2.3.2.1. Ưu điểm.
- Tất cả các VTTB-HH đã căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phương án kỹ thuật, dự toán được duyệt, văn bản đề xuất vật tư được duyệt và số lượng tồn kho để làm phiếu xuất. Không được xuất vật tư thiết bị hàng hoá khi không có đầy đủ thủ tục hợp lệ và không có cấp thẩm quyền phê duyệt.
- Phiếu xuất kho đã được viết 100% trên thống phần mềm quản lý.
- Quy trình xây dựng cơ bản khép kín từ cấp công ty đến chi nhánh kỹ thuật tỉnh/TP theo biểu mẫu quy định của đơn vị.
- Phiếu xuất kho sau khi đã được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho giao vật tư cho người nhận, ghi số thực xuất ngày, tháng, năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. - Định kỳ 7 ngày, thủ kho phải giao phiếu xuất kho cho kế toán kho của Phòng tài
chính đơn vị để ghi chép, vào sổ, lập báo cáo vật tư theo định kỳ.
- Kết thúc xuất kho trong ngày, Thủ kho vào Thẻ kho để cập nhật số liệu kịp thời 2.3.2.2. Nhược điểm.
- Số liệu tồn kho thực tế và hệ thống không chính xác.
- Cập nhật số liệu không kịp thời, sắp xếp chứng từ thiếu khoa học đặc biệt thẻ kho, phiếu xuất nhập.
- Sắp xếp bảo quản bảo dưỡng VTTB-HH trong kho còn lẫn lộn giữa mặt hàng với nhau.
- Hệ thống phần mềm chưa xây dựng định mức cảnh báo; vẫn cho phép xuất các loại thiết bị hỏng hoặc kém phẩm chất
2.4. Nguyên nhân dẫn đến thực trạng trên.
2.4.1. Nguyên nhân ưu điểm.
- Sự lãnh đạo kiên quyết tuyệt đối về mọi mặt của chỉ huy lãnh đạo về xây dựng phần mềm quản lý kho tích hợp đầu tư tài sản tài chính; xây dựng các quy trình quy định liên quan đến VTTB-HH.
- Tập thể CB-CNV học tập, nghiên cứu tài liệu hướng dẫn quy định của nhà nước về công tác quản lý VTTB-HH nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh.
- Quy trình đã gắn chặt quy trách nhiệm giữa các phòng ban.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ 6 tháng, và 1 năm xem xét biến động nhập xuất tồn từng mặt hàng để đưa ra phương án đầu tư có chiều sâu tránh lãng phí.
2.4.2. Nguyên nhân nhược điểm.
- Chỉ tiêu kế hoạch phát triển đề ra nhiều, khối lượng công việc lớn, nhân lực mỏng dẫn đến một số mặt hàng mất kiểm soát.
- Văn bản chỉ thị nhiều chồng chéo không thống nhất, thông tin đến cấp dưới chưa kịp thời nên Nhân viên chưa nắm bắt kịp tư duy của chi huy lãnh đạo.
- Thiết bị đầu tư nhiều hãng, hàng hóa VTTB nhập về không đồng bộ.
- Địa bàn hoạt động rộng, công tác vận chuyển gặp nhiều khó khăn đặc biệt vùng núi và hải đảo.
- Quy cách đặt mã không thống nhất; tên vật tư thiết bị cách gọi khác nhau dẫn đến gây khó khăn cho công tác nhập xuất đối với người làm công tác kho.
Ví dụ về Mã vật tư:
Cáp thép fi 10có 2 mã đó là OTH12 và OTH012.
Ví dụ về tên vật tư: