1.2.4.1 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương theo phương pháp
kê khai thường xuyên
Mọi trƣờng hợp nhập, xuất vật tƣ, hàng hóa đều phải tuân theo những quy định chung của Nhà nƣớc về chế độ chứng từ kế toán và những quy định riêng Nhóm vật liệu Số lƣợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Ngƣời nhận Ngày…tháng…năm Ngƣời giao SỔ SỐ DƢ Năm… Kho… Sổ Danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số dƣ đầu năm Số dƣ cuối tháng 1 … Số dƣ cuối tháng 4 …. SL GT SL GT SL GT
của từng doanh nghiệp về trình tự Nhập, xuất kho vật tƣ, hàng hóa. Thông thƣờng trong các nghiệp vụ mua và nhập kho vật tƣ, hàng hóa thì kế toán phải căn cứ vào các chứng từ “Hóa đơn GTGT” hay “Hóa đơn bán hàng” bên bán cung cấp và “Phiếu nhập kho” của đơn vị để ghi sổ.
Hóa đơn bán hàng do bên bán lập ghi rõ số lƣợng từng loại hàng hóa, đơn giá, thuế GTGT và số tiền mà doanh nghiệp phải trả. Trƣờng hợp không có hóa đơn bán hàng thì bộ phận mua hàng phải lập phiếu kê mua hàng có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan căn cứ cho nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
Phiếu nhập kho bộ phận mua hàng lập trên cơ sở hóa đơn của ngƣời bán hay ngƣời kê mua hàng. Thủ kho thực hiện việc nhập kho và ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho.
Trƣờng hợp mua hàng nhập kho với số lƣợng lớn hoặc mua các loại vật tƣ, hàng hóa có tính chất lý hóa phức tạp thì phải lập biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về số lƣợng, chất lƣợng, nguyên nhận đối với vật tƣ, hàng hóa không đúng số lƣợng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý trƣớc khi nhập kho.
Trong nghiệp vụ xuất kho vật tƣ, hàng hóa thì phải căn cứ vào “Phiếu xuất kho” hay “Phiếu vật tƣ theo hạn mức” để ghi sổ.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất kho vật tƣ, hàng hóa kế toán phải kiểm tra và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tƣ, hàng hóa ở từng kho vào sổ(thẻ) kế toán chi tiết cần thiết cả về hiện vật và giá trị. Sau đó, tổng hợp và tính toán giá trị vật tƣ, hàng hóa xuất kho theo từng đối tƣợng sử dụng, mục đích sử dụng,…để lập định khoản và phản ánh vào các tài khoản liên quan.
Lãi
SƠ ĐỒ 1.4 : KẾ TOÁN NVL,CCDC,HH ( THEO PHƢƠNG PHÁP KÊ KHAI THƢỜNG XUYÊN )
111,112,151,331, 152,153,156 621,623,641,642
Lỗ
711 811
Nhập kho NVL,CCDC,HH mua ngoài Xuất kho NVL,CCDC,HH dùng
cho SXKD,XDCB,sửa chữa lớn TSCĐ
133
Thuế VAT (nếu có) 154
Chi phí thu mua, vận chuyển
NVL, CCDC,HH mua ngoài NVL,CCDC,HH xuất thuê ngoài
gia công 154
111,112,331, … 133
Nhập kho NVL, CCDC,HH thuê ngoài gia công chế biến xong hoặc nhập kho
do tự chế
Thuế VAT (nếu có)
3333,3332 Giảm giá NVL, CCDC,HH mua vào
Trả lai NVL, CCDC cho ngƣời bán, CKTM
Thuế nhập khẩu thuế TTĐB NVL, CCDC,HH nhập khẩu phải nộp NSNN
632 33312
NVL, CCDC,HH xuất bán Thuế VAT NVL,CCDC,HH phải nộp
NSNN (nếu không đƣợc khấu trừ) 142,242
411
CCDC xuất dùng cho SXKD phải phân bổ dần Đƣợc cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh
liên kết bằng NVL, CCDC,HH
222,0223
621,623,627,641 NVL,CCDC,HH xkho để ĐT vào cty
con hoặc GVốn vào cty lkết hoặc CS KD đồng ksoát
Xuất dung cho SXKD hoặc XDCB, sửa chữalớn TSCĐ không sử dụng hết
nhập kho 632
222.223
NVL, CCDC,HH phát hiện thiếu khi kiểm kê thuộc hao hụt định mức Thu hồi vốn góp vào công ty liên
kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm
soát bằng NVL, CCDC,HH 1381
3381
NVL, CCDC,HH phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý NVL, CCDC,HH phát hiện thừa khi kiểm
SƠ ĐỒ 1.5: KẾ TOÁN THÀNH PHẨM (THEO PHƢƠNG PHÁP KÊ KHAI THƢỜNG XUYÊN)
Xuất kho thành phẩm để góp vốn vào công ty liên kết, cơ
sở kinh doanh đồng kiểm soát
Thành phẩm phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Thành phẩm phát hiện thừa
khi kiểm kê chờ xử lý Thu hồi vốn góp vào cty liên kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát
bằng thành phẩm nhập kho
Xuất kho thành phẩm gửi các đại lý, đơn vị nhận hàng ký gửi hoặc
gửi hàng cho khách theo hợp đồng hoặc gửi cho các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc Thành phẩm đã xuất bán bị trả
lại nhập kho
Xuất kho thành phẩm để bán, trao đổi biếu tặng, sử dụng nội
bộ Nhập kho thành phẩm do đơn
vị SX chế biến hoặc thuê ngoài gia công
155 632 154 157 222,223 338(3381) 411 222,223 338,(3381) 811 711 Lãi Lỗ
SƠ ĐỒ 1.6: KẾ TOÁN HÀNG MUA ĐANG ĐI ĐƢỜNG
111,112,331, … 151 152, 153, 155,
… Trị giá hàng đã mua nhƣng cuối
tháng chƣa về nhập kho hàng mua đang đi đƣờng đã Sang tháng sau ghi trị giá đƣợc nhập kho
133 138 1381)
Thuế GTGT
(nếu có) Trị giá hàng mua đang đi
đƣờng bị mất thiếu hụt chờ xử lý
611
632, 157 Cuối kỳ, k/c trị giá hàng đã mua
đang đi đƣờng cuối kỳ (theo
phƣơng pháp kiểm kê định kỳ) Trị giá hàng đã mua đang đi đƣờng giao thẳng cho khác hàng hoặc gửi thẳng cho khách hàng, gửi bán
đại lý, ký gửi không qua nhập kho
611 Đầu kỳ, k/c giá thực tế của
hàng mua đang đi đƣờng đầu kỳ (theo phƣơng pháp
SƠ ĐỒ 1.7: KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH DỞ DANG
621, 622, 623 154 152, 153, 155,
156 Phân bổ, k/c chi phí NVL trực
tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy
thi công
Vật tƣ, hàng hóa gia công hoàn thành
nhập kho 155
627
Sản phẩm hoàn thành nhập kho
Phân bổ kết chuyển chi phí sản xuất chung
632 Sản phẩm hoàn thành
tiêu thụ luôn Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ vào giá thành
SƠ ĐỒ 1.8: KẾ TOÁN HÀNG GỬI BÁN
155,156 157 632
Khi xuất kho gửi thành phẩm, hàng hóa cho ngƣời mua theo hợp đồng hoặc gửi nhờ đơn vị nhận đại lý bán hộ hoặc xuất
hàng cho đơn vị nội bộ
Khi hàng gửi bán đƣợc xác định là tiêu thụ 155,156 154 Dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng nhƣng chƣa đƣợc xác định là tiêu thụ, thành
phẩm sản xuất xong không nhập kho gửi đi bán Hàng gửi đi bán nhập lại kho 611 151 Đối với hàng hóa
Hàng mua đang đi đƣờng đƣợc gửi bán
Đầu kỳ, k/c trị giá hàng gửi đi bán chƣa đƣợc coi là tiêu thụ đầu kỳ, giá
trị dịch vụ khách hàng chƣa đƣợc coi là tiêu thụ đầu
kỳ (theo phƣơng pháp kiểm kê
định kỳ) 611
Cuối kỳ, k/c trị giá hàng hóa gửi bán chƣa đƣợc coi là tiêu
thụ cuối kỳ (theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ) 632 632 Đối với thành phẩm dịch vụ Cuối kỳ, k/c trị giá thành phẩm
gửi đi bán chƣa đƣợc coi là tiêu thụ cuối kỳ, giá trị dịch vụ cung cấp cho khách hàng chƣa đƣợc
coi là tiêu thụ cuối kỳ (theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ)
1.2.4.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Do đặc điểm của phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là không theo dõi quá trình xuất dùng vật tƣ hàng hóa theo các đối tƣợng sử dụng khác nhau, giá thực tế các loại vật tƣ, hàng hóa xuất trong tháng chỉ đƣợc tính một lần lúc cuối tháng theo công thức:
Trị giá vật tƣ hàng hóa xuất dùng trong
kỳ
= Trị giá vật tƣ, hàng hóa nhập trong kỳ ±
Chênh lệch trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ,
cuối kỳ
Vì vậy, chứng từ và thủ tục nhập, xuất vật tƣ, hàng hóa theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ có những điểm khác biệt so với hạch toán nhập xuất vật tƣ, hàng hóa theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Cụ thể, trong kỳ, căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến quá trình mua vật tƣ, hàng hóa: Hóa đơn bán hàng của ngƣời bán hàng, các chứng từ trả lại hàng đã mua của ngƣời bán và các chi phí thu mua vật tƣ, hàng hóa,… để tính trị giá cũng nhƣ số lƣợng của từng loại vật tƣ, hàng hóa mua vào tức là nhập kho trong kỳ. Cuối kỳ kiểm kê thực tế xác định số lƣợng và giá trị của từng loại vật tƣ, hàng hóa tồn kho theo đúng phƣơng pháp tính giá trị thực tế vật tƣ, hàng hóa đã xuất đang áp dụng tại doanh nghiệp để đƣa vào công thức tính trị giá vật tƣ, hàng hóa xuất trong kỳ.
Nhƣ vậy, theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sẽ không sử dụng đến các chứng từ xuất vật tƣ, hàng hóa nhƣ phiếu xuất vật tƣ hay phiếu xuất vật tƣ theo hạn mức… mà chỉ cần bảng kê số lƣợng, giá trị của từng loại vật tƣ, hàng hóa mua vào và từ đó có thể sử dụng trong kỳ và biên bản kiểm kê, tính giá thực tế các loại vật tƣ, hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
SƠ ĐỒ 1.9 : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO ( THEO PHƢƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KÌ)
151, 152, 153,… 611 K/c giá trị hàng tồn kho đầu kì 111,112,331 ,… 111,112,331 ,…
Giảm giá hàng mua trả lại, CKTM
Mua về nhập trong kỳ
133
133 VAT (nếu có)
Thuế VAT đầu vào
(nếu có) 138,334
3333 3
Giá trị hàng tồn kho thiếu hụt Thuế nhập khẩu phải nộp
NSNN 3332 632 Thuế TTĐB hàng nhập khẩu phải nộp NSNN Xuất bán 3331 2 621,623,627,641,642
Thuế VAT của hàng nhập khẩu phải nộp NSNN
( Nếu không đƣợc khấu trừ)
Cuối kỳ xác định và k/c trị giá hàng xuất kho cho sản xuất kinh doanh, XDCB,
sửa chữa lớn TSCĐ 338
1
Hàng tồn kho thừa khi kiểm kê
151,152,153 ,…
411
Nhận vốn góp
liên doanh Kết chuyển hàng tồn
kho cuối kỳ 128,222,311
Hàng tồn kho nhập từ các nguồn khác
1.2.5 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
1.2.5.1 Nội dung và nguyên tắc hạch toán
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trƣớc vào chi phí sản xuất kinh doanh của năm nay phần giá trị có khả năng bị giảm xuống thấp hơn so với giá gốc của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là biện pháp đề phòng những thiệt hai có thể xảy đến trong tƣơng lại gần do hàng tồn kho bị hƣ hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm,…đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thực tế về tài sản của doanh nghiệp khi lập BCĐKT cuối năm. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đƣợc thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho.Việc ƣớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho phải dựa trên những bằng chứng đáng tin cậy thu thập đƣợc tại thời điểm ƣớc tính. Việc ƣớc tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện này đƣợc xác nhận với các điều kiện có ở thời điểm ƣớc tính.
Đối với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất sản phẩm thì không đƣợc đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ đƣợc bán bằng hoặc cao hơn tổng chi phí sản xuất sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ đƣợc bán bằng hoặc cao hơn tổng chi phí sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mà tổng chi phí sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thì nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đƣợc đánh giá giảm xuống bằng giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc đƣợc của chúng.
Cuối năm kế toán tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho cuối năm đó. Trƣờng hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trƣớc thì số chênh lệch lớn hơn phải đƣợc hoàn nhập để ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh trong năm và để đảm bảo cho giá trị hàng tồn kho phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc (nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc). Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cao hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối năm trƣớc thì phải trích lập thêm cho đủ số cần
phải có thể đảm bảo cho giá trị hàng tồn kho phản ánh trên Báo cáo tài chính là theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc.
1.2.5.2 Tài khoản sử dụng
TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
NỢ CÓ
Dư cuối kỳ : Khoản dự phòng giảm
giá tồn kho lúc đầu năm Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng
tồn kho (nếu số phải lập nhỏ hơn số đã lập năm trƣớc)
Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập thêm (nếu số phải lập lớn hơn số đã lập của năm trƣớc).
Dƣ cuối kỳ: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lúc cuối năm.
1.2.5.3 Sơ đồ kế toán tổng hợp
1.3 Tổ chức vận dụng sổ sách trong công tác hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp đƣợc áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lƣợng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phƣơng pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phƣơng pháp ghi chép các loại sổ kế toán.
632 159 Hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK Lập dự phòng giảm giá HTK lúc cuối năm 632
1.3.1 Hình thức kế toán Nhật kí chung
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán Nhật ký chung
SƠ ĐỒ 1.10: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú
: Ghi hằng ngày
: Ghi định kỳ hoặc cuối tháng : So sánh, đối chiếu
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết TK 151-158
SỔ CÁI TK 151-158
Sổ Nhật chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK
151- 158 Phiếu nhập kho, phiếu xuất
1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán ) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái. Căn cứ để ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: