2.2.2.1. Kế tốn chi tiết nguyên vật liệu
Cơng ty hạch tốn chi tiết nhập, xuất nguyên vật liệu thực hiện theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này tương đối đơn giản, dễ thực hiện và tiện lợi khi được xử lý bằng máy tính, cụ thể như sau:
Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi số lượng vật liệu vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho.
Ở phịng kế tốn: Sử dụng “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế tốn phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho. Đơn giá bình quân = 28.605.271 + 84.773.000
1.161,76 + 3.000 Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho S ổ ch i t iế t v ật li ệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
: ghi hàng ngày : đối chiếu, kiểm tra : ghi vào cuối tháng
a. Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Phiếu chi.
- Hĩa đơn giá trị gia tăng. - Phiếu báo vật tư cịn lại.
- Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu.
b. Sổ sách kế tốn:
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu.
- Bảng kê nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
c. Tài khoản sử dụng:
Cơng ty sử dụng tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” để phản ánh chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
TK 152 “Nguyên vật liệu”
TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ TK 1523 – Nhiên liệu
TK 1524 – Vật liệu khác
Ngồi ra cịn cĩ các tài khoản khác:
TK 331 “Phải trả người bán”: phản ánh quan hệ thanh tốn giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp về khoản nguyên vật liệu, hàng hĩa, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết.
TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”: theo dõi giá trị nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất. Trị giá nguyên vật liệu khơng dùng hết nhập lại kho, trị giá phế liệu thu hồi.
d. Một số ví dụ minh họa từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong tháng 04/2012:
- Ngày 17/04/2012, mua nguyên vật liệu Chế phẩm vi sinh EM của Trung tâm Phát triển Cơng nghệ Việt - Nhật, địa chỉ số 101 Đặng Văn Ngữ, P. Phương Liên, Q. Đống Đa, Hà Nội, mã số thuế 0101434980, hĩa đơn GTGT số 0000370, ký hiệu VN/12P, ngày hĩa đơn 17/04/2012, PNK04-006, đã thanh tốn tiền theo phiếu chi số PC04-002, giá chưa thuế 7.600.000 đồng, thuế GTGT 5%, kế tốn ghi nhận:
Nợ TK 1521 : 7.600.000 Nợ TK 1331 : 380.000
Cĩ TK 1111 : 7.980.000
Kèm theo các chứng từ gốc:
• Hĩa đơn GTGT số 0000370, ký hiệu VN/12P, ngày 17/04/2012, phiếu nhập kho số PNK04-006, phiếu chi số PC04-002 (phụ lục số 01).
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02).
- Ngày 24/04/2012, mua nguyên vật liệu Acid boric, ZnSO4, KOH của Cơng ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu - Thương Mại - Sản Xuất - Hĩa Chất Đắc Trường Phát, địa chỉ số 1229C, QL1A, Khu phố 5, P. Bình Trị Đơng B, Q. Bình Tân, TPHCM, số điện thoại: (08) 37561835, mã số thuế 0304188681, hĩa đơn GTGT số 0015380, ký hiệu TP/12P, ngày hĩa đơn 24/04/2012, PNK04-008, đã thanh tốn bằng chuyển khoản, giá chưa thuế 82.000.400 đồng, thuế GTGT 10%, kế tốn ghi nhận:
Nợ TK 1521 : 82.000.400 Nợ TK 1331 : 8.200.040
Cĩ TK 1121 : 90.200.440
Kèm theo các chứng từ gốc:
• Hĩa đơn GTGT số 0015380, ký hiệu TP/12P, ngày 24/04/2012, phiếu nhập kho số PNK04-008, ủy nhiệm chi thanh tốn ngày 24/04/2012 (phụ lục số 01).
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02).
- Ngày 24/04/2012, mua bao bì PP của Cơ Sở Bao Bì Ánh Dương, địa chỉ số A181/6 Đường Bàu Bàng, P. Chánh Nghĩa, TX. Thủ Dầu Một, Bình Dương, số điện thoại: (0650) 3823374, mã số thuế 3700304231, hĩa đơn GTGT số 0000170, ký hiệu AD/12P,
ngày hĩa đơn 24/04/2012, PNK04-009, chưa thanh tốn tiền, giá chưa thuế 181.816.950 đồng, thuế GTGT 10%, kế tốn ghi nhận: Nợ TK 1521 : 181.816.950 Nợ TK 1331 : 18.181.695 Cĩ TK 331 : 199.998.645 Kèm theo các chứng từ gốc:
• Hĩa đơn GTGT số 0000170, ký hiệu AD/12P, ngày 24/04/2012, phiếu nhập kho số PNK04-009 (phụ lục số 01).
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02).
- Ngày 26/04/2012, mua hĩa chất KOH của Cơng ty TNHH Phân Bĩn và Hĩa Chất Vạn Tiến Phát, địa chỉ số A7/12F, Ấp 1, Xã Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, TPHCM, mã số thuế 0312110745, hĩa đơn GTGT số 0000169, ký hiệu TP/13P, ngày hĩa đơn 26/04/2012, PNK04-011, đã thanh tốn tiền theo phiếu chi số PC04-003, giá chưa thuế 8.454.545 đồng, thuế GTGT 10%, kế tốn ghi nhận:
Nợ TK 1521 : 8.454.545 Nợ TK 1331 : 845.455
Cĩ TK 1111 : 9.300.000
Kèm theo các chứng từ gốc:
• Hĩa đơn GTGT số 0000169, ký hiệu TP/13P, ngày 26/04/2012, phiếu nhập kho số PNK04-011, phiếu chi số PC04-003 (phụ lục số 01).
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02).
- Ngày 26/04/2012, mua nguyên vật liệu phân gà của Nguyễn Ngọc Huy, địa chỉ Xã Cam Đức, Huyện Cam Lâm, Tỉnh Khánh Hịa, hĩa đơn bán hàng số 0091093, ký hiệu 42AB/12P, ngày hĩa đơn 26/04/2012, PNK04-012, đã thanh tốn bằng chuyển khoản, số tiền 98.760.000 đồng, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế tốn ghi nhận:
Nợ TK 1521 : 98.760.000
Cĩ TK 1111 : 98.760.000
Kèm theo các chứng từ gốc:
• Hĩa đơn bán hàng số 0091093, ký hiệu 42AB/12P, ngày 26/04/2012, phiếu nhập kho số PNK04-012, ủy nhiệm chi thanh tốn ngày 26/04/2012 (phụ lục số 01).
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02).
- Ngày 27/04/2012, mua bã bùn và tro bùn của Cơng ty Cổ Phần Mía Đường 333, địa chỉ Thị trấn EaKnốp, Huyện EaKar, Đắk Lắk, số điện thoại: (0500) 3829649, mã số thuế 6000181156, hĩa đơn GTGT số 0000821, ký hiệu AA/11P, ngày hĩa đơn 27/04/2012, PNK04-013, chưa thanh tốn tiền, giá chưa thuế 2.937.400đồng, thuế GTGT 5%, kế tốn ghi nhận:
Nợ TK 1521 : 2.937.400 Nợ TK 1331 : 146.870
Cĩ TK 331 : 3.084.270
Kèm theo các chứng từ gốc:
• Hĩa đơn GTGT số 0000821, ký hiệu AA/11P, ngày 27/04/2012, phiếu nhập kho số PNK04-013 (phụ lục số 01).
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02).
