Một trong những kỹ năng chủ chốt không thể thiếu được trong lĩnh vực kinh doanh là khả năng đàm phán của những nhà lãnh đạo. Đàm phán có thể hiểu một cách đơn giản là sự cố gắng đưa ra những ý kiến nhằm bảo vệ quan điểm của mình đến cùng.
Nhưng trên thực tế khi vấp phải những vấn đề về đàm phán thì những nhà quản lý lại đổ lỗi cho sự khác biệt văn hoá mà không nhận ra được nguyên nhân lại chính là kỹ năng yếu kém trong đàm phán. Nhằm giúp cải thiện đáng kể vấn đề này, sau đây là một số mẹo nhỏ để bạn tham khảo.
Nêu rõ quan điểm
Để đạt được hiệu quả trong đàm phán điều quan trọng là mọi thứ đều phải rõ ràng. Vì thế bạn nên nói rõ ra được những yêu cầu của mình một cách dứt khoát. Đồng thời,
cũng nên khuyến khích phía đối phương nhận rõ yêu cầu của bạn, mà qua đó bất cứ sự không nhất quán nào cũng sẽ được giải quyết.
Trao đổi thẳng thắn
Trong khi đàm phán kinh doanh, việc trao đổi thẳng thắn để đạt được những điều mình muốn là một điều khuyến khích. Thêm đó, những cử chỉ tỏ ý thiện chí trong đàm phán cũng rất cần thiết và bạn không nên bỏ qua.
Hiểu rõ giá trị vấn đề
Điều không thể tránh khỏi trong đàm phán là sự bất đồng về ý kiến đánh giá của bạn và của đối phương nhưng điều quan trọng hơn cả là bạn nên hiểu được giá trị của từng vấn đề mà bạn đang trao đổi.
Chuẩn bị kỹ càng
Cổ nhân đã có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, mọi bước chuẩn bị cho cuộc đàm phán như: nắm rõ được những vấn đề sắp trao đổi, biết được những gì mình đã trang bị được và hiểu rõ những hạn chế của mình, đều không thừa một chút nào. Vì vậy, việc chuẩn bị càng nên sớm được tiến hành.
Thận trọng trước yêu sách của đối phương
Chấp nhận những yêu sách từ phía đối phương chưa bao giờ là ý kiến hay vì nó có thể dẫn tới việc đi chệch hướng. Bạn nên cân nhắc xem có chấp nhận được hay không bằng cách đặt ra những câu hỏi phù hợp. Việc này sẽ làm đối phương thành thực bày tỏ những điều quan tâm của họ.
Làm chủ được mình
Điều chắc chắn vô cùng cần thiết trong đàm phán là làm chủ được hành vi của mình. Cho dù hành vi của đối phương như thế nào đi nữa thì bạn cũng nên cố gắng tập trung vào lý do bạn đang đàm phán. Cố gắng không để hành vi đối phương làm bạn xao nhãng càng nhiều càng tốt.
Bởi lẽ các mối quan hệ đều cần thiết cho những mối làm ăn dài lâu, vì thế cố gắng duy trì thái độ thân thiện và thông cảm từ đầu đến cuối.
Đừng nên lùi bước
Nếu trong khi đàm phán bạn có vẻ yếu thế thì bạn cũng đừng nên biểu hiện ra cho đối phương biết vì rất có thể đối phương sẽ đòi hỏi thêm. Hãy tin rằng đối phương không phải lúc nào cũng mạnh như vẻ bề ngoài của họ. Vì thế bạn đừng lùi bước mà hãy khéo léo xem xét lại những yếu tố mà đối phương tác động tiêu cực đến quan điểm của bạn.
Cách biệt về văn hoá thường dẫn đến những khác biệt dễ gây hiểu nhầm trong hành vi ứng xử. Để thu hẹp khoảng cách đó trong đàm phán, bạn nên chuẩn bị cho mình thật nhiều kiến thức về văn hoá. Điều này đòi hỏi ở bạn tinh thần học hỏi và sự kiên nhẫn cần thiết.
Tiếp cận vấn đề rộng hơn
Trên thực tế trong quá trình đàm phán, bạn có thể nhận thấy có nhiều cơ hội để đề cập đến vấn đề khác hơn là cứ mãi tranh luận về những quan điểm đã chắc chắn. Những nhà đàm phán cần sáng tạo trong việc nhận ra những giải pháp thay thế để tái giải quyết vấn đề.
