Trong tháng khi có cán bộ công nhân viên nộp giấy, hoá đơn chứng từ có xác nhận của Bác sĩ hoặc bộ phận y tế thuộc diện nghỉ BHXH: Con ốm, ốm đau, tai nạn lao động...Căn cứ vào mức lơng đợc hởng, số ngày nghỉ, mức u tiên....kế toán tiền l- ơng và BHXH tính toán để lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH cho từng nhân viên theo chế độ qui định. Để lập thanh toán trợ cấp BHXH phải có chứng từ phản ánh hợp lệ nội dung hởng BHXH trong đó có tên tổ chức chịu trách nhiệm theo phiếu, lý do nghỉ, số ngày nghỉ sau đó đối chiếu với chế độ qui định của nhà nớc cúng với những qui định của công ty để xác định số ngày nghỉ theo chế độ trợ cấp BHXH của cán bộ công nhân viên.
* Quy định cụ thể về thời gian và mức trợ cấp trong một năm nh sau:
- Nếu ngời lao động đóng BHXH sau 1 năm thì đợc nghỉ phép 12 ngày/năm, và cứ sau 5 năm thì đợc cộng thêm 1 ngày phép.
- Mức trợ cấp trong khoảng thời gian nghỉ là 75% lơng cơ bản Mức trợ cấp = (Lơng cơ bản : 24) x số ngày nghỉ x 75%
VD : Chị Nguyễn Thị Hằng là thủ quỹ trong tháng 3/2006 đợc thanh toán trợ cấp BHXH với lý do nghỉ ốm. Thời gian đóng BHXH là 5 năm, tiền lơng đóng BHXH của tháng trớc khi nghỉ là 1.309.000 đ
Vậy mức trợ cấp là:
(1.309.000:24) x 7 x75% =286.344(đ)
- Chế độ trợ cấp thai sản đối với lao động nữ sinh con thứ 1 hoặc thứ 2.
+ Thời gian nghỉ: Nghỉ khám thai 3 lần mỗi lần 1 ngày, trờng hợp đặc biệt đợc nghỉ 6 ngày, sảy thai nghỉ 20 ngày. Mức trợ cấp bằng 100% lơng cơ bản, ngoài ra khi sinh con đợc thêm 1 tháng lơng.
- Chế độ hu trí trợ cấp 1 lần khi nghỉ: Ngời lao động nếu có 20 đến 30 năm đóng BHXH đợc trợ cấp 1 lần tháng lơng, nếu đóng BHXH trên 35 năm đợc hởng trợ cấp 3 tháng lơng.
Mức trợ cấp đợc hởng của mỗi tháng là 55% tiền lơng đóng BHXH bình quân năm, cứ thêm 1 năm đóng BHXH đợc cộng thêm 2% và tối đa là 75% lơng đóng BHXH bình quân.
Cuối tháng từ những phiếu thanh toán trợ cấp BHXH, kế toán BHXH lập bảng tổng hợp BHXH trong tháng để tính ra tổng số tiền BHXH phải thanh toán cũng nh để theo dõi tình hình chất lợng của lực lợng lao động. Sau đó kế toán gửi bản tổng hợp BHXH lên cơ quan BHXH phụ trách xét duyệt rồi nhận tiền từ cơ quan BHXH trả cho ngời lao động đợc hởng theo chế độ.