2.1.3.1. Xét trong một hệ thống ngân hàng
Các ngân hàng nói chung đều có cơ cấu tổ chức khá giống nhau gồm : ban giám đốc, các phòng ban như phòng quan hệ khách hàng, phòng tín dụng, phòng ngân quỹ, phòng hành chính.
2.1.3.2 . Xét về phòng giao dịch và chi nhánh nói riêng
Mục tiêu mở rộng các chi nhánh và phòng giao dịch nhằm mở rộng thị trường, thu hút khách hàng. Nhưng tùy vào từng địa điểm, công việc mà các phòng ban ở chi nhánh có ít hay nhiều phòng với những chức năng và nhiệm vụ khác nhau.
Đối với ngân hàng TMCP Đông Á chi nhánh Nha Trang, số 55 đường 2/4 Nha Trang có cơ cấu tổ chức quản lý như sau:
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý ngân hàng TMCP Đông Á chi nhánh Nha Trang.
a. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban : PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG PHÒNG NGÂN QUỸ NGÂN QUỸ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TÍN DỤNG PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN BẢO VỆ TẠP VỤ
Ban lãnh đạo : gồm giám đốc và phó giám đốc
Nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc:
Đối với hoạt động của bộ phận: Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động của chi nhánh. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cấp trên về mọi hoạt động của chi nhánh. Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ cho nhân viên chi nhánh, ký duyệt các văn bản, các hợp đồng thuộc phạm vi trách nhiệm do tổng giám đốc ủy quyền. Phổ biến chủ trương, chính sách của ban tổng giám đốc cho nhân viên, phổ biến kế hoạch được ban giám đốc giao và tiến độ thực hiện kế hoạch cho nhân viên trong chi nhánh. Báo cáo theo yêu cầu của tổng giám đốc về hoạt động của chi nhánh. Đề xuất xây dựng quy trình nghiệp vụ của chi nhánh trình ban giám đốc, quản lý tài sản, tham mưu cho tổng giám đốc về các hoạt động của ngân hàng. Đề xuất với tổng giám đốc hoặc phó giám đốc về các vấn đề vượt quá thẩm quyền.
Nhiệm vụ đối với tổ chức nhân sự trong chi nhánh: Đề xuất tổng giám đốc quyết định về cơ cấu tổ chức nhân sự tại bộ phận. Nắm vững tâm tư nguyện vọng, đời sống nhân viên, giải quyết mâu thuẫn nội bộ, đảm bảo các thành viên trong chi nhánh luôn có tinh thần đoàn kết, hòa đồng tương hỗ lẫn nhau. Đề xuất đào tạo nhân viên khi cần thiết. Lập quyết định phân công công việc cho từng phòng ban. Giám sát và kiểm tra việc chấp hành các nội quy và quy đinh của ngân hàng đối với nhân viên, chấm điểm thi đua đề xuất khen thưởng kỷ luật. Giám đốc chi nhánh có nhiệm vụ quản lý hồ sơ pháp lý của đơn vị, tuyển dụng nhân sự tại chi nhánh.
Quyền hạn của giám đốc chi nhánh: có quyền chủ động phân công nhiệm vụ cho cấp phó, cho các tổ trưởng và các nhân vieentrong chi nhánh trên cơ sở nhiệm vụ chung của bộ phận. Được quyền đề xuất với tổng giám đốc về việc bổ nhiệm cấp phó và các tổ trưởng hoặc điều chỉnh bổ sung nhân sự cho phù hợp. Được tham gia các buổi phỏng vấn tuyển dụng nhân sự cho bộ phận mình.
Nhiệm vụ và quyền hạn của phó giám đốc:
Thực hiện các nhiệm vụ do giám đốc chi nhánh phân công. Thay mặt cho giám đốc chi nhánh giải quyết các công việc phát sinh tại chi nhánh khi giám đốc vắng mặt trong phạm vi được ủy quyền. Thực hiện công tác đối ngoại theo đề xuất
của giám đốc và được lãnh đạo cấp trên phê duyệt. Đề xuất với giám đốc chi nhánh các vấn đề vượt quá thẩm quyền.
Phòng dịch vụ khách hàng :
Gồm 8 người : 1 kiểm soát, 1 kế toán tiền gửi công ty, 3 kế toán thẻ, chuyển tiền nhanh, 2 kế toán tiền gửi tài khoản, 1 kế toán nội bộ.