Không ngừng sáng tạo
Luôn luôn sáng tạo và cân nhắc những hướng giải quyết khác nhau vì rất có thể ý kiến của bạn không hoàn toàn được đối phương chấp thuận. Cố gắng phát huy dựa trên những ý kiến có sức thu hút sự quan tâm từ phía đối phương, đồng thời bạn cũng nên loại bỏ những vấn đề không thật cần thiết và đừng ngại đề xuất ý kiến mà dường như có thể không ăn nhập với vấn đề tranh luận.
Để thành công trên vị trí mới
Suốt 10 tháng trời ròng rã phấn đấu để ngồi ghế phó giám đốc marketing nhưng chưa đầy 3 tháng sau anh ta bị sa thải. Vì sao vậy? Ở một vị trí mới ta phải học nhiều điều để có thể thành công.
Đó là câu chuyện của một vị phó giám đốc marketing đầy năng lực của một doanh nghiệp có tiếng. Sau khi bị sa thải, anh này đã vô cùng ngạc nhiên, giận dữ và cho rằng cấp trên thiếu năng lực, không chịu công nhận hay đánh giá cao trí tuệ và chuyên môn xuất sắc mà anh ta đã thể hiện trong quá trình làm việc dù ngắn ngủi của mình.
Thực tế, cú ngã đau này xuất phát từ một nguyên nhân mà không ít những người có khả năng làm việc tốt lại rất hay vấp phải là anh ta đã vạch ra không ít những sai lầm và thiếu sót trong chiến lược kinh doanh, công tác hạch toán, cũng như đội ngũ nhân viên của công ty. Đồng thời, anh cũng luôn quả quyết rằng việc công ty làm ăn có lãi không có nghĩa là lãnh đạo công ty làm việc gì cũng đúng.
Tập đi trước khi tập chạy
Trong khi phê phán công ty mới của mình, anh ta đã mắc phải một sai lầm chết người. Anh ta không nhận thức được rằng, những người mới đến cần có thời gian để thích nghi với môi trường làm việc trước khi cố gắng tạo ra một thay đổi nào đó. Điều này cũng không có nghĩa là khi đã thích nghi, ta có thể làm bất kỳ điều gì mà bạn muốn. Có thể đến một lúc nào đó, ta sẽ đạt được mục tiêu của mình, nhưng cần nhớ rằng, ta nên tập đi trước khi tập chạy, nếu không chắc chắn sẽ ngã đau.
6 tháng sau, vị phó giám đốc nói trên vẫn tiếp tục phàn nàn rằng "công ty ngớ ngẩn" đó vẫn ăn nên làm ra trong khi một người đầy năng lực như anh ta vẫn phải xoay sở để kiếm việc làm.
Yếu điểm của người giỏi… thất nghiệp lâu
Cũng từ câu chuyện trên và liên hệ với nhiều câu chuyện trong lĩnh vực nhân sự khác, chúng ta có thể nhận thấy rằng, không ít người được thừa nhận có năng lực khi được nhận công việc mới, đặc biệt là trên một vị trí lãnh đạo thường tỏ ra rất sốt sắng. Những nỗ lực nhằm chứng tỏ bản thân này một phần xuất phát từ nguyên nhân anh ta đã không có việc làm trong một thời gian khá dài.
Một khi những người có năng lực và trình độ gặp khó khăn trong công việc, họ thường muốn chứng tỏ với người khác và cả chính họ rằng họ là người tài. Bởi thế, họ cố gắng làm việc một cách nhiều nhất, nhanh nhất và chính điều này thường phản tác dụng và làm trầm trọng thêm những vấn đề mà họ đang phải đối mặt.
Các chuyên gia cho rằng, những người thất nghiệp lâu ngày một khi có việc làm thường cố gắng làm thật nhiều để bù đắp lại khoảng thời gian đó. Cho nên, họ không đủ sáng suốt để nhận thức được vai trò và vị trí thực sự của họ đến đâu.
Học cách thích nghi
Giới phân tích khẳng định rằng, đối với các nền kinh tế phát triển hoặc các thành phố lớn, nơi thị trường nhân sự, đặc biệt là nhân sự cao cấp phải có đến gần 2/3 số quản lý thuê ngoài không thành công trong công việc mới của họ vì lý do họ coi thường những thách thức mà họ phải đương đầu ở một môi trường làm việc hoàn toàn mới.
Thách thức ở đây chính là nề nếp và lề lối làm việc của công ty vừa tiếp nhận họ. Thất bại của vị phó giám đốc marketing ở phần đầu bài viết một phần do anh ta đã không chịu dành thời gian để nghiên cứu cách thức làm việc ở công ty mới và xây dựng những mối quan hệ tốt với đồng nghiệp.
Một nữ giám đốc kinh doanh 52 tuổi sau khi mất việc ở một công ty tư vấn danh tiếng muốn tìm ngay một công việc khác. Trong hoàn cảnh đó, bà chấp nhận làm việc cho một công ty tư vấn khác mà trước đây bà vốn không mấy tôn trọng, thậm chí từng là đối thủ. Sau đó, chính bà cũng mắc phải một sai lầm nghiêm trọng ngay trong 3 tháng đầu tiên bắt đầu công việc mới này.
Một lần, sau khi bà trình bày với một khách hàng mới đầy tiềm năng một kế hoạch kinh doanh hiệu quả, giám đốc điều hành hỏi ý kiến của bà về cuộc gặp gỡ đó. Mặc dù cuộc tiếp xúc diễn ra tốt đẹp, bà đã bốc đồng nói rằng dịch vụ của công ty không đủ sức cạnh tranh trên thị trường.
Nghe xong, vị giám đốc điều hành, một người rất tâm huyết với công ty, đã cảm thấy bị xúc phạm và giận dữ. Ông nói rằng bà không phải là một người phù hợp với công ty.
Tất nhiên sau đó, vị nữ giám đốc kinh doanh này trở thành một người thất nghiệp cho đến khi bà tìm được một công việc mới.
Tranh thủ sự ủng hộ của đồng nghiệp
Xây dựng mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp là một vấn đề vô cùng quan trọng đối với những người làm công tác quản lý khi họ mới nhậm chức.
Nguyễn Thắng Anh được nhận vào vị trí trưởng phòng của một công ty quảng cáo, việc đầu tiên mà anh bắt tay vào làm là xây dựng một ê kíp làm việc đoàn kết và hiệu quả.
Để đạt được mục tiêu đó, anh đã gặp gỡ từng người trong công ty trong suốt những tuần làm việc đầu tiên. Anh bày tỏ sự tin tưởng rằng mọi hoạt động của công ty đều trôi chảy và khen ngợi cấp dưới của mình. Tuy nhiên, trong thâm tâm, anh lại không hài lòng. Anh luôn nghĩ việc mở rộng dịch vụ, tăng doanh thu, và cải thiện uy tín mới là những mục tiêu quan trọng mà công ty cần phải đạt được.
Điều quan trọng là anh biết bản thân anh không thể làm những việc đó một mình và anh cũng không có tham vọng trở thành một nhân vật kiệt xuất trong công ty. Thay vào đó, anh luôn tâm niệm rằng bên cạnh mình cần phải có đồng nghiệp. Bởi thế, thay vì chỉ trích lề lối làm việc của công ty, anh cố gắng cải thiện tình hình bằng cách thông qua cấp dưới, những người mà chính họ đã tạo ra lề lối đó trước khi anh đến.
Học cách kiềm chế bản thân
Hiểu mình và biết cách kiểm soát bản thân là một trong những vấn đề quan trọng nhất khi bạn bắt đầu công việc mới. Người nữ giám đốc kinh doanh trong câu chuyện đã nói ở trên lẽ ra nên biết cách kiềm chế để có thể trình bày những suy nghĩ của mình về công ty một cách tế nhị hơn.
Thay vì đề cập đến điểm yếu của công ty quá thẳng thắn như vậy, bà ta nên bình tĩnh và tập trung vào tính hiệu quả của cuộc gặp khách hàng mà bà vừa thực hiện. Nếu bà có thể làm được điều đó, chắc chắn kết cục tồi tệ kia đã không xảy ra.
Blaze Konkol, một chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự ở Mỹ có lần nói: "Đôi khi, điều khó nhất trong công việc là học cách để làm sao nói cho thật đúng lúc, đúng chỗ". Quả thật, đối với nhiều người, kiềm chế bản thân không phải là một việc làm dễ dàng.
Việc bạn có những người mà bạn luôn tin tưởng ở bên cũng rất quan trọng, họ có thể là một chuyên viên tư vấn nghề nghiệp hoặc một người bạn thân, những người không hề biết đến công việc của bạn ở công ty.
