Chứng từ là vật mang tin dùng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ kế toán ở các NHTM gồm các
chứng từ do khách hàng lập, nộp vào các chứng từ do cơ quan NHTM lập. Khách hàng và Ngân hàng đã ghi đầy đủ các yếu tố quy định in sẵn trên mẫu chứng từ.
Khi tiến hành kiểm tra tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, KSV căn cứ quyết định số 321/ QĐ-NH2 ngày 04 tháng 12 năm 1996 của Thống đốc NHNN Việt Nam "V/v ban hành Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng, TCTD". Kiểm soát viên cần phân loại những dạng sai sót chủ yếu:
- Chứng từ lập sai mẫu quy định.
- Ghi thiếu các yếu tố quy định: mẫu dấu, chữ ký, số tiền bằng số bằng chữ, ngày tháng năm lập, số hiệu tài khoản,...
- Chứng từ có sửa chữa tẩy xoá. - Thiếu chữ ký của Thủ trởng.
- Thiếu cơ sở pháp lý trên chứng từ gốc.
- Việc tổ chức bảo quản và lu chữ các loại chứng từ đã đảm bảo đúng quy định trong kho khi hết thời gian giao dịch trong ngày, tất cả chứng từ phải đợc sắp xếp và đóng thành tập trớc khi đa vào lu trữ. Việc sắp xếp, đóng và bảo quản chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu: Đầy đủ chứng từ; Tra cứu nhanh chóng và dễ dàng; Phù hợp với quy trình hạch toán và kế toán; Thuận tiện cho việc tiêu huỷ khi hết hạn bảo quản.
d) Chế độ hạch toán các khoản phải thu, phải trả
Tiến hành kiểm tra, KTV đã xem xét lại số d các tài khoản phải thu, phải trả để xem việc cho tạm ứng và hạch toán các tài khoản phải thu, phải trả đúng quy định không dồn lâu ngày đặc biệt là cuối năm bắt buộc phải thanh toán tr- ớc ngày 25 tháng 12.
Đối chiếu với quy chế để phát hiện các trờng hợp hạch toán sai tài khoản dẫn đến làm sai lệch nội dung bản chất kinh tế các khoản phải thu, phải trả hàng năm. Nhng đối với chi nhánh không có trờng hợp nào phải điều chỉnh do hạch toán sai.