Để hách toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phí.
Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong qua trình bán sản phẩm hàng hóa.Chi phí bán hàng phát sinh trong giao dịch, quảng cáo, đóng gói, vận chuyển… Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đến cuối kỳ sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tại Doanh nghiệp TNSX & KDTM Thành Phong bao gồm các loại chi phí sau :
+ Chi phí quảng cáo sản phẩm : Gồm chi phí dụng cụ quảng cáo, tiền in ấn tờ quảng cáo, tiền thuê nhà hội trợ triển lãm, các khoản tiền trong quá trình triển lãm phát sinh.
+ Chi phí vật liệu bao bì bán hàng : Phản ánh giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng như: nhãn mác ….
+ Chi khuyến mại trong quá trình bán hang, giới thiệu sản phẩm.
+ Lương : Bao gồm chi phí nhân viên bán hàng, lương công nhân tổ bốc xếp, tiền ăn ca công nhân tổ bốc xếp.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ : Trích khấu hao của các TSCĐ dùng cho bán hàng như : xe chuyên vận chuyển hàng đi bán , thuê kho tàng, bến bãi …
Ví dụ : Theo chứng từ số 135 phát sinh vào ngày 14 tháng 12 năm 2008 về việc in tờ quảng cáo sản phẩm bằng tiền mặt số tiền là 8 765 000đ .Kế toán định khoản, ghi phiếu chi và xác nhận khoản chi phí này vào sổ chi tiết bán hàng với định khoản như sau :
Nợ TK 641 : 8 765 000 Có TK 1111 : 8 765 000
Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng 12 năm 2008 là 35,645,000đ cuối tháng kế toán ghi :
Nợ TK 911 : 35,645,000 Có TK 641 : 35,645,000
Biểu 9
Doanh nghiệp TNSX &KDTM Thành Phong SỔ CÁI TK 641
Tháng 12 năm 2008
Tên tài khoản : Chi phí bán hàng
ĐVT : VNĐ
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Trang
NKC Số Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G 1 2 …. …. …. …. …. … … …. 09/12 CPBH156 09/12 Quảng cáo sản phẩm 1111 845,500 09/12 CPBH156 Chi giới thiệu sản phẩm 1111 1,980,000
10/12 CPBH159 Chi khuyến mại 1111 4,458,000
….
31/12 CPBH KC chi phí bán hàng 911 35,645,000
Tổng cộng 35,645,000 35,645,000
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
2.6.2Hạch toán quản lý doanh nghiệp
Để theo dõi chi phí QLDN, kế toán Doanh nghiệp sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phí.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác có liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp cao hay thấp ảnh hưởng trực tiếp đén hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, Doanh nghiệp phải giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp tới mức có thể để góp phần tăng lợi nhuận.
Chi phí quản lý doanh nghiệp của Doanh nghiệp TNSX & KDTM Thành Phong bao gồm :
- Chi phí nhân viên quản lý : Phản ánh tiền lương, thưởng phụ cấp và
các khoản trích theo lương.
- Chi phí đồ dùng văn phòng : Bàn , ghế,tủ ,quạt, điều hòa…
- Chi phí khấu hao TSCĐ : Khấu hao nhà xưởng làm việc , máy vi tính…
- Chi phí dịch vụ mua ngoài : Tiền điện , nước, điện thoại ….
- Thuế,phí và lệ phí phải nộp.
- Chi phí bằng tiền khác : Chi tiếp khách, hội nghị, công tác phí, chi
mua văn phòng phẩm …
Tương tự như chi phí bán hàng, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sẽ định khoản ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK 642, cuối tháng kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ : - Theo chứng từ CQL ngày 31/ 12/ 2008 về việc chi trả lương cho CBCNV quản lý doanh nghiệp số tiền là 6 750 000đ, kế toán ghi sổ như sau :
Nợ TK 642 : 6 750 000 Có TK : 6 750 000
- Căn cứ theo chứng từ BL2141 ngày 31/ 12 /2008 về trích khấu hao TSCĐ phân bổ CPQLDN số tiền là 685 000đ, kế toán ghi :
Nợ TK 642 : 685 000
Có TK 2141 : 685 000
Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng 12 năm 2008 của Doanh nghiệp là 16 073 841đ, cuối tháng 12/ 2008 kế toán tập hợp và ghi bút toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp :
Nợ TK 911 : 30,073, 841 Có TK 642 : 30,073, 841
Sau khi định khoản như trên kế toán ghi vào sổ nhật kí chung, sổ cái TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Biểu 10
Doanh nghiệp TNSX &KDTM Thành Phong SỔ CÁI TK 642
Tháng 12 năm 2008
Tên tài khoản : Chi phí quản lý doanh nghiệp
ĐVT : VNĐ
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Trang
NKC Số Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G 1 2
01/12 BK 114 01/12 Thu phí chuyển tiền
mua sắt Ф 18 1121
760 000
02/12 BK 119 02/12 Thu phí chuyển tiền mua thép 1111 1,665,000 03/12 CK 125 03/12 Chi tiếp khách 1111 2,150,000 ………….. 31/12 CPQL 31/12 Kết chuyển CP QLDN 911 30,073, 841 Tổng cộng 30,073, 841 30,073, 841 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc