6. Bố cục đề tài
2.5.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Do đặc thù của các đơn vị kinh doanh xây lắp đó là các sản phẩm xây lắp thƣờng có giá trị lớn, thời gian thi công dài, mỗi loại sản phẩm xây lắp đòi hỏi nhiều nguyên vật liệu khác nhau tùy theo kỹ thuật thiết kế yêu cầu. Do vậy cần phải quản lý , theo dõi nguyên vật liệu chi tiết theo từng công trình.
Xuất phát từ đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ và hạch toán nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp.
Khâu thu mua: thƣờng thì nguyên vật liệu đƣợc doanh nghiệp mua từ những nhà cung cấp trên thị trƣờng những khách hàng quen thuộc và có uy tín. Tuy nhiên để đảm bảo cho tốc độ thi công cũng nhƣ làm giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào ( chi phí vận chuyển ) doanh nghiệp tiến hành khâu thu mua sao cho gần nhất địa điểm mà công trình đang thi công, đồng thời thực hiện kiểm soát chặt chẽ về mặt số lƣợng, giá cả vật liệu nhằm giảm chi phí thu mua đến mức tối đa.
-Khâu bảo quản: nguyên vật liệu dùng cho quá trình thi công công trình thƣờng rất dễ hƣ hỏng nhƣ: xi măng, sắt thép, nhựa đƣờng…nên yêu cầu phải quản lý tốt quá trình bảo quản vận chuyển nguyên vật liệu về kho, chống thất thoát, hoa hụt giảm chất lƣợng trong quá trình vận chuyển. Kho dự trữ nguyên
vật liệu khô thoáng, thủ kho luôn quản lý chặt chẽ và tiến hành kiểm kê định kỳ.
-Khâu dự trữ: kho dự trữ của công ty nằm ngay tại công trình, và các loại vật tƣ chủ yếu là đất, đá, nhựa đƣờng … nên về hình thức các kho rất đơn giản. Đa số vật tƣ khi đem về đƣợc sử dụng ngay vào trong công trình cà khi không sử dụng hết mới nhập kho, do vậy vật tƣ tồn kho là không nhiều. Các đội căn cứ vào kế hoạch định mức và tiến độ thi công thực tế mà có các quyết định mua vật tƣ vừa phải.
Về phía công ty, tại khu trạm trộn có một số loại vật tƣ cần dự trữ do cần phải sử dụng thƣờng xuyên và liên tục nhƣ xi măng, đá, nhựa đƣờng, dầu...
-Khâu sử dụng: tùy theo yêu cầu kỹ thuật thiết kế của công trình xây lắp để xuất nguyên vật liệu phù hợp. Cần phải xác định chính xác mức tiêu hoa nguyên vật liệu theo dự toán công trình. Muôn vậy, kế toán phải tổ chức tốt công tác hạch toán và phản ánh tình hình xuất dùng cũng nhƣ việc phân tích và đánh giá nguyên vật liệu theo kế hoạch
Để làm rõ,tính toán khối lƣợng vật liệu đƣa vào sử dụng và mức độ tiêu hao nguyên vật liệu theo dự toán và thực tế sự chênh lệch đó có ảnh hƣởng nhiều đến chất lựợng công trình ta đi vào phân tích công trình đƣờng nam Đại Học Vĩnh Lộc,qua bảng số liệu 1 và 2
Bảng 2.1:Tình hình sử dụng nguyên vật liệu Ngày 01 tháng 12 năm 2013 THEO KẾ HOẠCH BẢNG PHÂN TÍCH NGANG Đá hộc (m3 ) Đá dăm 4*6(m3) Đá dăm 2*4?(m3) Đá dăm 1*2(m3) Đá dăm 0,5*1(m3) Nhựa dƣờng số 3(kg) Củi đốt (kg) Đoạn 1 6.75 222.61 5.11 28.98 12.94 6353 5106.3 Đoạn 2 6.75 215.32 5.08 28.82 12.87 6318 5078.3 Đoạn 3 6.3 171.11 4.66 26.43 11.8 5794 4656.9 Đoạn 4 5.49 148.05 4.03 22.86 10.21 5013 4029.1 Tổng 25.29 757.09 8.818 107.09 47.82 23478 18870.6 THEO SỔ SÁCH KẾ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TK 621
CTGS 82 7 210 7 28 21 7000 8000
CTGS 91 14 420 14 56 21 12000 8000
CTGS 110 126 28 7 4480 2000
Tại bảng phân tích ngang là khối lƣợng vật tƣ cần dùng cho công trình theo định mức, ta cũng sử dụng số liệu phòng kế toán để đƣa ra một cách chính xác khối lƣợng vật tƣ đã đƣa vào công trình.
Bảng 2.2: Phân tich khối lƣợng
Ngày 02 tháng 12 năm 2013
Ta thấy tổng khối lƣợng vật tƣ đƣợc đƣa vào công trình thực tế đạt 98% so với định mức. Điều này không đồng nghĩa với việc là rút khối lƣợng trong công trình, nhƣ ta biết công trình này đã đƣợc cán bộ kỹ thuật của bên A và bên B thông qua, nhƣ vậy tổng khối lƣợng đạt 98% so với kế hoạch nhƣng công trình vẫn đạt yêu cầu. Tuy vậy, ta cũng đi phân tích nguyên nhân nào dẫn đến việc chỉ tiêu khối lƣợng không đạt định mức.
Có đá hộc và đá dăm 4*6, và củi không đạt nhƣ định mức còn các loại đá khác đều đƣợc đƣa vào công trình vƣợt định mức. Ta biết, trong thi công đƣờng việc xê dịch khối lƣợng vật liệu (các loại đá) lẫn nhau đƣợc chấp nhận trong % cụ thể. Và xét trên thực tế, ta biết mỗi một chuyến xe trở vật tƣ, đất đá, một chuyến = 7m3, mục tiêu của doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí ở mức độ có thể nên việc khối lƣợng vật tƣ bị dôi ra hoặc thiếu hụt so với định mức một chút là hoàn toàn có thể.
Để quản lý tốt nguyên vật liệu nhập, xuất kho thủ kho của đơn vị đã quán NVL Đơn vị Kế hoạch (Mk) Thực tế (M1) Chênh lệch M1- Mk M1/Mk*100 Đá hộc m3 25.29 21 -4.29 83.0 Đá dăm 4*6 m3 757.09 756 -1.09 99.9 Đá dăm 2*4 m3 18.88 21 2.12 111.2 Đá dăm 1*2 m3 107.09 112 4.91 104.6 Đá dăm 0.5*1 m3 47.82 49 1.18 102.5 Nhựa đƣờng số 3 kg 23478 23480 2 100.0 Củi kg 18870.6 18000 -8706 95.4 Tổng 43,304.77 42,439 -865.77 98.0
triệt những nguyên tắc sau:
-Nhập kho nguyên vật liệu thủ kho tiến hành:
+ Kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ, hóa đơn, chứng từ.
+ Phân loại nguyên vật liệu theo từng chủng loại, ký hiệu đối với các chứng từ nhập kho.
+ Kiểm tra về mặt số lƣợng bằng cách cân, đo, đếm rồi đối chiếu với chứng từ nhập kho, trƣờng hợp thiếu so với hóa đơn, chứng từ phải lập biên bản có sự xác nhận của ngƣời vận chuyển và báo ngay cho bên bán.
+ Khi nguyên vật liệu về nhập kho đƣợc xếp gon gàng theo từng chủng loại giúp cho việc quản lý cũng nhƣ việc xuất kho dễ dàng.
+ Cuối ngày tổng hợp số lƣợng nhập kho và thẻ kho. -Khi xuất kho nguyên vật liệu thủ kho tiến hành:
+ Kiểm tra tính hiệu quả hợp lệ của các phiếu xuất kho, những chữ ký cần thiết theo quy định.
+ Xuất kho đúng số lƣợng, chủng loại theo yêu cầu.
+ Cuối ngày cân đối lƣợng vật tƣ trong ngày để vào thẻ kho.
+ Cuối tháng thủ kho tổng hợp số liệu nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để quản lý tốt nguyên vật liệu, cuối mỗi tháng thủ kho lập báo cáo nhập, xuất, tồn trình lên giám đốc doanh nghiệp để xem xét, mặt khác thủ kho phải thƣờng xuyên kiểm tra số vật liệu trong kho để tránh sự mất mát, hao hụt, giảm chất lƣợng.
2.6. Chứng từ sử dụng trong phần hành kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.6.1. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Tại đội: các nghiệp vụ nhập xuất tồn nguyên vật liệu đƣợc thể hiện qua các chứng từ gốc. kế toán đội thu thập các chứng từ gốc và sử lý sơ bộ.
Tại công ty: tiếp nhân chứng từ gốc, bảng kê chứng từ các đội gửi lên - Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán. - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
- Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. - Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
- Kiểm tra tính ró ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán,
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
2.6.2. Chứng từ sử dụng
Thủ tục nhập kho:các chứng từ đi kèm là
- Hóa đơn GTGT - Hợp đồng mua hàng
- Biển bản kiểm nghiệm vật tƣ. Mẫu số 05 – VT - Phiếu nhập kho. Mẫu số 01 – VT
- Phiếu tạm nhập - Thủ tục xuất kho: - Phiếu xuất kho
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Các chứng từ khác:
- Thẻ kho
- Biên bản kiểm kê sản phẩm vật tƣ hàng hóa
2.6.3. Tài khoản sử dụng trong kế toán tổng hợp NVL
TK 152: nguyên vật liệu
Tại đội theo dõi trên sổ TK nguyên vật liệu, theo từng loại vật liệu của từng công trình.
lý:
Ví dụ: 152 D3H: kho của đội 3 do đội 3 quản lý.
152 CTY: kho của công ty do phòng vật tƣ quản lý 152 VP: vật tƣ do bộ phận văn phòng quản lý…
TK 152- Nguyên vật liệu có 5 TK cấp 2. Khác với các doanh nghiệp sản xuất, TK cấp 2 phân theo công dụng có NVL chính và phụ, với doanh nghiệp xây lắp tùy tính chất của từng công trình, từng hạng mục mà với công trình này NVL đó là chính nhƣng với công trình khác NVL đó là phụ
TK1521: Nguyên liệu, vật liệu TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1526: Thiết bị XDCB TK 1528: Vật liệu khác.
Riêng đối với TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu bao gồm: phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, nhận của bên giao thầu, gia công, tự chế biến.
Đối với TK 1526- thiết bị XDCB bao gồm: phản ánh cả giá trị thiết bị XDCB của bên giao thầu ( bên A ), hoặc bên A ủy nhiệm cho đơn vị nhận thầu ( bên B ) mua thiết bị thuộc vốn thiết bị của công trình XDCB sau đó lắp đặt vào công trình.
TK 336: phải trả nội bộ
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình cấp, thanh toán: kinh phí, vật tƣ và các khoản khác giữa công ty với các đơn vị trực thuộc
Kết cấu 336 tại công ty: ghi chi tiết cho từng đội, từng bộ phận (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phát sinh nợ Phát sinh có
Các khoản công ty đã thanh toán cho đội
Bù trừ nợ phải trả nội bộ với phải thu nội bộ theo từng đối tƣợng
Các khoản công ty phải trả đội phát sinh trong kỳ
Dƣ bên có
2.7. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.7.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 2.7.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Tân Sơn sử dụng các chứng từ nhƣ: hóa đơn bán hàng ( của nhà cung cấp), biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho,…
Bộ phận cung ứng vật tƣ dựa trên kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho và tiêu thụ sản phẩm của công ty từ đó để tính ra số nguyên vật liệu cần mua và lựa chọn nhà cung cấp vật liệu. Sau đó sẽ cử cán bộ cung tiêu đi mua nguyên vật liệu và vận chuyển về công ty kèm theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất thì trƣớc khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ đƣợc kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại và quy cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm đƣợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kế hoạch sản xuất, thủ kho vật tƣ và ngƣời giao hàng. Cơ sở để kiểm nhận là hóa đơn của ngƣời cung cấp và hợp đồng mua hàng ( trƣờng hợp chƣa có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng và phiếu xuất kho của bên giao hàng để kiểm nhận). Trong quá trình vật liệu nhập kho nếu phát hiện thiếu, thừa vật liệu hoặc vật liệu sai quy cách, kém phẩm chất thì phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là từ phía nhà cung cấp, công ty có thể yêu
Sau khi kiểm nhận, các thành viên trong ban kiểm nhận phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ”.
Ví dụ 1: Ngày 02 tháng 12 năm 2013. Công ty tạm nhập của công ty VLXD Hƣng Phát củi đốt số lƣợng là 8 m đơn giá là 130.000 đ/ m
Nợ TK 152: 8 x 130.000 = 1.040.000 Có TK 336: 1.040.000
Ví dụ 2: Ngày 03 tháng 12 năm 2013, công ty mua đá 1x2 của doanh nghiệp Bảo Long với số lƣợng 28 m3 đơn giá là 60.952,2 đ/ m3 , VAT 5% doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản
Nợ TK 152: 20 x 60.952,2 = 1.706.656 Nợ TK 133: 85.333
Có TK 112: 1.706.656
Ví dụ 3 : Ngày 04 tháng 12 năm 2013, công ty mua Cấp Dầu Diezen số lƣợng 80 lít đơn giá 5.027 đ / lít VAT 5%, Cấp dầu phụ với số lƣợng 1,14 lít đơn giá 12.900 ,VAT 5 % , của doanh nghiệp Bảo Long, công ty thanh toán bằng chuyển khoản
Nợ TK 152: 80 x 5.027 = 402.160 Nợ TK 152: 1,14 x 12.900 = 14.706 Nợ TK 133: 20.843
PHIẾU TẠM NHẬP KHO Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Nợ : 152 Có :336 Số:1/2 - Họ tên ngƣời giao hàng : Trần Quang Huy
- Theo số 01 tạm nhập ngày 02 tháng 12 năm 2013 của công ty VLXD Hƣng Phát. - Nhập tạ kho: đơn vị STT Tên, nhãn hiệu,vật tƣ sản phẩm,hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo ch.từ Thực Nhập A B C D 1 2 3 4 1 Củi đốt M3 8 30.000 1.040.000 Cộng 1.040.000
Cộng thành tiền (bằng tiền): Một triệu không trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn Nhập,Ngày 02 tháng 12 năm 2013
Phụ trách cung tiêu Ngƣời mua hàng Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên)
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày03 tháng 12 năm 2013 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BL/2005B 0024565
Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp Bảo Long Địa chỉ: Vĩnh Ninh - Thanh Hóa- Thanh Hóa Số tài khoản: 710 B 00004 NHCT – TN Điện thoại: MS: 4600275081 – 001 Họ tên ngƣời mua hàng: Trần Quang Huy
Tên đơn vị: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Tân Sơn
Địa chỉ: Km 12 QL217 KCN Vĩnh Minh – Thanh Hóa– Thanh Hóa Hình thức thanh toán: CK STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 1 3 = 1 x 2
1 Đá 1*2 XD <1x2> M3 28 60.952,2 1.706.656 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cộng tiền hàng: 1.706.656 Thuế xuất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 85.333 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.791.989
Số tiền viết bằng chữ: (Một triệu bẩy trăm chín mươi mốt nghìn chin trăm tám mươi nghìn đồng chẵn)
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, dóng dấu, ghi rõ họ tên)
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 04 tháng 12 năm 2013 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BL/2005B 0024565
Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp Bảo Long Địa chỉ: Vĩnh Ninh - Thanh Hóa- Thanh Hóa Số tài khoản: 710 B 00004 NHCT – TN Điện thoại: MS: 4600275081 – 001 Họ tên ngƣời mua hàng: Trần Quang Huy
Tên đơn vị: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Tân Sơn
Địa chỉ: Km 12 QL217 KCN Vĩnh Minh – Thanh Hóa– Thanh Hóa Hình thức thanh toán: CK STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 1 3 = 1 x 2
1 Cấp Dầu Diezen lít 80 5.027 402.160
2 Cấp dầu phụ lít 1,14 12.900 14.706
Cộng tiền hàng: 416.866 Thuế xuất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 20.843 Tổng cộng tiền thanh toán: 437.709 Số tiền bằng chữ: (Bốn trăm ba bẩy nghìn bẩy trăm linh chín đồng)
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, dóng dấu, ghi rõ họ tên)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( Vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa) Ngày 04 tháng 02 năm 2013
Căn cứ HĐ số 0061946 ngày 04 tháng 12 năm 2013 của Trần Quang Huy Công ty Cổ Phần Xây Dựng Tân Sơn