Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần quan tâm đến vấn đề đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ, ngoại ngữ trong kinh doanh xuất nhập khẩu, vận tải, bảo hiểm cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả. Song song với việc đào tạo cơ bản, các doanh nghiệp phải đào tạo các nhân viên về các nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm… Tăng cường giới thiệu và làm quen với các điều kiện thương mại mới của Incoterms 2010 để nhân viên hiểu và vận dụng một cách tối ưu nhất
Hiện nay, khoảng 80% các thương vụ của doanh nghiệp Việt Nam khi xuất khẩu thì chọn điều kiện FOB, và khi nhập khẩu thì chọn CIF, CFR. Thật sai lầm khi cho rằng mua hàng theo điều kiện CIF nghĩa là mọi rủi ro trục trặc trong quá trình thực hiện hợp đồng cho tới khi hàng về đến cảng Việt Nam đều do người bán chịu.
Theo tinh thần Incoterms, điều kiện giao hàng FOB quy định người mua chịu mọi phí tổn và để đảm bảo an toàn cho tài sản của mình, bên nhập khẩu sẽ mua bảo hiểm, đồng thời có nghĩa vụ thuê tàu và trả cước phí vận chuyển. Điều kiện giao hàng CIF cũng quy định trách nhiệm của người bán kết thúc khi hàng đã được giao lên boong tàu tại cảng gửi, nhưng xác định cụ thể người bán phải trả cước vận chuyển và ký hợp đồng bảo hiểm hàng hải tránh cho bên mua những rủi ro đối với hàng hóa có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển. Đơn bảo hiểm này được phía xuất khẩu ký và chuyển giao cho phía nhập khẩu. Như vậy, dù mua hàng theo điều kiện FOB hay CIF thì mọi rủi ro về hàng hoá sau khi hàng đã được giao lên boong tàu đều do người mua chịu. Ở đây hợp đồng CIF chỉ khác hợp đồng FOB là người bán thay mặt người mua mua luôn bảo hiểm (I) và thuê hộ tàu (F). Các chi phí I và F đã được tính đủ vào giá hàng. Chính vì vậy để tăng phần lợi nhuận trong giá hàng CIF người bán tìm đủ mọi cách hạ thấp chi phí I và F bằng cách ký các hợp đồng thuê tàu và hợp đồng bảo hiểm theo những điều kiện lỏng lẻo bất lợi cho người mua sau này.
Bên cạnh đó, việc các doanh nghiệp nhập khẩu yêu cầu đối tác nước ngoài chào hàng theo điều kiện FOB cũng rất có lợi đối với doanh nghiệp. Họ sẽ phải trả ít tiền ký quỹ hơn để mở Thư tín dụng (L/C), không phải lo ngay tiền vận chuyển vì khi hàng cập cảng họ mới có nghĩa vụ phải chi tiền, doanh nghiệp
cũng không bị tồn vốn hoặc không phải trả lãi vay ngân hàng cho khoản tiền cước tàu, giảm được giá thành hàng nhập khẩu.
Các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam nên chuyển dần từ điều kiện FOB sang các điều kiện khác như CIF, CFR, bởi điều kiện FOB theo Incoterms 2010 chứa đựng rất nhiều rủi ro. Ví dụ, như khi giao hàng lên tàu, mặc dù người bán còn giữ các chứng từ nhận hàng (Bill Of Lading) nhưng đã mất quyền kiểm soát lô hàng của mình mua vì người bán không phải người thuê tàu nên không thể ra lệnh cho hãng tàu ngừng giao hàng cho người. Trong khi đó, nếu áp dụng CIF, CFR, khi đối tác chưa thanh toán đủ hoặc không thanh toán tiền thì các doanh nghiệp chỉ tốn một ít chi phí chở hàng chứ không mất cả lô hàng.
Quy định chi phí nhận hàng tại cảng
Trong Incoterms 2010, các chi phí khi nhận hàng tại cảng đến như lệnh giao hàng (Deliver Order), phí vận đơn đường biển (Bill Of Lading) và nhất là phí nâng hạ container (Terminal Handing Charges) được quy định rõ hơn so với Incoterms 2000. Theo đó, Incoterms 2010 quy định các chi phí trên đều do người bán chịu nhưng các doanh nghiệp Việt Nam cần ghi rõ trong hợp đồng ai sẽ chịu các chi phí này một cách rõ ràng, nếu không phần thiệt thòi sẽ nghiêng về các doanh nghiệp Việt Nam.
Doanh nghiệp cần linh hoạt trong việc bổ sung các quy định trong hợp đồng mua bán để bảo vệ quyền lợi của mình.
Để ngăn chặn việc người bán theo điều kiện C thuê những phương tiện vận tải cũ, không phù hợp với việc vận tải loại hàng hóa, người mua có thể quy định về giới hạn tuổi của phương tiện, loại phương tiện chuyên dụng trong hợp đồng.
• Quy định về điều kiện bảo hiểm:
Trong điều kiện CIF hay CIP, người bán có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa thay cho người mua. Để bảo vệ lợi ích của mình, tránh tình trạng phải mua thêm các bảo hiểm phụ, người mua nên quy định trong hợp đồng về nghĩa vụ mua bảo hiểm của người bán một cách rõ ràng như công ty bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, giá trị bảo hiểm…
• Quy định về cảng bốc hàng, dỡ hàng, thời gian giao hàng và nghĩa vụ thông báo
Trong hợp đồng sử dụng điều kiện FAS hay FOB, cảng bốc hàng nên quy định cụ thể thể thuận lợi cho người bán trong việc giao hàng. Còn đối với hợp đồng theo điều kiện CFR hay CIF, cảng dỡ hàng cũng nên quy định cụ thể để tạo điều kiện thuận lợi cho người mua trong việc dỡ hàng. Đối với các điều kiện CIP, CPT, nơi chuyển giao rủi ro và nơi giao hàng là hai địa điểm khác nhau, nên trong hợp đồng, các doanh nghiệp nên yêu cầu viết địa chỉ nơi nhận hàng càng cụ thể càng tốt, tránh xảy ra trường hợp nơi giao hàng có nhiều địa điểm giao hàng và chúng ta không biết rõ địa điểm giao hàng là ở đâu.
Cần phân biệt nhóm phương thức vận tải, từ đó sử dụng các điều kiện Incoterms phù hợp với phương thức vận tải và địa điểm giao hàng.
Trong Incoterms 2010, các quy tắc giao hàng cũng được chia làm hai nhóm so với bốn nhóm trong Incoterms 2000: Nhóm 1 áp dụng cho bất kỳ phương thức vận tải nào, và nhóm 2 áp dụng khi có vận tải biển hay nội thuỷ.
Nhóm 1 gồm các điều kiện EXW - giao tại xưởng; FCA - giao cho người chuyên chở; CPT - cước phí trả tới; CIP - cước phí và phí bảo hiểm trả tới; DAT - hàng đến đích đã dỡ xuống; DDP - giao hàng đã nộp thuế.
Nhóm 2 gồm các điều kiện FAS - giao dọc mạn tàu; FOB - giao lên tàu; CFR - tiền hàng và cước phí; CIF - tiền hàng, bảo hiểm và cước phí.
Các doanh nghiệp cần nắm vững các điều kiện này để có thể vận dụng đúng và hiệu quả các điều kiện, tránh trường hợp xảy ra tình trạng áp dụng các điều kiện lẫn lộn cho nhau
Cần tìm hiểu tập quán tại các cảng và các quy định pháp luật của ngành buôn bán có liên quan trước khi quyết định lựa chọn các điều kiện Incoterms.
Tập quán giao nhận hàng ở mỗi cảng và của từng ngành hàng đều có sự khác nhau ở mỗi nơi, vì thế muốn sử dụng Incoterms mà doanh nghiệp có nhiều nghĩa vụ đối với hàng hóa thì trước đó, doanh nghiệp phải nắm chắc được các quy định có liên quan tới việc giao hàng tại các cảng các nước đối tác, đồng thời phải tìm hiểu về mặt hàng cũng như đặc tính của mặt hàng giao dịch sắp tới tránh những rắc rối phát sinh trong quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.