2.
4.3.2Chọn phương pháp dự báo cho công ty
Dựa vào bảng minh họa con số dự báo tác giả nhận ra rằng nếu sử dụng các pháp trung bình dịch chuyển và san bẳng hàm số mũ để dự báo cho tháng đầu năm thì không hợp lí vì những tháng đầu năm luôn có nhu cầu rất thấp nếu chúng ta dùng những phương pháp này thì con số dự báo sẽ rất là cao, vì thế tác giả rút ra rằng nên sử dụng trung bình và san bẳng hàm số mũ cho các tháng quý 3 và 4. Chính xác hơn trong bảng số liệu thì phương pháp san bằng hàm mũ có độ lệch nhỏ hơn vì thế nên chọn phương pháp này để dự báo cho các tháng trong các quý này.
38
Qua bảng cho ta thấy rằng tháng 12 có nhu cầu thấp hơn so với hai tháng trong quý quý 4 điều này xảy ra là nguyên nhân công ty thường đổi bao bì mới vào dịp cuối năm để tháng 12 là tháng cuối năm cũ và đầu năm mới tung hàng suy ngược lại tháng 11 là tháng để sản xuất hết những nguyên vật liệu cũ. Vì thế dự báo cho 3 tháng 12/2010 và tháng 1, 2/2011 và tương tự đối với các năm tiếp theo thì sử dụng phương pháp tỉ lệ phần trăm thể hiện đúng hơn. Số liệu thể hiện tương đối rõ rằng tháng 10 và 11 là một trong tháng có nhu cầu cao nhất nếu sử dụng phương pháp trung bình dịch chuyển và san bằng hàng số mũ thì dự báo cho tháng 12 cũng phải cao. Vì vậy chúng ta sẽ dự báo cho tháng 12/2010 và tháng 1, 2/2011 bằng phương pháp tỉ lệ phần trăm.
Như thế số liệu dự báo như sau:
Tháng 12/2010: 112,766 chai
Tháng 1/2011: 52,400 chai
Tháng 2/2011: 63,400 chai
4.4 HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU VẬT TƯ
4.4.1 Tình hình hoạch định nguyên vật liệu của công ty:
Quy trình hiện tại công ty:
Chú thích:
SXTT: sản xuất tổng thể NVL: nguyên vật liệu
Diễn giải quy trình:
Dự báo là số liệu đầu vào của số lượng sản xuất cuối cùng của tháng. Sau khi tổng hợp từ các đơn hàng của khách hàng thì bộ phận Bán Hàng sẽ đưa ra con số dự báo bán hàng
Hoạch đinh NVL Dự báo Kế hoạch SXTT Bảng tồn kho Danh mục sản phẩm Quản lí NVL
39
của 3 tháng sắp tới, bộ phận Cung Ứng dựa váo bảng danh sách tồn kho của công ty và đưa ra côn số cần sản xuất, bộ phận Sản Xuất sẽ xem xét vào công suất rồi sẽ trả lời con số đáp ứng được là bao nhiêu. Cuối cùng phòng Cung Ứng sẽ tổng hợp con số thành kế hoạch sản xuất tổng thể cho 3 tháng tiếp theo, nhưng chủ yếu là tháng tiếp theo, mục đích của việc lập kế hoạch sản xuất tổng thể trong 3 tháng đó là để đặt hàng cho các nguyên vật liệu có thời gian đặt hàng dài. Dựa vào số lượng sản xuất trên kế hoạch tổng thể và danh mục nguyên vật liệu bộ phận kế hoạch sẽ xây dựng một kế hoạch đặt hàng cho hợp lí và cuối cùng là quản lí nguyên vật liệu tại kho.
Phận loại nguyên vật liệu:
Vật tư độc lập:
đầu tiên xác định đó là thành phẩm công ty thứ hai đó là thiết bị phục vụ cho sản xuất như thùng, xô, thiết bị bảo trì,... phục vụ cho pha chế và các dụng cụ dành để vệ sinh.
Vật tư phụ thuộc:
Nguyên vật liệu: gồm những chất hóa học cấu thành dầu gội như nước, axits, sút, chất bảo quản... Nguyên tắc sản xuất dầu gội của công ty là pha chế dịch 4 tấn rồi chiết ra tương ứng với các loại chai như 180g, 380g, 650g. Vì thế khi sản xuất dầu gội 180g thì ứng với 4 tấn dịch chung ta sẽ được 22,110 chai loại 180g, trong 4 tấn dịch đó các thành phần nguyên liệu chiếm tỉ lệ cố định.
Bao bì: các loại bao bì chính để sản xuất dầu gội đó là chai, nắp, nhãn, thùng, tem chống
giả, băng keo có logo công ty. Ứng với một mẽ dầu gội 4 tấn thì chúng ta cần:
22,110 chai, 22,110 nắp, 22110 nhãn, 922 thùng đựng (1 thùng đựng 24 chai), 22110 tem chống nhãn và 1 cuộn băng keo để dán thùng.
Công tác hoạch định nguyên vật liệu:
Hiện tại bộ phận kế hoạch sẽ thực hiện công tác hoạch định nguyên liệu, như đã thông tin ở trên sau khi đã xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể trong 3 tháng tới trong 3 tháng này thì tháng đầu tiên xem như đã cố định và hai tháng tiếp theo đó sẽ được xem xét lại vào thời điểm cuối tháng đầu. Đầu tiên kế hoạch sẽ tính toán tất cả các nguyên liệu cần đặt hàng là bao nhiêu, sau đó sẽ trừ đi những đơn hàng nhà cung cấp sẽ giao trong quá trình sản xuất số lượng còn lại là phải đặt hàng thêm từ nhà cung cấp. Việc lựa chọn mô hình đặt hàng cho nguyên vật liệu tại công ty và số lượng cụ thể Như sau:
Những sản phẩm ít sản xuất 4 tháng sản xuất 1 lần: bao bì và nguyên liệu sẽ đặt theo mô hình câng lô hàng thì cung ứng lô đó. Như Dầu gội Boss 180g 4 tháng mới sản xuất số lượng 50000 chai.(Lot for Lot)
40
Công tác đặt hàng hoàn toàn phụ thuộc vào hệ thống, khi có nhu cầu sản xuất tổng thể 3 tháng tới thì kế hoạch sẽ đưa số lượng sản xuất lên hệ thống có thời gian sản xuất cụ thể, từ đó hệ thống tự báo thời điểm đặt hàng.
Ví dụ: chai 200ml nhu cầu tháng 1/2010 là 80000 chai và Lead time là 25 ngày và thời điểm sản xuất của tháng: 3/1/2010 là 40000 và thời điểm thứ 2 là 20/1/2010 thì hệ thống sẽ báo thời điểm đặt hàng sẽ là 8/12/2009 tương ứng số lượng là 40000 và 25/12/2009 thì hàng sẽ về theo đúng lịch sản xuất trên hệ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thống.
Hầu hết tất cả bao bì đặt hàng theo mô hình POQ vì L< 30 ngày, và số lượng hàng mới về sẽ sản xuất khi lô hàng cũ sản xuất hết. đa số các nhà cung cấp bao bì cho công ty đều là ở trong nước với giá cả hợp lí và chi phí để lưu trữ tương đối thấp.
Đối với nguyên liệu thì công tác đặt hàng phức tạp hơn vì hầu hết các nguyên liệu chính đều đặt mua từ nước ngoài và L > 60 ngày, vì thế chi phí cho việc đặt hàng rất cao đặc biệt là giá và chi phi tồn trữ. Hiện tại để tránh rỉu ro thiếu hàng sản xuất do thời gian chờ nhập khẩu thì công ty phải tiêu tốn nhiều tiền để thuê kho ngoại quan để lưu trữ số lượng lớn hàng này, thường số lượng mua hàng được hoạch định cho nhu cầu sản xuất trong 6 tháng và nhu cầu này được tính từ số lượng dự báo cho cả năm của công ty.
4.4.2 Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu theo số dự báo:
Kế hoạch sản xuất tổng thể : sau khi có được con số dự báo từ bộ phận bán hàng thì bộ phận kế hoạch sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể bao sản lượng cần sản xuất trong 3 tháng tới của tất cả các sản phẩm của công ty
Minh họa kế hoạch sản xuất tổng thể: Tên sản phẩm Tồn kho cuối
tháng 11/2010 Dự báo 3 tháng tới Số lượng sản xuất DG 180 25,000 250000 225000 DG 380 10,000 150000 130000 Lăn khử mìu 20,000 250000 230000 Gel vuốt tóc 8000 90000 81000 ... ... ... ...
Kế hoạch sản xuất tổng thể là kết quả của dự báo nếu dự báo chính xác như thế nào thì công tác hoạch định nguyên vật liệu và điều độ sản xuất càng thuận lợi bấy nhiêu. Thực tế công ty thì độ chính xác của kế hoạch tổng thể tương đối thấp và ngày 10 hàng tháng thì kế hoạch tổng thể tháng sẽ thay đổi lại một lần bằng cách điều chỉnh lại số lượng sản xuất những sản phẩm nào có doanh số bán hàng thấp trong 10 ngày đầu của tháng. Điều này thật sự đối với công ty đang là vấn đề khó khăn vì nếu sản phẩm nào giảm nhu cầu thì bao bì và nguyên liệu tồn kho sẽ tăng lên còn những sản phẩm nào tăng nhu cầu thì bao bì và nguyên liệu sẽ thiếu cho sản xuất. Giải pháp hiện tại của công ty là tăng tồn kho an toàn lên, điều này giúp công ty khai thác được thị trường khi nhu cầu tăng
41
Kế hoạch sản xuất tổng thể tháng là một kế hoạch quan trọng liên quan tới công tác điều độ sản xuất và kế hoạch bán hàng ngắn hạn của công ty.
Minh họa kế hoạch sản xuất tháng:
Kế hoạch sản xuất tháng 12/2010 Tên sản phẩm Tồn kho cuối
tháng 11
Tuần1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4
DG 180 10,500 33000 33000 10000 44000 DG 380 8900 24000 0 24000 12000 DG 650 6500 12000 18600 0 18600 Lăn khử mìu 25ml 15000 20000 15000 0 25000 Lăn khử mìu 50ml 5000 40000 50000 30000 0 ST 180 21000 0 33000 20000 15000 ST 650 6500 11200 0 11200 0 GEL vuốt tóc 7980 0 7980 7980 7980 ... ... ... ... ... ... Đây là kế hoạch dựa vào các đơn hàng từ khách hàng, bộ phận kế hoạch dựa vào đây để điểu độ đơn hàng từ nhà cung cấp về cho hợp lí. Trên nguyên tắc tất cả bao bì và nguyên liệu phải đầy đủ trong hai tuần tính từ thời điểm hiện tại. Thực tế tại nhà máy công ty hiện tại đang sản xuất nhiều loại sản phẩm với những loại nguyên vật liệu có thời hạn giao hàng khác nhau vì thế khó đáp ứng nổi nguyên tắc này vì diện tích kho bãi không thể nào chứa hết. Với tình hình cơ sở vật chất hiện tại thì thời điểm nhu cầu sản xuất cao thì hầu như kho lúc nào cũng đầy tất cả nguyên liệu về phải tận dụng tất cả lối đi, kho thành phẩm để chứa mới đủ cho sản xuất. Vì thế nếu kế hoạch đặt hàng không suy tính kỹ thật sự khó giải quyết khi lịch giao hàng từ nhà cung cấp. Biện pháp hiện tại của công ty là chứa nguyên vật liệu tại trung tâm phân phối và điều hàng về từ từ theo kế hoạch tuần, điều này dẫn tới tăng chi phí vận chuyển cho công ty và công việc quản lí kho càng nặng khi phải theo dõi tình hình sản xuất nhiều nguyên vật liệu.