- Ngày 28/04/2012, mua nhiên liệu dầu Diezel của Cơng ty Cổ Phần Mía Đường 333, địa chỉ Thị trấn EaKnốp, Huyện EaKar, Đắk Lắk, số điện thoại: (0500) 3829649, mã số thuế 6000181156, hĩa đơn GTGT số 0000822, ký hiệu AA/11P, ngày hĩa đơn 28/04/2012, PNK04-014, chưa thanh tốn tiền, giá chưa thuế 165.650.780 đồng, thuế GTGT 10%, kế tốn ghi nhận:
Nợ TK 1523 : 165.650.780 Nợ TK 1331 : 16.565.078
Cĩ TK 331 : 182.215.858
Kèm theo các chứng từ gốc:
• Hĩa đơn GTGT số 0000822, ký hiệu AA/11P, ngày 28/04/2012, phiếu nhập kho số PNK04-014 (phụ lục số 01).
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02).
- Ngày 30/04/2012, mua ZnSO4 và Acid Boric của Cơng ty TNHH Phân Bĩn và Hĩa Chất Vạn Tiến Phát, địa chỉ số A7/12F, Ấp 1, Xã Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, TPHCM, mã số thuế 0312110745, hĩa đơn GTGT số 0000046, ký hiệu TP/13P, ngày hĩa đơn 30/04/2012, PNK04-015, chưa thanh tốn tiền, giá chưa thuế 27.954.000 đồng, thuế GTGT 10%, kế tốn ghi nhận:
Nợ TK 1521 : 27.954.000 Nợ TK 1331 : 2.795.400
Cĩ TK 331 : 30.749.400
Kèm theo các chứng từ gốc:
• Hĩa đơn GTGT số 0000046, ký hiệu TP/13P, ngày 30/04/2012, phiếu nhập kho số PNK04-015 (phụ lục số 01).
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02).
- Ngày 30/04/2012, mua nguyên vật liệu mật rĩ của Cơng ty Cổ Phần Mía Đường 333, địa chỉ Thị trấn EaKnốp, Huyện EaKar, Đắk Lắk, số điện thoại: (0500) 3829649, mã số thuế 6000181156, hĩa đơn GTGT số 0000831, ký hiệu AA/11P, ngày hĩa đơn 30/04/2012, PNK04-016, chưa thanh tốn tiền, giá chưa thuế 1.628.490 đồng, thuế GTGT 10%, kế tốn ghi nhận:
Nợ TK 1521 : 1.628.490 Nợ TK 1331 : 81.425
Cĩ TK 331 : 1.709.915
Kèm theo các chứng từ gốc:
• Hĩa đơn GTGT số 0000831, ký hiệu AA/11P, ngày 30/04/2012, phiếu nhập kho số PNK04-016 (phụ lục số 01).
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02).
d. Một số ví dụ minh họa từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong tháng 04/2012:
- Ngày 15/04/2012 xuất kho 5.015,9 kg nguyên vật liệu bột mangan để sản xuất, kế tốn ghi nhận:
Nợ TK 621 : 11.346.939
Cĩ TK 152 : 11.346.939
Trị giá thực tế NVL xuất kho = 5.015,9 x 2.262,193 = 11.346.939 đ
Kèm theo các chứng từ gốc:
• Phiếu xuất kho số PXK04-002 (phụ lục số 01).
Đơn giá bình quân = 268.426.246 + 5.661.786 = 2.262,193 đ/kg
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02).
- Ngày 18/04/2012 xuất kho 171.952,5 kg nguyên vật liệu tro bùn để sản xuất, kế tốn ghi nhận:
Nợ TK 621 : 5.151.868
Cĩ TK 152 : 5.151.868
Trị giá thực tế NVL xuất kho = 171.952,5 x 29,961 = 5.151.868 đ
Kèm theo các chứng từ gốc:
• Phiếu xuất kho số PXK04-003 (phụ lục số 01). • Sổ chi tiết nguyên vật liệu (phụ lục số 02). 2.2.2.2. Kế tốn tổng hợp nguyên vật liệu
a. Chứng từ, tài khoản sử dụng: tương tự kế tốn chi tiết nguyên vật liệu.
b. Sổ sách kế tốn:
- Sổ cái tài khoản 152.
- Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. - Sổ nhật ký chung.
