a. Khái niệm:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí biểu hiện bằng tiền của các hao phí lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện công tác quản lý bao gồm:
quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý khác. Xét về mặt bản chất, đó là những chi phí phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách bình thường. Đây là những chi phí tương đối ổn định.
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản sau:
oChi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: gồm các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên các phòng ban và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
oChi phí vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp.
oChi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
oChi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp như nhà văn phòng, vật kiến truc, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng…
oThuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí khác. oChi phí dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi.
oChi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như: chi phí điện, nước, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê nhà làm văn phòng…
oChi phí khác bằng tiền đã chi ra để phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp như: chi phí tiếp khách cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí tổ chức hội nghị, hội họp, công tác phí, chi phí kiểm toán…
b. Phương pháp phân tích:
Mối quan hệ giữa chi phí quản lý doanh nghiệp và doanh thu
oCông thức:
Chi phí quản lý doanh nghiệp Doanh thu
oNgười phân tích cần xem xét tỷ trọng chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh thu của công ty, đồng thời so sánh tỷ trọng này qua các năm, nhận xét được xu hướng biến động của chi phí này, tăng hay giảm, ổn định hay không để thấy được hiệu quả của việc quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp. Người phân tích cũng cần so sánh với các đối thủ cạnh tranh trong ngành để xem xét chi phí của công ty có cao hay thấp.
oĐồng thời chi phí quản lý doanh nghiệp được xếp vào chi phí cố định nên khi phân tích cần xem xét sự biến động của các thành phần trong chi phí này. Điều này sẽ giup xác định được yếu tố nào chiếm tỷ trọng cao và ảnh hưởng mạnh nhất đến sự biến động của chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ đó giup công ty xác định được nguyên nhân và đưa ra những biến pháp khắc phục một cách hiệu quả.
- Tình huống: Công ty TNHH RKW Lotus
Chi tiêu Năm 2012 Năm 2013 Biến động giữa 2012 và 2013 Doanh thu 1,094,591,447,56 9 1,254,188,493,032 14.58% Chi phí QLDN 42,379,562,929 50,068,757,482 18.14% Tỷ trọng % (CPQLDN/DT) 3.87% 3.99%
Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty RKW chiếm tỷ trọng khá thấp so với tổng doanh thu, duy trì ổn định qua các năm ở mức khoảng 4%. Việc gia tăng chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm 2013 là nhằm đáp ứng với mức tăng trưởng của doanh thu. Tuy nhiên mức tăng là cao hơn và đây thường được xem là khoản mục chi phí cố định nên công ty cần xem xét những nguyên nhân khiến cho chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty gia tăng.
Tỷ trọng từng khoản mục trong chi phí QLDN (Đvt: đồng)
Năm 2012 Tỷ trọng Năm 2013 Tỷ trọng Chi phí nhân viên 9,755,031,609 23.02% 11,809,186,062 23.59% Chi phí văn phòng 610,550,746 1.44% 592,015,666 1.18% Chi phí điện thoại, internet, điện 600,657,623 1.42% 798,235,791 1.59% Chi phí khấu hao 1,413,728,500 3.34% 1,755,717,503 3.51%
Thuế, phí 622,291,946 1.47% (12,281,195) -0.02%
Phí tư vấn và kiểm toán 1,869,426,808 4.41% 3,534,306,926 7.06% Phí ngân hàng 2,236,533,538 5.28% 2,524,839,754 5.04% Phí du lịch 2,280,858,203 5.38% 2,431,829,494 4.86% Phí quản lý và phí khác 22,990,483,956 54.25% 26,634,907,481 53.20% Tổng 42,379,562,92 9 50,068,757,482
Tỷ trọng của hầu hết các thành phần thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty duy trì ổn định qua các năm. Điều này cho thấy hiệu quả quản lý chi phí của công ty là khá tốt. Trong các khoản mục của chi phí quản lý doanh nghiệp thì chi phí nhân viên chiếm tỷ trọng khá cao, đây cũng là điều phù hợp với hầu hết các công ty.
Tuy nhiên cần chu ý đến mức tăng tuyệt đối của khoản mục chi phí nhân viên cũng như phí quản lý và phí khác vì đây là hai khoản mục có mức tăng khá cao trong năm 2013 với lần lượt là 2,05 tỷ đồng và 3,64 tỷ đồng. Nhằm gia tăng hiệu quả của việc quản lý chi phí, công ty có thể cải thiện bằng cách tiết giảm các khoản mục chi phí này.
4. Lãi vay