CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG MẶT HÀNG THÉP CÂY TẠI CÔNG TY TNHH KIM KHÍ T&T
2.2.1Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty TNHH Kim khí T&T
Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh của công ty tương đối đa
dạng. Nó được chia thành các nhóm mặt hàng chính yếu sau: - Nhóm mặt hàng về vật tư kim khí, vật liệu xây dựng. - Nhóm mặt hàng về đồ gỗ mỹ nghệ.
- Nhóm các mặt hàng nhận gia công, chế biến…
Mặt hàng thép cây khá đa dạng, do đó công ty tiến hành đánh mã hàng từng loại để thuận lợi trong việc theo dõi. Ví dụ thuộc loại thép cây Tisco có các loại D10, D12, D14, D16…
Đặc điểm về phương thức bán hàng: Các phương thức bán hàng được áp dụng đối
với mặt hàng thép cây:
- Bán buôn qua kho: Phương thức này được thực hiện dưới hình thức giao hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được chuyển bằng Fax, điện thoại hoặc giao dịch trực tiếp với nhân viên kinh doanh. Doanh nghiệp có trách nhiệm giao hàng đúng thời hạn và đúng yêu cầu của khách hàng.
- Bán lẻ: Theo phương thức này, sau khi khách hàng xem và quyết định mua, thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho. Trên phiếu xuất kho, nhân viên bán hàng cũng ghi đầy đủ số lượng, loại hàng yêu cầu của khách hàng. Sau đó khách hàng vào tổ nghiệp vụ để nộp tiền. Nhân viên tiến hành viết phiếu thu tiền, hóa đơn GTGT làm ba liên. Khi khách hàng cầm phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT có đầy đủ chữ ký và dấu của doanh nghiệp mới lấy được hàng.
Các phương thức thanh toán áp dụng với mặt hàng thép cây
Sau khi bán hàng, bên mua chấp nhận thanh toán, doanh nghiệp thu tiền theo các phương thức khác nhau. Tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên mà có phương thức thanh toán cho phù hợp. Hiện nay, công ty TNHH Kim khí T&T áp dụng hai hình thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán chậm theo hợp đồng. Về hình thức thanh toán, có thể dưới dạng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Chính sách bán hàng của công ty:
Hiện nay, công ty TNHH Kim khí T&T luôn nêu cao tinh thần phục vụ khách hàng tận tình. Công ty đưa ra các chương trình ưu đãi đặc biệt cho những khách hàng mua với số lượng nhiều. Công ty dành mức chiết khấu thương mại 2% cho những đơn hàng có giá trị từ 1 – 3 tỷ đồng, mức 3% với đơn hàng có giá trị từ 3 – 10 tỷ đồng, mức 5% với đơn hàng có giá trị trên 10 tỷ đồng. Tuy nhiên, công ty chưa áp dụng chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán sớm, điều này ảnh hưởng khá lớn tới hoạt động bán hàng của công ty.
Phương pháp xác định giá vốn xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp bình quân
Ví dụ: Đầu tháng 12/2012, loại thép cây Tisco D14 ÷ D25 còn tồn kho 15.000
kg với đơn giá 14.301,03 đồng/kg. Tình hình nhập kho của loại thép D14 ÷ D25 trong tháng 12 như sau:
+ Ngày 05/12/2012, công ty tiến hành nhập kho 150.500 kg thép cây Tisco D14 ÷ D25 theo đơn giá 14.302,15 đồng/kg, giá chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển do bên bán chịu. Tiền hàng công ty thanh toán cho nhà cung cấp là công ty TNHH Hà Phương qua ngân hàng công thương Ba Đình (UNC 28)
+ Ngày 11/12/2012, công ty mua 200.000 kg thép D14 ÷ D25 của công ty TNHH Hà Phương theo đơn giá chưa thuế GTGT 10% là 14.300,2 đồng/kg. Tiền hàng công ty thanh toán qua ngân hàng Công thương Ba Đình theo UNC 30. Chi phí vận chuyển do bên bán chịu.
Đơn giá bình quân mặt hàng thép Tisco D14 ÷ D25 trong tháng 12 như sau: Giá bình quân 1kg
thép D14 ÷ D25
Giá trị hàng hóa tồn Giá trị hàng hóa nhập kho đầu kỳ trong kỳ
Số lượng hàng hóa tồn Số lượng hàng hóa nhập kho đầu kỳ trong kỳ
dd
Vậy đơn giá xuất kho của 1 kg thép Tisco D14 ÷ D25 là 14.301,05 đồng/kg.
2.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng mặt hàng thép cây tại công ty TNHH Kim khí T&T
2.2.2.1 Hạch toán ban đầu
Chứng từ sử dụng
Kế toán bán hàng tại công ty TNHH Kim khí T&T sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
- Lệnh xuất kho: Do công ty tự lập. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết (hoặc thông báo đặt hàng của khách hàng), phòng kinh doanh viết lệnh xuất hàng rồi trình lên giám đốc ký, sau đó chuyển sang phòng kế toán để lập phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng hàng hóa, không ghi số tiền. Số liệu trên PXK phải trùng khớp với số liệu ghi trên hóa đơn GTGT để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3LL): Căn cứ vào PXK kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại quyển gốc + Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Lưu tại phòng kế toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phiếu thu: Do kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi của Ngân hàng công thương Ba Đình.
- Các chứng từ kế toán khác: Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan, kế toán lập các chứng từ khác để phản ánh và lưu lại công ty.
Trình tự luân chuyển chứng từ: Luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng tại công ty
TNHH Kim khí T&T sẽ được thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1: Lập, ký duyệt chứng từ: Bước này phản ánh nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh và thực sự hoàn thành, từ đó làm cơ sở ghi vào sổ kế toán. Khi phát sinh nghiệp vụ nào thì kế toán bán hàng công ty TNHH Kim khí T&T tiến hành lập các chứng từ liên quan như lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi,… Các chứng từ kế toán sau khi được lập sẽ được chuyển tới những thành viên, bộ phận có liên quan ký duyệt, phê chuẩn.
- Bước 2: Kiểm tra chứng từ: Để đảm bảo tính thận trọng trong công tác kế toán, sau khi chứng từ bán hàng được lập, kế toán tiêu thụ và thanh toán công ty TNHH Kim khí T&T sẽ kiểm tra những hóa đơn, chứng từ đó, chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
- Bước 3: Sử dụng chứng từ: Sau khi kế toán bán hàng kiểm tra các yếu tố cơ bản trên chứng từ bán hàng đã lập hoàn toàn hợp lý thì toàn bộ số liệu và thông tin trên chứng từ bán hàng là cơ sở và căn cứ để ghi vào sổ kế toán (Sổ cái, sổ Nhật ký chứng từ, sổ Chi tiết các tài khoản, sổ chi tiết bán hàng…)
- Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Tại công ty TNHH Kim khí T&T, các hóa đơn chứng từ sau khi được sử dụng để ghi sổ đều được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ. Kế toán bán hàng sắp xếp các chứng từ bán hàng theo trình tự thời gian và đảm bảo an toàn.
2.2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng
Hiện tại công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo QĐ 48/2006 ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC.
+ TK 5111 – “Doanh thu bán hàng hóa”. Theo dõi tình hình doanh thu mặt hàng thép cây.
- TK 131 – “Phải thu khách hàng”. Dùng để phản ánh tình hình công nợ, thanh toán với khách hàng được mở trên sổ chi tiết TK 131. Tài khoản 131 được mở chi tiết thành:
+ TK 131(1): Phải thu của công ty CP và Kiến trúc Hà Nội;
+ TK 131(2): Phải thu của công ty CP Đầu tư xây dựng và TM Minh Phú; + TK 131(3): Phải thu công ty CP bê tông và nền móng Sông Hồng Thăng Long;
+ TK 131(4): Phải thu các đối tượng khác.
- TK 156 – “Hàng hóa”. Theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng bán và mỗi loại có đánh mã riêng biệt:
+ TK 156(1): Vật liệu xây dựng; + TK 156(2): Đồ gỗ, mỹ nghệ; + TK 156(3): Vật tư, kim khí; + TK 156(4): Hàng hóa khác.