Chức năng nhiệm vụ chính của phòng :
+ Trực tiếp quản lý tài khoản và giao dịch với khách hàng :
Trực tiếp bán sản phẩm, dịch vụ tại quầy, giao dịch với khách hàng và thực hiện tác nghiệp theo quy định ( từ khâu tiếp xúc, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hướng dẫn thủ tục giao dịch, mở tài khoản, gửi tiền, rút tiền, thanh toán, chuyển tiền).
Quản lý tài khoản, nhập thông tin khách hàng và thực hiện các giao dịch với khách hàng ( mở tài khoản tiền gửi và xử lý giao dịch tài khoản theo yêu cầu của khách hàng, các giao dịch nhận tiền gửi, rút tiền, thanh toán, chuyển tiền trong nước và quốc tế trong hạn mức được giao, thẻ tín dụng, thẻ thanh toán, thu đổi, mua bán ngoại tệ, đối chiếu, xác nhận số dư tiền gửi, tiền vay…) và các dịch vụ khác.
Thực hiện giải ngân vốn vay cho khách hàng trên cơ sở hồ sơ giải ngân đã được phê duyệt, thực hiện thu nợ, thu lãi theo yêu cầu của phòng tín dụng.
Trực tiếp thực hiện các giao dịch về thẻ, tiếp nhận hướng dẫn thủ tục xử lý tác nghiệp, thực hiện các báo cáo theo quy định.
Trực tiếp chi trả kiều hối đối với khách hàng ( có thể có hoặc không có tài khoản ở ngân hàng ) thông báo và in chứng từ cho khách hàng. Tiếp nhận hồ sơ khách hàng chuyển tiền quốc tế từ khách hàng hoặc từ các phòng có liên quan.
Tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, thủ tục, phong cách giao dịch để phản ánh với lãnh đạo.
Tiếp thu cải tiến phong cách phục vụ để không ngừng đáp ứng sự hài lòng và nhu cầu khách hàng.
+ Trách nhiệm của phòng dịch vụ khách hàng :
Thực hiện đúng các quy định, quy trình nghiệp vụ, thẩm quyền và các quy định về bảo mật trong mọi hoạt động giao dịch với khách hàng.
Thực hiện đầy đủ các biện pháp kiểm soát nội bộ trước khi hoàn tất một giao dịch với khách hàng.
Quản lý lưu trữ hồ sơ, thông tin ( thu thập, lưu trữ, bảo mật, phân tích, xử lý và cung cấp) thuộc nhiệm vụ của phòng và lập các báo cáo, thống kê nghiệp vụ phục vụ quản trị điều hành theo quy định.
Khởi tạo hồ sơ thông tin khách hàng (tạo số CIF) và tiếp nhận các yêu cầu thay đổi thông tin từ khách hàng (thay đổi chủ tài khoản, thay đổi các thông tin trong hồ sơ của khách hàng).
Chịu trách nhiệm về việc tự kiểm tra tính tuân thủ các quy định của nhà nước và của DongA Bank trong hoạt động tác nghiệp của phòng, đảm bảo an toàn về tiền và tài sản của ngân hàng và khách hàng.
Đề xuất với giám đốc về chính sách phát triển cải tiến sản phẩm, dịch vụ ngân hàng, quy trình giao dịch, phương thức phục vụ khách hàng.
Phòng tín dụng :
Gồm 6 người : 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 4 nhân viên. Chức năng :
Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay, bảo lãnh đối với khách hàng theo quy trình, quy định của DongA Bank.
Tiếp nhận, kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ cấp tín dụng, bảo lãnh, hồ sơ thế chấp từ các phòng liên quan. Nhập dữ liệu đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến khoản vay ( tạo hồ sơ, cài đặt hạn mức, gia hạn, tài sản đảm bảo, lãi suất…) từ phân hệ tín dụng vào phân hệ tài trợ thương mại vào hệ thống quản lý và chịu trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ theo quy định.
Chịu trách nhiệm kiểm tra, rà soát đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ tín dụng theo quy định.
Hồ sơ giải ngân, cấp bảo lãnh và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp các điều kiện giải ngân, cấp bảo lãnh và chuyển các chứng từ theo quy định cho phòng
dịch vụ khách hàng để thực hiện thanh toán theo yêu cầu chỉ dẫn của khách hàng trong hồ sơ giải ngân.
Quản lý kế hoạch giải ngân, theo dõi thu nợ và thông báo các khoản nợ đến hạn. Thực hiện giám sát khách hàng thực hiện đúng các điều khoản hợp đồng tín dụng, bảo lãnh và đảm bảo nợ vay.
Theo dõi diễn biến các khoản tín dụng, đề xuất ý kiến về việc trích lập dự phòng rủi ro.
Thực hiện tính toán trích lập dự phòng rủi ro theo kết quả phân loại nợ theo đúng các quy định của ngân hàng.
Chịu trách nhiệm hoàn toàn về an toàn trong tác nghiệp của phòng, tuân thủ đúng quy định kiểm soát nội bộ trước khi giao dịch được thực hiện, giám sát khách hàng tuân thủ các điều kiện của hợp đồng tín dụng.
Các nhiệm vụ khác :
Đầu mối lưu trữ chứng từ giao dịch, hồ sơ nghiệp vụ, tín dụng, bảo lãnh và tài sản đảm bảo nợ, quản lý thông tin ( thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo mật, cung cấp) và lập các loại báo cáo, thống kê về quản trị tín dụng theo quy định.
Tham gia ý kiến vào các văn bản quản trị tín dụng
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc. Phòng tư vấn tài chính :
Gồm 3 người : 1 trưởng phòng, 2 nhân viên. Chức năng :
Về công tác tiếp thị và phát triển khách hàng :
Tham mưu, đề xuất chính sách và kế hoạch phát triển khách hàng cá nhân. Triển khai các sản phẩm hiện có ( tín dụng, tiền gửi, bảo hiểm, dịch vụ, phát hành thẻ ) phù hợp với quy định.
Thu thập thông tin, khai thác hệ thống thông tin về thị trường bán lẻ ( dân cư, khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm dịch vụ bán lẻ của ngân hàng trên địa bàn tỉnh). Để xây dựng chính sách, kế hoạch và biện pháp phát triển khách hàng,
phát triển sản phẩm ngân hàng bán lẻ thích hợp theo định hướng và phù hợp với điều kiện thực tế của phòng giao dịch.
Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình marketing tổng thể cho từng nhóm sản phẩm, tìm kiếm khách hàng, tìm hiểu nhu cầu và ý kiến phản hồi của từng khách hàng, đo lường mức độ hài lòng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ tiện ích của ngân hàng.
Tiếp nhận, triển khai và phát triển các sản phẩm tín dụng, dịch vụ ngân hàng dành cho khách hàng của DongA Bank.
Về công tác bán sản phẩm và dịch vụ bán lẻ :
Xây dựng kế hoạch bán sản phẩm đối với khách hàng là cá nhân, xác định các chỉ tiêu liên quan đến khách hàng (danh mục sản phẩm triển khai, thị phần, doanh thu…) xây dựng kế hoạch phát triển khách hàng từng tháng, quý, năm.
Tư vấn cho khách hàng lựa chọn sử dụng các sản phẩm bán lẻ của ngân hàng. Phổ biến, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng về quy trình sử dụng sản phẩm dịch vụ của ngân hàng với tính chuyên nghiệp cao.
Triển khai thực hiện kế hoạch bán hàng.
Chịu trách nhiệm về việc bán sản phẩm, nâng cao thị phần, tối ưu hóa doanh thu nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận, phù hợp với chính sách và mức độ chấp nhận rủi ro của khách hàng.
Về công tác tín dụng :
Tiếp xúc với khách hàng, tìm hiểu nhu cầu, tiếp nhận hồ sơ vay vốn.
Thu thập thông tin, phân tích khách hàng, khoản vay, lập báo cáo thẩm đinh. Đối chiếu với các điều kiện tín dụng và các quy định về quản lý tín dụng, quản lý rủi ro ( giới hạn hạn mức, mức độ chấp nhận rủi ro…)
Lập báo cáo đề xuất trình cấp có thẩm quyền quyết định cấp tín dụng, chiết xuất, cho vay, cầm cố giấy tờ có giá trị theo quy định và quy trình của nghiệp vụ.
Thông báo cho khách hàng về quyết định cấp tín dụng, hướng dẫn hoàn thiện bộ hồ sơ vay vốn và các điều kiện tín dụng yêu cầu đảm bảo hồ sơ tài liệu được hoàn thiện theo đúng quy định trước khi trình ký.
Soạn thảo hợp đồng tín dụng và các hợp đồng có liên quan đến khoản vay để trình ký.
Thực hiện phân loại nó, xếp loại tín dụng, chấm điểm cho khách hàng.
Chịu trách nhiệm đầy đủ về tìm kiếm khách hàng, phát triển hoạt động tín dụng bán lẻ, mức tăng trưởng và hiệu quả hoạt động bán lẻ.
Chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, trung thực đối với các thông tin về khách hàng phục vụ cho việc xét cấp tín dụng cho khách hàng.
Các nhiệm vụ khác :
Quản lý thông tin, báo cáo, đầu mối quản lý hồ sơ thông tin ( thu thập, cập nhật, bổ sung, điều chỉnh, lưu trữ, bảo mật…) về khách hàng, sản phẩm, thị phần, thị trường.
Cung cấp thông tin cho các bên có liên quan theo quy định về thẩm quyền và phạm vi quản lý, thực hiện chế độ lập báo cáo phục vụ quản trị điều hành của ban giám đốc.
Phối hợp hỗ trợ các đơn vị liên quan trong phạm vi quản lý nghiệp vụ ( tín dụng, phát triển sản phẩm, marketing thương hiệu…).
Cập nhật thông tin diễn biến thị trường và sản phẩm trong phạm vi quản lý liên quan đến nhiệm vụ của phòng.
Tham gia ý kiến đối với các vấn đề chung theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc.
Phòng hành chính :
Gồm 1 nhân viên lễ tân, 3 bảo vệ, 1 tạp vụ. Chức năng :
Về công tác hành chính :
Thực hiện công tác văn thư theo quy định, quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sách báo, công văn đi đến theo quy trình, quy chế bảo mật.
Quản lý, sử dụng con dấu của phòng giao dịch đúng quy định của pháp luật và của ngân hàng.
Là đầu mối tổ chức hoặc đại diện cho phòng giao dịch ngân hàng trong quan hệ giao tiếp, đón tiếp các cá nhân, tổ chức trong ngoài hệ thống DongA Bank.
Kiểm tra, giám sát, tổng hợp, báo cáo về việc chấp hành nội quy lao động, nội quy cơ quan và các quy định thộc phạm vi nhiệm vụ được giao, sử dụng, quản lý tài sản công, trật tự, an toàn cơ quan, phòng cháy chữa cháy.
Xây dựng, thông báo chương trình công tác và lịch làm việc của ban giám đốc tới các đơn vị có liên quan. Theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác và ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc đối với các đơn vị phục vụ công tác điều hành của ban giám đốc.
Tham mưu, đề xuất với giám đốc ngân hàng xây dựng nội quy, quy chế về công tác văn phòng, các biện pháp quản lý hành chính cơ quan.
Về công tác quản trị hậu cần :
Tham mưu, đề xuất với giám đốc những biện pháp quản lý khai thác, sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật của ngân hàng.
Thực hiện công tác quản lý, khai thác, sửu dụng tài sản cố định, cơ sở vật chất, trang thiết bị, công cụ lao động phương tiện vận tải phục vụ hoạt động kinh doanh của ngân hàng theo quy định, tiết kiệm và có hiệu quả.
Trình duyệt và tổ chức thực hiện mua sắm các loại tài sản, công cụ. Đảm bảo điều kiện hoạt động và kinh doanh.
Thực hiện công tác hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất công cụ, phương tiện làm việc và an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo môi trường làm việc văn minh, sạch đẹp.
Đảm bảo công tác hậu cần, lễ tân, khánh tiết cho các cuộc họp, hội nghị. Nhiệm vụ khác :
Luôn là đầu mối quan hệ với các cơ quan chính quyền trên địa bàn, tham gia xây dựng an ninh đường phố.
Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.
Là thành viên của một số hội đồng theo quy định ( hội đồng kiểm kê, hội đồng thanh lý tài sản…)
Thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của cấp trên.
Kiểm tra giám sát việc chấp hành các quy chế, quy định của cơ quan đối với cán bộ viên chức trong công tác quan hệ giao dịch.