Trong hoạt động SXKD xây lắp, máy thi công là phương tiện hỗ trợ đắc lực không thể thiếu, nhất là những công trình, hạng mục công trình phức tạp. Sử dụng máy thi công giúp tăng NSLĐ, đẩy nhanh tiến độ thi công, hạ giá thành sản phẩm. Chi phí sử dụng máy thi công là loại chi phí đặc thù trong lĩnh vực sản xuất xây lắp. Chi phí này bao gồm tất cả các loại chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công nhằm hoàn thành khối lượng công tác xây lắp như: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công điều khiển máy thi công, chi phí khấu hao,…
* TK sử dụng: Xí nghiệp sử dụng TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công để theo dõi và tập hợp chi phí sử dụng máy thi công phát sinh trong kỳ, chi tiết
* Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng thuê máy), Hoá đơn GTGT. - Phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công.
- Biên bản thanh lý Hợp đồng thuê máy. - Bảng tổng hợp chi phí thuê máy.
* Đặc điểm quy trình hạch toán:
Tại Công ty, khi thi công công trình, các đội sử dụng máy thi công dưới hai hình thức: Sử dụng máy thi công của đội ,máy thi công thuê ngoài. Trong đó, chủ yếu Công ty sử dụng máy thi công thuê ngoài.
Trường hợp thuê ngoài máy thi công: Căn cứ nhu cầu sử dụng máy thi công, Giám đốc Công ty uỷ quyền cho đội trưởng đứng ra ký “Hợp đồng thuê máy”. Thông thường Công ty thuê trọn gói cả người điều khiển và các chi phí khác sử dụng cho máy. Trong Hợp đồng thuê máy ghi rõ loại máy được thuê, tổng số giờ thuê máy, đơn giá một giờ thuê máy. Máy thuê sử dụng cho công trình nào thì tính cho công trình đó. Hàng ngày, kế toán đội theo dõi hoạt động của máy thi công và ghi vào Phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công.
Hàng tháng, cán bộ kỹ thuật cùng đội trưởng kiểm tra và nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và thanh toán cho bên A như Hợp đồng đã ký kết. Khi hết hạn Hợp đồng thuê máy, đội trưởng ký Biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán đội tính ra chi phí thuê máy hàng tháng và lập Bảng tổng hợp chi phí thuê máy cho từng công trình (Bảng 2.24).
Bảng 2.24. Bảng tổng hợp chi phí thuê máy. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ THUÊ MÁY Công trình: Chợ siêu thị Phú Lộc Lạng Sơn
Tháng 10 năm 2007
STT Loại máy Số giờ hoạt động
Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng)
1 Máy đào Hitachi 150 480.000 72.000.000
2 Cần xúc 96 310.000 29.760.000
... ... ... .... ....
Cộng 218.463.529
Người lập Đội trưởng
Cuối tháng, kế toán đội tập hợp toàn bộ các chứng từ liên quan gửi về phòng Kế toán Công ty làm căn cứ hạch toán chi phí sử dụng máy thi công.
Đối với máy thi công của đội: Mỗi đội có thể có máy thi công riêng. Máy thi công thuộc tài sản đội gồm máy cán thép, máy vận thăng. Các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng máy thi công như: chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân điều khiển máy thi công, chi phí nhiên liệu, CCDC, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí bằng tiền khác sẽ được tập hợp vào TK 623, chi tiết theo từng đối tượng phát sinh. Định kỳ, kế toán đội tập hợp các chứng từ chuyển về phòng Kế toán Công ty.
- Chi phí vật liệu phục vụ máy thi công: Khi có nhu cầu, các đội tự mua NVL và tập hợp chi phí theo nguyên tắc chi phí phát sinh cho công trình nào, xe, máy nào thì hạch toán cho công trình đó, xe, máy đó. Hàng ngày, trên cơ sở các chứng từ gốc, kế toán đội lập Bảng kê phiếu xuất vật tư chạy máy thi công.
- Chi phí nhân công điều khiển máy thi công: Chứng từ ban đầu là các Bảng chấm công, Phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công và Hợp đồng giao khoán. Hàng ngày, tổ trưởng theo dõi quá trình làm việc của công nhân
đội tính lương cho công nhân lái máy và lập Bảng thanh toán tiền lương. Cuối tháng, khi nhận được các chứng từ liên quan đến chi phí nhân công điều khiển máy thi công, kế toán Công ty lập Bảng phân bổ tiền lương.
- Chi phí khấu hao máy thi công và trích trước sữa chữa máy: Công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Hàng tháng, kế toán Công ty căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ để tính khấu hao và chi phí trích trước sửa chữa lớn cho từng loại máy, sau đó phân bổ cho từng công trình.
Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ liên quan đến máy thi công, kế toán đội phản ánh vào Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công
Bảng . Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công.
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG Công trình: Chợ siêu thị Phú Lộc Lạng Sơn
Tháng 10 năm 2007
Đơn vị: VNĐ
STT Diễn giải Số tiền
1 Chi phí NVL chạy máy thi công 49.203.963
2 Chi phí nhân công điều khiển máy 30.145.500 3 Các khoản trích theo lương của công nhân 4.640.845
4 Chi phí khấu hao 98.122.290
5 Chi phí thuê ngoài máy thi công 218.463.529
Cộng 400.576.127
Kế toán đội Đội trưởng (Chủ nhiệm công trình)
Căn cứ vào các chứng từ, bảng tổng hợp do kế toán đội gửi lên, kế toán Công ty lập Sổ chi tiết TK 623 cho từng công trình, ghi Sổ nhật ký chung, và Sổ cái TK 623 .
Bảng . Sổ chi tiết TK 623 quý IV năm 2007
CTY CP TẬP ĐOÀN JOC VIỆT NAM
SỔ CHI TIẾT TK 623
CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG Công trình: Chợ siêu thị Phú Lộc Lạng Sơn Quý IV năm 2007
Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
02/10 Chi phí nhiên liệu 3312 49.203.963 07/10 Chi phí thuê máy đào 3312 72.000.000
… … … … … 31/12 Kết chuyển chi phí sử dụng MTC quý IV 154 1.176.268.587 Cộng phát sinh 1.176.268.58 7 1.176.268.587 Bảng . Trích sổ Nhật ký chung (TK 623)
CTY CP TẬP ĐOÀN JOC VIET NAM SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 10 năm 2007 Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Nội dung Tài khoản Phát sinh
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
xxx Xxx
02/10 Chi phí nhiên liệu 623
3312
49.203.963
49.203.963 07/10 Chi phí thuê máy đào 623
3312
72.000.000
72.000.000
… … …. … …. …. ….