Công ty TNHH Duy Tân là đơn vị thực hiện phần cấp quản lý, do vậy bộ máy kế toán công ty đƣợc tổ chức theo hình thức bán tập trung, toàn bộ công việc kế toán đƣợc thực hiện tại một phòng, công ty có phòng Tài chính kế toán gồm 5 ngƣời, 1 kế toán trƣởng kiêm trƣởng phòng, 1 phó phòng và 3 kế toán viên, ngoài ra công ty có 1 thủ quỹ và 15 kế toán viên tại các chi nhánh trực thuộc. Hiện nay công ty sử dụng phần mềm MISA SME. NET 2013 để hỗ trợ cho công tác kế toán.
Các kế toán viên không chuyên môn hoá sâu theo từng phần hành mà có sự kiêm nhiệm….tất cả các phần hành kế toán đƣợc tập trung tại phòng Tài chính kế toán.
Do đặc thù của doanh nghiệp nhƣ vậy nên bộ máy của công ty đƣợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán
Kế toán trƣởng kiêm trƣởng phòng kế toán: có trách nhiệm cao nhất trong phòng kế toán, với chức năng tổ chức , kiểm tra về công tác tài chính, phục vụ quản trị nội bộ để ra các quyết định cho doanh nghiệp và cho những ngƣời quan tâm, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật do nhà nƣớc quy định. thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế, tham gia ký duyệt hợp đồng kinh tế, hạch toán
Kế toán vật tƣ Kế toán trƣởng ( Trƣởng phòng )TCKT) Phó phòng - kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán, công nợ Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán tại các Chi nhánh trực thuộc
và phân tích kế toán trong công ty. phòng kế toán công ty và kế toán các đơn vị đƣợc đặt dƣới sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trƣởng.
Kế toán trƣởng có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh công ty tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán của đơn vị cấp dƣới gửi lên, mặt khác kế toán trƣởng còn kết hợp với các phòng chức năng tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty và các đơn vị trực thuộc.
Kế toán trƣởng có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công ty, đơn vị trực thuộc chuyển đầy đủ, kịp thời các tài liệu pháp quy và các tài liệu khác cần thiết cho công tác kế toán và kiểm tra kế toán. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong đơn vị.
Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp:
Phó phòng là kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp thu nhận và kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp số liệu theo dõi chi phí, giá thành của công ty và lập báo cáo tài chính.
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ kế toán vốn bằng tiền phản ánh chính xác ,kịp tời,đầy đủ số hiện có và tình hình biến động các loại tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc và tiền đang chuyển). kiểm tra giám sát việt chấp hành các chế độ qyi định về quản lý, thanh toán các loại tiền.
Kế toán tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng phản ánh chính xác thời gian chất lƣợng số lao động. tính đúng, đủ, thanh toán kịp thời tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. quản lý việc sử dụng chi quỹ tiền lƣơng và các chi phí sản xuất chung khác.đồng thời tập hợp từng phần hành kế toán vào sổ tổng hợp và lên báo cáo tài chính.
Ngoài ra kế toán tổng hợp tại công ty kiêm luôn kế toán tài sản cố định (tscđ) nên kế toán tổng hợp có nhiêm vụ quản lý TSCĐ theo từng tài sản riêng biệt theo qui định thống nhất của nhà nƣớc và của công ty, sử dụng hợp lý, tối đa công suất của tscđ, theo dõi tình hình biến động tăng, giảm của tài sản trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đặt ra công tác hạch toán tscđ đầy đủ, kịp
thời và chính xác. tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo nguyên tắc thống nhất của kỳ hạch toán.
Kế toán vật tƣ :
Đánh giá phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ đúng nguyên tắc quy định của công ty. ghi chép phản ánh kịp thời giá trị hiện có và tình hình luân chuyển các loại vật tƣ. kiểm tra về các chỉ tiêu quá trình cung ứng, dự trữ và sử dụng các loại vật tƣ theo kế hoạch dự kiến. cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí, tính giá thành và lập báo cáo tài chính. đóng góp ý kiến cho hội đồng quản trị về vấn đề liên quan đến vật tƣ công cụ.
Kế toán thanh toán, công nợ:
Chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về các khoản công nợ, bao gồm nợ phải trả,phải thanh toán cho các đối tƣợng ( nhà cung cấp nvl, cho công nhân viên, cho cơ quan cấp trân, các khoản phải nộp nhà nƣớc….các khoản phải trả khác) và các khoản phải thu: khách hàng, các khoản phải thu khác. lập sổ sách liên quan đến công nợ, tiến hành các thủ tục, biện pháp thúc đẩy nhanh việc thanh toán.
Kế toán vốn bằng tiền : chịu trách nhiệm theo dõi thu chi về các khoản tiền gửi tại ngân hàng, tiền mặt tại đơn vị là ngƣời tính toán và trích nộp các khoản thanh toán với nhà nƣớc nhƣ thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế vat, ....đồng thời kế toán có nhiện vụ theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với ngân hàng
- Ngoài đội ngũ các kế toán viên tại công ty, bộ máy kế toán còn bao gồm các kế toán viên tại các đơn vị trực thuộc. những nhân viên kế toán này thực hiện thu thập và ghi chép các chứng từ ban đầu, vào sổ theo dõi chi tiết sau đó lập các chứng từ , sổ cái làm căn cứ để lên bctc và chuyển về phòng kế toán công ty để công ty xem xét, xác định kết quả kinh doanh .
Thủ quỹ :Thực hiện các khoản thu chi bằng tiền mặt, trên cơ sở phiếu thu, phiếu đã đƣợc kế toán trƣởng, giám đốc công ty ký duyệt sẽ tiến hành thu tiền hoặc xuất tiền ra chi, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi quản lý, thực hiện bảo quản, kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán vào cuối mỗi tháng.