đầu:
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong cụng ty là: Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT).
Việc nhập nguyờn vật liệu ở Cụng ty Hựng Phương(TALIMEX) chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phũng kế hoạch vật tư thụng qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bỏn trực tiếp. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiờu hao vật liệu và giỏ cả thị trường.
2.3.1.1 Chứng từ phản ỏnh nghiệp vụ nhập nguyờn vật liệu:
Căn cứ vào hoỏ đơn hoặc giấy bỏo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liờn phiếu nhập kho vật tư. Một liờn do thủ kho giữ, một liờn do phũng kế toỏn lưu, và một liờn giao lại cho khỏch hàng. Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phỏt hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, khụng đỳng quy cỏch đó ghi trờn chứng từ thỡ thủ kho phải bỏo ngay cho phũng kinh doanh biết cựng với bộ phận kế toỏn vật tư, lập biờn bản xử lý (cú xỏc nhận của người mua hàng). Thụng thường người bỏn giao hàng tại kho, thỡ chỉ kho vật tư, hàng hoỏ đủ phẩm chất, chủng loại, số cũn lại trả cho người bỏn.
Như vậy thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu gồm cú cỏc chứng từ sau: -Hoỏ đơn.
-Biờn bản kiểm nhận vật tư. -Phiếu nhập kho.
-Thẻ kho. .
Biờn b n ả
ki m nh n ể ậ Phi u nh p khoậế Th khoẻ Nh p NVLậ
Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Cụng ty Hựng Phương
Đối với vật tư nhập lại kho từ phõn xưởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liờn như trường hợp trờn.
Đối với phế liệu thu hồi: Cụng ty khụng làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phõn xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà khụng cần qua một hỡnh thức cõn, đo, đong, đếm nào. Nghĩa là khụng phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập kho phế liệu thu hồi của cụng ty trờn sổ sỏch.
Để hiểu rừ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Cụng ty ta cú thể xem cỏc chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong thỏng 10/2013 tại Cụng ty theo vớ dụ sau: Cụng ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giỏ 26.600đ/m của Cụng ty TNHH Dệt may An bỡnh như sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Ngày 5/10/2013
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Dệt may An Bỡnh Địa chỉ : Hà Nội
Họ tờn người mua: Cụng ty Hựng Phương(TALIMEX) Địa chỉ: Khương Trung – Thanh Xuõn – Hà Nội
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt
Đơn vị tớnh : đồng STT Tờn hàng hoỏ dịch
vụ
Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 68.761.000
Số tiền bằng chữ: Sỏu mươi tỏm triệu bảy trăm sỏu mốt ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ghi rừ họ tờn) (Ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 5/10/2013
Số: 25 Nợ: 152 Cú: 111 -Họ tờn người giao hàng: Nguyễn Thành Vinh
-Nhập tại kho: Vật tư
-Hoỏ đơn số 028 Ngày 5/10/2013
STT Tờn nhón hiệu, quy Đơn vị Mó số Theo Số lượng chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vải dệt kim m 2.350 2.350 26.600 62.510.000 Cộng 62.510.000
2.3.1.2. Chứng từ phản ỏnh nghiệp vụ xuất nguyờn vật liệu:
Nguyờn vật liệu của cụng ty được xuất dựng cho sản xuất quần ỏo là chủ yếu, nhưng cũng cú một số ớt được xuất dựng cho chi phớ quản lý doanh nghiệp, chi phớ sản xuất chung.
Khi cỏc phõn xưởng sản xuất cú nhu cầu sử dụng vật tư, tại cỏc phõn xưởng lập phiếu bỏo lĩnh vật tư với phũng cung ứng vật tư, sau khi đó được duyệt phũng vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liờn:
-Liờn: Lưu tại phũng vật tư.
-Liờn 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho kế toỏn để kế toỏn ghi vào sổ kế toỏn
-Liờn 3: Giao cho phõn xưởng sử dụng vật tư để ghi sổ kế toỏn bộ phận sử dụng.
Nếu là xuất bỏn phải lập hoỏ đơn GTGT do bộ tài chớnh phỏt hành, phõn xưởng lĩnh vật tư mang húa đơn đến cỏc bộ phận liờn quan (Giỏm đốc, Kế toỏn trưởng) ký nhận, sau đú đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư.
Tại kho: thủ kho kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp lý của cỏc chứng từ xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật tư vào thẻ kho.
Vớ dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phõn xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phũng vật tư lập phiếu xuất kho như sau:
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 21/10/2013
Số: 174 Nợ:621 Cú:152
-Họ tờn người nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phõn xưởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
-Xuất tại kho: Kho Vật tư
Đv tớnh : đồng STT Tờn nhón hiệu quy cỏch phẩm Mó số Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất 1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000 Cộng 35.910.000
Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)