1. Cập nhật phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có
Nguyên tắc nhập dữ liệu của phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có giống nhau, chỉ khác nhau ở định khoản.
Các phím chức năng:
F2 Lọc, tìm kiếm chứng từ theo các điều kiện
F3 Sửa phiếu hiện tại trên màn hình
F4 Tạo mới 1 phiếu
F7 In phiếu tương ứng (phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, ủy nhiệm chi)
F8 Xóa dòng định khoản mà vị trí control đang đứng trên phiếu hiện tại
CTRL+F8 Xóa phiếu
F10 Lưu phiếu (chỉ lưu được khi đang thực hiện thao tác tạo mới hoặc sửa)
F12 Xem lại danh sách phiếu theo điều kiện tìm kiếm trước đó
CTRL+A Chuyển xuống mục khai thông tin thuế GTGT
ALT+A Lựa chọn hình thức in trực tiếp ra máy in mặc định
ALT+B Hình thức in trực tiếp ra máy in có lựa chọn máy in
ALT+C Hình thức in phiếu ra màn hình để xem trước khi in
CTRL_PgUp Xem chứng từ trước chứng từ hiện tại
CTRL+PgDn Xem chứng từ sau chứng từ hiện tại
Màn hình cập nhật:
Giải thích về thông tin cập nhật
Mã chứng từ Thông tin phiếu cập nhật, mã của loại chứng từ cập nhật
hoặc số. Nên quy ước số chứng từ theo 1 chuẩn chung (VD: Số chứng từ theo tháng, theo năm). Khi vào chứng từ mới phần mềm tự động đánh số tăng lên 1 so với số chứng từ vừa vào trước đó (người sử dụng có thể sửa số chứng từ cho phù hợp).
Ngày chứng từ Ngày chứng từ phát sinh. Khi tạo một chứng từ mới, phần mềm sẽ mặc định ngày chứng từ theo ngày hiện tại, người sử dụng có thể sửa lại cho phù hợp.
Mã ông bà Trường hợp người giao dịch đã có mã trên danh mục đối tượng, có thể gõ mã vào ô này để phần mềm tự động lấy ra thông tin như tên và địa chỉ. Ô nhập liệu này không bắt buộc và không được ghi lại cùng các thông tin khác khi lưu phiếu.
Ông (Bà) Họ tên người đứng tên trên chứng từ (người nhận tiền trong phiếu chi, người nộp tiền trong phiếu thu).
Thông tin này có thể tự lấy khi gõ mã ông bà phía trước.
Địa chỉ Địa chỉ của người đứng tên trên chứng từ.
Diễn giải Ô diễn giải phía trên để diễn giải về nội dung nghiệp vụ cho toàn phiếu, ô diễn giải bên dưới danh sách chi tiết để lưu diễn giải cho từng dòng chi tiết phát sinh.
Mã ngoại tệ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán phiếu. Chỉ sử dụng khi hạch toán liên quan đến tiền ngoại tệ.
Tài khoản nợ, có Tài khoản nợ, có được mặc định sẵn theo từng phiếu (VD: Phiếu chi được mặc định TK có 1111, báo nợ mặc định TK có 1121). Tài khoản này bắt buộc phải là tài khoản cấp cuối. Khi để trống hoặc gõ sai tài khoản sẽ mở lên danh mục tài khoản để lựa chọn.
SP nợ, SP có Mã công trình sản phẩm, SP nợ tương ứng với TK nợ, SP có tương ứng với TK có tùy thuộc vào thuộc tính của tài khoản. Phần mềm sẽ bắt buộc nhập khi hạch toán đến tài khoản có thuộc tính công trình sản phẩm.
Mã ĐT Mã đối tượng khách hàng để quản lý công nợ. Bắt buộc nhập khi hạch toán liên quan đến các tài khoản công nợ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tiền Số tiền hạch toán chi tiết. Là tiền trước thuế trong trường hợp phiếu hạch toán có thuế.
Khoản mục Nhập mã khoản mục nếu tài khoản nợ hoặc tài khoản có theo dõi chi tiết khoản mục (xem thêm danh mục tài khoản)
Vụ việc Nhập mã vụ việc nếu cần thiết theo dõi (xem thêm danh mục tài khoản)
Đối tượng(Có) Sản phẩm (Có) Khoản mục (Có) Vụ việc (Có)
Các thông tin này chỉ xuất hiện hoặc bắt buộc nhập khi cả tài khoản nợ và tài khoản có đều có thuộc tính theo dõi chi tiết
Ghi chú : Khi nhập xong thông tin chi tiết của 1 dòng, ấn phím mũi tên xuống để tiếp tục nhập thông tin chi tiết cho dòng tiếp theo (phần mềm hỗ trợ phương thức nhập nhiều chi tiết phát sinh trên cùng một phiếu).
Sau khi nhập xong chi tiết các phát sinh trước thuế, ấn CTRL+A để chuyển xuống phần khai báo chi tiết thuế VAT (nếu có). Các thông tin này được phần mềm hỗ trợ chuyển sang bảng kê mua vào bán ra trong HTKK để người sử dụng nộp tờ khai hàng tháng.
Giải thích về thông tin cập nhật Ngày HĐ, Số
serial, Số HĐ
Là nội dung trên hóa đơn GTGT. Ngày hóa đơn có thể trùng hoặc khác với ngày lập chứng từ.
