b, Nguyên nhân khách quan
3.2.1. Nhóm giải pháp tổng thể
Kiểm toán nội bộ là một yêu cầu tất yếu trong hoạt động của bất cứ một tổ chức nào, từ các TCKT đến các TCTD. Trên thực tế, hầu hết các nớc trên thế giới đều rất quan tâm đến việc xây dựng một cơ cấu kiểm soát, KTNB hiệu quả cho mình, trong đó đặc biệt quan tâm đến vai trò, vị trí của tổ chức bộ máy KTNB bộ nhằm giúp cho Hội đồng quản trị hoặc lãnh đạo cao nhất (Thống đốc) của NHTƯ thực hiện tốt việc giám sát, kiểm soát các hoạt động của Ngân hàng, bảo đảm đạt đợc những mục tiêu dài hạn cũng nh ngắn hạn đã đặt ra.
Kể từ khi Thống đốc NHNN ký quyết định số 115/NH- QĐ ngày 27/12/1990 thành lập Vụ tổng kiểm soát trên cơ sở tách chứcnăng "Tổng kiểm soát" từ vụ Kế toán và tổng kiểm soát, qua hơn 10 năm hoạt động. NHNN đã 4 lần thay đổi mô hình tổ chức, hoạt động, bổ sung, sửa đổi chức năng, nhiệm vụ nhằm đa hoạt động kiểm soát, kiểm toán nội bộ Ngân hàng theo đúng với bản chất vốn có của nó và phù hợp với các chuẩn mực quốc tế. Với khoảng thời gian không phải là dài so với lịch sử hoạt động của các hoạt động nghiệp vụ khác của NHTM, song hoạt động kiểm soát nội bộ trong những năm qua đã có những kết quả đáng khích lệ nh: Đã tăng cờng kiểm soát hoạt động của đơn vị cũng nh các nghiệp vụ NHTM, nhất là nghệp vụ có liên quan đến tài chính, tài sản, kho quỹ, xây dựng cơ bản, quản lý kinh doanh ngoại tệ, nghiệp vụ tín dụng...bớc đầu triển khai mở rộng phạm vi, tổ chức hoạt động theo hớng "kiểm toán nội bộ" theo thông lệ quốc tế; hạn chế và góp phần khắc phục tồn tại, thiếu sót trong quá trình xây dựng và ban hành các quy trình nghiệp vụ cũng nh trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ tại các đơn vị thuộc NHTM.
Sau khi luật NHNN đợc ban hành có hiệu lực từ 01/10/1998, hoạt động kiểm soát, KTNB đã có những bớc chuyển biến tích cực cả về nhận thức và hành động. Vai trò, vị trí của Vụ tổng kiểm soát và công tác kiểm soát nội bộ NHTM đã đợc nâng lên một bớc; công tác tổ chức, chỉ đạo điều hành hoạt động nghiệp vụ đã dần đi đúng những nguyên lý cơ bản của kiểm soát, kiểm toán nội bộ; vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Vụ tổng kiểm soát đợc xác định chủ yếu là thực hiện kiểm toán nội bộ.
Tuy nhiên, để đạt đợc mục tiêu dự báo, phân tích rủi ro và hỗ trợ đảm bảo hoạt động của NHTM đúng pháp luật, an toàn hiệu quả, phù hợp với thông lệ quốc tế, công tác kiểm soát nội bộ NHTM trong những năm qua vẫn còn nhiều vấn đề cần phải có một số giải pháp để chỉnh sửa cho hợp lý. Sau đây, tôi xin nêu một số giải pháp:
Thứ nhất; Cần phải biết một cách rõ ràng các khái niệm về "kiểm tra, kiểm soát nội bộ" và "kiểm toán nội bộ".
Trên thực tế hiện nay, việc sử dụng các thuật ngữ chuyên môn trong các văn bản tài liệu dịch từ nớc ngoài vẫn còn thiếu nhất quán, không rõ ràng giữa các khái niệm này sẽ dẫn đến định hớng thiếu chính xác và có thể có những quyết định không phù hợp.
- Theo uỷ ban thực hành kiểm toán Quốc tế (APC) thì: Kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một hệ thống các biện pháp kiểm tra hoàn chỉnh về mặt tài chính và các mặt hoạt động khác do ban lãnh đạo của tổ chức đặt ra nhằm đảm bảo cho hoạt động của tổ chức đúng pháp luật, an toàn và có hiệu quả, bảo đảm tuân thủ các chính sách quản lý, sổ sách đợc ghi chép đầy đủ và chính xác nhất.
Các kiểu kiểm tra, kiểm soát nội bộ (hay còn gọi là biện pháp) có thể đợc nêu ra gồm: Tổ chức, nhân sự, phân chia nhiệm vụ; các biện pháp chống mất cắp vật chất; cơ chế phân công uỷ quyền và chấp nhận uỷ quyền, hệ thống kế
toán, số liệu, quản lý và giám sát công cụ (giám sát của lãnh đạo). Khái niệm này thể hiện thái độ và trách nhiệm của nhà lãnh đạo đối với việc tự kiểm tra của mình, xây dựng môi trờng kiểm toán có thể đối phó với những vấn đề cụt thể nảy sinh nh: Những điều gì có thể dẫn tới sai lầm và biện pháp để ngăn ngừa, hạn chế nhng sai lầm đó; đồng thời tính toán phơng tiện hiệu quả kinh tế và khả thi của các biện pháp kiểm tra, kiểm soát nội bộ đó.
Nh vậy, xét về tổng thể thì kiểm tra, kiểm soát nội bộ là công vịêc thờng xuyên của một tổ chức, trong đó sử dụng một hệ thống các biện pháp về tổ chức, nhân sự, hành chính, vật chất, kế toán, quản lý, giám sát... để ngăn chặn các rủi ro có thể nảy sinh, nhằm bảo đảm an toàn và có hiệu quả trớc và trong quá trình tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải đợc thiết lập trên phạm vi toàn hệ thống cũng nh trong từng tổ chức, đơn vị nhỏ, trong từng quy trình nghiệp vụ, trong từng khâu công việc.
- Kiểm toán nội bộ đợc định nghĩa là "Một chức năng độc lập đợc thiết lập trong một tổ chức để xem xét đánh giá các hoạt động của các bộ phận chuyên môn khác thuộc tổ chức với mục tiêu hỗ trợ các bộ phận thực hiện có hiệu quả những trách nhiệm của mình".
Nh vậy, xét trên góc độ toàn hệ thống (ở đây cụ thể là toàn hệ thống NHTM kiểm toán nội bộ cũng là một "Thành phần") trong cơ cấu kiểm tra, kiểm soát nội bộ, tổ chức kiểm toán và kiểm soát viên nội bộ cũng là một phần trong hệ thống tổ chức, bố trí nhân sự, quản lý, giám sát trong các biện pháp kiểm soát nội bộ đã nêu ở trên. Đặc điểm nổi bật của kiểm toán nội bộ là ngời kiểm tra, kiểm soát độc lập với hoạt động, với quy trình nghiệp vụ đợc kiểm tra cho nên nó có thể đánh giá, nhận xét hoàn toàn mang tính xây dựng. Tính pháp lý của báo cáo kết quả kiểm toán nội bộ có thể không cao đối với các cơ quan bên ngoài, những đặc điểm có ý nghĩa đối với ngời đứng đầu tổ chức đó.
Nói đến kiểm toán nội bộ phải bao gồm cả ba loại: Kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán báo cáo tài chính. Đặc biệt trong công tác lãnh đạo, quản lý thì việc xem xét đánh giá hiệu quả phân phối, sử dụng các nguồn lực hiệu quả hoạt động của các bộ phận chuyên môn, tính tuân thủ pháp luật. Chính sách và các nguyên tắc hoạt động quản lý, sản xuất, kinh donah là một yêu cầu hết sức cần thiết và nh vậy, kiểm toán nội bộ phải rất chú trọng đến chức năng "kiểm toán tuân thủ" và "Kiểm toán tính hiệu quả".
Thứ hai: Về tổ chức bộ máy KTNB, đây là vấn đề có liên quan chặt chẽ đến vị trí, tính độc lập và khả năng tổ chức thực hiện nhiệm vụ của KTNB. Để thực hiện tốt chức năng của mình, nh trên đã nói, tổ chức bộ máy KTNB phải thực đợc đảm bảo cho phép hoạt động tơng đối độc lập, hạn chế tối đa sự ràng buộc (về tổ chức hành chính, mệnh lệnh) vào các bộ phận chuyên môn khác. Muốn vậy, bộ máy KTNB phải đợc tổ chức thành một "bộ phận" độc lập và chỉ chịu sự lãnh đạo của ngời đứng đầu của tổ chức đó. Nói cách khác, là chỉ chịu sự chỉ đạo điều hành của bản thân ngời có trách nhiệm tổ chức công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong phạm vi toàn hệ thống. Mặt khác, mọi thông tinc quản lý đợc cung cấp cho lãnh đạo cao nhất đều phải đợc cung cấp cho KTNB.
