Chứng từ ghi sử dụng :
Để hạch toỏn cỏc nghiệp vụ bỏn hàng , kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ sau : - Phiếu xuất kho
- Húa đơn GTGT - Phiếu thu - Thẻ kho
Trỡnh tự hạch toỏn:
Cụng ty hạch toỏn chi tiết hàng húa theo phương phỏp thẻ song song. Để miờu tả cụ thể nhất quỏ trỡnh hạch toỏn kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng ty TNHH thương mại Đại Đức em xin lấy vớ dụ về tỡnh hỡnh tiờu thụ của cụng ty trong thỏng 10 năm 2012 với mặt hàng mỏy nộn khớ đối lưu HR 2610.
32
Sơ đồ 15: Trỡnh tự hạch toỏn chi tiết hàng húa theo phƣơng phỏp thẻ song song
(Nguồn: Phũng kế toỏn) 2.2.1.2. Tài khoản sử dụng:
Hệ thống tài khoản kế toỏn tại cụng ty ỏp dụng đều dựa trờn những quy định của Bộ Tài chớnh theo Quyết định số 48/2006. Tuy nhiờn một số tài khoản cụng ty mở chi tiết riờng để thuận lợi cho việc quản lý. Cụng ty chủ yếu sử dụng một số tài khoản sau
TK 111 : Tiền mặt
TK 112 : Tiền gửi ngõn hàng
TK 131 : Phải thu khỏch hàng - Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng là khỏch hàng lớn, thường xuyờn.
TK 133 : Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
TK 156 : Hàng húa – Tài khoản này được mở chi tiết cho từng mặt hàng. TK 632 : Giỏ vốn hàng bỏn
TK 511 : Doanh thu bỏn hàng TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
2.2.1.3. Phương phỏp tớnh trị giỏ vốn của hàng xuất bỏn trong kỳ
Hiện nay cụng ty quản lý hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn và tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ. Đối với hàng nhập, kế toỏn tớnh giỏ trị hàng nhập theo giỏ mua thực tế của hàng húa chưa cú chi phớ thu mua. Khoản chi phớ thu mua được cụng ty hạch toỏn vào chi phớ quản lý kinh doanh trong kỳ. Đối với hàng húa xuất bỏn, cụng ty tớnh giỏ trị hàng húa xuất bỏn theo phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ. Trong thỏng khi cú nghiệp vụ bỏn hàng phỏt sinh kế toỏn chỉ ghi nhận được phần doanh thu đến cuối thỏng kế toỏn mới tớnh ra đơn giỏ bỡnh quõn cả kỳ dự trữ lỳc đú mới ghi nhận giỏ vốn của hàng húa xuất bỏn.
33
Giỏ thực tế hàng Giỏ thực tế hàng tồn kho đầu kỳ + mua trong kỳ Đơn giỏ bỡnh quõn =
cả kỳ dự trữ Số lượng hàng húa Số lượng hàng húa tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ
Trong đú :
Giỏ thực tế hàng= Số lượng hàng hoỏ x Đơn giỏ tồn kho đầu kỳ tồn kho đầu kỳ hàng tồn
Giỏ thực tế hàng= Số lượng hàng hoỏ x Đơn giỏ Mua trong kỳ nhập mua trong kỳ mua
Vớ dụ : Tỡnh hỡnh nhập xuất của mặt hàng mỏy nộn khớ đối lưu HR 2610 trong thỏng 10 năm 2012 như sau :
34
Bảng 2.3: Sổ chi tiết hàng húa Cụng ty TNHH thƣơng mại Đại Đức
SỔ CHI TIẾT HÀNG HểA
Thỏng 10 năm 2012 Tài khoản: 156 Tờn hàng húa : Mỏy nộn khớ HR2610 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng
Đơn Giỏ Nhập Xuất Tồn
SH NT SL Tiền SL Tiền SL Tiền
01/10 Tồn đầu ký 7.250.000 2 14.500.000
04/10 PNK0098 04/10 Nhập kho hàng húa 331 7.150.000 50 357.500.000
05/10 PXK0113 05/10 Xuất kho hàng húa 632 7.154.000 3 21.462000
10/10 PXK0115 10/10 Xuất kho hàng húa 632 7.154.000 5 35.770.000
14/10 PXK0116 14/10 Xuất kho hàng húa 632 7.154.000 15 107.310.000
22/10 PXK0121 22/10 Xuất kho hàng húa 632 7.154.000 10 71.540.000
28/10 PXK0139 28/10 Xuất kho hàng húa 632 7.154.000 10 71.540.000
30/10 PXK0142 30/10 Xuất kho hàng húa 632 7.154.000 1 7.154.000
Cộng thỏng 10 50 357.500.000 43 307.622.000 64.378.000
Ngƣời ghi sổ Kế toỏn trƣởng Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn, đúng dấu) (Nguồn: Phũng kế toỏn)
35
Cột đơn giỏ và thành tiền của phiếu xuất kho, cột thành tiền của sổ chi tiết hàng húa chỉ đến cuối kỳ mới cú được, sau khi tớnh đơn giỏ bỡnh quõn. Đơn giỏ bỡnh quõn của hàng xuất bỏn trong thỏng 10.
Đơn giỏ bỡnh quõn = 14.500.000 + 357.500.000 = 7.154.000 2 + 50
2.2.1.4. Cỏc phương thức thanh toỏn và cỏc phương thức bỏn hàng tại cụng ty
Cỏc phƣơng thức thanh toỏn
Hiện nay cụng ty ỏp dụng hỡnh thức thanh toỏn ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản và thanh toỏn trả chậm.
Hỡnh thức thanh toỏn ngay:
- Thanh toỏn bằng tiền mặt : là hỡnh thức được sử dụng chủ yếu trong cụng ty. Thụng thường nhõn viờn bỏn hàng sẽ thu tiền mặt ngay sau khi giao hàng nếu khỏch hàng thanh toỏn ngay, trường hợp khỏch hàng thanh toỏn sau thỡ nhõn viờn sẽ ghi nhận bằng phiếu nợ. Số tiền thu được sẽ được ghi vào sổ chi tiết cụng nợ của từng khỏch hàng, kế toỏn căn cứ vào đú để ghi nhận doanh thu bỏn hàng.
- Thanh toỏn bằng chuyển khoản : theo hỡnh thức này ngõn hàng đúng vai trũ trung gian đứng ra thu chi cỏc khoản tiền từ khỏch hàng về cho cụng ty và từ cụng ty đến cỏc nhà cung cấp.
Hỡnh thức thanh toỏn trả chậm:
- Với những khỏch hàng lớn cụng ty cú thờm hỡnh thức thanh toỏn trả chậm khi bỏn hàng. Nếu khỏch hàng chưa đủ khả năng thanh toỏn ngay thỡ cụng ty cú thể chấp nhận cho khỏch hàng trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định. Hiện tại cụng ty chưa ỏp dụng hỡnh thức chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toỏn đối với cỏc khỏch hàng của cụng ty.
Cỏc phƣơng thức bỏn hàng
Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng hai hỡnh thức bỏn hàng là bỏn buụn và bỏn lẻ thu tiền tập trung.
Phƣơng thức bỏn buụn
+ Phƣơng thức bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức giao hàng trực tiếp:
Theo hỡnh thức này cụng ty bỏn hàng húa trực tiếp cho người mua tại kho theo đỳng số lượng hàng húa mà người mua đó gọi điện trực tiếp hoặc yờu cầu đặt mua hàng húa.
36
Chứng từ bỏn hàng trong trường hợp này bao gồm: - Húa đơn GTGT :
Liờn 1: lưu tại quyển húa đơn gốc Liờn 2: giao khỏch hàng
Liờn 3: lưu hành nội bộ
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu thu, giấy bỏo cú của ngõn hàng.
VD: Ngày 10 thỏng 10 năm 2012, xuất bỏn cho Cty TNHH thương mại Hoa Hưng 5 mỏy nộn khớ đối lưu với giỏ bỏn chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 9.650.000đ/1 mỏy, toàn bộ tiền hàng khỏch hàng phải thanh toỏn đầy đủ bằng chuyển khoản trước khi nhận hàng :
Quy trỡnh thủ tục bỏn hàng sẽ diễn ra như sau :
Bƣớc 1: Khi biết khỏch hàng cú nhu cầu mua hàng, phũng kinh doanh gửi bỏo giỏ tới cho cụng ty TNHH dịch vụ thương mại Hoa Hưng ngày 01-10-2012 là 9.650.000 đồng/1 mỏy nộn khớ ( chưa bao gồm thuế GTGT) .
Bƣớc 2: Khi khỏch hàng chấp nhận giỏ bỏn của cụng ty và quyết định kớ hợp đồng phũng kinh doanh sẽ tiến hành lập Hợp đồng mua bỏn giữa cụng ty TNHH thương mại Đại Đức với cụng ty TNHH thương mại Hoa Hưng ( Phụ lục 5 ).
Bƣớc 3: Khi xuất kho kế toỏn định khoản dựa trờn phiếu xuất kho: Nợ TK 632 - Trị giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK 156 – Hàng húa
Bƣớc 4: Kế toỏn bỏn hàng sẽ viết Húa đơn GTGT cho khỏch hàng. Húa đơn GTGT được lập thành 3 liờn.
Sau khi nhận đủ hàng, Cụng ty TNHH Thương mại Hoa Hưng chuyển tiền thanh toỏn cho Cụng ty qua ngõn hàng, kế toỏn nhận được lệnh thanh toỏn Cú từ ngõn hàng Vietcombank, chi nhỏnh Nam Thăng long và định khoản như sau:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngõn hàng 53.075.000
Cú TK 511 - Doanh thu bỏn hàng 48.250.000 Cú TK 3331- Thuế GTGT phải thu 4.825.000
37
Bảng 2.4: Húa đơn GTGT
Đơn vị: Cụng ty TNHH thƣơng mại Đại Đức
HểA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TP/11P
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Số: 0010171
Ngày 10 thỏng 10 năm 2012
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Thƣơng mại Đại Đức
Mó số thuế : 0100774007
Địa chỉ: Phũng 807, Khu Đụ Thị Yờn Hũa, CT6 Q. Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại : 04.36415885
Tài khoản: 0071005309054 tại NH Vietcombank, chi nhỏnh Đống Đa- Hà Nội Họ tờn người mua hàng: ễng Nguyễn Văn Hưng
Tờn đơn vị: Cụng ty TNHH thƣơng mại Hoa Hƣng
Mó số thuế: 0301683367
Địa chỉ: 48 Đường Số 20, Phường 11, Quận 6, Thành Phố Hồ Chớ Minh Tài khoản :0071000671892 tại NH Vietcombank chi nhỏnh Bỡnh Thạnh Hỡnh thức thanh toỏn: chuyển khoản
STT Tờn hàng húa, dịch vụ
Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
01 Mỏy ộp nộn khớ
đối lưu Cỏi 05 9.650.000 48.250.000
Cộng tiền hàng: 48.250.000 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT 4.825.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 53.075.000 Số tiền viết bằng chữ: năm mươi ba triệu khụng trăm bảy lăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng
(Ký, ghi rừ họ, tờn)
Người bỏn hàng (Ký, ghi rừ họ tờn)
38
Bảng 2.5: Phiếu xuất kho
( Tổng số tiền 35.770.000 đồng được kế toỏn tớnh khi cuối thỏng xỏc định được giỏ vốn đó xuất theo phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ )
Địa chỉ: Phũng 807, Khu Đụ Thị Yờn Hũa, CT6 Q. Cầu Giấy, Hà Nội
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC )
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 thỏng 10 năm 2012
Số: PXK0115
Nợ: 632 Cú: 156
- Họ tờn người nhận hàng : Nguyễn Văn Hưng - Địa chỉ (bộ phận ): Cụng ty TNHH Thương mại Hoa Hưng
- Lý do xuất kho : Bỏn hàng húa - Xuất tại kho :kho hàng húa (KHH)..
STT Tờn sản
phẩm
Đơn vị
tớnh Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền
A B D 1 2 3
Mỏy ộp nộn
khớ đối lưu Cỏi 05 7.154.000 35.770.000
Tổng cộng 35.770.000
- Tổng số tiền ( bằng chữ ) : Ba mƣơi lăm triệu bảy trăm bảy mƣơi ngàn đồng chẵn
- Số chứng từ gốc kốm theo :...
