- Bảng chấm công Bảng xếp lương năng
TK 627 TK 344 Trích theo TL của NVP
tính vào chi phí BHXH phải trả cho NLĐ TK642 Trích theo TL của NVQLDN TK111,112, 152 … TK 334 Trích theo TLcủa NLĐ trừ vào
Trích theo TLcủa NLĐ trừ vào
Chỉ tiêu KPCĐ thu nhập của họ
TK 111, 112
Nhận tiền cấp bù của quỹ BHXH
2.3.3 Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà. Hà.
2.3.3.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và tính giá tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà.
Nguyên vật liệu của công ty bao gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiờn liợ̀u… được xuất dùng cho chế tạo sản phẩm. Xuất phát từ đặc điểm của công ty là vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại bao gồm nhập khẩu thuốc, hương liệu … nên chủng loại sản phẩm rất đa dạng và phong phú. Mỗi sản phẩm đòi hỏi khác nhau về quy cách, mẫu mã ví dụ như thuốc nước, thuốc viên nén, viên nén ép vỉ, viên nang…
Vật liệu sản xuất sản phẩm của Công ty bao gồm rất nhiều chủng loại, bao gồm cả vật liệu nhập từ nước ngoài cả vật liệu mua từ trong nước. Giá trị một số chủng loại vật liệu rất đắt. Vật liệu chính để sản xuất sản phẩm của Công ty là các loại thảo dược và các hóa chất… rất nhạy cảm với thời tiết nhất là thời tiết nhiệt đới nóng ẩm như nước ta
nên dễ gây hỏng hóc cho sản phẩm. Do đó công tác bảo quản là rất quan trọng.
Với đặc điểm là sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau, nên công tác quản lý nhập xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất là rất phức tạp, vì vậy Công ty đã áp dụng nguyên tắc giá thực tế để tớnh giỏ nguyên vật liệu. Theo đú, giỏ nguyên vật liệu nhập kho được tính theo công thức sau:
Giá trị Giá muaChi phí Thuế Giá mua Chi
phí Thuế
NVL = ghi trên + thu mua, + nhập khẩu (1) thu mua, + nhập khẩu (1)
Nhập kho Hóa đơn bảo quản ( nếu có) Hóa đơn bảo quản ( nếu có)
Do Công ty áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá mua nguyên vật liệu là giá mua chưa bao gồm thuế Giá trị gia tăng đầu vào.
Để tớnh giỏ nguyên vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng tính giá xuất theo phương pháp đơn giá bình quân:
Đơn giá Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL nhập trong kỳ
bình quân = (2) (2)
cả kỳ dự trữ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
Giá trị Số lượng Đơn giá Số lượng Đơn giá
NVL= NVL xuất dùng x bình quân(3) = NVL
xuất dùng x bình quân (3)
xuất dùng trong kỳ cả kỳ dự trữ
Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất sản phẩm chính là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Khoản chi phí này
phát sinh đựơc kế toán theo dõi hàng ngày qua phiếu xuất kho NVL và tập hợp cuối tháng phân bổ cho từng sản phẩm hoàn thành. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đựoc tập hợp từ các phân xưởng sản xuất của Công ty.
2.3.3.2 Luân chuyển chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu •Thủ tục nhập kho vật liệu:
•Trong quá trình sản xuất, vật liệu nhập kho không đủ cho nhu cầu sản xuất thì căn cứ vào kế hoạch vật tư đầu năm, phòng kế hoạch cung ứng lập kế hoạch vật tư thiếu cần dùng cho sản xuất. Phòng thị trường cử người đi khảo sát, tỡm hiểu thị trường và quyết định nguồn mua vật liệu ở đâu. Lập báo cáo vật tư (cả đơn giá và số lượng) trình phó tổng giám đốc sản xuất duyệt. Sau khi đã được duyệt thì tiến hành mua. Khi vật liệu về đến kho, căn cứ vào hợp đồng mua bán, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, hoặc căn cứ vào giấy báo giá, Công ty tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng vật liệu, lập biên bản kiểm tra chất lượng. Sau đú,phòng kế hoạch cung ứng dựa vào hợp đồng, hóa đơn, bỏo giỏ,phiếu kiểm tra chất lượng để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn cựng người mua và thủ kho ký, 1 liên lưu lại tại phòng kế hoạch cung ứng, 1 liên giao thủ kho để vào thẻ kho, 1 liên đưa cho phòng kế toán để thanh toán.
•Thủ tục nhập kho vật liệu do xuất thừa hoặc cần thay đổi chủng loại: do đặc điểm mụ hình sản xuất của Công ty. Với một số loại này khi mang về kho cũng được kiểm định lại chất lượng. Phòng kế hoạc cung ứng viết thành 3 liên phiếu nhập: 1 liên lưu, 1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ và gửi về phòng kế toán, 1 liên trả lại đơn vị sử dụng, phòng kế toán tính giá trị.
•Thủ tục nhập kho vật liệu thu hồi: trong quá trình sản xuất, theo yêu cầu quản lý của cấp trên, căn cứ vào biên bản tỷ lệ thu hồi, căn cứ vào yêu cầu của đơn vị nhập hàng, phòng quản lý vật tư viết phiếu nhập kho thành 3 liên.
•Thủ tục xuất kho vật liệu:
•Thủ tục xuất kho vật liệu cho sản xuất sản phẩm công nghiệp và các mục đích sử dụng khác: do yêu cầu và kế hoạch sản xuất mà từng phân xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư do phó tổng giám đốc sản xuất duyệt. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư, phòng vật tư viết phiếu xuất kho làm 3 liên: 1 liên để lưu lại, 1 liên ở đơn vị lĩnh vật tư và 1 liên thủ kho giữ ghi thẻ kho và gửi về phòng kế toán.
• Thủ tục xuất kho bán vật
liệu: trong nền kinh tế thị trường, việc mua bán vật tư càng đơn giản bao nhiêu càng tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng bấy nhiêu. Vì vậy, Tổng giám đốc công ty đó cú quy chế bán hàng, đã ký duyệt biểu bỏn giỏ vật tư.
Nên chỉ cần khách hàng đồng ý với giỏ đó thỏa thuận là phòng kế toán viết hóa đơn bán hàng. Hóa đơn ở Công ty sử dụng là loại hóa đơn GTGT làm 3 liên do Bộ Tài chính ban hành, thủ kho ký, liên 2 giao trả khách hàng, liên 3 thủ kho xuất vật tư giữ để vào thẻ kho rồi gửi về phòng kế toán. Trong trường hợp người mua trả tiền ngay thì kế toán Công ty (nếu bán tại Công ty) hoặc người bán hàng (nếu bán tại cửa hàng) lập phiếu thu tiền vào quỹ. Hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà:
•Nguyên vật liệu của Công ty gồm nhiều chủng loại, đa dạng, phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư diễn ra thường xuyên và liên tục, vì thế kế toán Công ty phải hạch toán riêng cho từng loại nguyên liệu, vật liệu nhằm đảm bảo tính chính xác khi tính giá thành sản phẩm, tránh thiếu hụt, mất mát vật tư.
•NVL Công ty được đánh số hiệu riêng và được quản lý trên danh mục vật tư. Mỗi loại NVL hay nhóm vật liệu được quản lý, theo dõi trên một thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập và phát cho thủ kho sau khi ghi vào “Sổ đăng ký thẻ kho”. Hiện nay Công ty áp dụng kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
•Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ thực hiện trong việc quản lý cũng như ghi chép, đối chiếu và phát hiện sai sót. Tuy nhiên do Công ty có số lượng NVL lớn nếu quản lý trên giấy tờ thì sẽ hết sức khó khăn, phức tạp.
•Tại kho, hàng ngày thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho theo số thực nhập hoặc thực xuất. Sau đó thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho của từng vật tư hay nhóm vật tư để theo dõi tiếp. Cuối tháng thủ kho tính số lượng và giá trị vật tư nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ (thể hiện trên thẻ kho) và chuyển về cho phòng kế toán.
•Tại phòng kế toán, kế toán vật tư nhận chứng từ do thủ kho cung cấp tiến hành kiểm tra, tính toán lại số lượng vật tư, đơn giá, thành tiền có
chính xác hay không. Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư các tổ, đội công trình phải tập hợp đầy đủ các chứng từ gửi về phòng kế toán. Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ gốc đó nhập vào máy tính. Máy tính sẽ tự động lờn cỏc Sổ chi tiết liên quan gồm:
•Sổ chi tiết TK 152 : do kế toán vật tư mở, được mở tương ứng với từng, chi tiết theo một loại NVL tại từng kho thẻ kho
•Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn •Sổ chi tiết TK 621
Do số lượng NVL là nhiều nên cuối mỗi tháng kế toán vật tư chỉ in ra Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn để lưu trữ, cũn các Sổ chi tiết NVL thì được lưu giữ trên máy tính hoặc in ra để đối chiếu khi cần.
Phần III: Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà
3.1. Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Với hơn năm mươi năm xây dựng và trưởng thành, hiện nay Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà đã trở thành một trong những công ty dược phẩm hàng đầu Việt Nam với đội ngũ cán bộ công nhân viên lên tới hơn 800 người, trong đó là đội ngũ cán bộ lãnh đạo có tầm nhìn xa trông rộng, đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuõt với trình độ trên đại học và đại học, đội ngũ công nhân viên với tay nghề cao. Và trong thành tựu đó không thể không nhắc tới sự đóng góp của phòng kế toán tài chính đảm bảo cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin có chất lượng đồng thời đảm bảo cho các nhà quản lý tiện theo dõi và kiểm tra công tác kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty có nhiều ưu điểm, cụ thể là:
•Các nhân viên kế toán đều có trình độ học vấn cao( đại học hoặc trên đại học), nhiều kinh nghiệm, luôn được cập nhật các chế độ kế toán mới ban hành nên việc hạch toán kế toán luôn đảm bảo tính chính xác, kịp thời, cung cấp thông tin có chất lượng cho các nhà quản lý và người sử dụng thông tin. Để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, các cán bộ phòng kế toán-tài chính phải thường xuyên hoàn thiện nghiệp vụ chuyên môn của mình bằng cách tìm hiểu, cập nhật những chế độ kế toán và các chính sách, quy định của Nhà nước mới ban hành và áp dụng hiện nay.
•Ngoài nguồn nhân lực có chất lượng như vậy, công tác kế toán cũn được thực hiện bằng hệ thống máy vi tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán giúp cho công việc kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, tiết kiệm được nhân lực và thời gian mà thông tin đưa ra vẫn đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời. Gần như toàn bộ sổ sách của công ty được lưu trữ trên máy tính nên việc lập các báo cáo tài chính trở nên chính xác và nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, để tránh khỏi phải lệ thuộc hoàn toàn vào máy tính để phũng có rủi ro xảy ra cuối mỗi tháng kế toán còn in ra các loại
sổ sách từ máy tính để lưu trữ số liệu cùng với máy tính. Công tác bảo quản chứng từ và lưu trữ sổ sách được công ty thực hiện một cách nghiêm ngặt và chặt chẽ theo quy định.
•Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối hợp lý, phõn rừ từng phần hành: “Hạch toán chi phí NVL, hạch toán TSCĐ, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây dựng, hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, hạch toán thanh toán, hạch toán tiền mặt, tiền gửi NH”. Trong từng phần hành, kế toán nêu rừ chức năng, nhiệm vụ tổ chức hạch toán của từng phần hành kế toán của công ty. Thực hiện tổ chức phân công phân nhiệm cho các nhân viên phòng kế toán theo đúng chức năng, nhiờm vụ của từng phần hành một cách hợp lý phù hợp với quy định của Bộ tài chớnh,và chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành.
Bên cạnh đó bộ máy kế toán của công ty cũng đang gặp phải một số hạn chế cần khắc phục như sau:
•Việc phân công lao động kế toán tại Công ty chưa phù hợp. Một người có thể phải đảm nhiệm một lúc nhiều công việc như. Điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, có thể làm giảm hiệu quả của công tác kế toán cũng như công tác kiểm tra kiểm soát.
•Sự thiếu hụt của nhân viên kế toán nên trong công ty, nhân viên kế toán vẩn còn phải làm khối lượng công tác kế toán khá lớn, việc áp dụng tin học vào bộ máy kế toán đã giảm bớt 1 phần khối lượng công việc, song sự thiếu nhân lực trong phòng kế toán vẩn để lại những bất cập nó có thể dẩn tới nhưng sai sót ngoài ý muốn khó tránh khỏi trong việc tổ chức hạch toán chi tiết từng phần hành.