CÔNG TY TNHH KIM KHÍ T&T
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng mặt hàng thép cây tại công ty TNHH Kim khí T&T.
ty TNHH Kim khí T&T.
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Kim khí T&T, sau khi tìm hiểu và nắm bắt thực tế, em thấy công tác kế toán bán hàng được thực hiện nghiêm túc, đạt được những kết quả được đánh giá cao. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Việc giải quyết những tồn tại này rất quan trọng, nó ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vây, em xin đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Kim khí T&T như sau:
3.2.2.1 Giải pháp về chứng từ
Đối với chứng từ kế toán do công ty lập, cần căn cứ vào các yếu tố cơ bản để lập theo đúng quy định. Đối với các chứng từ kế toán từ bên ngoài, kế toán cần kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ sau đó mới chuyển vào hạch toán. Các yếu tố cần kiểm tra gồm: tên chứng từ, ngày tháng, số thứ tự, tên và địa chỉ các bên tham gia, chữ ký của người có liên quan. Để hạn chế những sai sót, chứng từ kế toán phát sinh của bộ phận nào thì bộ phận đó tiến hành kiểm tra và được thực hiện thường xuyên, chặt chẽ và được coi là một bước bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ.
3.2.2.2 Hoàn thiện phương pháp kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo em, công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giảm thiểu mức ảnh hưởng về sự biến động giá cả thị trường của HTK. Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa cho năm kế hoạch
=
Lượng hàng hóa tồn giảm giá tại thời điểm BCTC năm x Giá gốc trên sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được tại thời điểm lập BCTC năm
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 1593 – “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Trong đó:
+ Bên Nợ: Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn số đã trích lập cuối niên độ trước.
+ Bên Có: Số còn phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ. + Số dư bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá HTK hiện có cuối kỳ.
• Trình tự hạch toán:
Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá HTK lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632: Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 159(3): Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Cuối năm tài chính tính khoản lập dự phòng cần lập: Đối chiếu với số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cuối kỳ kế toán trước. Xác định:
+ Số chênh lệch phải lập thêm:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159(3): Dự phòng giảm giá HTK + Số cần hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Nợ TK 159(3): Dự phòng giảm giá Có TK 632: Giá vốn hàng bán
3.2.2.3 Hoàn thiện phương pháp kế toán lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Quá trình bán hàng phát sinh công nợ phải thu, nhưng không thu được do khách hàng làm ăn thua lỗ, phá sản… Hàng năm, công ty chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhằm tạo một khoản dự phòng khi giải quyết công nợ phải thu không được ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh toàn công ty.
Chính vì vậy, công ty cần thực hiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi như chế độ cho phép, khoản trích lập dự phòng không vượt quá số lợi nhuận đơn vị đạt được và ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên cơ sở dự tính các khoản phải thu khó đòi không có khả năng đòi được trong năm quyết toán.
• Điều kiện: Các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng…) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
• Phương pháp kế toán được tiến hành theo trình tự sau:
Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số nợ khó đòi để xác định mức trích lập dự
phòng tính vào chi phí. Kế toán so sánh giữa số dự phòng cần trích lập với số dự
phòng đã lập của năm trước:
Nếu số dự phòng phải trích lập cuối niên độ bằng số dư dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng thì doanh nghiệp không phải trích lập.
Nếu có số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế toán bổ sung vào chi phí quản lý doanh nghiệp của năm kế toán đồng thời ghi tăng số dự phòng nợ phải thu khó đòi để kế toán làm căn cứ lập BCTC theo định khoản:
Nợ TK 642(2): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Ngược lại, nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch kế toán hoàn nhập ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ theo định khoản ngược lại:
Nợ TK 159(2): Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642(2): Chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được, được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi giảm dự phòng phải thu khó đòi và ghi giảm các khoản phải thu khách hàng, phải thu khác.
Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 004 - “Nợ khó đòi đã xử lý” để theo dõi chi tiết (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
Nếu sau khi xóa nợ, khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi được nợ, đã xử lý, thì số nợ thu được sẽ hạch toán ghi tăng vào TK 711 – “Thu nhập khác”, ghi tăng số tiền thu được. Đồng thời, ghi đơn vào Bên Có TK 004 - “Nợ khó đòi đã xử lý”.
3.2.2.4 Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Kế toán nên mở sổ theo dõi chi tiết doanh thu cho từng nhóm hàng, có như vậy mới biết được mặt hàng nào mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty, mặt hàng nào có doanh thu thấp, từ đó phát huy mặt tích cực, tìm biện pháp làm tăng lượng hàng hóa bán ra, tăng doanh thu mặt hàng đó.
Để tránh những sai sót có thể xảy ra về mặt nội dung của sổ kế toán, công ty nên kiểm tra kỹ các số liệu trên chứng từ trước khi nhập vào phần mềm, sau đó kế toán cũng cần kiểm tra các chứng từ về mặt hình thức như chữ ký, con dấu…
- Công ty đang sử dụng hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung. Việc ghi chép và phản ánh trên các sổ kế toán đã làm đúng nguyên tắc, quan hệ đối chiếu được thể hiện rõ ràng. Để có thể theo dõi cụ thể, chi tiết tình hình mua – bán hàng hóa, công ty nên lập thêm các sổ Nhật ký đặc biệt như: Sổ Nhật ký thu tiền (Phụ lục 33), Sổ
Nhật ký bán hàng (Phụ lục 34). Sổ nhật ký thu tiền được mở để theo dõi chi tiết các khoản tiền thu được trong kỳ. Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế liên quan tới thu tiền, kế toán lập phiếu thu, làm căn cứ cuối tháng ghi sổ nhật ký thu tiền, sổ cái. Sổ nhật
ký bán hàng được mở để theo dõi các nghiệp vụ bán mà khách hàng ký nhận nợ. Khi xuất hàng hóa bán cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán, kế toán tiến hành lập các hóa đơn, chứng từ cần thiết, căn cứ vào đó ghi vào sổ thanh toán với người mua, sổ nhật ký bán hàng (Ghi Nợ TK 131, ghi Có TK 511 theo từng loại hàng hóa, dịch vụ).
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận vào các sổ nhật ký đặc biệt thì không được ghi vào sổ nhật ký chung nữa.
3.2.2.5 Hoàn thiện phương pháp kế toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán
Theo ý kiến của em, công ty nên có những quy định bằng văn bản về việc “Chiết khấu thương mại” và “Giảm giá hàng bán” cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng.
- Nên có chế độ ưu tiên cả về giá cả và hình thức thanh toán đối với những khách hàng truyền thống, tin vậy và mua với số lượng lớn. Với đối tượng khách hàng là Công ty CP đầu tư xây dựng và Thương mại Minh Phú, công ty CP và Kiến trúc Hà Nội, công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thương mại đặc biệt vì đây là khách hàng truyền thống và thường mua với khối lượng lớn. Công ty có thể tăng mức chiết khấu cho khách hàng trên, có thể là áp dụng mức chiết khấu 4% với đơn hàng có giá trị từ 3 – 10 tỷ đồng, mức 6% với đơn hàng có giá trị trên 10 tỷ đồng.
- Với những hàng hóa bị lỗi, tùy thuộc vào nguyên nhân và tỷ lệ bị lỗi mà công ty đưa ra những quyết định đúng đắn cho việc “Giảm giá hàng bán”, tránh tình trạng gây mất uy tín với khách hàng. Mức giảm giá có thể là 1% – 3%, tùy thuộc vào mức độ hư hỏng của hàng hóa và đối tượng khách hàng là ai.
3.2.2.6 Hoàn thiện phương thức bán hàng
Công ty nên mở rộng phương thức bán hàng đại lý nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa, mở rộng quy mô, thu hút nhiều khách hàng, tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh thu. Hiện nay, trên cả nước có rất nhiều đại lý bán đúng giá vật liệu xây dựng, công ty mở rộng thị trường tiêu thụ bằng cách bán hàng thông qua các cơ sở đại lý. Song song với việc đó, công ty nên có các chính sách đặc biệt đối với các đại lý bán hàng như tỷ lệ hưởng hoa hồng được hưởng (5%, 10% doanh thu), và các chế độ ưu đãi khác nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn.
Công ty có thể tiến hành bán chịu cho những khách hàng quen, có uy tín… Tuy nhiên, vẫn phải theo dõi chặt chẽ và bán chịu trong giới hạn cho phép. Bên cạnh đó, công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán sớm, từ đó làm giảm tình trạng bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp. Cụ thể, công ty có thể áp dụng mức chiết khấu thanh toán 2% giá trị hợp đồng nếu khách hàng thanh toán trong phạm vi 10 ngày kể từ ngày ghi nhận doanh thu bán hàng, 1% giá trị hợp đồng nếu thời gian khách hàng thanh toán trên 10 ngày kể từ ngày ghi nhận doanh thu bán hàng.