Tài khoản chi tiết 156(1) – “Vật liệu xây dựng” được chi tiết thành các tài khoản cấp 3:
+ TK 15611: Thép + TK 15612: Sắt + TK 15613: Xi măng + TK 15614: Khác
- TK 632 – “Giá vốn hàng bán”. Phản ánh trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này được mở các sổ chi tiết theo dõi cho các loại mặt hàng khác nhau. Công ty tiến hành mở sổ chi tiết giá vốn theo từng mặt hàng.
- Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam, TK 112 – “Tiền gửi ngân hàng” (Chi tiết TK 1121 – Tiền Việt Nam, TK 11211 – Tiển gửi ngân hàng Công thương Ba Đình, TK 11212 – Tiền gửi NH Quân đội), TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ, TK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (Chi tiết TK 3331, TK 33311)…
2.2.2.3 Vận dụng tài khoản kế toán
Nghiệp vụ bán buôn qua kho tại công ty
Vì là hình thức bán buôn nên khách hàng thường không thanh toán tiền ngay mà sẽ thanh toán sau theo hợp dồng đã ký với công ty. Sau khi lập PXK và hóa đơn GTGT của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này để ghi doanh thu, giá vốn, thuế GTGT đầu ra của hàng hóa bán ra. Đồng thời, phản ánh các chi phí bán hàng (nếu có).
Ví dụ: Ngày 20/12/2012, xuất kho bán cho công ty CP đầu tư xây dựng và Thương
mại Minh Phú số lượng thép như sau: Tên hàng hóa Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá(đồng) Thành tiền (đồng)
Thép Φ6 ÷ Φ8 Kg 33.120 14.681,81 486.261.547
Thép D10 ÷ D12 Kg 97.550 14.745,45 1.438.418.648 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thép D14 ÷ D25 Kg 188.690 14.681,81 2.770.310.729
Tổng 4.694.990.924
Chi phí vận chuyển phát sinh trong quá trình bán hàng do bên bán chịu 500.000 đồng, chưa thuế GTGT 10%. Công ty đã trả bằng tiền mặt cho công ty TNHH Trần Hùng theo Phiếu chi số 125 (Phụ lục 10). Chiết khấu thương mại cho khách hàng 2% trên doanh thu.
Giá vốn của số hàng trên được thể hiện như sau: Tên hàng hóa Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng)
Thép Φ6 ÷ Φ8 Kg 33.120 14.180,12 469.645.574
Thép D10 ÷ D12 Kg 97.550 14.245,1 1.389.609.505
Thép D14 ÷ D25 Kg 188.690 14.301,05 2.698.465.125
Tổng 4.557.720.204
Căn cứ vào hợp đồng mua bán số 88 – 2012/HĐMB (Phụ lục 11), phòng kinh doanh lập Lệnh xuất kho (Phụ lục 12), chuyển xuống phòng kế toán để lập PXK số 51 (Phụ lục 14), Hóa đơn GTGT số 0000063 (Phụ lục 13 ) chuyển xuống kho. Thủ kho căn cứ vào đó để xuất hàng cho khách hàng. Khách hàng chấp nhận thanh toán và thanh toán sau 5 ngày qua ngân hàng Công thương Ba Đình.
Kế toán cũng thực hiện trên phần mềm kế toán, căn cứ vào PXK để nhập vào phần mềm theo các bước: Từ màn hình chính của phần mềm vào phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Cập nhật số liệu Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Sau khi kế toán lưu dữ liệu, phần mềm sẽ tự động ghi Sổ cái các TK 131, TK 511, TK 333. Đồng thời, kế toán cũng theo dõi trên các Sổ chi tiết bán hàng theo từng mặt hàng (phụ lục 18, phụ lục 19, phụ lục 20), Sổ thanh toán với người mua từng khách hàng (Phụ lục 24).
Khi khách hàng thanh toán bằng TGNH, căn cứ vào Ủy nhiệm thu của Ngân hàng Công thương Ba Đình, từ màn hình chính phần mềm kế toán và phân hệ kế toán tiền mặt tiền gửi và tiền vay Cập nhật số liệu Giấy báo có để ghi tăng tiền gửi
ngân hàng (TK 1121) và ghi giảm công nợ khách hàng (TK 1311 – phải thu công ty CP đầu tư xây dựng và Thương mại Minh Phú).
