Để hoàn thiện quy trình xuất vật tư thiết bị đã được ban hành tôi xin được bổ sung các nội dung sau:
Lập kế hoạch phát triển trạm mới trong tháng và lập phiếu yêu cầu cấp VTTB :
- khi lập kế hoạch phát triển mạng lưới cần rà soát lại kế hoạch của tháng trước kết quả thực hiện %; tồn đọng%; đánh giá nguyên nhân tồn đọng và yêu cầu trưởng phòng ban liên quan báo cáo cụ thể.
Bảng theo dõi tiến độ cấp vật tư thiết bị phát triển mạng 3G tháng 7 năm 2010
TT Đơn vị thực hiện Đơn vị tính Chỉ tiêu Kế hoạch Kết quả thực hiện Tồn đọng Đạt kế hoạch % Nguyên nhân tồn đọng 1 Cần thơ Trạm 54 43 79,63 - Vướng đường điện - Hợp đồng chư ký với chủ nhà 2 Bình Dương Trạm 45 42 93,33 thiếu thiết bị vật tư 3 Bình phước Trạm 24 24 100,00 Hoàn thành 4 Khánh hòa Trạm 11 11 100,00 Hoàn thành
Nguồn: Ban kho - phòng kế hoạch Công ty viễn thông viettel
- Rà soát mã công trình trên hệ thống đánh giá mức độ trùng lặp, đặt mã công trình theo nguyên tắc
Ví dụ: BDG0065
Giải thích: BDG là Tỉnh Bình dương
0065 là mã trạm mới có số thứ tự của trạm mới là = trạm trước liền kề + 1 Nghĩa là: trạm BDG0065 tai tỉnh bình dương
Mục đích: Khi các đơn vị phòng ban cần hàng hóa thì làm yêu cầu xuất kho lên
phòng kế hoạch, ban kho nhận được yêu cầu xuất sẽ thực hiện xuất hàng hóa đến nơi được yêu cầu. Chức năng này chỉ có thể xuất được các hàng hóa có trạng thái là ‘Tốt’.
Thứ tự thực hiện:
Bước 1: Tạo yêu cầu xuất kho: Các đơn vị phòng ban cần khi cần hàng hóa
cho công trình hoặc đơn vị sử dụng, các kho cần hàng hóa từ kho khác chuyển về thì thực hiện chức năng ‘Tạo yêu cầu xuất kho’
Bước 2: Tạo lệnh xuất kho: Thủ kho, phòng kế hoạch công ty nhận được yêu
cầu xuất kho thì thực hiện tạo lệnh xuất kho bằng chức năng Tạo Lệnh xuất từ
yêu cầu xuất
Bước 3: Tạo phiếu xuất kho: Sau khi đã có lệnh xuất kho thủ kho phòng kế
công ty thực hiện bước tiếp theo là Tạo phiếu xuất kho
Bước 4: Cập nhật thực xuất: Thủ kho công ty cập nhật thực xuất từ phiếu xuất kho.
Lưu ý: Kinh cập nhật thực xuất kiểm tra tỷ mỷ số lượng thực tế xuất và số liệu trên
phiếu.
Tạo lệnh xuất trự tiếp theo kế hoạch, tờ trình cho các đơn vị:
Mục đích: Khi Kho công ty cần xuất trực tiếp hàng hóa từ kho đến các nơi khác
mà không cần qua yêu cầu xuất. Chức năng này chỉ có thể xuất được các hàng hóa có trạng thái là ‘Tốt’.
Thứ tự thực hiện:
Bước 1: Tạo lệnh xuất kho: Thủ kho phòng kế hoạch công ty căn cứ vào tờ
trình; kế hoạch tổ chức xuất trực tiếp hàng hóa từ kho tới công trình, đơn vị hoặc xuất chuyển kho sang kho khác thì thực hiện tạo lệnh xuất kho bằng chức năng
Tạo Lệnh xuất kho trực tiếp. không cần đơn vị có nhu cầu thực hiện trên hệ
Bước 2: Tạo phiếu xuất kho: Sau khi đã có lệnh xuất kho, thủ kho phòng kế
hoạch công ty thực hiện bước tiếp theo là Tạo phiếu xuất kho
Bước 3:Cập nhật thực xuất: Thủ kho công ty cập nhật thực xuất từ phiếu xuất kho.
Lưu ý: Kinh cập nhật thực xuất kiểm tra tỷ mỷ số lượng thực tế xuất và số liệu trên
phiếu.
Đối chiếu quyết toán số liệu hàng tháng với cơ quan tài chính:
Qua tìm hiểu thực tế tại kho phía nam phòng kế hoạch công ty viễn thông Viettel. Bản thân tôi thấy việc đối soát chứng từ phục vụ thanh quyết toán chậm trễ, đang tồn đọng nhiều chứng từ có thể mất kiểm soát ít nhiều ảnh hưởng đến kiểm soát vốn đầu tư ban đầu.
Ví dụ: Công nợ Tập đoàn báo năm 2008: 105.451.368,12 đồng. Công nợ Tập đoàn báo năm 2009: 175.944. 377,98 đồng.
Nguyên nhân chủ yếu do tiến độ phát triển nhanh, nhân sự biến động thuyên chuyển công tác bàn giao thiếu chứng từ số sách dẫn đến nợ đọng buộc Phòng tài chính cấp trên phải can thiệp vào tháng 6 năm 2010.
Để xây dựng tổ chức ngày một hoàn thiện công tác phối hợp giữa phòng tài chính và bộ phận kho thuộc phòng kế hoạch phải gắn chặt và mối liên hệ giải quyết công việc đồng bộ thống nhất xuyên suốt cụ thể như sau:
Thứ nhất đối với phòng kế hoach:
Hàng tháng Phòng Kế hoạch chuyển toàn bộ phiếu nhập, xuất gốc cho Phòng Tài chính vào ngày 10 tháng N+1 đối với các phiếu nhập, xuất của tháng N cả bản cứng kèm bảng kê tổng hợp số phiếu nhập xuất và theo từng loại vật tư có phân loại theo nguồn nhập, mục đích xuất sử dụng.
Vào ngày 15 tháng N+1 Phòng Kế hoạch chuyển thẻ kho sang để Phòng Tài chính ký đối chiếu. theo biểu mẫu
CÔNG TY VIỄN THÔNG
VIETTEL CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG KẾ HOẠCH Độc lập - tự do - hạnh phúc