Ngày..10..thỏng.10....năm 2012
Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trƣởng Giỏm đốc
( Ký họ tờn) (Ký họ tờn) (Ký họ tờn) (Ký họ tờn) (Ký họ tờn) (Nguồn: Phũng kế toỏn)
39
Khi khỏch hàng thanh toỏn bằng chuyển khoản, kế toỏn bỏn hàng sẽ nhận được lệnh thanh toỏn cú và giấy bỏo cú của ngõn hàng như sau :
Bảng 2.6: Lệnh thanh toỏn cú qua ngõn hàng
Ngõn hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam
LỆNH THANH TOÁN LỆNH Cể Số tham chiếu đi: 3504OTT121021495
Số tham chiếu đến: 3512ILT121007213
NH gửi lệnh: IKO3504 – CN Hồ Chớ Minh Loại chuyển tiền: KO
NH nhận lệnh: IKO3512 – CN Hà Nội Ngày nhập lệnh: 12/10/2012 Người phỏt lệnh: Cụng ty TNHH Thương mại Hoa Hưng
Địa chỉ: 48 Đường Số 20, Phường 11, Quận 6, Thành Phố Hồ Chớ Minh Số Tài khoản : 0071000671892 Tại: IKO3504 – CN Hồ Chớ Minh Người nhận lệnh: Cụng ty TNHH Thương mại Đại Đức
Mó số thuế : 0100774007
Địa chỉ: Phũng 807, Khu Đụ Thị Yờn Hũa, CT6 Q. Cầu Giấy, Hà Nội Số Tài khoản : 0071005309054 Tại IKO3512 – CN Hà Nội Số tiền (bằng số): 53.075.000
Số tiền (bằng chữ) : năm mươi ba triệu khụng trăm bảy lăm ngàn đồng chẵn
Chƣơng, loại, khoản mục:
Nội dung: CONG TY TNHH TM HOA HƯNG THANH TOAN TIEN HANG CHO
CTY TNHH TM DAI DUC
Giao dịch viờn Kiểm soỏt (Mó GDV: 3512 KO)
40 Bảng 2.7: Giấy bỏo cú Chi nhỏnh Ngõn hàng Cụng thƣơng Đống Đa - Hà Nội GIẤY BÁO Cể STT: PBC0524/2012 Ngày 10 thỏng 10 năm 2012 TK Nợ: 112
Doanh nghiệp: Cụng ty TNHH Thương mại Đại Đức Số TK: 0071005309054
Chi nhỏnh Ngõn hàng Cụng thương Đống Đa - Hà Nội Người trả: Cụng ty TNHH Thương mại Hoa Hưng
Số TK: 0071000671892 Số tiền: 53.075.000 đồng
Bằng chữ: Năm mươi ba triệu khụng trăm bảy lăm ngàn đồng chẵn Diễn giải: Thanh toỏn tiền bỏn lụ hàng ngày 10/10/2012
Ngày 10 thỏng 10 năm 2012
Giỏm đốc Kế toỏn trƣởng Ngƣời nộp tiền Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ
( Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) ( Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Nguồn: Phũng kế toỏn)
+ Bỏn buụn vận chuyển thẳng cú tham gia thanh toỏn
Do đặc điểm của hình thức này là hàng không nhập kho đem bán thẳng cho khách hàng nên chứng từ gốc chỉ có Hoá đơn GTGT.
Để quản lý hàng giao nhận thẳng từ nơi tiếp nhận của người bán đến khi giao cho người mua, Công ty sử dụng TK157 để hạch toán. Công ty chịu chi phí vận chuyển và thanh toán trực tiếp với bên vận tải.
Ngày 15/10/2012, Công ty ký hợp đồng bán hàng theo hình thức vận chuyển thẳng
cho Công ty TNHH Khỏnh Hựng 5 mỏy nộn khớ đối lưu theo Hoá đơn GTGT số đơn giá
chưa thuế là 9.650.00/mỏy, thuế GTGT 10%. Lô hàng này được mua tại thành phốQuảng
Ninh của Cụng ty cổ phần kỹ thuật Việt Sơn với đơn giá chưa thuế là 7.250.000 đồng/1
mỏy, thuế GTGT 10%, Công ty chấp nhận thanh toán cho người bán trong vòng 10 ngày.
Chi phớ vận chuyển là 5.500.000 ( bao gồm thuế giỏ trị gia tăng 10% ). Cụng ty đó thanh toỏn bằng tiền mặt .
Khi nhận được từ nhà cung cấp thụng bỏo hàng của cụng ty đặt mua chuẩn bị về, cụng ty thụng bỏo cho khỏch hàng đang cú nhu cầu mua hàng đến để tiến hành bỏn giao tay ba. Cụng ty tiến hành lập húa đơn GTGT thanh toỏn với nhà cung cấp số tiền cả thuế
41
GTGT và ghi nhận giỏ vốn xuất bỏn trực tiếp và viết phiếu chi thanh toỏn tiền mặt với nhà cung cấp.
Cụng ty tiến hành xuất húa đơn GTGT cho khỏch hàng, nhận được quyền thu tiền theo số tiền ghi trờn hợp đồng (toàn bộ chi phớ do khỏch hàng chịu). Khỏch hàng hẹn thanh toỏn sau. Khi khỏch hàng thanh toỏn bằng chuyển khoản thỡ kế toỏn nhận lệnh thanh túa và giấy bỏo cú của ngõn hàng tương tự như bảng 2.4 và 2.5.
Bảng 2.8: Húa đơn GTGT mua hàng của của cụng ty cổ phần kỹ thuật Việt Sơn
HểA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TP/11P
Liờn 3: Lưu nội bộ Số: 0012013
Ngày 15 thỏng 10 năm 2012 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty cổ phần kỹ thuật Việt Sơn
Mó số thuế : 0103733400
Địa chỉ : 14D - P.Bạch Đằng – TP Hạ Long – Tỉnh Quảng Ninh Tài khoản : 0102010000221878 tại NHCT Tỉnh Quảng Ninh Họ tờn người mua hàng: ễng Nguyễn Húa Lý
Tờn đơn vị : Cụng ty TNHH Thƣơng mại Đại Đức
Mó số thuế : 0100774007
Địa chỉ : Phũng 807, Khu Đụ Thị Yờn Hũa, CT6 Q. Cầu Giấy, Hà Nội Tài khoản : 0071005309054 tại NH Vietcombank chi nhỏnh Đống Đa- Hà Nội Hỡnh thức thanh toỏn: chuyển khoản
STT Tờn hàng húa, dịch vụ
Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
01 Mỏy nộn khớ đối lưu Cỏi 5 7.150.000 35.750.000
Cộng tiền hàng: 35.750.000 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT 3.575.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 39.325.00 Số tiền viết bằng chữ: ba mươi chớn triệu ba trăm hai mươi lăm đồng chẵn Người mua hàng
(Ký, ghi rừ họ, tờn)
Người bỏn hàng (Ký, ghi rừ họ, tờn)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoỏ đơn)
42
Bảng 2.9: Húa đơn GTGT
HểA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TP/11P
Số: 0010173
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Ngày 15 thỏng 10 năm 2012 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Thƣơng mại Đại Đức
Mó số thuế : 0100774007
Địa chỉ : Phũng 807, Khu Đụ Thị Yờn Hũa, CT6 Q. Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại : 04.36415885
Tài khoản : 0071005309054 tại NH Vietcombank chi nhỏnh Đống Đa- Hà Nội Họ tờn người mua hàng: ễng Nguyễn Minh Tựng
Tờn đơn vị : Cụng ty TNHH Thƣơng mại Khỏnh Hựng
Mó số thuế : 0301683367
Địa chỉ : 48 Đường Nguyễn Trói , Phường Thanh Xuõn, Thành Phố Hà Nội Tài khoản : 261010000067527 tại NH Vietinbank chi nhỏnh Nam Thăng Long Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản
STT Tờn hàng húa, dịch vụ
Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
01 Mỏy ộp nộn khớ
đối lưu Cỏi 5 9.650.000 48.250.000
Cộng tiền hàng: 48.250.000 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT 4.825.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 53.075.000 Số tiền viết bằng chữ: năm mươi ba triệu khụng trăm bảy lăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng
(Ký, ghi rừ họ, tờn)
Người bỏn hàng
(Ký, ghi rừ họ, tờn)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoỏ đơn)
43
Bảng 2.10: Húa đơn vận chuyển
HểA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TP/11P
Số: 0010178
Liờn 3: Lưu nội bộ Ngày 15 thỏng 10 năm 2012 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty vận tải Duyờn Hải
Mó số thuế : 0103733400
Địa chỉ : 75 - P.Cao Thắng – TP Hạ Long – Tỉnh Quảng Ninh
Tài khoản : 0071000237890 tại NH Vietcombank chi nhỏnh Cao Thắng- HL Họ tờn người mua hàng: ễng Nguyễn Húa Lý