Với những người này, bạn có thể giãi bày mọi tức giận và bất mãn của bạn trong công việc một cách an toàn nhất. Và khi đến công ty, bạn cần phải cư xử cho đúng với tư cách một nhà lãnh đạo. Bạn không nhất thiết phải trở thành một lãnh đạo được cấp dưới tung hô nhưng điều bạn nên làm là quan tâm nhiều đến việc giúp công ty của bạn đạt được những mục tiêu đề ra.
Nếu bạn không làm được những điều này thì có lẽ bạn đang đi nhầm đường và đang huỷ hoại sự nghiệp của chính mình. Một khi đồng nghiệp của bạn, cấp dưới của bạn chống lại bạn, khả năng thất bại của bạn sẽ trở nên lớn hơn bao giờ hết.
Các chuyên gia cho rằng, việc vạch lỗi của người khác quá nhanh và cách xử sự đó sẽ gây nên những xung đột không cần thiết. Do đó, đôi khi chúng ta cần phải biết bỏ qua và vạch lỗi của người khác là một việc không nên làm.
Theo Blaze Konkol, khi bước vào một công ty mới, bạn đừng bao giờ quên mục tiêu nghề nghiệp của mình. Bạn không nên để tâm quá nhiều đến những gì mà bạn không thích ở công ty mới mà hãy nhắc nhở bản thân về lý do tại sao bạn chấp nhận công việc này cũng như những mục tiêu mà bạn muốn đạt được.
Cần nhớ những gì khi thương lượng?
Điều nên nhớ trong mỗi cuộc thương lượng là: "Bạn không thể luôn luôn nhận được những gì bạn muốn. Nhưng nếu bạn cố gắng thì đôi khi, bạn cũng sẽ tìm được những gì bạn cần".
Bạn cần chuyển sự đối lập thành sự cộng tác trong thời gian quá trình thương lượng. Mục tiêu là những thoả thuận mà cả hai bên đều chấp nhận được, do đó bạn phải hiểu các nhu cầu của mỗi bên là gì, để dễ dàng được thoả mãn.
Dù bạn đang giao dịch với các công ty hay các khách hàng, các ông chủ hay là những nhà cung cấp, thì thương lượng hiệu quả cũng nằm trong bốn nguyên tắc:
Tránh nói "không" khi không thật cần thiết
Triết lý "vâng" hiện nay đã được tán thành rộng rãi. Phần lớn những người thương lượng đều nói họ sẵn sàng trong suy nghĩ rằng hai bên đều thắng.
Tuy nhiên, trong các cuộc thương lượng ngày nay, đến khi ngồi vào bàn thương lượng thì tư tưởng "đánh bại" đối phương lại nổi lên, làm cho cuộc thương lượng không còn là một cuộc hành trình được chia sẻ. Hãy thận trọng, nếu bạn chơi trò chơi đó. Nên nhớ sự trung thực và tôn trọng các đối thủ của bạn là những điều kiện tiên quyết để có được những thoả thuận chắc chắn nhất.
Nên suy nghĩ thông qua những hậu quả của một phong cách thương lượng như thế. Phần lớn các doanh nghiệp thương lượng lặp lại nhiều lần với những người bán hoặc những khách hàng. "Đừng quên rằng phần lớn các cuộc thương lượng diễn ra trong
một mối quan hệ sẽ còn được tiếp tục", vì cuộc sống còn dài, "thắng một trận chẳng là gì nếu như những hành động của bạn đã làm bạn thua trong một cuộc chiến!".
Thời thế đã đổi thay theo những cách khác nhau. Các cuộc thương lượng ngày nay diễn biến theo nhiều mầu sắc. Các đối thủ và những đại diện của họ đối đầu nhau qua những lối sống khác nhau, những nền tảng văn hoá, những giá trị, tôn giáo, ngôn ngữ hoặc những thực tiễn kinh doanh hoặc đạo đức có một cuộc thương lượng thuộc tri giác hoặc ngấm ngầm, có thể là những động cơ thúc đẩy thực sự tốt cho các vấn đề.
Phần lớn người ta nghĩ các vấn đề cần được quyết định trong một phạm vi kinh doanh, cụ thể là những mục như: giá cả, thời hạn giao, những cải tiến, sự đúng lúc, số lượng hoặc chất lượng,vv... Đó là thực chất của thương lượng, thế nhưng không ai có đủ thời gian nghiên cứu sự năng động giữa các cá nhân
Điều đó có nghĩa những tính cách của ai đó ngồi bên bàn, là người thương lượng có tác dụng của đòn bẩy, điều khiển được sự chú ý, và được người ta nghe theo, và ai đó hành động như người lãnh đạo.