Công tác thu thập thông tin là công việc quan trọng hàng đầu trong quá trình hoạt động kinh doanh của bất kỳ công ty nào. Nếu doanh nghiệp nào thu thập đợc thông tin chính xác và đầy đủ thì có khả năng chiếm lĩnh đợc thị trờng nhanh hơn, rộng hơn. Thông tin sẽ giúp cho ban lãnh đạo biết đợc những yếu tố gây ảnh hởng và mức độ ảnh hởng của những yếu tố đó đến hoạt động kinh doanh của mình. Thông tin sẽ giúp các bộ phận có thể liên kết công việc mà mình đang đảm trách biết những bất ổn có thể xảy ra trong lĩnh vực kinh doanh của mình.
Việc thu thập thông tin về thị trờng, cung cầu hàng hóa trên thị trờng, biến động về giá cả hàng hóa và các đặc tính tiêu dùng của ngời nhập khẩu là những vấn đề tơng đối khó. Vì thế đòi hỏi công ty phải có một kế hoạch hoàn chỉnh về vấn đề này nh là lập một phòng chuyên nghiên cứu về thị trờng và tuyển chọn vào công tác nghiên cứu thị trờng, nhất là ngời này có trình độ chuyên môn.
Thu hoạch thực tập Nguyễn Văn Sơn
Nhiệm vụ của phòng nghiên cứu này phải nghiên cứu các vấn đề thị trờng trong nớc cũng nh thị trờng nớc ngoài để tham mu cho ban lãnh đạo công ty, từ đó giúp cho ban lãnh đạo đề ra các chiến lợc, kế hoạch kinh doanh một cách hợp lý và hiệu quả. Hiện nay nhiệm vụ này ở công ty vẫn do phòng kế hoạch tổng hợp thực hiện do phải kiêm nhiều chức năng nên vấn đề này cha thực sự có hiệu quả.
Nghiên cứu thị trờng trong nớc.
Thu thập hệ thống các thông tin về thị trờng nh: các nhà cung cấp có uy tín đối với các mặt hàng kinh doanh của công ty, các thơng nhân, đối tác, thu thập những thông tin về nhu cầu và giá cả các mặt hàng ở từng thời điểm. Việc thu thập thông tin không chỉ nghiên cứu tại bàn mà đòi hỏi phải đi thực tế nắm bắt một cách nhanh chóng các thông tin và có phơng pháp xử lý thích hợp. Việc thu thập thông tin theo một trình tự khoa học sau:
Bớc 1: Chọn lọc và loại bỏ các thông tin sai lệch giữ lại các thông tin quan
trọng có độ chính xác cao.
Bớc 2: Dự đoán tiềm năng cần xác định nhu cầu tối thiểu là bao nhiêu và
nhu cầu tối đa là bao nhiêu.
Bớc 3: Dự đoán doanh số để biết khả năng hiện nay của công ty có khả
năng đáp ứng đợc những hợp đồng nào một cách nhanh chóng và hiệu quả cao nhất.
Bớc 4: Chọn các thị trờng mục tiêu hấp dẫn mà công ty có thể đáp ứng tốt
nhất nhằm giảm rủi ro trong kinh doanh, củng cố thị trờng truyền thống.
Trong tình hình ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh trong ngành xuất nhập khẩu hiện nay đòi hỏi công ty phải chủ động tìm kiếm thông tin về khách hàng để tìm hiểu và đáp ứng nhu cầu của họ một cách nhanh chóng. Do đặc điểm khách hàng trong nớc đa số là các công ty, các nhà phân phối nên công ty cần theo dõi những thông tin về họ.
Đối với việc thu thập thông tin, công ty cần quan tâm tới các nguồn quan trọng sau: thứ nhất là thông tin từ nội bộ công ty: nguồn thông tin này có đợc nhanh chóng và ít tốn kém chi phí. Thứ hai là nguồn thông tin từ bên ngoài: từ
các nhà cung cấp trong nớc, khách hàng trong nớc, câu lạc bộ các doanh nghiệp, thời báo, tạp chí kinh tế, thơng mại...
Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài.
Hiện nay thu thập thông tin từ thị trờng nớc ngoài là rất khó khăn đối với doanh nghiệp nói chung và đối với riêng chính bản thân công ty cũng vậy. Nh- ng trong khả năng của mình công ty có thể đẩy mạnh xuất khẩu hơn nữa thể hiện nh sau:
- Theo dõi nắm bắt tình hình thế giới từng ngày từng giờ thông qua các ph- ơng tiện truyền thông, từ các tham tán kinh tế của nớc ta ở nớc ngoài, các tạp chí, thời báo kinh tế... Có nh vậy thông tin mới đợc cập nhật thờng xuyên.
- Công ty nên tổ chức cho các cán bộ, nhân viên đặc biệt là các lãnh đạo, nhân viên nghiên cứu thị trờng, đi thực tế ở nớc ngoài, phát huy tốt nhất các văn phòng đại diện, các chi nhánh ở trong và ngoài nớc của công ty, đảm bảo các thông tin đợc cung cấp phải chính xác, đầy đủ, từ đó công ty có thể giao dịch, ký kết hợp đồng, tìm đối tác mới. Hoạt động này phải đợc đánh giá hiệu quả khi nó thực hiện đợc chỉ tiêu kế hoạch đề ra và trong khả năng chi phí cho phép của công ty.
- Công ty có thể tìm kiếm thông tin của nớc mình ở nớc ngoài, thông tin này có độ tin cậy không cao lắm nhng có thể chọn lọc và xử lý thông tin để thu đợc những thông tin hữu ích, sử dụng vào hoạt động xuất khẩu của công ty.