III. Thiết bị, dụng cụ quản lý Số lượng
2.2.1Khái quát chung về công tác kế toán tại công ty TNHH Chiến Thắng
2.1.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Với tư cách là hệ thống thông tin và kiểm tra, kế toán là công cụ quan trọng phục vụ cho công tác quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như toàn thể nền kinh tế quốc dân. Bộ máy kế toán là một trong những bộ phân quan trọng trong hệ thống quản lý của Công ty. Do đó tổ chức công tác kế toán hợp lý khoa học, gọn nhẹ giữ một vai trò quan trọng. Nhận thức được điều đó công ty TNHH Chiến Thắng đã rất chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy mô điều kiện thực tế và trình độ quản lý, trình độ kế toán của của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và sự quản lý sát sao của các ban ngành chức năng. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung phù hợp với tình hình của công ty.
Sơ đồ 08: Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty TNHH Chiến Thắng.
Phòng kế toán tài chính của Công ty gồm 5 người
- Kế toán trưởng (Phạm Thị Linh): Là người trực tiếp giúp việc cho giám đốc, phụ trách chung có nhiệm vụ kiểm tra phân tích hoạt động kinh doanh vào cuối kỳ, đôn đốc mọi bộ phận kế toán chấp hành quy định chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, là người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên Giám đốc và các cơ quan cấp trên trực tiếp chỉ đạo công tác tài chính của Công ty.
- Kế toán tổng hợp (Hứa Văn Chung): Làm công tác tổng hợp toàn bộ những số liệu của các kế toán viên từ đó lên bảng cân đối kế toán, kiêm kế toán TSCĐ.
- Kế toán tiền lương, vật tư và tiêu thụ sản phẩm: Theo dõi và phản ánh sự biến động về số lượng cũng như giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Phản ánh đúng và giám sát chặt chẽ việc tiêu thụ và bảo quản sản phẩm cho người mua, giám sát tình hình cung cấp vật tư, cung cấp đầy đủ số liệu xuất kho, nhập kho, tồn kho vật tư.
- Thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng và kế toán công nợ: Phản ánh chính xác kịp thời tình hình sử dụng các loại vốn, giám sát chặt chẽ các chế độ cấp phát thu - chi tiền mặt, bảo quản an toàn tiền mặt của Công ty.
- Kế toán tiền lương (Phạm Thanh Hải): Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công của các tổ đội, phân xưởng sản xuất, các phòng ban trong công ty, cô Hoàng Thị Thanh Tuyết (nhân viên thống kê phân xưởng) tiến hành tính lương và các khoản phụ cấp, BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ sau đó chuyển cho chị Phạm Thanh Hải để tiến hành trả lương cho công nhân viên, và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, cuối tháng tiền hành lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, đồng thời cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
2.1.1.2 Các chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại công ty TNHH Chiến Thắng
Chế độ kế toán:
Công ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính với hệ thống tìa khoản và các chuẩn mực kế toán của Nhà nước mới ban hành.
Quy chế chi tiêu nội bộ tại công ty:
- Chi bảo hiểm và các khoản trợ cấp: chi đúng theo quy chế của Công ty và quy định của Nhà nước.
- Chi nghỉ phép: Do nhu cầu công tác CBNV không nghỉ hết những ngày nghỉ phép trong năm thì được thanh toán theo đúng quy định của luật lao động.
- Chi làm thêm giờ: Theo quy định của Nội quy công ty quy định. - Chi phí công tác: Theo quy chế quản lý tài chính.
Chính sách kế toán chủ yếu của công ty
- Cơ sở lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính kèm theo được lập bằng đồng Việt Nam (VNĐ), theo nguyên tắc giá gốc, phù hợp với các chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam.
- Hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm.
- Công tác lập và nộp báo cáo kế toán: Định kỳ mỗi năm một lần gửi cho các ban nghành có liên quan. Tuy nhiên theo yêu cầu quản lý của giám đốc công ty, bộ phân kế toán định kỳ hàng tháng, hàng quý phải nộp báo cáo cho ban giám đốc công ty để có thể theo dõi và có những chiến lược kinh doanh phù hợp với công ty. - Tiền:
+ Tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng + Đơn vị tiền tệ hạch toán: VNĐ
- Hàng tồn kho:
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: phương pháp thẻ song song. + Công ty áp dụng tính giá hàng tồn kho theo giá mua thực tế phát sinh, giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
- TSCĐ hữu hình và hao mòn:
+ TSCĐ của công ty bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. + TSCĐ được trình bày theo nguyên giá và hao mòn lũy kế. + TSCĐ hữu hình được khấu hao theo phương đường thẳng. - Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang:
Các tài sản dở dang trong quá trình xây dựng phục vụ cho mục đích sản xuất của công ty được ghi nhận theo giá gốc. Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dỏ dang bao gồm các chi phí về dịch vụ có liên quan, phù hợp với chính sách kê toán của công ty. - Ghi nhận doanh thu
Doanh thu được ghi nhận khi kết quả giao dịch hàng hóa được xác định một cách đáng tin cậy và công ty có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu được ghi nhận không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
- Thuế:
+ Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. + Thuế GTGT hàng nội địa: 10%
Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản trị của công ty
Hàng tháng, hàng quý, hàng năm công ty vẫn tiến hành lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và báo cáo phục vụ cho việc quản trị của công ty. Theo QĐ 48/2006/QĐ – BTC của Bộ tài chính hệ thống báo cáo bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (không bắt buộc, tuy nhiên tại công ty vẫn tiến hành lập 4 loại báo cáo trên)
Hệ thống tài khoản tại công ty
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/QĐ- BTC của Bộ tài chính gồm 55 tài khoản: TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu của khách hàng, thuế GTGT,… ngoài ra Doanh nghiệp còn mở các tài khoản con để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán mà vẫn đảm bảo việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính được thống nhất, cung cấp thông tin cho mọi đối tượng sử dụng chính xác đầy đủ và kịp thời. Doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính theo cuối năm và hạn nộp cuối cùng của BCTC là 31/03 của kỳ tiếp theo.
Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty nên các tài khoản dự phòng giảm giá và các tài khoản liên quan đến đầu tư chứng khoáng công ty không sử dụng do:
Nhiệm vụ chính của công ty là khai thác đá, công ty cũng không có các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc đầu tư chứng khoán.
Các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho việc sản xuất đá thành phẩm, mức độ biến động không lớn.
2.1.1.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Nhằm bảo đảm cho công việc kế toán của phòng được đồng bộ, nhịp nhàng, phản ánh đầy đủ trung thực tình hình SXKD của Công ty. Thông báo kịp thời theo yêu cầu và tham mưu chính xác để Giám đốc ra quyết định phù hợp với chế độ chính sách hiện hành, phù hợp với tình hình thực tế, Công ty sử dụng hình thức kế toán máy trên cơ sở phần mềm MISA –SME 7.9 in sổ sách, chứng từ theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Sự lựa chọn hình thức này phù hợp với khả năng và trình độ của các cán bộ kế toán. Đây là một hình thức kế toán được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đảm bảo việc kiểm tra số liệu được tiến hành thường xuyên, đảm bảo số liệu chính xác kịp thời phục vụ nhạy bén nhu cầu quản lý Công ty. Tại công ty, hình thức chứng từ ghi sổ được thực hiện như sau: Cứ 10 ngày, kế toán tổng hợp tập hợp chứng từ và lên 1 chứng từ ghi sổ 1 lần, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ cái. Cứ tiếp tục đến ngày 20, 30 (31) hàng tháng, kế toán lại tiến hành tập hợp chứng từ và lên chứng từ ghi sổ.
Phần mềm kế toán này được xây dựng tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành trong công tác kế toán. Phần mềm này cho phép kết xuất ra các sổ theo đúng nhu cầu sử dụng, có thể lấy chi tiết theo từng đối tượng thông qua các mã cấp một cách sâu nhất hoặc có thể lấy được số liệu một cách tổng hợp nhất. Như vậy chương trình này có thể phục vụ cho mọi cấp trong công việc tổng hợp báo cáo.Với việc cập nhật những quy định cơ bản về kế toán hiện nay thì MISA SME 7.9 đã tạo điều kiện thuận lợi rất lớn cho doanh nghiệp trong việc nhập số liệu cũng như việc lập các báo cáo theo luật định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán, giúp doanh nghiệp có thể đánh giá kịp thời về tình hình tài chính của công ty.
Chương trình này dễ sử dụng, đưa ra được những thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Ưu điểm của phần
mềm kế toán MISA SME 7.9 so với các phần mềm kế toán khác đó là MISA SME 7.9 đã cập nhật mẫu tờ khai thuế GTGT mới nhất gồm 11 phân hệ và mỗi phân hệ là một phần hành kế toán. MISA SME 7.9 cũng có những tính năng nổi trội mà các phần mềm khác không có như phân hệ mua hàng và bán hàng cho phép quản lý chặt chẽ các khoản nợ. Phân hệ ngân hàng giúp doanh nghiệp thực hiện việc giao dịch trực tuyến với ngân hàng...nhìn chung phần mềm kế toán MISA SME 7.9 là một phần mềm kế toán khá phổ biến, đơn giản, có giao diện thân thiện dễ hiểu, dễ sử dụng
Giao diện màn hình của phần mềm kế toán MISA SME 7.9
Hình ảnh 01: Giao diện phần mềm kế toán MISA
Trình tự ghi sổ kế toán của công ty
Trình tự ghi sổ kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chứng từ gốc (bảng tổng hợp chứng từ gốc)
Nhập dữ liệu vào phần mềm MISA
Sổ kế toán chi tiết Sổ cái tài khoảnSổ đăng ký chứng từ ghi sổBáo cáo kế toán Chứng từ ghi sổ Các chứng từ
Sơ đồ số 09 : Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Chiến Thắng
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, cứ 10 ngày kế toán tập hợp chứng từ và lên chứng từ ghi sổ và vào sổ cái.
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin đã cập nhật vào phần mềm sẽ tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối kỳ hoặc bất cứ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ, lập báo cáo tài chính, việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ, hoặc cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của sổ kế toán ghi bằng tay.
Chứng từ kế toán. PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp. - Sổ chi tiết. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. - Báo cáo tài chính.
- Báo cáo kế toán quản trị. MÁY VI TÍNH
Ghi chú
Nhập dữ liệu hàng ngày
In sổ sách cuối tháng, quý, năm Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú
Nhập dữ liệu hàng ngày
Ghi sổ sách cuối tháng, quý, năm Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