- Công tác công nghệ thông tin:
2.2.3. Phương pháp thu BHXH
Hiện nay, công tác thu đóng góp BHXH ở BHXH quận Hà Đông bao gồm 2 phương pháp thu nộp BHXH như sau:
2.2.3.1 Phương pháp thu trực tiếp
Theo phương pháp này cán bộ và bộ phận chuyên trách của cơ quan BHXH sẽ trực tiếp thu đóng góp BHXH từ những người tham gia. Phương pháp này thường được áp dụng với những NLĐ làm việc tự do tự nguyện tham gia BHXH và những NLĐ không có chủ sử dụng lao động.
NLĐ tham gia đóng góp BHXH cam kết đóng BHXH bằng tiền mặt, bằng séc hay bằng chuyển khoản Ngân hàng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì cơ quan BHXH cần phải đảm bảo sao cho thủ tục thanh toan tránh được hiện tượng gian lận nội bộ và lạm dụng quỹ, đồng lõa giữa nhân viên thu nộp BHXH và người đóng BHXH. Ưu điểm của phương thức thu trực tiếp từ người lao động là cơ quan BHXH quận có thể nắm bắt được thông tin về đối tượng hưởng nhanh chóng và chính xác. Đồng thời cơ quan BHXH tiếp nhận được các yêu cầu, thắc mắc của đối tượng hưởng từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng hưởng. Bên cạnh đó thì phương thức thu này cũng có hạn chế đó là đối tượng hưởng các chế độ BHXH đang ngày một tăng lên yêu cầu một số cán bộ thu mới đáp ứng hết được việc thu dẫn đến tốn kém về chi phí và đối tượng phải đi xa hơn, mất phí đi lại.
2.2.3.2 Phương pháp thu gián tiếp
Đây là phương pháp phổ biến ở Việt Nam, thông qua hệ thống các đại lý thu BHXH. Đại lý của cơ quan BHXH hầu hết là chủ sử dụng lao động. Ngoài ra còn có các bưu điện, ngân hàng các cơ quan tổ chức, đoàn thể quần chúng ở các quận huyện, xã phường…(gọi chung là đơn vị thu).
Theo Điều 37 Nghị định số 12/CP ngày 26/1/1995 quy định hàng tháng người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng BHXH theo quy định tại khoản 2 điều 36 của Nghị định 12/CP ngày 26/1/1995 và trích tiền lương của tổng số NLĐ theo quy định tại khoản 2 điều 36 của Nghị định này để đóng cùng một lúc vào quỹ BHXH. Tiền lương tháng căn cứ đóng BHXH gồm có lương theo ngạch bậc, chức vụ hợp đồng và các khoản phụ cấp.
Trình tự thực hiện thu BHXH tại BHXH quận Hà Đông như sau:
Khi bắt đầu tham gia BHXH hoặc khi phát sinh đối tượng mới, đơn vị sử dụng lao động lập danh sách theo mẫu 02a-TBH, kèm theo các tờ khai cấp sổ BHXH và các giấy tờ có liên quan gửi về cơ quan BHXH (theo phân cấp quản lý) trước ngày 15 hàng tháng để đề nghị thu và phát sổ BHXH, thẻ BHYT.
- Hồ sơ liên quan gửi kèm theo gồm có:
+ Trường hợp đơn vị lần đầu tham gia BHXH, BHYT
Cơ quan, đơn vị (bao gồm cả hộ kinh doanh cá thể) tham gia BHXH, BHYT lần đầu phải nộp kèm theo danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu 02a-TBH) bản đăng ký tham gia BHXH (mẫu C1A-BHHN), bản sao quyết định thành lập (nếu có), giấy phép kinh doanh, quy chế trả lương đã đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động theo phân cấp (nếu có). Đối với cá nhân sử dụng lao động là bản HĐLĐ. Riêng các đơn vị sử dụng lao động thuộc diện phải xây dựng và đăng ký quy chế trả lương, nếu chưa có, yêu cầu bổ sung và gửi đến chậm nhất là sau 30 ngày.
Người lao động đóng BHXH, BHYT phải có HĐLĐ hoặc quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển, sổ BHXH (nếu có). Trường hợp người lao động lần đầu tham gia BHXH, BHYT đơn vị phải kê khai đúng về nhân thân theo hồ sơ của NLĐ, thực hiện việc khám sức khỏe theo đúng quy định của Bộ Y tế khi tuyển dụng lao động. Đối với tờ khai cấp sổ BHXH phải có hồ sơ gốc để kiểm tra. Các trường hợp đơn vị chưa lập tờ khai hoặc không đủ hồ sơ gốc khi đến đăng ký, cán bộ thu hướng dẫn đơn vị lập và gửi đến sau kèm theo danh sách đề nghị cấp sổ BHXH.
+ Đối với các trường hợp tăng mới lao động trong các đơn vị đang tham gia BHXH, BHYT
Danh sách tham gia BHXH, BHYT được chấp nhận để đề nghị phát hành cấp sổ BHXH sau khi đơn vị đã cung cấp HĐLĐ hoặc quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển kèm theo sổ BHXH (nếu có). Trường hợp NLĐ lần đầu tham gia BHXH, đề nghị đơn vị gửi kèm theo bản phô tô CMTND, giấy khám sức khỏe đề kiểm tra đối chiếu đối tượng. Tờ khai cấp sổ BHXH và hồ sơ gốc nếu chưa có cũng xử lý như hướng dẫn ở trên.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ của đơn vị không quá 5 ngày làm việc, bộ phận thu thẩm định xác định ngay các đối tượng được tham gia BHXH tại đơn vị để thiết lập hồ sơ thu.
Căn cứ danh sách đối tượng đủ điều kiện thu đã xác định do bộ phận thu chuyển đến cùng tờ khai cấp sổ và hồ sơ gốc của từng NLĐ (nếu có), bộ phận phát hành sổ, thẻ kiểm tra và thực hiện cấp sổ BHXH. Thời gian thẩm định hồ sơ cấp sổ BHXH theo Luật BHXH. Trường hợp sau khi thẩm định hồ sơ, phát hiện đối tượng không đúng phải báo giảm hay phải sửa lại các thông số về nhân thân, nghề nghiệp, mức lương… bộ phận cấp sổ có thông báo đến bộ phận thu để điều chỉnh lại dữ liệu.
Trước ngày cuối tháng, đơn vị sử dụng lao động lập và gửi đến cơ quan BHXH biểu 03a-TBH của tháng kèm theo các quyết định hoặc phụ lục HĐLĐ điều chỉnh mức lương, phụ cấp, sổ BHXH. Trường hợp đơn vị không phát sinh thay đổi trong tháng cũng phải ghi rõ trên biểu 03a-TBH hoặc có văn bản thông báo để cơ quan BHXH có căn cứ thực hiện. Sau ngày 05 tháng sau, đơn vị không lập biểu, cơ quan BHXH căn cứ dữ liệu tháng trước liền kề để in trước biểu 03a-TBH và biểu 08- TBH gửi đơn vị xác nhận để lưu trữ. Các thay đổi trong đó nếu có, yêu cầu đơn vị sử dụng lao động điều chỉnh và báo biểu tháng sau liền kề.
Căn cứ báo biểu tăng giảm lao động, mức lương nộp BHXH, BHYT do đơn vị gửi đến, trước ngày 10 tháng sau, bộ phận thu phải có thông báo theo mẫu 08-TBH gửi đến đơn vị sử dụng lao động
Việc ghi điều chỉnh, xác nhận trên sổ BHXH sau khi đã cấp được thực hiện theo quy định của BHXH Việt Nam. Riêng đối tượng đã chôt sổ nghỉ thôi việc sau đó được hưởng chế độ thai sản, nơi nào thanh toán trợ cấp thai sản nơi đó ghi bổ sung thời gian nghỉ việc đước tính là thời gian có đóng BHXH và chốt lại sổ BHXH.