2.1.4.1. Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là những người đề ra các chiến lược phát triển dài hạn của Công ty, họ có thể bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc và người quản lý quan trọng khác theo Điều lệ Công ty cụ thể như:
Quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó;
Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Phó giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty;
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập Công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
2.1.4.2. Ban kiểm soát
Chức năng nhiệm vụ chính của Ban kiểm soát là:
- Ban kiểm soát có nhiệm vụ thay mặt Đại hội đồng Cổ đông giám sát, đánh giá công tác điều hành, quản lí của Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc theo đúng các qui định trong Điều lệ Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị;
- Có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc cung cấp mọi hồ sơ và thông tin cần thiết liên quan đến công tác điều hành quản lí Công ty;
- Mọi Thông báo, Báo cáo, Phiếu xin ý kiến đều phải được gửi đến Ban kiểm soát cùng thời điểm gửi đến các thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban giám đốc;
- Kiểm tra, thẩm định tính trung thực, chính xác, hợp lí và sự cẩn trọng từ các số liệu trong Báo cáo tài chính cũng như các Báo cáo cần thiết khác…
2.1.4.3. Ban giám đốc
Ban giám đốc gồm Tổng giám đốc và Phó giám đốc. Ban giám đốc có nhiệm vụ: - Điều hành các chiến lược đã được Hội đồng quản trị đề ra;
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của Công ty; - Trực tiếp giao dịch và kí kết các hợp đồng của Công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty; - Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của Công ty;
- Quản lý, giám sát các phòng ban, cung cấp các nguồn lực cần thiết cho các công trình và thường xuyên báo cáo kết quả cho Hội đồng quản trị;
- Tư vấn, xét duyệt, theo dõi, kiểm tra kỹ thuật, tiến độ và chất lượng của thành phẩm nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa thỏa mãn yêu cầu với chất lượng và hợp đồng.
2.1.4.4. Phòng tài chính – kế toán
Phòng tài chính – kế toán có chức năng đề xuất với Ban giám đốc về công tác quản lý tài chính, kế toán, thống kê trong Công ty, đồng thời tiến hành lập, lưu trữ, kiểm tra, kiểm soát toàn bộ các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính - kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể:
- Tham mưu cho Giám đốc thực hiện chức năng quản lý tài chính, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính – kế toán, thi hành kịp thời các qui định về tài chính – kế toán của Nhà nước và cấp trên. Quan hệ với ngân hàng, cơ quan thuế và các cơ quan hữu quan để thực hiện công tác tài chính – kế toán theo qui định của pháp luật;
- Quản lý tài sản, tiền vốn, hàng hóa, kinh phí và các quỹ, tổng kết thu – chi tài chính, báo cáo quyết toán, từ đó lập kế hoạch tài chính và cung cấp thông tin cho các bộ phận trong và ngoài Công ty;
- Tổ chức thanh toán mua bán hàng hóa nhanh chóng và thu hồi công nợ, tăng nhanh vòng quay vốn. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, bảo mật các số liệu.
2.1.4.5. Phòng hành chính – nhân sự
Phòng hành chính – nhân sự là một bộ phận nghiệp vụ của Công ty, có chức năng chính là đề xuất, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra các công tác quản lý nhân sự, quản trị hành chính – văn phòng. Cụ thể là:
- Xác định và xây dựng nội quy, thể chế, chế độ công tác của các bộ phận trong Công ty, các định mức lao động, nghiên cứu chế độ tiền lương, tiền thưởng, bồi dưỡng độc hại, lập kế hoạch nâng lương, tiền thưởng cho Công ty;
- Lập kế hoạch duy tu, bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra, sửa chữa định kỳ cũng như dự trù kinh phí để bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra, sửa chữa và mua sắm các loại phương tiện, thiết bị dụng cụ và tài sản cố định thuộc khối văn phòng;
- Quản lý nhân sự như lập hồ sơ theo hợp đồng lao động, xây dựng quy chế tuyển dụng, thực hiện chế độ BHXH, BHYT, chế độ phép, thôi việc, kỷ luật…hồ sơ lý lịch và giấy tờ văn thư;
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổ chức hội nghị, liên hoan của công ty...
2.1.4.6. Phòng Marketing
Phòng Marketing làm nhiệm vụ phối hợp với bộ phận kinh doanh để theo dõi hiện trạng từng nhãn hiệu của Công ty. Lên kế hoạch các hoạt động PR và lập ngân sách theo chiến lược ngắn hạn và dài hạn của Công ty. Xây dựng duy trì và phát triển các mối quan hệ với các công ty truyền thông. Tổ chức các hoạt động trong nội bộ công ty nhằm tạo tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong Công ty… Cập nhật và đưa ra các phản hồi về thị trường và thông tin đối thủ cạnh tranh, đề xuất những hoạt động phản ứng với
đối thủ cạnh tranh nhằm chiếm ưu thế trên thị trường. Phối hợp với bộ phận kinh doanh đưa ra chiến lược phát triển kênh phân phối mới.
2.1.4.7. Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh là nơi thực hiện các công việc về thương mại nhằm tiêu thụ tối đa lượng hàng hóa mà Công ty nhập về.
- Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh. Đây là chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của phòng kinh doanh. - Làm việc với khách hàng, nhà cung cấp về kế hoạch sản xuất, kế hoạch giao hàng và hiệp thương với khách hàng khi có sự cố xảy ra liên quan đến tiến độ giao hàng, thực hiện hợp đồng.
- Soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã được ký kết.
Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán công ty trong các nghiệp vụ thu tiền bán hàng hóa, thanh toán tiền mua hàng hóa - dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh trên cơ sở các cam kết và quy định của pháp luật hiện hành.
Thiết lập và quản lý mạng lưới phân phối, đề xuất các phương án, mạng lưới bán hàng, các hình thức quảng cáo, khuyến mại do đẩy mạnh lượng tiêu thụ.
- Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được Ban giám đốc công ty phê duyệt. Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng tiến độ và quy định.
Phòng kinh doanh tổ chức tiếp nhận và thu thập xử lý thông tin sản phẩm, thị trường giá cả trong và ngoài nước để xác định phương án kinh doanh cho từng mặt hàng, từng thị trường, chịu trách nhiệm giải quyết xung đột với khách hàng khi xảy ra tranh chấp.