Sơ đồ ghi sổ kế tốn nguyên vật liệu theo hình thức Nhật Ký Chung
Đơn giá bình quân = 46.184.305 + 440.800 = 29,961 đ/kg
1.540.978,53 + 15.200
Chi tiết nhập, xuất kho Nguyên vật liệu
Nhật Ký Chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối TK
Báo cáo tài chính Nhật ký mua hàng, chi tiền Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL Sổ (thẻ) chi tiết NVL
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu
c. Một số ví dụ minh họa trên từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 04/2012 được phản ánh trên sổ sách kế tốn như sau:
Sổ kế tốn:
CƠNG TY TNHH PHÂN BĨN SƠNG LAM Mẫu số S03b - DN
Địa chỉ: 36B, Cách Mạng Tháng 8, P 7, Q.Tân Bình, TPHCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC
Mã số thuế: 0303931819 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) Kỳ PS: Từ 01/04/2012 đến 30/04/2012 152 - Nguyên vật liệu Đơn vị tính : VND Ngày
tháng Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Trang số dịngSTT Nợ Cĩ
- Số dư đầu tháng 5,775,989,7 71 01/04/2012 PC04-001 01/04/2012 Nhập kho bột mangan theo HD 0000456 1 1 1111 5,661,786 08/04/2012 PNK04-004 08/04/2012 Nhập kho Acid boric, KOH, ZnSO4 theo HD 0010313 1 8 331 69,545, 800 10/04/2012 PNK04-005 10/04/2012 Nhập kho nhớt VG68 và nhớt SHD40 theo HD 0000525 1 9 331 18,545,455 10/04/2012 PXK04-001 10/04/2012 Xuất kho acid boric
ra sử dụng sản xuất 1 10 621 22,411,058 15/04/2012 PXK04-002 15/04/2012 Xuất kho bột mangan ra sử dụng sản xuất 2 11 621 11,346,939 17/04/2012 PNK04-006 17/04/2012 Nhập kho chế phẩm vi sinh EM theo HD 2 12 1111 7,600, 000
0000370
18/04/2012 PXK04-003 18/04/2012 Xuất kho tro bùn ra sử dụng sản xuất 2 13 621 5,151,868 24/04/2012 PNK04-008 24/04/2012
Nhập kho Acid boric, KOH, ZnSO4 theo HD 0015380 2 17 1121 82,000,400 24/04/2012 PNK04-009 24/04/2012 Nhập kho bao PP theo HD 0000170 2 18 331 181,816,9 50 26/04/2012 PNK04-011 26/04/2012 Nhập kho hĩa chất KOH theo HD 0000169 2 22 1111 8,454, 545 26/04/2012 PNK04-012 26/04/2012 Nhập kho phân gà theo HD 0091093 2 23 1121 98,760,000 27/04/2012 PNK04-013 27/04/2012 Nhập kho bã bùn và tro bùn theo HD 0000821 3 24 331 2,937,400 28/04/2012 PNK04-014 28/04/2012 Nhập kho dầu diezel theo HD 0000822 3 29 331 165,650,7 80 30/04/2012 PNK04-015 30/04/2012 Nhập kho Acid boric, ZnSO4 theo HD 0000046 3 30 331 27,954,000 30/04/2012 PNK04-016 30/04/2012 Nhập kho mật rĩ theo HD 0000831 3 31 331 1,628, 490 - Tổng phát sinh trong tháng 670,555,606 38,909,865 - Số dư cuối tháng 6,407,635,51 2
Sổ này cĩ 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01.
