Hiện nay chưa có một định nghĩa thống nhất về Cải cách hành. Tuy nhiên, qua xem xét, phân tích dưới nhiều góc độ có thể hiểu cải cách hành chính là một loạt những việc làm không làm thay đổi bản chất của hệ thống hành chính, mà chỉ làm cho hệ thống này trở nên hiệu quả hơn, phục vụ nhân dân được tốt hơn so với trước, chất lượng các thể chế quản lý nhà nước đồng bộ, khả thi, đi vào cuộc sống hơn, cơ chế hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của bộ máy, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm việc
trong các cơ quan nhà nước sau khi tiến hành cải cách hành chính đạt hiệu quả, hiệu lực hơn, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế – xã hội của một quốc gia;
Đẩy mạnh cải cách hành chính, trọng tâm là cải cách các thủ tục hành chính, giảm thiểu đến mức thấp nhất các loại giấy tờ, công việc không cần thiết đối với người lao động, đơn vị sử dụng lao động và đối tượng hưởng các chế độ Bảo hiểm xã hội trong việc thụ hưởng các chế độ chính sách bảo Bảo hiểm xã hội, thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ và chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội cho đối tượng. Sau khi chuyển sang trụ sở mới với diện tích rộng rãi, thoáng đãng, phù hợp với phương thức giao dịch này.
Tuy nhiên, phần mềm để phục vụ cho việc thực hiện giao dịch một cửa chưa được cài đặt, lại cần có thời gian đào tạo cán bộ làm quen với mô hình mới, số lượng cán bộ nhân viên còn hạn chế nên cho đến nay BHXH huyện vẫn thực hiện mô hình cũ, gây bất tiện cho đối tượng bởi đối tượng phải tự đến các bộ phận để giao dịch. Trong thời gian tới cùng với sự mở rộng đối tượng tham gia và hưởng BHXH, cùng với sự phát triển vững mạnh của ngành BHXH, chắc chắn thực hiện giao dịch một cửa và một cửa liên thông sẽ được thực hiện tại BHXH huyện Thọ Xuân.
BHXH huyện có thể tổ chức việc tiếp nhận và trả hồ sơ theo quy trình một cửa với những quầy nghiệp vụ riêng biệt (số lượng quầy sẽ được tính toán cho phù hợp với số lượng đối tượng đến giao dịch, số lượng nhân viên…), mỗi loại nghiệp vụ có hệ thống các chứng từ, hồ sơ được liệt kê cụ thể để người nộp dựa vào đó tập hợp, chuẩn bị để nộp đồng thời nhân viên dựa vào đó để kiểm đếm và tiếp nhận. Từng loại nghiệp vụ được xác định rõ quy trình luân chuyển và xử lý, cũng như thời hạn tối đa đựơc phép giải quyết trong từng khâu, từng bộ phận. BHXH huyện cũng có thể xây dựng quy chế và trách nhiệm các bộ phận từ lúc tiếp nhận đến khi trả hồ sơ. Sau này khi số lượng khách đến giao dịch tăng có thể chia nhỏ thành các bộ phận khác nhau như: bộ phận tư vấn, bộ phận tiếp nhận các yêu cầu về đóng BHXH, BHYT và hưởng BHXH, BHYT, bộ phận hoàn
Tất cả các hoạt động này đều phải dựa trên nền tảng là phải có cơ sở dữ liệu tương đối hoàn chỉnh và hệ thống mạng máy tính ổn định. Tất cả các nhân viên bắt buộc đều phải thành thạo vi tính để làm việc trực tiếp trên máy. Cải cách thủ tục hành chính qua cơ chế “một cửa” là tất yếu và là yêu cầu, nhiệm vụ của Ngành, do đó BHXH huyện cần nhanh chóng nghiên cứu để từng bước áp dụng phương thức giao dịch này để phục vụ tốt nhất các đối tượng đến giao dịch.
Để cải cách thủ tục hành chính, công nghệ thông tin là công cụ không thể thiếu đối với hoạt động của BHXH nói chung và công tác quản lý chi BHXH nói riêng. Bởi lẽ công nghệ thông tin sẽ giúp mọi công việc được giải quyết nhanh chóng, gọn nhẹ, rút ngắn thời gian chờ đợi, đi lại để làm thủ tục của người lao động, góp phần đảm bảo quyền lợi của các đối tượng. Ngoài ra, cải cách thủ tục hành chính qua công cụ công nghệ thông tin còn giúp tạo dựng và duy trì hình ảnh của BHXH trong mắt người lao động, người sử dụng lao động, từ đó thúc đẩy trở lại khuyến khích đối tượng tham gia BHXH. Đây cũng là mục tiêu của việc cải cách thủ tục hành chính
Cải cách thủ tục hành chính không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho các đối tượng tham gia và hưởng BHXH, mà còn giúp BHXH tiết kiệm chi phí quản lý hành chính. Chi phí quản lý hành chính là các khoản chi phí để duy trì hoạt động của bộ máy qản lý thuộc hệ thống BHXH Việt Nam, bao gồm: tiền lương của cán bộ công chức toàn ngành BHXH Việt Nam, tiền công tác phí, văn phòng phẩm…