Dựa vào các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh giá vốn hàng xuất kho: Nợ TK 632: 4.557.720.204
Có TK 156(1): 4.557.720.204 Kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131(1): 5.164.490.016 Có TK 5111: 4.694.990.924 Có TK 3331: 469.499.092
Chiết khấu thương mại cho khách hàng 2% trên doanh thu: Nợ TK 5211: 93.899.818
Nợ TK 3331: 9.389.981
Có TK 131(1): 103.289.799
Khách hàng thanh toán tiền cho công ty bằng TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 11211: 5.061.200.217
Có TK 131(1): 5.061.200.217
Đồng thời, kế toán phản ánh khoản chi phí bán hàng phát sinh: Nợ TK 642(1): 500.000
Nợ TK 133(1): 50.000
Có TK 111: 550.000
Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng
Công ty TNHH Kim khí T&T tiến hành nghiệp vụ xuất hàng gửi bán cho các công ty trong nước nhằm nâng cao hiệu quả công tác bán hàng. Quy trình công tác kế toán bán hàng theo hình thức gửi hàng được tiến hành đúng quy định luật kế toán.
Ví dụ: Ngày 15/12/2012, xuất kho gửi bán cho công ty Cổ phần và Kiến trúc
Hà Nội 5 tấn thép Tisco D14 D25, 2.700 kg thép D10 D12 với giá bán lần lượt là 14.681,81 đồng/kg và 14.745,45 đồng/kg (giá chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Giá vốn của thép cây loại D14 D25 là 14.301,05 đồng/kg, của thép D10 D12 là 14.245,1 đồng/kg.
Kế toán lập PXK số 50 (Phụ lục 15) chuyển cho thủ kho để xuất hàng hóa. Căn cứ vào đó, kế toán phản ánh giá vốn hàng hóa:
Nợ TK 157: 109.967.020 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 156(1): 109.967.020
Ngày 17/12/2012, khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT, ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng hóa trên Sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục
18, phụ lục 19), Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Phụ lục 25):
Nợ TK 131(2): 124.543.941 Có TK 5111: 113.221.765 Có TK 3331: 11.322.176
Đồng thời, kế toán ghi nhận giá vốn hàng gửi bán được chấp nhận thanh toán: Nợ TK 632: 109.967.020
Có TK 157: 109.967.020
Ngày 22/12/2012, Công ty CP và Kiến trúc Hà Nội thanh toán bằng chuyển khoản. Căn cứ vào giấy Ủy nhiệm thu số 18, kế toán phản ánh vào Sổ tiền gửi ngân hàng (Phụ lục 21):
Nợ TK 11211: 124.543.941 Có TK 131(2): 124.543.94
Nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa
Ngoài hình thức bán buôn cho các công ty, khách hàng lớn, công ty TNHH Kim khí T&T cũng tiến hành bán lẻ cho người tiêu dùng trong nước. Quy trình bán lẻ được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Ví dụ: Ngày 25/12/2012, công ty tiến hành xuất kho bán lẻ cho khách hàng
Trần Hải An, địa chỉ số 35 ngõ 101 Triều Khúc – Thanh Xuân – Hà Nội với số lượng 800 kg thép D10 D12, 500 kg thép Φ6 Φ8 với đơn giá thép D10D12 là 14.745,45 đồng/kg, đơn giá bán thép Φ6 Φ8 là 14.681,81 đồng/kg (giá chưa có thuế GTGT 10%). Giá vốn của hàng hóa trên lần lượt là 14.245,1 đồng/kg và 14.180,12 đồng/kg. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán tiến hành lập PXK số 52 (Phụ lục 16), ghi đầy đủ số lượng, loại hàng mà khách hàng yêu cầu. Kế toán tiến hành lập Phiếu thu số 120 (Phụ lục 17), theo dõi doanh thu bán hàng trên Sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 18, phụ lục 20), ghi nhận khoản tiền mặt thu được trên Sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 22):
Nợ TK 1111: 21.050.992
Có TK 5111: 19.137.265 Có TK 3331: 1.913.727
Đồng thời, kế toán phản ánh giá vốn hàng xuất kho: Nợ TK 632: 18.486.140
Có TK 156(1): 18.486.140
Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ đã được lập, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng được ghi vào sổ Nhật ký chung làm căn cứ ghi Sổ cái TK 511, TK 632, TK 156, TK 111, TK 131.