Trước nguy cơ tụt hậu về khả năng cạnh tranh trong bối cảnh toàn cầu hóa và nỗ lực hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, hơn bao giờ hết, yếu tố nhân lực cần được các doanh nghiệp trong nước nhận thức một cách đúng đắn và sử dụng hiệu quả hơn.
Khi xây dựng hay định vị một doanh nghiệp, thông thường các yếu tố vốn và công nghệ được xem là mấu chốt của chiến lược phát triển, trong khi đó yếu tố nhân sự thường không được chú trọng lắm, nhất là trong giai đoạn khởi đầu. Sự thiếu quan tâm hoặc quan tâm không đúng mức đối với yếu tố nhân sự có thể dẫn đến tình trạng “hụt hơi” hay bị loại khỏi “vòng chiến", một khi mức độ cạnh tranh tăng đột biến về chiều rộng (số lượng của đối thủ cạnh tranh và nguồn cạnh tranh đến từ nhiều phía) và chiều sâu (tính đa dạng, giá cả và chất lượng của sản phẩm trên thị trường).
Xét cho cùng, nhân lực là tác nhân chính tạo ra vốn và đề xuất những ý tưởng mới; đồng thời cũng đảm nhận vai trò chọn lựa và ứng dụng các công nghệ tiên tiến và thực thi các chi tiêu nhằm nâng cao thành tích của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, vốn và công nghệ có thể huy động và thực hiện; nhưng để xây dựng được một đội ngũ nhân sự nhiệt tình, tận tâm, có khả năng thích hợp và làm việc có hiệu quả thì phức tạp và tốn kém hơn nhiều. Vì thế, để có thể tồn tại trong trường kỳ, một công ty (bất luận lớn hay nhỏ) cần phải tập trung tăng cường và phát huy khả năng đáp ứng của nguồn nhân lực qua tất cả các giai đoạn của chu kỳ sinh trưởng của doanh nghiệp.
Bước đầu tiên trong quá trình xây dựng ưu thế cạnh tranh và tăng cường khả năng tồn tại của một doanh nghiệp là xác định và công nhận vai trò chiến lược của nhân lực, được thể hiện qua những hoạt động trọng điểm và chỉ tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ban giám đốc của một doanh nghiệp có thể khẳng định sự quan tâm phát triển nhân sự qua việc thiết lập một bộ phận quản lý nhân sự thường trực và chuyên nghiệp ở một cấp độ tương đối cao trong cơ cấu tổ chức của công ty. Đồng thời, để tăng tính thuyết phục, ban giám đốc cũng thể hiện sự quyết tâm của mình bằng cách ấn định và đưa những chỉ tiêu về phát triển nhân lực và đánh giá thành quả (cho từng chức năng) vào chiến lược dài hạn của công ty.
Biểu đồ 1 cho thấy mức độ quan trọng của nhân sự tuy có thay đổi trong từng giai đoạn (khởi đầu, tăng trưởng, bão hòa và suy thoái) nhưng tính xuyên suốt và nhất quán được duy trì qua các giai đoạn chính trong suốt chu kỳ phát triển của một doanh nghiệp.
Các chức năng chính của quản lý nhân sự
Nói chung, các hoạt động quản lý nhân sự trong một tổ chức (công hay tư) đều xoay quanh bốn trục chính yếu: thu hút và tuyển dụng nhân sự, bổ nhiệm và sử dụng nhân sự, huấn luyện và phát triển nhân sự, khích lệ và duy trì nhân sự, tái tạo nhân sự.
Như biểu đồ đã mô tả, một doanh nghiệp có thể tạo được ưu thế cạnh tranh nhờ có một đội ngũ nhân sự năng động, khả năng đáp ứng nhạy bén, trình độ chuyên nghiệp cao và thích hợp. Điều kiện tiên quyết để có được một đội ngũ nhân sự có chất lượng là các cấp nhân viên và lãnh đạo trong công ty phải được tuyển dụng và phát triển (liên tục) theo những tiêu chí khả thi đã đặt ra, nghĩa là phải được gắn liền với chiến lược tổng thể dài hạn của doanh nghiệp. Khi sự quản lý bốn khâu hoạt động mấu chốt nói trên đã tốt, với sự hỗ trợ và đồng lòng của nhân viên các cấp (cùng hướng về mục tiêu chung), trong mối liên hệ hài hòa giữa nhân viên và ban giám đốc trong công ty thì bài toán về nhân sự hầu như đã được giải quyết thỏa đáng: Năng suất lao động gia
tăng, các chỉ tiêu được thực hiện, kỹ năng cần thiết được đào tạo hợp thời và hợp lý, nhân viên được khích lệ và thưởng tương xứng, nhiệt tình và lòng trung thành của nhân viên đối với công ty cao... giúp doanh nghiệp có thể vượt qua những thách đố gắt gao của cạnh tranh và hội nhập.
Sử dụng nhân sự hữu hiệu
Một trong những phản ứng tự nhiên của các doanh nghiệp để tăng tính cạnh tranh của mình là tinh giản (downsizing), tái cơ cấu hay tái tổ chức (restructuring/reorganization) với hy vọng rằng số lượng nhân viên ít hơn sẽ tiết giảm chi phí và công ty sẽ gọn nhẹ hơn, có thể quản lý chặt chẽ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn. Thật ra, kinh nghiệm thực tế cho thấy sự giảm số lượng nhân sự không ảnh hưởng mấy đến khả năng tăng cường tính cạnh tranh của một doanh nghiệp. Ngược lại, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể mất dần những tiềm năng hay kỹ năng quý giá (competencies) do hậu quả của các đợt thay đổi không có mục đích rõ rệt và kém hiệu quả.
Kinh nghiệm quản lý cho thấy một doanh nghiệp chỉ có thể tạo được ưu thế cạnh tranh khi có giải pháp sử dụng các nguồn nhân lực khác nhau một cách hợp lý cho mỗi yêu cầu về quản lý nhân sự. Trên nguyên tắc, có thể phân loại hai nguồn nhân lực chính yếu: nhóm nhân sự nòng cốt (core employees) và nhóm nhân sự bổ sung gồm có tạm thời (temporary employees) hay gia công (outsourcing).
Một ví dụ cụ thể, một công ty không cần phải duy trì chức năng chuyên trách về an ninh, chuyên chở, phiếu báo lương hay vệ sinh, mà có thể "gia công" cho những công ty chuyên môn cung ứng các dịch vụ này với chi phí thấp hơn và chất lượng bảo đảm hơn. Làm như vậy, công ty đó có thể "tinh giản" để tập trung vào việc phát triển và sử dụng thành phần nhân sự biên chế "nòng cốt". Trong trường hợp thiếu hụt nhân sự theo dự án (lắp đặt một hệ thống máy mới, quản lý tạm thời) và theo “thời vụ” (quản lý dự án, sản xuất bổ sung), công ty có thể tuyển nhân sự “có thời hạn” (contractual) hay “thuê ngắn hạn” từ các công ty dịch vụ cung ứng nhân dụng khác (xem biểu đồ).
Điều cần lưu ý là doanh nghiệp cần phải có một chính sách nhân lực cụ thể để sử dụng có hiệu quả các nguồn nhân lực khả hữu trong hướng phát triển và thực hiện chiến lược nền tảng của doanh nghiệp. Chẳng hạn, một công ty cần “gia công” và khai thác giải pháp “nhân lực bổ túc” đến mức tối đa, nhưng cần giữ lại các hoạt động có tính chiến lược để bảo đảm sự bền vững của công ty như quản lý tài chính, nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D). Để thực hiện được điều này, một doanh nghiệp cần có giải pháp phát triển và bồi dưỡng dài hạn cho các nhân viên “có tiềm năng” và “có khả năng” vào các chức vụ/vị trí thích hợp. Đồng thời, cũng cần áp dụng các biện pháp “sàng lọc” hợp lý để một mặt duy trì và phát triển lực lượng nhân sự nòng cốt cơ hữu; mặt khác, giảm thiểu thành phần nhân sự “bất khiển dụng” và “dư thừa” (redundant hay surplus) bằng các phương pháp nhân dụng hữu hiệu hơn (tạm thời hay gia công).
Làm cách nào để thu hút, sử dụng, phát triển và giữ chân người giỏi? Dưới đây là bốn gợi ý của ông Huy Nguyễn, Giám đốc Điều hành Công ty Darwin, nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực.
Trao quyền thực sự cho người dưới quyền
Là lãnh đạo, chắc chắn phải có tầm nhìn, khả năng nhận định cơ hội, khả năng lên kế hoạch và triển khai. Nhưng có một điều nhà lãnh đạo không thể bỏ qua là sự ý thức về tầm quan trọng của việc nhìn ra được người giỏi và ủy thác những quyền hạn nhất định để họ có thể làm việc tốt. Một khi đã quyết định ủy thác trách nhiệm cho ai, người lãnh đạo phải thực sự tin tưởng họ và để cho họ làm công việc của mình chứ không nên "dòm ngó" hoặc gây khó dễ họ.