Với nhận thức về kiểm tra, KTNB, và tổ chức bộ máy KTNB trên đây, đối chiếu với thực tế tổ chức và hành động kiểm toán nội bộ NHNN hiện nay có nhiều điểm cha phù hợp.
a. Theo điều 57, luật Ngân hàng NHNN Việt Nam đợc Quốc hội thông qua ngày 12/12/1997 thì tổng kiểm soát có 2 nhiệm vụ sau:
- Kiểm soát nội bộ hoạt động của các đơn vị thuộc hệ thống NHTMi - Kiểm toán nội bộ đối với các đơn vị thực hiện nghiệp vụ NHTM.
Các văn bàn pháp quy triển khai luật NHNN liên quan đến lĩnh vực này nh: Quy chế tổ chức và hoạt động của Vụ tổng kiểm soát, quy chế kiểm soát;
Quy chế kiểm soát, kiểm toán nội bộ NHNN đều đợc xây dựng trên nền điều Luật trên.
Theo tôi, nội dung của các quy định này không rõ ràng và cha nhận thức đầy đủ về "Kiểm soát nội bộ", bởi lẽ:
- Trong lý thuyết về kiểm toán chỉ có các khái niệm: "Kiểm soát nội bộ", "kiểm toán nội bộ", "kiểm toán hoạt động",...không có khái niệm "kiểm soát hoạt động".
- Thuật ngữ "kiểm soát' ở đây mang ý nghĩa là kiểm soát nội bộ, nó bao gồm một hệ thống các biện pháp chứ không phải là một hành động cụ thể, do đó nó không phải là nhiệm vụ riêng của Vụ tổng kiểm soát.
- Việc nêu 2 nội dung nh điêu 57 của Luật NHNN đễ dẫn đến việc không phân biệt đợc thế nào là "Kiểm toán", từ đó, các văn bản cụ thể về nội dung này của luật đều mắc phải những vấn đề không rõ ràng giữa kiểm tra, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ.
- Lẫn lộn giữa "cơ cấu kiểm soát nội bộ" với "nghiệp vụ kiểm toán nội bộ", từ đó, không xác định rõ ràng đúng đắn vai trò, vị trí, chức năng của Vụ tổng kiểm soát (đúng ra phải gọi Vụ kiểm toán nội bộ) cũng nh trách nhiệm của các tổ chức đơn vị nhỏ (Vụ, Cục, Chi nhánh...) trong việc xây dựng một cơ cấu kiểm soát nội bộ an toàn và có hiệu quả cho hoạt động của mình, coi kiểm soát nội bộ nh là một hoạt động riêng của vụ Tổng kiểm soát hoặc của bộ phận kiểm soát (chuyên trách) tại các đơn vị, chi nhánh.
b/ Về tổ chức bộ máy điều hành kiểm soát, kiểm soát nội bộ tại NHTM hiện nay còn nhiều bất hợp lý, thiếu điều kiện để thực hiện tốt nghiệp vụ kiểm toán nội bộ, thể hiện trên một số khía cạnh sau đây;
- Đối với kiểm soát Tỉnh: Theo nguyên lý, đây chính là tổ chức có chức năng thực hiện nghiệp vụ kiểm soát nội bộ của các chi nhánh nhng trên thực tế
thì mức độ độc lập cha cao nên hạn chế khả năng tham mu và tính khách quan của kiểm toán nội bộ.
- Việc khai thác, tiếp nhận thông tin từ các đơn vị chuyên môn của kiểm soát Tỉnh còn hạn chế, dẫn đến khó khăn cho công tác nắm bắt tình hình, phân tích giám sát đối với các hoạt động của các chi nhánh.
- Việc quản lý điều hành bộ phận "kiểm soát, kỉêm toán nội bộ" tại một số đơn vị Chi nhánh NHN0 là phù hợp, bởi lẽ: Bộ phận này không thể thực hiện nhiệm vụ "kiểm toán nội bộ" tại các đơn vị đó là vì không có khả năng độc lập tơng đối. Nhiệm vụ duy nhất mà bộ phận này có thể thực hiện là giúp thủ trởng đơn vị thực hiện chức năng "Giám sát công vụ" đối với các hoạt động nghiệp vụ (đều nằm trong khái niệm về cơ cấu kiểm soát nội bộ). Hơn nữa việc tổ chức bộ phận kiểm soát hiện nay là 01 đồng chí cha hợp lý