Trong một số trường hợp hàng xuất bán buôn ngay không qua kho, có khả năng phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán. Trường hợp khi công ty nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về, theo hợp đồng sẽ xuất hóa đơn bán hàng đi cùng lô hàng giao cho người bán. Trong trường hợp này nếu hàng bị lỗi nhưng vẫn chấp nhận được người mua có đề nghị xin được giảm giá thì công ty chấp nhận.
Trường hợp này kế toán lập Phiếu kế toán (Bảng 2.11); Lập Hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm.
Căn cứ phiếu kế toán giảm giá hàng bán kế toán vào sổ nhật ký bán hàng đồng thời vào nhật ký chung sau đó lên các sổ cái tài khoản 521, 3331,131
Bảng 2.9: mẫu Hóa Đơn điều chỉnh giảm
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu 01 GTKT3/001
Liên 3: Nội Bộ HN/12P
Ngày 15 tháng 01 năm 2013 Số:0099255 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH ĐT- TM Nhật Long
Địa chỉ: 38/12 Nguyễn Văn Trỗi- Phương Liệt- TX- Hà Nội Số tài khoản: Số điện thoại: 04.3793.2519 Mã số:0102851320 Họ tên người mua hàng: Anh Hùng
Đơn vị: Công ty TNHH Thoa Thịnh
Địa chỉ: Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số:0500257934
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1x2
1 Hóa đơn này dùng để điều 1.000.000 chỉnh giảm giá cho
Hóa đơn số 0099254
Cộng tiền hàng: 1.000.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 100.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.100.000
Bảng 2.11: Mẫu Phiếu kế toán
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
***
BIÊN BẢN BÙ TRỪ CÔNG NỢ
Hôm nay, ngày 15 tháng 01 năm 2013 tại văn phòng công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật Long
Địa chỉ: 38/12 Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội
Chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật Long
Địa chỉ: 38/12 Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội
Điện thoại: 04.3793.2519 Fax:
Đại diện: Bà Nguyễn Thị Loan Chức vụ: Kế toán trưởng
Bên B: Công ty TNHH Thoa Thịnh
Địa chỉ:
Điện thoại: Fax:
Đại diện: Bà Trần Thanh Tâm Chức vụ: Kế toán trưởng
Sau khi bàn bạc, cả 2 bên cùng đi đến thống nhất và thỏa thuận một số nội dung sau:
Tính đến tháng 01 năm 2013 Bên B còn nợ tiền Bên A là: 176.305.000 đồng Hai bên đồng ý bù trừ khoản giảm trên HĐ 0099255(là HĐ điều chỉnh giảm cho HĐ 0099254) vào khoản công nợ trên.
Sau khi bù trừ khoản công nợ trên thì số nợ Bên B nợ Bên A là: 175.205.000 đồng
Biên bản này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Biên bản này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để làm cơ sở hạch toán.
Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ, …kế toán tiến hành cập nhật chứng từ giảm giá hàng bán vào máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất số liệu và sổ Nhật ký chung. Sau đó số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ tự động chuyển vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán cộng số liệu trên Sổ cái, đối chiếu số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết xem đã khớp đúng hay chưa.
Bảng 2.12: Sổ cái tài khoản 521
Công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật Long 38/12 Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội
PHIẾU KẾ TOÁN
Số:120 (Mã chứng từ: PK) Ngày 15/01/2013
Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từNội dungTài khoảnSố tiềnGhi chúNgàySốNợCó15/01120Giảm giá hàng bán cho H Đ 009925452131311.000.0003331131100.000Tổng cộng1.100.000Cộng thành tiền (Bằng chữ): Một triệu một trăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo: 1 Chứng từ gốc
Ngày 15 tháng 01 năm 2013
Người lập phiếu
(Đã ký)Kế toán trưởng
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: 521 Tháng 01 năm 2013 Đơn vị tính:VNĐ Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung
TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 I. Phát sinh trong kỳ 15/01 PK 120 15/01 Giảm giá hàng bán cho H Đ 0099254 24 15 131 1.000.000 15/01 PK 120 15/01 Giảm trừ doanh thu 24 19 511 1.000.000 II. Cộng phát sinh 1.000.000 1.000.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2013 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu)