2.5.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Hoạt động bán hàng là hoạt động tạo ra nguồn thu chính của công ty nên các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng phát sinh nhiều. Chi phí bán hàng của công ty được tính chung cho toàn bộ hàng hóa chứ không phân bổ riêng cho từng loại hàng hóa.
Để hạch toán các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng nhằm xác định chính xác chi phí cho việc xác định KQKD trong kỳ, kế toán sử dụng TK 6421 – Chi phí bán hàng. Tài khoản 6421 được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, lao vụ như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, giới thiệu.
- TK 64211: Chi phí nhân viên bán hàng
- TK 64212: Chi phí vật liệu bao bì, xăng xe. Bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng như vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên, xăng xe cho quá trình bán hàng
- TK 64213: Chi phí công cụ dụng cụ: Là chi phí cho dụng cụ cân, đong, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay,…phục vụ cho bán hàng.
- TK 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng
- TK 64215: Chi phí bảo hành, quảng cáo: Là chi phí cho sản phẩm trong thời gian bảo hành theo hợp đồng, chi phí quảng cáo, quảng bá sản phẩm
- TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí dịch vụ mua ngoài như sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác để tiêu thụ,…
- TK 64218: Chi phí bằng tiền khác: Như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…
Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán tập hợp các chi phí phát sinh trên tài khoản 6421. Những khoản chi này đều được kế toán lập Phiếu chi hoặc công ty trả tiền chi phí thông qua tài khoản tiền gửi tại ngân hàng. Các phiếu chi được đánh số theo thứ tự liên tục.
Chi phí khấu hao TSCĐ sẽ được phần mềm kế toán tự động phân bổ vào Phiếu kế toán khác, Cuối tháng số liệu này được chuyển lên Sổ cái TK 6421
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, bảng chấm công , bảng thanh toán lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ,…Kế toán phản ánh chi phí bán hàng vào các Phiếu kế toán trên phần mềm kế toán. Cuối tháng số liệu được chuyển lên sổ cái TK 6421.
VÍ DỤ 1: Kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên bộ phận bán hàng căn cứ bảng chấm công và bảng phân phối tiền lương.
Bảng 2.20 : Mẫu bảng chấm công
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào Bảng chấm công để tính lương cho tổng số lao động trong từng bộ phận. Sau khi tính lương kế toán lập bảng thanh toán tiền lương. Sau đó kế toán tiến hành chi tiền để thanh toán tiền lương cho người lao động, các cán bộ trong các bộ phận nhận lương và ký xác nhận vào bảng thanh toán lương.
BẢNG CHẤM CÔNG
Bộ phận bán hàng Tháng 01 năm 2013
STTHọ và tênNgày trong thángSố ngày công123…30311Nguyễn Văn Thànhxxxx0242Lê Thu Hằngxxx0x243Cao Văn Hiệpxx0xx234Lê Minh
Huyềnxxxxx27
Người chấm công (Ký, họ tên)Trưởng bộ phận
Bảng 2.21: Mẫu Bảng thanh toán tiền lương
Công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật Long 38/12 Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 01 năm 2013 Đơn vị tính:VNĐ ST T Họ và tên Chức vụ Lương chính Ng ày côn g Lương thực tế Phụ cấp Tổng Lương Các khoản giảm trừ TN CN Thu nhậpthực lĩnh Ký nhậ n Lương
Cơ bản Lương theoHĐ PC ăntrưa
PC khá c BHXH(7%) BHYT(1,5%) BHTN(1%) Cộng Bộ phận bán hàng 1 Nguyễn Văn Thành KD 2.350.000 3.000.000 24 2.666.667 620.000 3.286.667 164.500 35.250 23.500 223.250 3.063.417 2 Lê Thu Hằng KD 2.350.000 3.000.000 24 2.666.667 620.000 3.286.667 164.500 35.250 23.500 223.250 3.063.417
3 Cao Văn Hiệp KD 2.350.000 3.000.000 23 2.555.556 620.000 3.175.556 164.500 35.250 23.500 223.250 2.952.306
4 Lê Minh Huyền KD 2.350.000 3.000.000 27 3.000.000 620.000 3.620.000 164.500 35.250 23.500 223.250 3.396.750
Cộng 9.400.000 11.200.000 98 10.888.890 2.480.000 0 13.368.890 658.000 141.000 94.000 893.000 0 11.957.370
Ngày 31 tháng 01 năm 2013
V Í DỤ 2: Nhân viên bộ phận bán hàng tạm ứng để thực hiện các hoạt động:
Bảng 2.22 : Mẫu giấy đề nghị tạm ứng
Căn cứ vào giấy tạm ứng kế toán lập Phiếu chi
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi: Phòng Kế toán
Tên tôi là: Nguyễn Văn Thanh Địa chỉ: Bộ phận bán hàng
Đề nghị tạm ứng số tiền: 5.000.000 đồng Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn
Lý do: Tạm ứng mua văn phòng phẩm, dụng cụ
Ngày 24 tháng 01 năm 2013 Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký)Kế toán trưởng (Đã ký)Người đề nghị (Đã ký)
Bảng 2.23: Mẫu Phiếu Chi
Sau khi kế toán lập Phiếu Chi, thực hiện thủ tục ký duyệt bao gồm Người lập Phiếu Chi, Kế toán trưởng và chuyển cho Thủ quỹ thanh toán, Người đề gnhị tạm ứng nhận tiền và ký vào Phiếu chi.
Sau khi thực hiện hoạt động, nhân viên bán hàng tập hợp các hóa đơn, chứng từ như sau:
CÔNG TY TNHH ĐT- TM NHẬT LONG Mẫu số 02 - VT
38/12 Nguyễn Văn Trỗi- Phương Liệt- Thanh Xuân- HN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
BTC)
PHIẾU CHI Số: 020
Ngày 25 tháng 01 năm 2013 Nợ: 141 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Thanh
Địa chỉ: Bộ phận bán hàng
Lý do thu: Tạm ứng mua văn phòng phẩm, dụng cụ Số tiền: 2.475.000
Bằng chữ: Hai triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng
Kèm theo: 0 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Hai triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng
Ngày 25 tháng 01 năm 2013 Giám đốc (Đã ký, đóng dấu) Kế toán trưởng (Đã ký) Người tiền (Đã ký) Người lập phiếu (Đã ký) Thủ quỹ (Đã ký)
Bảng 2.24: Mẫu Hóa Đơn GTGT của Công ty bán hàng
Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà 25 Lý Thường Kiệt – Hoàn Kiếm – Hà Nội
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu 01 GTKT3/001
Liên 2: Giao cho khách hàng AA/12T
Ngày 27 tháng 01 năm 2013 Số:001912 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà
Địa chỉ: 25 Lý Thường Kiệt – Hoàn Kiếm – Hà Nội Số tài khoản: Số điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Thành
Đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư – Thương mại Nhật Long
Địa chỉ: 38/12 Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:0102851320
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1x2 1 Bút bi Cái 200 2.000 400.000 2 Khăn lau Cái 60 10.000 600.000 3 Bút dạ Cái 50 10.000 500.000 4 Băng dính to Cuộn 50 15.000 750.000
Cộng tiền hàng: 2.250.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 225.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 2.475.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng
Người mua hàng (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký)
Bảng 2.25: Mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng
Công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật Long 38/12 Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 28 tháng 01 năm 2013
Họ tên người thanh toán: Nguyễn Văn Thanh Bộ phận công tác: Bộ phận bán hàng
Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giảiSố tiềnI - Số tiền tạm ứng2.475.0001. Số tạm ứng đợt trước chi chưa hết2. Số tiền kỳ này2.475.000- Phiếu chi PC 09/24 ngày 25/01/20132.475.000- Phiếu chi số ngàyII - Số tiền đã chi2.475.0001. Hóa đơn số 001912 ngày 27/01/20132.475.0002. Chứng từ số ngàyIII – Chênh lệch01. Số tạm ứng không chi hết (I - II)2. Chi quá số tạm ứng (II - I)
Thủ trưởng đơn vị (Đã ký)Kế toán trưởng
(Đã ký)Người đề nghị (Đã ký)