hiếu của khách hàng.
Nhiệm vụ của bộ phận này là thiết kế nội thất và ngoại thất cho các công trình theo yêu cầu của khách hàng, đưa ra được những ý tưởng và tư vấn hợp lý cho khách hàng, không ngại việc chỉnh sửa các bản vẽ theo ý muốn của khách hàng.
Bộ phận tài chính – kế toán:
Thủ quỹ là người nắm giữ tài chính của công ty, quản lý việc thu – chi thực tế của công ty. Còn kế toán là người quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm báo cáo cho công ty, báo cáo thuế cho cơ quan thuế, quản lý việc thu – chi của công ty trên giấy tờ.
Bộ phận kinh doanh:
Nhân viên kinh doanh là những người chuyên đi tìm kiếm khách hàng, đối tác về cho công ty.
Nhân viên lễ tân là người chịu trách nhiệm tiếp đón khách hàng tại trụ sở của công ty, phải có thái độ tươi cười, niềm nở với khách hàng vì họ là người đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc khi tới công ty.
Bộ phận này có nhiệm vụ tư vấn những dịch vụ của công ty mà khách hàng đang có nhu cầu, giải đáp những thắc mắc của khách hàng, chăm sóc những khách hàng thân quen của công ty, và giải quyết những khiếu nại của khách hàng khi xảy ra những trường hợp ngoài ý muốn.
7.3 Bố trí nhân sự
Trước mắt, A4 Group sẽ xây dựng, phát triển công ty với quy mô được bố trí ở các phòng ban như sau:
STT Phòng ban Số lượng nhân viên Tổng số 1 Ban giám đốc - 01 giám đốc- 01 phó giám đốc 3
2 Bộ phận kỹ thuật
- 01 trưởng bộ phận
- 02 nhân viên IT - 02nhân viên quản trị website 5 3 Bộ phận thiết kế kiến trúc - 01 trưởng bộ phận - 04kiến trúc sư 5 4 Bộ phận tài chính – kế toán - 01 kế toán viên- 01 thủ quỹ 2
5 Bộ phận kinh doanh
- 01 trường bộ phận
- 04 nhân viên kinh doanh
- 02 nhân viên lễ tân, văn thư
7
6 Bộ phận chăm sóc khách hàng
- 01 trưởng bộ phận
- 02 nhân viên tư vấn dịch vụ
- 02 nhân viên giải quyết khiếu nại
5
Tuy nhiên, do mới thành lập, công ty còn hạn chế về vốn, nên tiết kiệm chi phí được đặt đặt lên hàng đầu. Công ty sẽ tiến hành tuyển dụng mỗi nhân viên kiêm nghiệm 2 vị trí như:
Kế toán và thủ quỹ có thể do 1 người phụ trách, có chuyên môn về kế toán.
Nhân viên kinh doanh rút xuống còn 2 người, lễ tân rút xuống còn 1 người.
Nhân viên tư vấn dịch vụ và hỗ trợ giải quyết khiếu nại gộp làm 1, như vậy công ty sẽ thuê 2 nhân viên làm nhiệm vụ này.
Nhân viên IT sẽ kiêm luôn nhiệm vụ quản trị website, công ty sẽ thuê 2 nhân viên làm nhiệm vụ này.
Kiến trúc sư tạm thời thuê 3 nhân viên, nếu khối lượng công việc nhiều mà 3 nhân viên này không thể đáp ứng, công ty sẽ tiến hành thuê cộng tác viên bên ngoài.
Các trưởng bộ phận tạm thời được lược bỏ để tiết kiệm chi phí, Ban giám đốc sẽ trực tiếp điều hành các phòng ban.
Như vậy, theo chiến lược bố trí nhân sự của công ty, A4 Group sẽ có 14 nhân viên tham gia vào hoạt động kinh doanh.
7.4 Quản trị nhân sự và chế độ đãi ngộ
Đầu tiên, A4 Group sẽ nỗ lực trong việc tuyển dụng lao động, tuyển đúng người đúng việc. Và từ đó tạo ra một môi trường làm việc năng động, đoàn kết, tạo động lực làm việc cho người lao động, khuyến khích sự sáng tạo, phát triển của nhân viên. Những bước đi đầu tiên của công ty sẽ có nhiều khó khăn, A4 Group sẽ phải có những chế độ đãi ngộ nhất định dành cho nhân viên để có thể chiêu mộ được những người tài, giữ được những nhân viên giỏi.
Sau đây sẽ là bảng dự tính chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên của công ty (bao gồm lương chính thức, lương trách nhiệm, phần trăm hoa hồng, và chưa bao gồm các khoản phụ cấp và thưởng).
STT Chức năng – Vị trí lượngSố Lương chính thức(đơn vị: VNĐ) Phần trăm Hoa hồng
1 Giám đốc 01 15.000.000
2 Phó giám đốc 01 10.000.000 3 Trưởng các bộ phận 05 4.000.000 + 500.000lương trách nhiệm 4 Nhân viên IT 02 4.000.000
5 Quản trị website 02 3.000.000 3%
6 Kiến trúc sư 04 4.500.000
7 Kế toán 01 2.000.000
8 Thủ quỹ 01 2.000.000
9 Nhân viên kinh doanh 04 1.500.000 8% 10 Nhân viên lễ tân 02 2.000.000
11
Nhân viên tư vấn và nhân viên giải quyết khiếu nại
04 2.000.000 5%
Do tính chất khó – dễ và độ phức tạp của công việc nên công ty có chế độ đãi ngộ riêng đối với từng nhân viên. Với những nhân viên kinh doanh, quản trị website, nhân viên tư vấn, họ là những người mang lại khách hàng cho công ty, xứng đáng được hưởng hoa hồng từ những dự án mà họ mang lại. Tuy nhiên, với những nhân viên này, công ty sẽ để mức lương cố định hàng tháng của họ thấp hơn các nhân viên khác một chút để họ có động lực hơn trong việc tìm kiếm khách hàng để có thêm thu nhập từ phần trăm hoa hồng.
Ngoài ra, khi đi vào hoạt động ổn định, công ty sẽ đãi ngộ nhân viên của mình bằng những chuyến du lịch, tham quan nghỉ mát để gắn kết càng thành viên trong công ty hơn, tạo động lực cho họ làm việc hơn sau những ngày tháng làm việc mệt mỏi, căng thẳng.