: Quan h qu n lý tr c ti p : Quan h h tr gián ti p
Các b ph n nghi p v khác c a chi nhánh
Phòng K toán tài chính, Công ngh thông tin H i s
Giám đ c chi nhánh PG ph trách K toán và giao d ch Tr ng b ph n giao d ch khách hàng (Head Teller) Tr ng qu ho c th qu ph trách (Vault) Tr ng b ph n k toán
Ki m soát viên giao d ch Th qu t i qu chính Ki m soát viên k toán
39
Di n gi i quy trình:
- Ho t đ ng giao d ch t i qu y là m t b ph n trong t ng th b máy k toán và giao d ch c a đ n v, ch u s qu n lý c a Giám đ c chi nhánh ho c Phó giám đ c ph trách k toán v i S giao d ch và các chi nhánh đ u m i.
- B ph n giao d ch t i qu y bao g m có các cán b giao d ch làm d ch v tr c ti p (Teller) và cán b qu .
- B ph n giao d ch (Teller) ph trách các ho t đ ng nghi p v giao d ch t i qu y. B ph n qu ph trách vi c qu n lý ti n m t c a đ n v.
- ng đ u b ph n qu là Tr ng qu , đ u m i qu n lý các giao d ch ti n m t t i
đ n v.
- ng đ u b ph n giao dch là Tr ng b ph n d ch v Khách hàng. T i các đ n
v phòng giao d ch n u không có tr ng phòng thì do ki m soát viên ph trách.
- Giao d ch viên (Teller): Là cán b tr c ti p ti p xúc và gi i quy t yêu c u c a Khách hàng t khâu đ u đ n khâu cu i, bao g m c giao d ch ti n m t và không dung ti n m t. M t giao d ch viên có th đ c phân công chuyên bi t x lý m t m ng công vi c thu c nghi p v giao d ch t i qu y ho c kiêm nhi m x lý nhi u lo i giao d ch.
- Ki m soát viên giao d ch: Là cán b qu n lý, phê duy t giao d ch thông th ng trong ph m vi th m quy n đ c phân công. T i phòng giao d ch có th b trí riêng ki m soát viên giao d ch và ki m soát viên k toán ho c g p chung.
- Th qu t i qu chính (Vault): Là cán b thu c b ph n kho qu ph trách vi c thu chi ti n t i qu chính, n m ngoài các giao d ch mà giao d ch viên đ c phép x lý t i ch . Các th qu có quan h thu chi ti n tr c ti p v i tr ng qu và các giao d ch viên, có th th c hi n các giao d ch liên quan đ n vi c thu chi ti n c a b ph n qu . Th qu là nhân viên chính th c c a Ngân hàng. Vi c b trí cán b t i qu chính có th thành m t ho c nhi u dây giao d ch sao cho phù h p v i áp l c giao d ch ti n m t hàng ngày.
- Ki m ngân viên: Là cán b thu c b ph n kho qu có trách nhi m ki m đ m,
đóng gói ti n. Ki m ngân viên không có quan h thu chi tr c ti p v i giao d ch viên và
không tham gia h ch toán hay nh p giao d ch. Cán b ki m ngân có th là nhân viên Ngân hàng ho c cán b mùa v ng n h n.
2.2.1.3. Quy trình giao d ch t i qu y theo mô hình Teller m t c a t i Chi nhánh S đ 2.3: Quy trình giao d ch m t c a S đ 2.3: Quy trình giao d ch m t c a i t ng Quy trình th c hi n Tham kh o Khách hàng 1 Teller 2 Head Teller 3 Teller Head Teller Th qu 4 Di n gi i quy trình: 1. Th c hi n giao d ch Teller t i qu y
- Khách hàng đ n qu y Teller và đ a yêu c u v s d ng d ch v nh : m tài
kho n, rút ti n, n p ti n, chuy n ti n, g i ti t ki m…
- Khách hàng s d ng đúng các m u bi u form c a Ngân hàng LienVietPostBank.