Ngày mở sổ: 01/04/2012. Ngày 30 tháng 04 năm 2012
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám Đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu)
Lương Thanh Hương Võ Thị Thảo Phan Xuân Thanh
CƠNG TY TNHH PHÂN BĨN SƠNG LAM
Địa chỉ: 36B, Cách Mạng Tháng Tám, Phường 7, Quận Tân Bình, TPHCM
Mã số thuế: 0303931819
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
Kỳ phát sinh: Từ 01/04/2012 đến 30/04/2012
Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu
Đơn vị tính: VNĐ
Vật tư hàng hĩa Số tiền
Mã hiệu Tên nguyên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
AXITBORIC Axit Boric Kg 28,605,271 84,773,000 22,411,057 90,967,214 BABUN Bã bùn Kg 7,094,002 2,496,600 3,559,654 6,030,948 BAONGOAISLPP Bao ngồi phân Sơng Lam Cái 312,514,767 181,816,950 58,502,218 435,829,499 BAOTRONGSLHD Bao trong HD phân Sơng Lam Kg 168,719,122 - 10,319,009 158,400,113 BORAX Borax Kg 5,916,444 - 3,106,702 2,809,742 BOTMANGAN Bột Mangan Kg 268,426,246 5,661,786 11,346,939 262,741,093 BUITHUOCLA Bụi, cọng thuốc lá phế thải Kg 82,162,449 - 7,600,892 74,561,557 BUNUOT Bùn ướt Kg 47,395,777 - 10,603,429 36,792,348 CAMPHELIEU Cám phế liệu Kg 387,283,908 - 24,860,150 362,423,758 CON Cồn Lít 4,011,435 - 2,536,865 1,474,570 DAUDO Dầu DO Lít 501,906,968 - 93,072,884 408,834,084 DIEZEL Dầu Diezel Lít 386,949,271 165,650,780 68,749,609 483,850,442 DOLOMIT Bột đơlơmít Kg 1,490,864,004 - 7,782,296 1,483,081,708 D.MANGAN Đơlơmít mangan siêu mịn Kg 5,990,815 - 5,668,075 322,740 EM Chế phẩm vi sinh EM Lít 11,174,508 7,600,000 3,807,227 14,967,281 KOH KOH Kg 29,635,475 28,182,000 4,334,559 53,482,916 MATRI Mật rĩ Kg 1,965,258 1,628,490 771,359 2,822,389 MUOIVILUONG Muối vi lượng Kg 1,915,284,866 - 495,256 1,914,789,610 NHOT68 Nhớt Hydraulic VG68 Lít 2,607,782 9,272,727 3,103,875 8,776,634 NHOT40 Nhớt Komat SHD 40 Lít 1,746,360 9,272,728 4,416,876 6,602,212 NBUTANOL N-Butanol Kg 21,289,074 - 6,807,754 14,481,320 PHANGA Phân gà bao 2,816,000 98,760,000 62,003,733 39,572,267 TROBUN Tro bùn Kg 46,184,305 440,800 5,152,517 41,472,588
ZNSO4 ZnSO4 Kg 45,445,664 75,000,200 5,862,042 114,583,822
Tổng cộng 5,775,989,771 670,556,061 426,874,977 6,019,670,856
Người lập biểu Kế tốn trưởng Giám Đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Lương Thanh Hương Võ Thị Thảo Phan Xuân Thanh
2.2.3. Quản lý, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Cơng ty
Như chúng ta đã biết nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành của quá trình sản xuất (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động), nội dung cơ bản của đối tượng lao động là nguyên vật liệu. Nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chất lượng sản phẩm. Chất lượng của nguyên vật liệu cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Xét về mặt giá trị thì tỷ trọng các yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Cịn xét về lĩnh vực vốn thì là điều kiện tiên quyết đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường. Do đĩ, việc đảm bảo nguyên vật liệu trong sản xuất là yêu cầu cấp bách đặt ra đối với mọi đơn vị sản xuất kinh doanh. Để đảm bảo nguyên vật liệu trong sản xuất phải thực hiện tốt các yêu cầu sau:
- Đảm bảo cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất. Tính kịp thời là yêu cầu về mặt lượng của sản xuất. Phải luơn đảm bảo để khơng xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu làm cho sản xuất bị gián đoạn.