Hoạch định nhu cầu vật tư: dựa vào trong danh mục bao bì và nguyên vật liệu sẽ tính được số lượng nguyên vật liệu cần để phục vụ cho sản xuất sau khi cân bằng tồn kho có sẵn, cuối cùng là xây dựng kế hoạch đặt hàng hợp lí. Đối với bao bì thì không có hạn sử dụng vì thế bao bì thật sự dễ dàng cho việc tính toán và đặt hàng ngược lại đối với nguyên liệu thì thật sự khó khăn cho việc xem xét số lượng. trong
42
quá trình sản xuất nếu nhu cầu tăng hau giảm đột biến thì kế hoạch sẽ đôn những đơm hàng về sớm hoặc về muộn hơn so với lịch giao hàng theo Lead time.
Bảng danh mục bao bì, nguyên liệu ( BOM): đây là bảng rất quan trọng vì thể hiện được thành phẩm nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm. Danh mục bao bì thì bộ phận tiếp thị sẽ ban hành và danh mục nguyên liệu thì bộ phận nghiên cứu và phát triển ban hành (R&D). Đối với công ty thì công tác quản lí các danh mục này rất khắc khe và chỉ bộ phận có trách nhiệm mới có thể xem. Những danh mục này thay đổi khi công ty có dự án thay đổi.
Một mẽ dầu gội sẽ pha 4,000 kg dịch tương ứng 22,000 chai DG 180g
Danh sách bao bì: Mã Mô tả Số lượng Đơn vị Tồn kho an toàn Lead Time (ngày) 20000016 Chai DG 200 ml 22110 PV 55000 25 20000057 Nắp DG 200 22110 PC 40000 25 20000630 Tem trustseal 22110 PC 200000 90
20000498 Băng keo logo icp 1 Rol 50 18
20000890 Nhãn DG 180g 22110 Set 33000 25
20000910 Thùng DG 180g 922 PC 1000 18
Danh sách các chất cấu thành Dich DG:
Mã Mô tả Số lượng Đơn vị Tồn kho an toàn Lead Time (ngày) 10000356 Micro care 2 kg 20 45 10000041 Guasafe jk 8 kg 80 40 10000081 polyquatern 4 kg 40 37 10000074 Silicone DC 132 kg 1000 49 10000073 CE 2085 80 kg 800 67 10000006 CMEA 38 kg 380 34 10000417 Huong ARA 48 kg 480 59 10000090 Glycerine 80 kg 800 28 10000088 Cetiol 40 kg 400 90 10000086 Sodium lucate 80 kg 800 63 10000476 Palmerol 36 kg 360 30 10000527 Nexbase 16 kg 160 87 10000119 Mau 3600 5.2 g 520 14 10000392 Mau brilian 10 g 100 14 10000118 Sodium citra 12 kg 120 39
43 10000127 EDGS 60 kg 600 35 10000114 Acid citric 6 kg 60 21 10000151 Peg 4 kg 40 93 10000160 Eita 4 kg 40 14 10000161 Carbopal 100 kg 1000 28 10000474 Nacl 20 kg 20 14 10000048 Gasilk 700 80 kg 800 35 10000487 Amunium 514.4 kg 1700 60 10000488 Amunium sunfate 285.6 kg 1300 60 10000495 Lexfeel 4 kg 40 45
Nguồn: hệ thống ERP tại công ty
Tồn kho an toàn: con số tồn kho an toàn của công ty được xác định rất đơn giản thứ nhất dựa vào nhu cầu sản xuất hàng tháng của nguyên vật liệu đó và Lead Time. Vì thế công ty xét toàn kho an toàn theo kinh nghiệm của nhân viên kế hoạch, thương thì số toàn kho an toan được xét là số lượng sản xuất 1 tháng.
Lead Time: hầu hết dựa vào số liệu từ phòng mua hàng tất nhiên sẽ phụ thuôc vào nhà cung ứng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hầu hết những con số về toàn kho an toàn và Lead Time tương đối hợp lí. Tuy nhiên đối với một số nguyên liệu L>=70 thì phải xem lại vì nếu trong thời điểm chờ hàng nhà cung cấp mà nguyên liệu chưa về thì rất nguyên hiểm.
4.5.1 Quy trình đặt hàng:
Chú thích: PO ( Purchasing Order ): đặt hàng đối với nhà cung cấp
Hiện tại công tác đặt hàng tại công ty do bộ phận kế hoạch đảm nhiệm, sau khi có được kế hoạch sản xuất tổng thể được điều chỉnh từ dự báo kế hoạch sẽ chạy MRP trên hệ thống ERP từ đó sẽ ra những lệch đặt hàng và cuối cùng dựa vào những lệch đặt hàng này phòng mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp.
Phòng kế hoạch Chạy MRP Đặt hàng
Lịch giao hàng Phòng mua hàng
44
4.5.2 Lựa chọn mô hình đặt hàng:
Để sản xuất ra dầu gội thì cần nguyên liệu và bao bì, bên cạnh đó cần có năng lượng điện và nước nóng, 1 vài thiết bị hỗ trợ cho việc pha chế ( những thiết bị này thường có sẵn), Công tác hoạch định nguyên vật liệu chú trọng tới công tác mua hàng, hiện tại công tác đặt hàng của công ty theo hệ thống chủ yếu dựa vào hệ thống mà hệ thống đặt hàng theo mô hình POQ: hàng về liên tục theo nhu cầu sản xuất của công ty.
Công thức đặt hàng:
Trường hợp 1:
Lead time: 30 ngày
Điểm đặt hàng đầu tháng 11/2010
Lượng đặt hàng = nhu cầu tháng 12+ tồn kho an toàn Tương tự đặt hàng vào đầu tháng tiếp theo.
Trường hợp 2:
Lead time: 60 ngày
Điểm đặt hàng đầu tháng 10/2010
Lượng đặt hàng= nhu cầu tháng 12+nhu cầu tháng 1+tồn kho an toàn.
Trường hợp 3:
Lead time: 90 ngày
Điểm đặt hàng là đầu tháng 9/2010
Lượng đặt hàng= nhu cầu tháng 12+nhu cầu tháng 1+ nhu cầu tháng 2+ tồn kho an toàn.
Trường hợp 4:
Lead time 15 ngày
Điểm đặt hàng giữa tháng 11
Lượng đặt hàng= nhu cầu tháng 12/2+tồn kho an toàn.
Từ các công thức đặt hàng trên: ứng với mỗi Lead time của từng nguyên vật liệu mà có mô hình đặt hàng khác nhau
45
4.5.3 Đặt hàng cho các nguyên vật liệu:
Bao bì: theo dự báo thì số lượng sản xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tháng 12/2010: 112,766 chai Tháng 1/2011: 52,400 chai Tháng 2/2011: 63,400 chai Nhu cầu Mô tả 12/2010 01/2011 02/2011 Tồn kho an toàn Số lượng cần đặt hàng Chai DG 200 ml 112766 52400 63400 55000 230000 Nắp DG 200 112766 52400 63400 40000 230000 Tem trustseal 112766 52400 63400 200000 230000
Băng keo logo icp 6 3 3 50 12
Nhãn DG 180g 112766 52400 63400 33000 230000 Thùng DG 180g 5000 2500 2700 1000 10000