c tr ng c b n: Ngày nay cùng v i s phát tri n công ngh thông tin, vi c ng d ng các phân m m k toán vào doanh nghi p là t t y u. Các ph n m m k toán đ c thi t k d a trên nguyên t c c a b n hình th c k toán k trên. Ph n m m k toán không th hi n đ c đ y đ quy trình ghi s k toán nh ng nó in đ c đ y đ s k toán và Báo cáo tài chính theo quy đ nh.
Lo i s s d ng: ph n m m k toán đ c thi t k theo hình th c s k toán nào thì s có đ y đ s c a hình th c k toán đó.
u đi m: các ph n m m k toán hi n nay nhìn chung t c đ cao, đa d ng và chu n xác.
Nh c đi m: c n ph i đ m b o đ ng b gi a c s v t ch t k thu t và trình đ c a cán b k toán, đ m b o tính t đ ng hóa, tính an toàn, ti t ki m và có hi u qu .
Trình t ghi s :
S đ 1.16: Trình t ghi s k toán theo hình th c k toán trên máy vi tính
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cu i k
Quan h đ i chi u, ki m tra
Máy vi tính (Ph n m m k toán) Ch ng t k toán B ng t ng h p ch ng t k toán cùng lo i S k toán
CH NG 2
TH C TR NG CÔNG TÁC K TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC NH K T QU
BÁN HÀNG T I CÔNG TY C PH N SÀI GÒN 2.1. Khái quát chung v Công ty C ph n Sài Gòn
2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n
- Tên Công ty: Công ty C ph n Sài Gòn
- a ch : S 9, đ ng Ng c H i, ph ng Hoàng Li t, Hoàng Mai, Hà N i - Mã s thu : 0500557198
- S tài kho n: 102010001120367 t i Ngân hàng Th ng m i C ph n Công th ng Vi t Nam – Chi nhánh Thanh Xuân, Hà N i
- S đi n tho i: 04.36649166 - Fax: 043.6649119
- Ch t ch h i đ ng qu n tr : Ông Tr n S n Châu - T ng giám đ c: Ông Nguy n ng Toàn - L nh v c kinh doanh: Th ng m i - Hình th c s h u v n: C ph n - V n đi u l : 90.000.000.000 VN - S l ng lao đ ng: 51 ng i
Th ng hi u Công ty thu c lá Sài Gòn, đ a ch 152 Tr n Phú, qu n 5, thành ph H Chí Minh (hãng thu c lá Míc c ) là th ng hi u m nh chi ph i kh p c n c. c bi t, mi n B c có s n ph m Du l ch đ chi ph i t Ngh An tr ra.
Th i bao c p, vi c kinh doanh thu c lá đ t siêu l i nhu n nên h th ng phân ph i r ng kh p không đ nh hình theo m t mô hình nào h t. T h qu trên d n đ n giai đo n kinh t th tr ng thì h th ng phân ph i b lo n, không đi u hành đ c giá c , vi c kinh doanh không có hi u qu , s n l ng suy gi m l n. Công ty thu c lá Sài Gòn và các nhà phân ph i c a Công ty nh n ra mô hình phân ph i c không còn phù h p n a mà c n có m t cu c cách m ng v mô hình phân ph i. ây c ng chính là nguyên nhân Công ty C ph n Sài Gòn ra đ i.
Công ty C ph n Sài Gòn hình thành tr i qua hai giai đo n:
Giai đo n 1:
Công ty thu c lá Sài Gòn cùng các khách hàng l n c a Công ty: - Công ty TNHH Th ng m i Giang Anh
- Công ty Th c ph m mi n B c (B Th ng m i) - Công ty C ph n T ng Bách hóa (B Th ng m i) - Công ty C ph n Bách hóa mi n Nam (B Th ng m i) - Công ty TNHH S n ông (Hà Tây)
Là 7 c đông sáng l p hình thành Công ty C ph n Sài Gòn v i s v n góp: 30.000.000.000 VN (3.000.000 c phi u, m i c phi u 10.000VN ).
