LI ẢƠ
H T NG TAN T ON CUY N TIN INT ỆỬ
1.2.3 Tài khoản và chứng từ được sử dụng trong thanh toán chuyển tiền
tử.
1.2.3.1 Các Tài khoản được sử dụng.
Các tài khoản sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán và quản lý vốn giữa TTTT với chi nhánh cấp 1 bao gồm:
TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch. TK Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch.
TK Điều chuyển vốn khoanh nợ. TK Điều chuyển vốn ký quỹ.
TK Điều chuyển vốn quá hạn.
TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán. TK Điều chuyển chờ vốn.
TK Điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống. TK Điều chuyển vốn cho vay tài trợ xuất khẩu. TK Điều chuyển vốn cho vay bão lụt.
TK Điều chuyển vốn cho vay từ quỹ tín dụng đào tạo.
TK Điều chuyển vốn cho vay dự án của NH Tái thiết đức(KFW). TK Điều chuyển vốn cho vay dự án của NH Cân Đối Đức (DAT). TK Điều chuyển vốn cho vay dự án vừa và nhỏ.
TK Điều chuyển vốn dự phòng rủi ro. TK Điều chuyển vốn cố định.
TK Điều chuyển vốn khác.
1.2.3.2 Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử.
Chứng từ ghi sổ kế toán chuyển tiền điện tử là lệnh chuyển tiền (bằng giấy hoặc dưới dạng điện tử). Chứng từ gốc dùng làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành (UNC, UNT...).
Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ giấy phải lập theo đúng mẫu và đủ số liên do NHNN quy định và phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ theo quy định tại chế độ chứng từ kế toán NH, TCTD ban hành kèm theo quyết định số 312/QĐ ngày 04/12/1996 của Thống đốc NHNN VN.
Lệnh chuyển tiền dưới dạng điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do NHNN quy định tại quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các NH, TCTD ban hành theo QĐ308/ QĐ-NH2 ngày 16/09/1997 của Thống đốc NHNN.
Việc chuyển hoá chứng từ điện tử thành chứng từ giấy hoặc ngược lại để phục vụ yêu cầu thanh toán và hạch toán phải đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ làm căn cứ để chuyển hoá và chứng từ được chuyển hoá đúng mẫu quy định và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ.
1.2.4 Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Công thương Việt Nam Việt Nam
Sơ đồ 1.1: Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử của ngân hàng Công thương Việt Nam
*Quy trình nghiệp vụ tại NH phát lệnh (NHPL).
Ngân hàng khởi tạo nhận chứng từ từ khách hàng, kiểm tra, kiểm soát rồi tiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và chuyển cho kiểm soát viên đặt ký hiệu mật trước khi chuyển đi thanh toán. Sau khi tính KHM, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu.
*Tại Ngân hàng nhận lệnh đến:
Bộ phận thanh toán điện tử phải bố trí cán bộ chuyên trách trực đảm bảo tính liên tục khi nhận chuyển tiền Đến, thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra hoặc giải mã ký hiệu mật (KHM) đồng thời, hạch toán vào TK Người nhận lệnh (nếu đủ điều kiện thanh toán) hoặc TK chờ thanh toán (nếu không đủ điều kiện thanh toán)
NHCT VN ... TTTT (Số hiệu 999) CN NHCT A (NHPL) CN NHCT B (NHNL)
(đối chiếu) (đối chiếu)
để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. Lệnh thanh toán được tự động hạch toán và được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu.
Sau khi nhận được kết quả khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 02 liên, 01 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có khách hàng, 01 liên lưu nhật ký chứng từ. Các Lệnh thanh toán in ra phải đầy đủ chữ ký theo quy định.
Tại Trung tâm thanh toán.
TTTT mở TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch cho từng CN để hạch toán và đối chiếu. TK của CN NHCT nào sẽ mang số hiệu NH của CN NHCT đó. Đối với CN trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các TK ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN. Đối với CN phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch.
Khi nhận chuyển tiền từ CN, tại TTTT, chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ-thanh toán Có, phạm vi thanh toán trong hệ thống-ngoài hệ thống để hạch toán.
Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu với NHNL. Các chuyển tiền ngoài hệ thống được chuyển sang vùng riêng để giải mã, phục hồi chứng từ đưa đi thanh toán bù trừ hoặc chuyển mạng thị trường song biên với các tổ chức tín dụng khác.
Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ thống.
Sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi, đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp. TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ.
Hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL.
Đối với lệnh thanh toán Nợ: hạch toán ngược lại.
Cuối ngày, Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi, đến trong ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày. Các báo cáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THANH TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ TẠI CHI NHÁNH
NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG THANH HÓA
2.1 SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CN NHCT THANH HÓA2.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của NHCT Thanh hóa 2.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của NHCT Thanh hóa
Thực hiện nghị quyết Đại hội lần thứ 3 của BCHTW Đảng Cộng Sản Việt Nam khoá VI và nghị định số 53 HĐBT ngày 26/3/1988 của hội đồng Bộ trưởng(nay là chính phủ) về việc chuyển hoạt động ngân hàng sang hoạch toán kinh tế và kinh doanh XHCN,hình thành hệ thống ngân hàng hai cấp.
Ngân hàng nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nuớc về hoạt động ngân hàng và các chức năng NHTM thực hiện chức năng kinh doanh tiền tệ tín dụng và dịch vụ ngân hàng.
Đây là mức son lịch sử của hệ thống ngân hàng được tách bạch rõ ràng giữa chứcnăng quản lý nhà nước và chứcnăng kinh doanh. Đánh dấu sự rađời của các NHTM với sự vươn lên và phát triển mạnh mẽ, góp phần xứng đáng vào quá trình hội nhập và công cuộc đổi mới đất nước.
Trong xu thế thời đại đó ngày 1/7/1988 NHCT VN ra đời và đi vào hoạt động. Hai tháng sau, ngày 1/9/1988 chi nhánh ngân hàng công thương tỉnh Thanh Hoá cũng được thành lập trên cơ sở ngân hàng nhà nước thị xã Thanh Hoá cùng các phòng tín dụng công nghiệp, tín dụng thương nghiệp của ngân hàng nhà nước tỉnh để hợp thành chi nhánh NHCT tỉnh Thanh Hoá, đơn vị thành viên của NHCT Việt Nam
Cùng thời gian đó các chi nhánh ngân hàng nhà nước thị xã Bỉm Sơn, thị xã Sầm Sơn chuyển thành chi nhánh NHCT cấp II thuộc chi nhánh NHCT tỉnh Thanh Hoá.
Cùng với quá trình đổi mới đát nước và toàn ngành, từ ngày thành lập đến nay NHCT Thanh Hoá luôn khẳng định dược vai trò vị trí của một đơn vị luôn đi tiên phong trong công cuộc đổi mới, góp phần tích cực thúc đẩy sự phát triển của nền
kinh tế tỉnh nhà.
2.1.2 Những giai đoạn phát triển
Quá trình hình thành và tổ chức bộ máy hoạt động NHCT Việt Nam nói chung và chi nhánh NHCT Thanh Hoá nói riêng có thể chia ra ba giai đoạn:
Giai đoạn 1: Từ ngày thành lập đến hết năm 1990
Hệ thống NHCT Việt Nam có 32 chi nhánh, tỉnh, thành phố với 63 đơn vị trực thộc được tổ chức theo cơ chế NHCT_TW chỉ thực hiện nhiệm vụ quản lý chỉ đạo như một liên hiệp xí nghiÖp đặc biệt, các chi nhánh thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập. Giai đoạn này chi nhánh NHCT Thanh Hoá có hai chi nhánh trực thuộc là chi nhánh NHCT Bỉm Sơn và chi nhánh NHCT Sầm Sơn, chi nhánh tỉnh có 6 phòng ban, chưa cóp phòng giao dịch. Nguồn vốn huy động khi mới thành lập ( 1988 ) là 13.400triệu đồng, dư nợ cho vay nền kinh tế là 10.326triệu đồng, chưa có cho vay ngoại tệ và huy động tiết kiệm ngoại tệ, các sản phẩm dịch vụ còn đơn giản, tin học chưa được áp dụng, tổng số cán bộ công nhân viên có 325 người.
Giai đoạn 2: từ tháng 1 năm 1991 đến 1995
Là giai đoạn hệ thống NHCT Việt Nam được thành lập lại theo quyết định 420-CT ngày 14-11-1990 của chủ tịch Hội đồng bộ trưởng, từ đây hệ thống ngân hàng chuyên doanh đã thực sự trở thành NHTM hoạt động theo pháp lệnh ngân hàng có hiệu lực từ tháng 10 năm 1990. NHCT Việt nam là một pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập có các chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Đây cũng là giai đoạn bung ra nền kinh tế nhiều thành phần, là giai đoạn mà hệ thống NHCT mở rộng cho vay, đối mặt trực tiếp nhất với cơ chế thị trường nên chứa đựng của sự mất an toàn và khủng hoảng. Chi nhánh NHCT Thanh Hoá cũng bắt đầu mở rộng hoạt động, hàng loạt các phòng giao dịch được thành lập mới như NHCT Bỉm Sơn phát triển thêm 3 phòng giao dịch, hội sở NHCT tỉnh 7 phòng giao dịch, chi nhánh NHCT Sầm Sơn 1 phòng giao dịch. Đến hết năm 1995 chi nhánh NHCT Thanh Hoá có nguồn vốn huy động đạt 190.42 triệu đồng, trong đó ngoại tệ ( quy ra VNĐ) đạt 18.030triệu đồng. Đầu tư tín dụng đạt 262.976 triệu đồng trong đó dư nợ
cho vay DN nhà nước 127.592triệu đồng, dư nợ cho vay ngoài quốc doanh đạt 135.384 triệu đồng.
Kết quả kinh doanh có lãi 10.053 triệu đồng là năm đỉnh cao của chi nhánh NHCT Thanh Hoá. Song thời điểm này cũng đã bắt đầu bộc lộ những tồn tại, yếu kém như: Hiệu quả hoạt động của các phòng giao dịch thấp, đội ngũ cán bộ công nhân viên không theo kịp với sự phát triển của nền kinh tế, chất lượng tín dụng bộc lộ nhiều tồn tại, nợ quá hạn bắt đầu tăng cao.
Giai đoạn 3: Từ năm 1996 đến nay.
Theo uỷ quền của thủ tướng Chính phủ, thống đốc NHNN Việt Nam đã ký quyết định số 285/QĐ-NH5 ngày 21 tháng 9 năm 1996 thành lập NHCT Việt Nam theo mô hình tổng công ty nhà nước. Quy định tại Quyết định số 90/TTG ngày 07 tháng 3 năm 1994 của thủ tướng Chính phủ, theo mô hình này NHCT Việt Nam được quản lý bởi HĐQT, điều hành bởi tổng Giám đốc có các đơn vị hành viên hạch toán phụ thuộc ( Các chi nhánh cấp 1, cấp 2 ) có các đơn vị thành viên hạch toán độc lập.
Đối với chi nhánh NHCT Thanh hoá hai năm đầu của thời kỳ này là giai đoạn bộc lộ rõ nét nhất những khó khăn tồn tại:
Nguồn vốn có tăng nhưng rất thấp, đến cuối năm 1997 là 296.403 triệu Dư nợ giảm dần cuối năm 1997 chỉ còn 182.428triệu
Tỷ lệ NQH chiếm đến 24% ( Chưa kể các khoản nợ đã được khoanh, các khoản nợ trong hạn biết sẽ quá hạn nhưng vì cho vay trung và dài hạn nên chưa đến hạn trả )
Kết quả kinh doanh năm 1997 chuyển sang lỗ 539triệu.
Trong những năm 1996 -1997 cũng là giai đoạn chuyển dao cán bộ lãnh đạo ở chi nhánh tỉnh và cả ở cac chi nhánh cấp 2. Đội ngũ c¸n bộ lãnhđạo có mặt từ ngày đầu thành lập nay phần đông đã đến tuổi nghỉ chế độ, tuy đã có sự chuẩn bị trước cho đội ngũ cán bộ của thời kỳ sau đó nhưng vẫn có sự hụt hẫng do líp cán bộ lãnh đạo có uy tín, giầu kinh nghiệm là những trụ cột của toàn chi nhánh lần lượt nghỉ hưu giữa lúc chi nhánh đang rơi vào thời kỳ khó khăn nhất. Từ những
khó khăn tưởng chừng không thể vượt qua ấy, trách nhiệm, bản lĩnh của đội ngũ lãnh đạo mới và tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn chi nhánh lại được thể hiện, tạo ra toàn chi nhánh một sức sống mới và nhanh chóng vượt qua khó khăn.
Từ năm 1998, với các biện pháp chấn chỉnh lại hoạt động trong toàn chi nhánh một cách mạnh mẽ, rút kinh nghiệm trong công tác quản lý hoạt động của toàn chi nhánh đã từng bước lấy lại vị thế. Đầu tư tín dụng đã bắt đầu tăng trưởng trở lại và đến cuối năm 2011 tổng dư nợ đạt 846.185triệu. Huy động vốn đến ngày 31/12/2011 đạt 841tỷ. Nợ qua hạn ở mức 2%. Lợi nhuận đạt 11.508triệu đồng, là năm có kết quả kinh doanh cao nhất từ trước tới nay. Năm 2012 kỷ niệm 15 năm thành lập, chi nhánh NHCT Thanh hoá chắc chắn sẽ đứng vào câu lạc bộ 1.000 tỷ cả dư nợ cho vay và nguồn vốn huy động
2.1.2 Mô hình tổ chức và chức năng của các phòng ban
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ mô hình tổ chức và chức năng của các phòng ban
Phòng nguồn vốn.
Phòng nguồn vốn có nhiệm vụ là thực hiện huy động vốn từ các tầng lớp dân cư, các tổ chức kinh tế trên địa bàn quận với sự hỗ trợ của 14 quỹ tiết kiệm đặt rải rác trên địa bàn quận.
Phòng kinh doanh.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ là cho vay, thu nợ, quản lý dư nợ và được chia
CN NHCT Thanh Hóa
Phòng kinh doanh Ban Phòng kho quỹ
Phòng kinh doanh đối ngoại Lãnh Phòng nguồn vốn Phòng kế toán tài chính Đạo Phòng tổ chức hành chính
Phòng kiểm tra Phòng thông tin điện
to¸n QTK số 29 QTK số 30 QTK số 32 QTK số 33 QTK số 34 QTK số 35 QTK số 36 QTK số 37 QTK số 38 QTK số 39 QTK số 46 QTK số 43 QTK số 42 QTK số 41 Phòng giao dịch số 1 Phòng giao dịch số 2
thành ba bộ phận: tín dụng thương nghiệp quốc doanh, tín dụng công nghiệp quốc doanh và tín dụng công nghiệp ngoài quốc doanh phụ trách các mảng công việc theo các lĩnh vực để tiện hoạt động và quản lý.
Phòng kinh doanh đối ngoại.
Nhiệm vụ của phòng là phụ trách các hoạt động liên quan đến đối ngoại tại NH như thực hiện cho vay ngoại tệ, quản lý các khoản tiền gửi ngoại tệ gồm tiền gửi, tiền vay, LC, mua bán ngoại tệ ...
Phòng kế toán tài chính.
Kế toán thanh toán: bao gồm thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử, quầy séc bảo chi, thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, có nhiệm vụ là giao dich với khách hàng, quản lý tiền gửi và tiền vay của khách hàng.
Kế toán nội bộ: có nhiệm vụ quản lý vốn của NH, hoạt động tài vụ, quản lý và hạch toán toàn bộ những chi tiêu nội bộ NH.
Kế toán tiết kiệm: phòng nguồn vốn sau khi huy động, chuyển tất cả chứng từ về bộ phận kế toán tiết kiệm.
Bộ phận kiểm soát: có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát về tính hợp lệ của các chứng từ. Việc kiểm soát này được thực hiện bằng tay sau đó phân ra chứng từ tương ứng với mỗi bộ phận trong phòng kế toán để xử lý.
Bộ phận báo biểu: nhiệm vụ là làm số liệu tập hợp toàn chi nhánh.
Bộ phận báo giấy tờ in.
Phòng kế toán chỉ làm nhiệm vụ hạch toán VNĐ. Ngoài ra, phòng kế toán tài chính còn có nhiệm vụ làm các dịch vụ thanh toán như chuyển tiền, các giấy tờ in...Phần này cũng chiếm tỷ trọng tương đối góp phần tăng lợi nhuận NH.
Phòng điện toán.
Nhiệm vụ của phòng điện toán là tập hợp toàn bộ các phát sinh của NH từ phòng kế toán chuyển sang để xử lý bằng máy tính, lên bảng cân đối hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm .
Phòng điện toán của CN NHCT Thanh Hóa được nối mạng với Trung tâm Công nghệ thông tin NHCT VN để NHCT VN kiểm soát toàn bộ hoạt động các chi