Quản lý theo định hướng con người và minh bạch
Quản lý theo định hướng con người sẽ giúp cho nhân viên tối ưu hóa được khả năng nếu nhà quản lý biết tạo ra chế độ thưởng cho sự sáng tạo và dám chấp nhận rủi ro (có tính toán). Kiểu quản lý này chú trọng đến tâm lý nhân viên, thông cảm với nhu cầu của họ, cân nhắc giữa việc xây dựng phát triển đội ngũ nhân viên sao cho nhu cầu của họ thống nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.
Quản lý một cách minh bạch có nghĩa là người lãnh đạo chia sẻ với nhân viên những thông tin về hướng phát triển, tình hình thực tế cũng như những thách thức và cơ hội mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Bằng cách truyền đạt công khai, các quyết định của doanh nghiệp sẽ được sự đồng tình và ủng hộ của nhân viên. Nhân viên cần hiểu trách nhiệm, quyền lợi của mình cũng như biết rõ các mục tiêu mà mình phải đạt được cùng với doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải xây dựng và công bố các tiêu chuẩn đánh giá công việc một cách rõ ràng để mọi người yên tâm phát huy sự sáng tạo mà không sợ bị tranh công hay trù dập. Phát huy được sự sáng tạo trong nhân viên sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao được khả năng cạnh tranh.
Xây dựng một môi trường làm việc tôn trọng lẫn nhau
Môi trường làm việc gồm có hai phần: Cứng và mềm.
Môi trường mềm chính là mối quan hệ giữa người với người trong doanh nghiệp, bao gồm tinh thần tôn trọng, tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau để giải quyết nhiều vấn đề và để gắn bó với nhau. Nói một cách khác, môi trường mềm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau của mọi thành viên trong một tổ chức.
Môi trường cứng bao gồm cơ sở vật chất, văn phòng, phương tiện vận chuyển, bàn ghế, thiết bị máy móc… Môi trường này lệ thuộc rất nhiều vào tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Môi trường mềm quan trọng hơn môi trường cứng rất nhiều vì không thể giải quyết tất cả vấn đề bằng tiền được. Mà muốn cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp phải có môi trường mềm thật tốt. Một trong những lý do chính mà doanh nghiệp Việt Nam thường không tìm ra được người giỏi hoặc để “chảy máu chất xám” cho doanh nghiệp nước ngoài là do môi trường mềm chưa được tốt.
Thu nhập bao gồm lương bổng, lợi ích xã hội, trợ cấp, tiền thưởng và lợi nhuận. Thu nhập sẽ khẳng định và làm thỏa mãn giá trị và địa vị của nhân viên. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có điều kiện tài chính để thực hiện những điều trên. Sự thiếu thốn về tài chính cũng không thể cản trở việc thu hút và giữ chân người giỏi nếu doanh nghiệp có được ba điều trên.
Vì vậy, lãnh đạo và nhà quản lý doanh nghiệp phải có tầm nhìn về chiến lược (điều 1), truyền đạt tầm nhìn đó cho nhân viên (điều 2) một cách thuyết phục, và tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên (điều 3) thì người giỏi sẽ có niềm tin và lòng trung thành để ở lại với doanh nghiệp.
Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể giữ chân và sử dụng một cách tối ưu nguồn nhân lực của mình.
Dùng người tùy tài
Trước nấm mồ của một nhà doanh nghiệp nổi tiếng người Mỹ có một tấm bia khắc những dòng thơ sau đây: (tạm dịch) Nơi đây yên nghỉ một người mà tài nhất là lôi kéo được những người giỏi hơn mình.
Một nhà doanh nghiệp dám dùng tài hay không, là vấn đề quan niệm, còn có khéo dùng tài hay không lại là vấn đề phương pháp và vấn đề năng lực. Có thể hiểu như thế này, “những người giỏi hơn mình” tức giỏi hơn nhà doanh nghiệp kia, từ góc độ lý tính mà nói, vẫn còn khiêm tốn hơn một chút so với “năng lực trội nhất”, bởi vì người nói đến trước là do người khác, trên cơ sở người khác đã lựa chọn, sắp đặt vị trí cho mình, còn người nói đến sau thì thừa biết chọn người như thế nào, biết đặt một người có tài vào chỗ nào mới phát huy được năng lực của họ với mức độ lớn nhất.
Với một nhà doanh nghiệp, dùng tài tất phải chọn nhân tài, chọn tài là để dùng tài cho tốt hơn, dùng thép tốt vào chỗ lưỡi dao. Một chức trách quan trọng của người nắm quyết sách ở tầng thử cao của tập đoàn lớn, công ty lớn, doanh nghiệp lớn là khi nêu quyết sách về nhân sự của bộ môn mình, phải làm sao biết người và khéo dùng. Nhà doanh nghiệp lớn, chỉ bằng sức mình, không thể nào chống đỡ được một căn nhà lớn, buộc phải có nhân tài đắc lực giúp sức thêm vào. Ông ta có biết dùng người hay không, dùng người như thế nào, có thể biết người khéo dùng thực sự hay không, đối với bản thân nhà doanh nghiệp, mà ngay cả với toàn doanh nghiệp đều có một ý nghĩa cực kỳ sâu sắc và tác dụng hết sức quan trọng.
Một nhà quân sự từng nói: Muốn cầm quân được tốt trước hết phải chọn tướng. Việc quản lý kinh doanh trong xí nghiệp cũng cần phải chọn được nhân tài đắc lực để phục vụ cho xí nghiệp.
Công ty nước giải khát Coca - Cola lớn nhất nước Mỹ từ nhũng năm 70 đến nay luôn bị Công ty Pepsi Cola công kích và ở vào hoàn cảnh vô cùng khó khăn. Nhưng từ khi có chủ tịch hội đồng quản trị mới, tình hình đã có nhiều chuyển biến tốt đẹp. Đối với một công ty hành động chậm chạp, ông đã cải cách một cách mạnh dạn, một trong sự cải cách đó là tổ chức thành một tập đoàn lãnh đạo năng động nhanh nhạy. Ông đã mạnh dạn thay thế hơn chục nhân viên quản lý không có năng lực, chọn một số giám đốc khỏe trẻ điều lên tổng công ty trở thành thành viên lãnh đạo chủ chốt.
Trong quá trình chọn lựa đề bạt thành viên lãnh đạo, ông nhắc đến nghiệp vụ ở nước ngoài của công ty sẽ ngày một mở rộng, đòi hỏi thành viên lãnh đạo phải là những người có tầm cỡ quốc tế, thế là ông lần lượt điều những cán bộ giỏi ở các chi nhánh là người Ai Cập, người Đức, người Argentina về tổng công ty để chuẩn bị đi khai thác thị trường nước ngoài.
Trong công ty, ông đã tạo một không khí tự do ngôn luận, ông đặc biệt chú ý đề phòng sự đổ bể gây nên từ sự mất đoàn kết trong nội bộ những người lãnh đạo cao cấp của công ty, cho nên với cán bộ lãnh đạo ông nêu ra một yêu cầu hết sức nghiêm khắc, mong có một sự hợp tác thật tốt đẹp, không cho phép có một sai sót nào. Nếu một giám đốc nào có biểu hiện không tốt, ông đều sa thải không một chút nể nang. Bởi vậy một người hiểu rõ nội tình của công ty đã nói: “Về nghiệp vụ xưa nay ông chưa bao giờ nói đến tình bạn bè, tình quen biết, thậm chí tình người”.
Vị chủ tịch hội đồng quản trị cũng nêu gương trước mọi người, ông nghiêm khắc với mình, mọi việc đều đi ở phía trước mọi người. Ông bền bỉ thực hiện ngày ngủ dậy lúc 5 giờ 30, đọc báo buổi sớm, soạn thảo văn bản trả lời, ông khéo biết phân tích tình thế khác nhau của công ty, không cho phép các giám đốc cấp cao mùa hè thoát ly sản xuất để nghỉ phép, vì đó là mùa vụ tiêu thụ nước giải khát, cũng là mùa vụ của sản xuất. Thành viên lãnh đạo ai ở vị trí người ấy, lãnh đạo công nhân đẩy mạnh sản xuất. Những viên chức có thâm niên từ 20 năm trở lên theo quy định có thể nghỉ phép 5 tuần lễ, thường thường cũng chỉ cho phép vài ngày. Ông cho rằng, nghỉ phép là chuyện của công nhân, lãnh đạo không cần phải nghỉ phép, bản thân ông, từ trước đến nay cũng chỉ nghỉ một tuần lễ.
Lý trí sáng suốt trong công tác quản lý xí nghiệp của con người này được thể hiện ở chỗ ông chẳng những chỉ áp dụng kỷ luật với công nhân viên chức, mà trước hết là với cán bộ lãnh đạo. Bởi vì khi nào người lãnh đạo trở nên mạnh mẽ, tập thể những