Tr ng h p n p ti n m t thì ph i kê ti n theo form m u c a Ngân hàng. N u h th ng Flexcube có th t đ ng in b ng kê ti n thì KH đ c s l ng ti n theo m nh giá ho c
Th c hi n các giao d ch Teller t i qu y giao d ch X lý giao d ch Teller Phê duy t giao d ch Ki m qu đ i chi u, báo cáo
41
nhân viên c p nh t vào máy tính s l ng ti n cho t ng lo i m nh giá và in ra B ng kê ti n đ KH ký vào b ng kê ti n. - KH có th gi i thích nhu c u c a mình, đ c yêu c u cán b NH làm rõ các v n đ liên quan đ n d ch v NH. - Nh ng v ng m c t KH đ c Teller gi i đáp và n u ch a th a đáng s đ c c p cao h n gi i đáp nh m đ t đ n s hi u bi t l n nhau gi a KH và NH. 2. X lý giao d ch Teller do GDV th c hi n
- GDV ti p nh n yêu c u t phía KH v i thái đ ni m n và t n tình.
- X lý nghi p v theo đúng các quy trình, quy đnh v s n ph m d ch v liên quan
hi n hành nh : quy đ nh v ti t ki m, thanh toán,… Ki m tra các y u t pháp lý c a giao
d ch theo các quy đnh hi n hành, n u h p l h p pháp thì ký ch k toán xác nh n trên
ch ng t , form m u s d ng cho d ch v đó.
3. Phê duy t giao d ch Teller
- Head Teller ho c KSV phê duy t giao d ch Teller trên h th ng Flexcube theo th m quy n và các quy trình s n ph m hi n hành.
- Khi phê duy t ph i ki m tra tính h p pháp h p l c a giao d ch, tính kh p đúng
và đ y đ c a các ch ký h u quy n, s d tài kho n, các y u t khác liên quan đ n KH
và liên quan đ n giao dch đó, các code h ch toán phù h p v i ch đ k toán và các quy
đ nh liên quan c a LienVietPostBank.
- Khi phê duy t xong chuy n ch ng t tr l i cho Teller ho c chuy n qu chính đ
chi ti n.
- N u giao d ch h p pháp h p l thì phê duy t trên h thông Flexcube và n u không h p l thì chuy n tr cho Teller x lý l i.
- Các v n đ n y sinh và v ng m c t i qu y các Teller đ trình Head Teller đ x lý k p th i và Head Teller có th chuy n c p cao h n x lý cho các v ng m c khó x ho c v t th m quy n.
4. Ki m qu , đ i chi u, báo cáo
- T /ban qu n lý kho qu đ c thành l p theo Quy t đ nh ho c ch đ nh c a T ng
- Ki m qu có th đ c th c hi n vào đ u ngày, cu i ngày ho c b t th ng trong gi giao d ch tùy yêu c u c a qu n lý.
- Quy trình t ng b c đ Teller/th qu ki m đ m ti n m t t i qu nh sau:
+ B c 1: Teller và các th qu ki m đ m ti n t i thùng c a t ng cá nhân, s p x p theo lo i ti n VN /ngo i t . T ng lo i ti n s p x p theo m nh giá ti n đ d ki m đ m.
+ B c 2: l p b ng kê ti n theo lo i ti n đã ki m đ m.
+ B c 3: c ng s d t ng ti n theo lo i ti n VN , ngo i t ,.. riêng qu chính ph i c ng t ng s ti n t các th qu dây ph đ có s t ng c ng theo lo i ti n. Tr ng qu
ho c ng i đ c phân công l p B ng t ng h p t n qu th c t theo lo i ti n c a Chi
nhánh đ ghi nh n t ng t n qu th c t t i th i đi m ki m kê.
+ B c 4: đ i chi u s d t n qu theo lo i ti n v i s d trên tài kho n Ti n m t
t i qu Teller ID và Ti n m t t i qu chính.
+ B c 5: l p biên b n ghi nh n k t qu ki m qu ho c ghi k t qu ki m qu vào S qu t ng h p. Các thành viên Ban ki m qu ký tên trên s ki m qu khi k t thúc xác
đ nh k t qu ki m qu .
- Khi ki m qu Teller ho c th qu qu n lý thùng ti n tr c ti p th c hi n ki m qu
các b c t 1-5 theo quy trình ki m đ m ti n m t t i qu đã nêu trên. Các thành viên
c a ban ki m qu giám sát và ch ng ki n công tác ki m đ m ti n c a Teller ho c th qu . - i v i qu chính, Tr ng qu yêu c u Head Teller ho c KSV cung c p S ph chi ti t tài kho n ti n m t t i qu chính đ đ i chi u v i s t n qu th c t t i qu chính.
- Head Teller ho c KSV có trách nhi m ki m soát các báo đ y đ và chính xác theo các quy trình s n ph m và Ch đ k toán hi n hành c a LienVietPostBank.
2.2.1.4. Quy trình x lý các nghi p v áp d ng mô hình giao d ch m t c a t i Chi nhánh
a) Quy trình thu – chi ti n m t
Giao d ch thu – chi ti n m t t i Chi nhánh bao g m nh n, tr ti n g i t tài kho n ti n g i, tài kho n ti t ki m, k phi u, trái phi u, ch ng ch ti n g i, và các giao d ch thu – chi ti n m t khác. T i Chi nhánh có quy đ nh v h n m c giao d ch nh sau:
- Ti n m t t i qu c a GDV không đ c đ quá 300 tri u đ ng. N u v t quá s ti n trên, GDV ph i đi u chuy n ngay v qu .
43
- T i Chi nhánh không quy đnh h n m c giao d ch cho t ng GDV mà GDV ti p
nh n và gi i quy t t t c các giao d ch t i phòng giao d ch. Sau khi ki m tra tính h p l c a giao d ch, GDV h ch toán c p nh t vào h th ng Flexcube và chuy n cho KSV ho c
tr ng b ph n giao d ch ho c Phó giám đ c/Giám đ c tùy theo s ti n trong m i giao d ch.
- Quy đnh v h n m c duy t giao d ch t i chi nhánh: KSV duy t m c d i 500
tri u đ ng, tr ng b ph n giao d ch duy t m c d i 3 t đ ng, Phó giám đ c/Giám đ c
duy t m c trên 3 t .
Giao d ch thu ti n m t t Khách hàng:
- GDV c n c B ng kê n p ti n vào, ti n hành nh n ti n c a KH theo th p, c c…
sau đó ki m đ m theo lo i m nh giá và c ng s t ng ti n thu vào qu . N u đ v s l ng
và không có ti n gi thì Teller đóng d u “đã thu ti n” ký k toán và th qu trên ch ng t thu ti n (hai liên: tr KH liên 2 và NH l u tr liên 1).
- C n c ch ng t thu ti n h p l , h ch toán c p nh t giao d ch vào H th ng
Flexcube ngay sau khi hoàn thành th t c thu ti n. Teller ghi s bút toán vào góc ph i c a ch ng t và chuy n ch ng t cho KSV/Head Teller phê duy t trên h th ng Flexcube.
- GDV x lý nghi p v v k toán theo các quy trình hi n hành và chuy n cho KSV/Head Teller/ ho c Phó giám đ c/Giám đ c phê duy t.
- Sau khi qu chính chuy n tr ch ng t và KSV chuy n ch ng t cho Teller thì Teller ti n hành c p nh t vào h th ng Flexcube hai bút cho các giao d ch:
+ Bút toán 1: h ch toán ghi có cho KH b ng màn hình Teller: N ti n m t t i qu Teller (Till), Có tài kho n ti n g i thanh toán c a KH.
+ Bút toán 2: bù tr v n v i qu chính: s d ng màn hình đi u chuy n ti n m t. H ch toán: N ti n m t t i qu chính (Vault), Có ti n m t t i qu Teller (Till).
