Để tránh rủi ro không đáng có do việc mất giá, giảm giá của lượng hàng tồn kho gây ra kế toán Doanh nghiệp cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để
phản ánh đúng giá trị thuần có thể thưc hiện dược của hàng tồn kho của Doanh nghiệp khi lập Báo cáo tài chính năm. Khi phát sinh nghiệp vụ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán Doanh nghiệp nên sử dụng TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cách lập như sau :
Tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán, Doanh nghiệp sẽ tiến hành trích lập dự phòng. Việc trích lập này phải được thực hiện cho từng loại hàng hóa dựa trên cơ sở các bằng chứng xác thực chứng minh cho sụ giảm giá của hàng hóa tại thời điểm đó. Từ đó tiến hành lập Sổ chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn
kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá trị gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Căn cứ vào số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập, ghi:
Nơi TK 632 Có TK 159
- Cuối kỳ kế toán năm sau:
+ Trường hợp khoản lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632
Có TK 159
+ Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn số hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 159 Có TK 632
Để đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán , Doanh nghiệp phải dự kiến số nợ có khả năng khó đòi, tính trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ hạch toán. Số tính trước này gọi là dự phòng các khoản khỏi thu khó đòi.
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ nguyên tắc, khi lập dự phòng phải dựa trên những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi ( Khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản… nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, Doanh nghiệp đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không được ). Khi phát sinh nghiệp vụ trích lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán Doanh nghiệp sử dụng TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi. Cách lập như sau :
- Cuối niên độ kế toán, Doanh nghiệp căn cứ các khoản phải thu khó đòi, dự kiến các khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm sau , kế toán sẽ tiến hành tính toán các khoản phải thu khó đòi, ghi:
Nợ TK 642 Có TK 139
- Cuối niên độ kế toán năm sau:
+ Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích năm nay lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn hạch toán vào chi phí, ghi:
Nợ TK 642 Có TK 139
+ Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trich lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hêt, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 139 Có TK 632
- Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được, được phép xóa sổ nợ. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản phải thu khó đòi, ghi :
Nợ TK 139 ( Nếu đã lập dự phòng )
Nợ TK 642 ( Phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó đòi xóa sổ lớn hơn số lập dự phòng ) Có TK 131
Có TK 138
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xuer lý
- Đối với những khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó
lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ TK 111 Nợ TK 112 Có TK 711
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý.
• Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Với tính chất sản xuất. bán nhiều loại sản phẩm, Doanh nghiệp không tính kết quả lãi, lỗ riêng cho từng mặt hàng bán mà chỉ tính cho từng nhóm sản phẩm. Do đó, Doanh nghiệp không phân bổ CPBH và CPQLDN cho từng mặt hàng bán. Điều này dẫn đến Doanh nghiệp không biết được từng loại sản phẩm sản xuất và bán có mang lại lợi nhuận hay không. Theo ý kiến của em, để đáp úng yêu cầu quản trị doanh nghiệp cũng như việc tính toán chi tiết kết quả lỗ, lãi của từng mặt hàng bán ra, giúp cho khâu lập kế hoạch sản xuất, bán sản ohaamr và việc tính toán kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh được đúng đắn, Doanh nghiệp nên phân bổ CHPB, CPQLDN cho số lượng hàng bán ra theo những tiêu thức nhất định như tiêu thức doanh thu thuần .
TCPBH (CPQLDN)i
CBH (QLDN)i = * DT i
TDTT Trong đó : Trong đó :
- CBH (QLDN)i : Chi phí bán hàng ( Chi phí quản lý doanh nghiệp )
phân bổ cho mặt hàng i tiêu thụ trong kỳ .
- TCPBH (CPQLDN)i : Tổng chi phí bán hàng ( Chi phí quản lý
doanh nghiệp ) của nhóm sản xuất chưá sản phẩm I phát sinh trong kỳ .
- TDTT : Tổng doanh thu thuần của hàng tiêu thụ trong kỳ.
- DTi : Doanh thu thuần của hàng hóa I đã bán trong kỳ.
Việc phân bổ CPBH và CPQLDN đối với từng mặt hàng nếu thực hiện kế toán thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức. Doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm kế toán máy, do đó việc tính toán, phân bổ này sẽ đơn giản hơn rất nhiều mà lại tốt cho công tác quản trị Doanh nghiệp. Vì vậy, Doanh nghiệp nên áp dụng kế toán máy phân bổ cho từng mặt hàng.
• Về việc phân tích kết quả bán hàng thông qua công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Qua số liệu, tài liệu kế toán đặc biệt là báo cáo tài chính như Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo về tình hình tiêu thụ sản phẩm trong kỳ … Doanh nghiệp nắm bắt được thực tế tiêu thụ sản phẩm, cũng như các phát sinh có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng trong kỳ, nhờ đó Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp đúng dắn, kịp thời trong các vấn đề tài chính nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh được tiến hành thuận lợi theo kế hoạch đã đề ra. Vì vậy tổ chức tốt công tác phân tích tình hình bán hàng là một trong các giải pháp quan trọng nhằm tăng cường quản lý, kiểm tra, kiểm soát quá trình kinh doanh của Doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao.
Để tổ chức tốt công tác phân tích hoạt động bán hàng, Doanh nghiệp cần phải :
- Định kỳ Doanh nghiệp phải phân tích các hoạt động kinh tế, phân
tích kết quả cho từng hoạt động bán hàng, từng bộ phận bán hàng cũng như theo dõi từng mặt hàng kinh doanh, thực hiện dự báo nhu cầu thị trường , xác định nguồn vốn và mặt hàng kinh doanh sẽ tiêu thụ được trong kỳ sau.
- Trong kỳ kinh doanh tới Doanh nghiệp cần phải quan tâm hơn nữa
đén công tác phân tích hoạt động bán hàng, phân tích hiệu quả, chiến lược kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh, xác định hướng đi phù hợp trên những lợi thế có sẵn.