- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (phụ lục 02)
+ Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
- Kế toán trưởng: Là người tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của công ty. Phân công lao động kế toán hợp lý, hướng dẫn toàn bộ công việc kế toán, đảm bảo cho từng bộ phận, từng nhân viên kế toán phát huy được khả năng chuyên môn tạo sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán có liên quan, góp phần thực hiện tốt chức
năng và nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, khoa học, hợp lý phù hợp với quy mô của công ty và theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế.
+ Chịu trách nhiệm lập và nộp đúng hạn báo cáo quyết toán thống kê với chất lượng cao. Tổ chức bảo quản giữ tài liệu chứng từ, giữ bí mật các số liệu thuộc quy định của Nhà nước.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ bảo quản, thu chi, thanh toán trả các đối tượng theo chứng từ được duyệt và tập hợp chứng từ thu chi vào sổ quỹ cuối ngày. Hàng tháng vào sổ quỹ, lên các báo cáo quỹ, kiểm kê số tiền thực tế trong quỹ phải khớp với số dư trên báo cáo quỹ
- Kế toán tiền lương: Trực tiếp theo dõi chấm công lao động cho tất cả nhân viên trong công ty. Cuối tháng tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên và nộp cho kế toán trưởng.
- Kế toán TSCĐ: Có trách nhiệm theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp và báo cáo kết quả vào cuối tháng, quý.
- Kế toán bán hàng, kế toán thanh toán: trực tiếp theo dõi tình hinh tiêu thụ hàng hoá trong ngày và ghi vào sổ kế toán chi tiết
- Kế toán chi tiết: Có nhiệm vụ ghi vào sổ chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá vào sổ chi tiết.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp lại tất cả các hoạt động tiêu thụ hàng hoá và kinh doanh trong công ty.
- Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị
1) Niên độ kế toán của công ty tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
3) Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung.. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán : Phụ lục 03.
4) Phương pháp kế toán hàng tồn kho.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : Giá gốc.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền cả kì. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
5) Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Khấu hao đường thẳng. 6) Phương pháp tính thuế: Phương pháp khấu trừ
2.1.2.2. Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng của công ty.
Khi nói đến nhân tố môi trường thì ta phải xét đến cả nhân tố vĩ mô và vi mô :
* Ảnh hưởng của nhân tố vĩ mô :
- Các thông tư, nghị định, chế độ, chuẩn mực kế toán do nhà nước ban hành tác động rất lớn đến công tác kế toán của công ty, mọi công việc của kê toán đều phải dựa trên các quy định của nhà nước.
- Chính sách thuế - các sắc luật thuế: ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Hiện nay ở Việt Nam thì giữa chế độ kế toán và luật thuế đang còn nhiều khác biệt, cụ thể như:
+ Khi xuất hóa đơn bán hàng nhưng hàng chưa chuyển giao cho người mua thì theo Chuẩn mực kế toán trường hợp này chưa xác định doanh thu, nhưng theo Luật thuế thì đã được gọi là doanh thu.
+ Hay khi công ty thực hiện Chiết khấu Thương mại cho khách hàng mua với khối lượng lớn, nhưng khách hàng này lại không tiếp tục mua hàng nữa, mà khoản CKTM khách hàng được hưởng lớn hơn giá trị của hóa đơn cuối cùng khách hàng mua. Như vậy theo chuẩn mực kế toán thì khoản tiền mà công ty chi thêm để trả cho khách hàng đó sẽ được cho vào TK 521( Chiết khấu thương mại) và làm giảm trừ
doanh thu. Nhưng theo Luật thuế thì khoản tiền đó không làm giảm trừ doanh thu mà được cho vào chi phí bán hàng.
Như vậy thì Luật thuế ảnh hưởng đến doanh thu của công ty, từ đó ảnh hưởng tới Lợi nhuận của công ty
* Ảnh hưởng của nhân tố vi mô bên trong doanh nghiệp :
- Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi kế toán viên được giao theo đúng khả năng chuyên môn của mình. Chính sách kế toán được áp dụng rõ ràng thuận lợi cho kế toán bán hàng dễ dàng áp dụng trong công tác kế toán bán hàng của công ty
- Cán bộ kế toán trong công ty đều có trình độ đại học trở nên, nghiệp vụ vững vàng điều này đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao.
- Trang thiết bị phòng kế toán bao gồm máy tính, máy in, máy fax………….. về cơ bản đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng cám tại công ty cổ phần TM XNK Từ Sơn.
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng của công ty.
Mặt hàng cám tại công ty hiện nay bao gồm cám gạo và cám mì.
- Phương thức bán hàng: Do đặc điểm và quy mô của công ty là nhỏ và vừa nên công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng: Bán buôn qua kho và bán lẻ
+ Phương thức bán buôn qua kho: đây là phương thức bán chủ yếu của công ty, Hàng hóa xuất bán được lấy từ kho của công ty, hình thức vận chuyển như thế nào và chi phí vận chuyển do bên nào chịu sẽ được quy định rõ trong hợp đồng mua bán hàng hóa giữa công ty và khách hàng. Khách hàng cũng có thể đến nhận hàng tại kho của Công ty. Còn các trung tâm bán lẻ thì được xem là 1 kho hàng của Công ty, định kỳ bán hàng cuối ngày phải nộp báo cáo bán hàng về Công ty.
+ Phương thức bán lẻ: là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Công ty đã sử dụng hình thức bán lẻ thu tiền tập trung, nghĩa là việc thu tiền ở người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau.Theo hình thức này, có 1 nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng rồi viết hóa đơn, giao cho khách hàng để họ đến nhận hàng ở quầy hàng do mậu dịch viên bán hàng giao. Hết ngày bán hàng thì nhân viên căn cứ vào hóa đơn và kết quả kiểm kê hàng tồn quầy, xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, là cơ sở cho việc lập báo cáo bán hàng. Nhân viên nộp giấy thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
Do có sự tách rời giữa việc giao hàng và thu tiền hàng nên sẽ tránh được những sai sót, mất mát hàng hóa và tiền, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân bổ trách nhiệm đến từng cá nhân cụ thể.
- Phương thức thanh toán: Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán:
+ Phương thức thanh toán trực tiếp: Thanh toán trực tiếp chủ yếu là tiền mặt, khi khách hàng nhận được hàng hóa thì đồng thời cũng thanh toán tiền cho công ty luôn. Phương thức này được sử dụng trong cả bán buôn và bán lẻ.
+ Phương thức thanh toán trả chậm: Tức là sau khi mua hàng một khoảng thời gian thì khách hàng mới thanh toán tiền, do đó hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng. Công ty sẽ đặt điều kiện cho khách hàng trong đó quy định thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu thanh toán. Hình thức này được công ty sử dụng trong bán buôn.
- Hình thức thanh toán: Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng cám tại công ty cổ phần TM XNK Từ Sơn.