Giao d ch chi ti n cho Khách hàng:
- Ti p nh n yêu c u rút ti n t KH, ki m tra tính h p l h p pháp c a L nh chi ti n, n u đúng và đ s d thanh toán thì h ch toán c p nh t vào H th ng Flexcube, ghi s bút toán lên phía góc ph i c a ch ng t và chuy n cho KSV/ Head Teller phê duy t. Teller ký ch ký k toán trên ch ng t và h ch toán hai bút toán:
+ Bút toán 1: ghi N tài kho n KH/ tài kho n thanh toán khác, ghi Có ti n m t t i qu Teller – t ng s ti n chi ra.
+ Bút toán 2 (bù tr v n v i qu chính): N ti n m t t i qu Teller, Có ti n m t t i qu chính (Vault) – t ng s ti n chi theo ch ng t .
- Sau khi Head Teller/KSV đã phê duy t thì KSV chuy n l i ch ng t cho Teller
đ chi ti n cho KH.
- Khi chi ti n cho KH, Teller l p b ng kê ti n và chu n b đ s ti n tr c khi giao cho KH. Khi giao ti n, KH nh n ti n r i ki m đ m theo b ng kê ti n và ký trên B ng kê, trên ch ng t k toán. Khi chi đ , Teller đóng d u “đã chi ti n” trên ch ng t k toán, ký xác nh n trên ch ng t thu chi (ch ký k toán và ch ký th qu ) và giao cho KH liên 2 c a ch ng t , NH l u liên 1.
b) Quy trình thanh toán không dùng ti n m t
Thanh toán không dùng ti n m t là nghi p v chi tr ti n hàng hóa d ch v và các kho n thanh toán khác trong n n kinh t đ c th c hi n b ng cách trích chuy n tài kho n trong h th ng t ch c cung ng d ch v thanh toán mà không s d ng ti n m t đ thanh toán. T i chi nhánh, các nghi p v thanh toán không dùng ti n m t đ c áp d ng mô hình giao d ch m t c a bao g m: phát hành séc; th ngân hàng; thanh toán b ng y nhi m thu, y nhi m chi; mua bán thu đ i ngo i t và các giao d ch thanh toán khác. T i Chi nhánh
không có quy đ nh v h n m c giao d ch cho các nghi p v thanh toán không dùng ti n
m t.
Thanh toán b ng séc
Khách hàng có th dùng séc đ thanh toán ti n hàng, d ch v , n p thu , tr n … ho c rút ti n m t.
N u ng i phát hành séc và ng i th h ng có tài kho n m cùng h th ng
LienVietPostBank
S đ 2.4: Thanh toán séc cùng h th ng Ngân hàng
Ng i tr ti n Ng i th h ng Ngân hàng 1. Giao séc 2. N p séc 3. Ghi N 4. Ghi Có
45
Giao d ch viên sau khi nh n ch ng t , ki m tra t séc, s d tài kho n c a ng i tr ti n. Trong tr ng h p s d tài kho n c a ng i tr ti n đ đ thanh toán thì GDV ti n hành trích tài kho n ti n g i và báo N cho ng i tr ti n; đ ng th i ghi Có vào tài
kho n và báo Có cho ng i th h ng.
Trong tr ng h p ng i tr ti n không đ s ti n thanh toán toàn b s ti n ghi
trên t séc n u ng i th h ng yêu c u đ c thanh toán m t ph n s ti n ghi trên séc thì GDV có ngh a v thanh toán theo yêu c u c a ng i th h ng trong ph m vi s ti n mà
ng i tr ti n hi n có.
N u ng i phát hành và ng i th h ng có tài kho n m t i Ngân hàng khác h th ng
S đ 2.5: Thanh toán séc khác h th ng Ngân hàng
Tr ng h p CN đóng vai trò là Ngân hàng thanh toán: GDV nh n ch ng t và
ki m tra các y u t trên séc, nh p d li u màn hình chuy n ti n đi và chuy n ch ng t cho KSV th c hi n phê duy t. Sau đó GDV th c hi n thanh toán bù tr và chuy n cho