Giai đo n 2:
Công ty C ph n Sài Gòn phát hành thêm 1.500.000 c phi u t ng đ ng 15.000.000.000 VN bán cho t t c các khách hàng c a Công ty thu c lá Sài Gòn các tnh.
Nh v y, Công ty C ph n Sài Gòn hình thành v i 52 c đông s h u s v n 45.000.000.000 VN t ng đ ng 4.500.000 c phi u.
Công ty C ph n Sài Gòn chính th c đ c ho t đ ng t ngày 01 tháng 6 n m 2007.
2.1.2. c đi m ho t đ ng kinh doanh
Công ty C ph n Sài Gòn đã có gi y phép kinh doanh và ho t đ ng kinh doanh trong m t s l nh v c sau:
- Kinh doanh 2 s n ph m n n t ng: thu c lá Vina Sài Gòn, Du lch đ .
- Kinh doanh 2 s n ph m m i c p cao h n: thu c lá Era tiger tím, Era tiger đ . - Kinh doanh s n ph m cao c p đ c thù: thu c lá Sài Gòn Classic.
- Kinh doanh s n ph m mì Miliket – Colusa.
Trong đó 2 s n ph m thu c lá Vina Sài Gòn và Du lch đ là 2 s n ph m n n t ng c a Công ty đ phát tri n các s n ph m khác. ng th i tri n khai 2 s n ph m m i Era tiger tím và Era tiger đ đón nh n ng i tiêu dùng ch n c p cao h n, t p trung vào các vùng s n ph m Du l ch ch y u; l y s n ph m Sài Gòn Classic là s n ph m cao c p đ c thù c a Công ty. Ngoài ra, Công ty đã t ch c kinh doanh thành công s n ph m mì Miliket – Colusa nh m đ t m t chân vào lnh v c th c ph m m đ ng cho vi c kinh doanh các s n ph m khác v sau.
Quy trình ho t đ ng kinh doanh chung c a Công ty
Công ty C ph n Sài Gòn là Công ty ho t đ ng trong l nh v c th ng m i, vì v y th tr ng là m t y u t quan tr ng b c nh t trong chi n l c kinh doanh c a Công ty. Trong c ch th tr ng c nh tranh gay g t ngày nay, Ban lãnh đ o c a Công ty nói chung và phòng Kinh doanh nói riêng đã luôn nghiên c u, tìm ki m, n m b t thông tin th tr ng đ phân tích thông tin ngu n hàng, thông tin v nhu c u m t hàng, thông tin v giá c ... đ có th đ a ra chi n l c kinh doanh đúng đ n, đ t hi u qu cao.
S đ 2.1: Quy trình kinh doanh c a Công ty C ph n Sài Gòn
Ngu n: Phòng Kinh doanh
Công ty mua hàng tr c ti p t Công ty thu c lá Sài Gòn và Công ty Colusa – Miliket. Sau khi nh n đ c hóa đ n Công ty có th ti n hành thanh toán ngay ho c tr ch m theo h p đ ng kinh t . Nhà s n xu t giao hàng t i kho c a Công ty và chi phí v n chuy n hàng hóa do bên bán chu trách nhi m. Sau khi nh p kho, hàng hóa s đ c Công ty bán l ho c bán buôn theo h p đ ng kinh t cho khách hàng và ch y u là bán buôn.
Quá trình tiêu th hàng hóa
Công ty C ph n Sài Gòn là m t Công ty kinh doanh th ng m i, vì v y v n đ tiêu th hàng hóa có ý ngh a vô cùng quan tr ng đ i v i s t n t i và phát tri n c a Công ty. Nh m đ t đ c m c tiêu t i đa hóa l i nhu n, Công ty áp d ng nhi u ph ng th c bán hàng: bán l tr c ti p, g i đ i lý, bán buôn theo h p đ ng kinh t , ch p nh n cho khách hàng thanh toán ch m.
Công ty quy đ nh m c giá c đ nh cho t ng m t hàng đ đ m b o tính th ng nh t v giá c cho các m t hàng, làm cho khách hàng có th d dàng l a ch n.
- Bán l tr c ti p: Công ty xu t hàng cho nhân viên bán hàng đi bán l cho khách hàng.
- Bán buôn theo h p đ ng kinh t : Công ty xu t kho m t s l ng l n bán cho khách hàng theo h p đ ng đã ký.
- G i đ i lý: Công ty g i Công ty thu c lá Sài Gòn trong mi n Nam nh bán h nh ng m t hàng m i ch a đ c khách hàng ch p nh n r ng rãi.
2.1.3. c đi m t ch c b máy qu n lý
Mua hàng Kho Khách
S đ 2.2: T ch c b máy qu n lý c a Công ty C ph n Sài Gòn
Ngu n: Phòng T.C Hành chính
Ch c n ng, nhi m v c a t ng b ph n
H i đ ng qu n tr: Là b ph n qu n lý cao nh t c a Công ty, có quy n đ i di n Công ty đ quy t đ nh m i v n đ liên quan đ n quy n l i c a Công ty gi a các k đ i h i, tr nh ng v n đ thu c th m quy n c a i h i c đông.
i h i c đông
Ban Ki m soát
H i đ ng qu n tr
Ban Giám đ c
Th ký Công ty
Phòng Kinh doanh Phòng K toán T ng h p
Bán hàng Th tr ng xe i Kho T.C Hành chính K toán Qu B o v
Ban Ki m soát: Có ch c n ng giúp các c đông ki m soát ho t đ ng qu n tr và qu n lý đi u hành Công ty. Ki m soát toàn b h th ng tài chính và vi c th c hi n các quy ch c a Công ty, khi có yêu c u c a c đông có th ki m tra b t th ng, can thi p vào ho t đ ng c a Công ty khi c n thi t.
Ban Giám đ c:
- T ng giám đ c:
Xác đ nh m c tiêu c a Công ty, xây d ng chi n l c cho Công ty đ đ t đ c m c tiêu đó.
Xây d ng v n hoá, đ i ng Công ty.
Ch đ o các phòng ban xây d ng ph ng án kinh doanh cho t ng s n ph n c th .
D a trên chi n l c Công ty, xây d ng b ng mô t công vi c c a t ng b ph n. D a trên b ng mô t công vi c b ph n, ch đ o xây d ng b ng mô t công vi c cá nhân.
Xây d ng các quy ch ho t đ ng c a Công ty: tuy n d ng, ti n l ng,…
Là ng i tr c ti p ch đ o công tác kinh doanh hàng ngày c a Công ty: tr c ti p đàm phán v i khách hàng và ký k t H p đ ng kinh t , ch đ o th c hi n; th ng xuyên tr c ti p ph i h p v i Công ty thu c lá Sài Gòn đ ch đ o công tác kinh doanh, th tr ng; ch đ o phòng kinh doanh bán hàng hàng ngày;...
T ng giám đ c tr c ti p ch đ o công tác k toán – t ng h p, đi u hành công tác tài chính k toán, ký l nh chuy n ti n…
ng th i t ng giám đ c còn th c hi n các ch đ o c a H i đ ng qu n tr , chu trách nhi m tr c h i đ ng v vi c th c hi n trách nhi m, ngh a v c a mình và là ng i đ i di n tr c pháp lu t cho Công ty.
- Phó giám đ c: Là ng i do giám đ c tr c ti p b nhi m, giúp vi c cho giám đ c, ch u trách nhi m tr c giám đ c v các ho t đ ng kinh doanh c a Công ty, đ c y quy n c a giám đ c đ ký k t các h p đ ng y thác v i các đ i tác c a Công ty.
ng th i, đ xu t ph ng h ng chi n l c kinh doanh lên giám đ c.
Th ký giám đ c:
L u tr toàn b H p đ ng mua và bán c a Công ty, các gi y t , ch ng t pháp lý c a Công ty.
Ki m tra l i các báo cáo t ng h p ho t đ ng hàng ngày c a Công ty, l u l i ch ng t theo tháng, báo cáo tr c ti p ho c Fax, g i mail cho T ng giám đ c, ch tch h i đ ng qu n tr .
Cung c p thông tin cho thành viên H QT và Ban Ki m soát khi có yêu c u.
So n th o các công v n, v n b n hành chính, các quy ch , quy đ nh, n i quy c a Công ty…
Phòng Kinh doanh:
- Bán hàng: L p chi n l c kinh doanh, bán hàng và kinh doanh các s n ph m c a Công ty. D a trên m c tiêu c a Công ty, chi n l c Công ty, chi n l c kinh doanh l p b ng mô t công vi c cho t ng cá nhân. Xác đ nh s n l ng c a t ng s n ph m tiêu th th c t c a t ng vùng th tr ng đ ký k t h p đ ng phù h p.
- Th tr ng: Theo dõi di n bi n c a th tr ng, nghiên c u, m r ng th tr ng: bình n giá; đi m m nh, đi m y u c a t ng s n ph m; vùng th tr ng nào m nh, vùng th tr ng nào y u; s n ph m c nh tranh; phân tích nguyên nhân và đ a ra bi n pháp x lý nhanh nh t, báo cáo Lãnh đ o.
- i xe: Qu n lý đ i xe, phân công xe v n chuy n h p lý và công b ng, giám sát các lo i phí xe, giám sát c a xe.
- Kho: Qu n lý kho hàng, hàng nh p xu t t n, hàng đi trên đ ng, ch t l ng hàng trong kho, phòng cháy ch a cháy, an toàn lao đ ng.
Phòng Kinh doanh k t h p cùng các b ph n và phòng K toán làm báo cáo hàng ngày theo quy trình và bi u m u. Th c hi n các công vi c khác theo ch đ o c a Giám đ c, ch u trách nhi m tr c giám đ c v k t qu kinh doanh và h th ng phân ph i s n ph m c a Công ty.
Phòng K toán t ng h p:
- K toán:
Thu th p, x lý thông tin, s li u k toán chu n m c và ch đ k toán Vi t Nam.
T ch c b o qu n, l u tr ch ng t , h s k toán theo quy đ nh c a pháp lu t và Công ty.
Ghi chép s li u, h ch toán chính xác, trung th c, k p th i các nghi p v k toán phát sinh trong quá trình s n xu t kinh doanh.
Ph i h p cùng các phòng ch c n ng, xây d ng k ho ch kinh doanh, phân tích hi u qu kinh t trong s n xu t kinh doanh theo đúng yêu c u c a lãnh đ o, qu n lý và giám sát đ ng v n, công n khách hàng.
Xây d ng, trình lãnh đ o ban hành quy ch tài chính k toán, quy ch n i b , ch đ đ i v i ng i lao đ ng.
Ki m tra, giám sát các kho n thu chi tài chính, các ngha v thu, n p ngân sách, thanh toán n , phát hi n và ng n ch n k p th i nh ng sai ph m ch đ tài chính k toán.
L p báo cáo tài chính theo ch đ hi n hành, cung c p s li u, thông tin v tình hình tài chính c a Công ty theo đúng quy đ nh c a pháp lu t và Công ty.
- Qu : Qu n lý qu , thu chi ti n m t. - T ch c Hành chính:
Qu n lý con d u, qu n tr v n phòng, ph c v trong công tác đ i n i và đ i ngo i c a Công ty.
K t h p cùng các b ph n và phòng Kinh doanh l p báo cáo hàng ngày theo quy trình và bi u m u.
Th c hi n các công vi c khác theo s ch đ o c a Ban Giám đ c. - B o v : B o v tài s n c a Công ty, các kho hàng.
2.1.4. c đi m t ch c b máy k toán
S đ 2.3: T ch c b máy k toán c a Công ty C ph n Sài Gòn
Ngu n: Phòng K toán
Ch c n ng, nhi m v c a phòng k toán
K toán tr ng (Kiêm k toán t ng h p): Ch u trách nhi m ph trách chung