Tiền trước thuế Tiền trước thuế được ghi theo nội dung hóa đơn
Phần trăm thuế Phần trăm thuế theo nội dung hóa đơn
VAT Mã VAT được chia ra theo từng nhóm thuế được quy định bởi tổng cục thuế. Lựa chọn mã VAT tương ứng với từng phần trăm thuế và phương thức chịu thuế.
Tiền VAT Tiền thuế được tính ra dựa trên tiền trước thuế và phần trăm thuế. Có thể sửa đổi lại tiền thuế cho đúng so với tiền thuế được ghi trên hóa đơn.
TK nợ, có Tài khoản nợ, có hạch toán thuế.
SP nợ, có Công trình, sản phẩm liên quan (nếu tài khoản tương ứng được theo dõi chi tiết theo công trình sản phẩm)
Mã ĐT Mã của đối tượng theo dõi công nợ (nếu trong cặp định khoản thuế có tài khoản theo dõi theo thuộc tính công nợ)
Mã ĐT VAT Mã đối tượng VAT có tác dụng lấy ra các thông tin từ danh mục đối tượng. Mặc định Mã ĐT VAT được lấy theo Mã ĐT, người sử dụng có thể thay đổi lại cho phù hợp (trong trường hợp theo dõi công nợ cho 1 đối tượng nhưng hóa đơn lại là đối tượng khác). Trường Mã ĐT VAT không bắt buộc phải nhập.
Tên đối tượng kê thuế
Tên công ty theo hóa đơn GTGT
MS thuế Mã số thuế theo hóa đơn GTGT (quy chuẩn theo hệ thống mã số thuế của Bộ tài chính, kiểm tra lại MST khi phần mềm báo sai)
Tên hàng Tên hàng hóa, dịch vụ theo hóa đơn (Thông tin này được dùng chuyển sang HTKK)
Gợi ý mã khách hàng:
Khi thao tác nhập dữ liệu đến mã đối tượng, người sử dụng có thể thêm mới một đối tượng chưa có trên danh mục bẳng cách gõ vào ký tự bất kỳ và ENTER để mở lên danh mục đối tượng, tại đây người sử dụng tạo mới 1 đối tượng bình thường (tham khảo hướng dẫn danh mục đối tượng)
Để tìm kiếm đối tượng theo chuỗi ký tự có trong tên, mã số thuế hoặc địa chỉ, người sử dụng để control tại vị trí Mã đối tượng và ấn phím ALT+Mũi tên xuống để phần mềm mở lên cửa sổ tìm kiếm đối tượng, gõ vào các điều kiện tương ứng để tìm kiếm. Ví dụ: Tìm các công ty có chuỗi “truyền thông” trong tên công ty:
2. In phiếu thu, chi
Cho phép xem và in phiếu hiện tại ra màn hình, ra máy in. Lựa chọn hình thức in:
Có 3 hình thức in cho phép lựa chọn, sử dụng phím ALT + ký tự gạch chân để chọn - In thẳng ra máy in (mặc định ban đầu)
- Chọn máy in: Cho phép lựa chọn máy cần in trước khi in - Màn hình: Xem trên màn hình trước khi in
Sau khi lựa chọn hình thức in, ấn F7, cửa sổ xác nhận in mở lên với các thông tin sẽ được in ra. Có thể bổ xung thêm các thông tin khác (nếu có) và ấn nhận để thực hiện lệnh in. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mặc định in phiếu thu chi luôn là mẫu số 1 (mẫu 2 liên trên 1 tờ A4). Người sử dụng có thể lựa chọn mẫu phiếu in ra cho phù hợp.
Gợi ý các mẫu phiếu thu, chi:
- Mẫu số 1: (2 liên phiếu trên 1 tờ A4)
- Mẫu số 3: (1 liên duy nhất trên 1 tờ A4) - Mẫu số 4: (giống mẫu số 2 – tài khoản kẻ ô)
- Mẫu số 5: (Liệt kê chi tiết từng định khoản thu chi) - Mẫu số 6: (Mẫu phiếu thu chi Tiếng Việt/Tiếng Anh)
3. In và thiết lập ủy nhiệm chi tương ứng từng ngân hàng
CNS.Professional cho phép in trực tiếp ủy nhiệm chi cho các ngân hàng khác nhau từ giấy báo nợ trên phần mềm. Các mẫu ủy nhiệm chi này được thiết kế theo đúng mẫu phát hành của các ngân hàng, người sử dụng có thể in trực tiếp từ phần mềm ra để giao dịch với ngân hàng.
Thiết lập số tài khoản và ngân hàng cho từng tài khoản:
Để thiết lập cho hệ thống ủy nhiệm chi, ta vào phiếu báo nợ bất kỳ đã có. Ấn F7 để thực hiện thao tác in. Tại đây, vào chức năng “Thiết lập thông tin tài khoản” để lập thông tin chi tiết cho từng tài khoản ngân hàng:
Tại cửa sổ thiết lập, điền các thông tin tài khoản vào đúng dòng tài khoản kế toán tương ứng và chọn mẫu phiếu ngân hàng cho phù hợp:
Các thông tin thiết lập được sử dụng để in ủy nhiệm chi về sau: