ty cổ phần chế biến xuất nhập khẩu thủy sản BR – VT chi nhánh TP. Hồ Chí Minh
Ký kết được hợp đồng Xuất khẩu được coi là một bước khởi đầu của một mối quan hệ làm ăn, là sự nỗ lực rất lớn của nhà xuất khẩu để thuyết phục đối tác mua hàng hĩa của mình. Hợp đồng đã ràng buộc tất cả các nội dung và điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận như: tên hàng, phẩm chất, số lượng, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh tốn, bao bì- ký mã hiệu, bảo hiểm, bảo hành, khiếu nại, phạt và bồi thường thiệt hại…Để giao hàng đến khách hàng thì Cơng ty phải tiến hành tổ chức quy trình giao nhận hàng xuất khẩu để giao hàng đúng với nội dung và điều khoản thể hiện trên hợp đồng. Quy trình tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hĩa Xuất khẩu tại Chi nhánh Cơng ty được tiến hành như sau:
Theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp khi muốn tham gia hoạt động Xuất Nhập Khẩu đều phải xin giấy phép đăng kí kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương để được cấp mã số đơn vị Xuất Nhập Khẩu, ngồi ra doanh nghiệp đĩ cịn phải cĩ tư cách pháp nhân và thể nhân, hoạt động độc lập và tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình trước pháp luật.
Doanh nghiệp cần tham khảo các văn bản Luật của Bộ thương mại, đối với các mặt hàng cần phải cĩ giấy phép thì doanh nghiệp phải cĩ cơng văn xin giấy phép của Bộ thương mại và các Bộ, Ngành cĩ liên quan khác. Ngồi ra, các mặt hàng cấm xuất khẩu hay nhập khẩu, tạm nhập tái xuất hay tạm xuất tái nhập thì doanh nghiệp phải tuân theo quy định của pháp luật.
Mặt hàng thủy sản là mặt hàng được khuyến khích xuất khẩu, nên khi xuất khẩu doanh nghiệp khơng cần phải xin giấy phép.
2. Ký kết hợp đồng Nội thương
Sau khi hợp đồng Ngoại thương được ký kết, thì Chi nhánh Cơng ty cũng tiến hành ký kết hợp đồng với các đơn vị sản xuất trong nước để đặt hàng xuất khẩu. Chi nhánh cơng ty thường đặt hàng tại các Xí nghiệp của cơng ty. Nếu các mặt hàng đĩ, Xí nghiệp của cơng ty khơng sản xuất thì mới đặt hàng các đơn vị sản xuất ngồi cơng ty. Khi đã thỏa thuận với các nhà cung ứng trong nước, nĩi rõ yêu cầu về mặt hàng, số lượng, chất lượng,… dựa trên sự quen biết lâu năm. Các nhà cung ứng rất hiểu về sản phẩm chi nhánh cơng ty cần, cũng như về chất lượng nên việc ký kết hợp đồng Nội thương rất dễ dàng và nhanh chĩng.
3. Phân tích hợp đồng cụ thể:
Khi quá trình đàm phán hồn tất thì Phịng Nghiệp vụ sẽ soạn thảo hợp đồng theo những điều khoản đã thỏa thuận với khách hàng. Sau khi lập xong hợp đồng, kiểm tra kỹ nội dung thì sẽ trình Giám đốc ký và đĩng dấu. Sau đĩ sẽ fax hợp đồng cho khách hàng ngoại ký. Hợp đồng được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và cĩ giá trị pháp lý như nhau.
Trước khi thực hiện quy trình tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hĩa xuất khẩu, bộ phận xuất nhập khẩu của chi nhánh cơng ty đã phải xem xét hợp đồng kỹ để tiến
hành quy trình đúng với hợp đồng , lập ra bộ chứng từ chính xác và đầy đủ nội dung trong hợp đồng.
Phân tích 1 hợp đồng cụ thể của chi nhánh cơng ty:
Những nội dung và điều khoản thể hiện trong hợp đồng Lơ 111/12 ( Xem bản gốc trong phần mục lục):
Hợp đồng Ngoại thương Số 76-08/BSFHCM-FFK
Ngày 22/12/2008
The Seller: BESEAFOOD HOCHIMINH BRANCH
L5, Residential Area 13C, Nguyen Van Linh Acenue Binh Chanh Dist, HoChiMinh City, Viet Nam
Tel: 84.8.2737071 Fax: 84.8.2686334
The Buyer: FISH FARM KOREA
Rm 402, Donngwang Bidg, 45-1, Donngwangdong-3ka, Jung- Ku, Busan, korea.
Tel: 82-51-245-9008 Fax: 82-51-245-9022 Hai bên đã đồng ý ký kết với nhau theo những điều khỏan dưới đây:
o Điều khoản 1: Tên hàng:
Mặt hàng: Cá bị đơng, lột da, cắt đầu, bỏ đuơi, bỏ vy và lấy nội tạng; Kích cỡ: 100-200/ 200-300/ 300-500/ 500-700 Gram trên một miếng Cá; Cơ cấu mặt hàng: Kích cỡ 100-200 và 200-300 chiếm max 50% Kích cỡ 300-500 chiếm min 30% Kích cỡ 500-700 chiếm max 20% o Điều khoản 2: Phẩm chất
Đạt tiêu chuẩn xuất khẩu
o Điều khoản 3: Số lượng 13.000 KGS/ 1.300 CARTONS ( +/-10%)
o Điều khoản 4: Giá cả
+Kích cỡ 100-200/ 200-300:USD 2,10/KG CNF KAOSHIUNG, TAIWAN, 80%NW;
+ Kích cỡ 300-500:USD 2,65/KG CNF KAOSHIUNG, TAIWAN, 80%NW; + Kích cỡ 500-700:USD 2,65/KG CNF KAOSHIUNG, TAIWAN, 80%NW o Điều khoản 5: Điều kiện bao bì
Cá đơng rời, đơng nhanh và bỏ riêng vào một bao( mỗi bao duy nhất một con cá)
o Điều khỏan 6: Điều khỏan thanh tốn
+ Thanh tốn bằng hình thức chuyển tiền bằng điện( Telegraphic- T/T): Thanh tốn 30% sau khi kí kết hợp đồng, 70% sau khi nhận được tất cả chứng từ bằng Fax hoặc Email;
+ Tên đơn vị thụ hưởng: BASEAFOOD Chi nhánh Hồ Chí Minh Số 19003213710007
+ Tên Ngân hàng: Ngân hàng Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn Việt Nam, chi nhánh Mạc Thị Bưởi;
+ Địa chỉ Ngân hàng: 28-30-32 Đường Mạc Thị Bưởi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
+ Mã số: VBAAVNVX Số điện báo: 411322 VBAVT o Điều khoản 7: Bộ chứng từ yêu cầu
- Hĩa đơn thương mại: 3 bộ
- Danh sách đĩng gĩi hàng hĩa: 3 bộ
- Trọn bộ vận đơn: 3 bảng gốc và 3 bảng photo - Giấy chứng nhận xuất xứ( C/O): 1 bảng gốc và 2 bảng photo
- Giấy chứng nhận vệ sinh an tồn thực phẩm: 1
bảng gốc và 2 bảng photo
• Ngày giao hàng trễ nhất: Ngày 10 tháng 11 năm 2008
• Cảng giao hàng: Cảng TP. Hồ Chí Minh,
Việt Nam
• Cảng dỡ hàng: Kaoshiung, Đài Loan
• Giao hàng từng phần: khơng được phép
• Cảng chuyển tải: được phép
o Điều khoản 9: Bảo hiểm Bảo hiểm do người mua chịu
o Điều khỏan 10: Bất khả kháng
- Hai bên thực hiện hợp đồng thì khơng phải chịu trách nhiệm trong việc hủy hợp đồng do: thiên tai, bảo hiểm, nội chiến, hoạt động quân đội, hoặc tình trạng khẩn cấp của địa phương, mà cũng khơng chịu trước Luật Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam;
- Người bán hàng khơng chịu trách nhiệm trong việc giao hàng trễ bởi các lý do ngẫu nhiên vượt quá quyền hạn của họ chẳng hạn: khơng bị giới hạn, chiến tranh, hỏa hạn, thiên tai, Luật Chính phủ hoặc những sự kiện khác mà vượt quá quyền hạn của người bán hàng;
- Trong các sự việc Bất khả kháng, người bán sẽ thơng báo khẩn cấp cho người mua bằng điện báo và gởi cho người mua một giấy chứng nhận bất khả kháng do phịng Thương mại tại nơi bất khả kháng xảy ra cấp trong thời hạn 10 ngày.
o Điều khỏan 11: Trọng tài
Trong trường hợp tranh chấp mà đơi bên kí kết hợp đồng khơng thể tiến đến thỏa thuận cuối cùng của các khiếu nại tranh chấp liên quan đến hợp đồng này, trong vịng 60 ngày sự việc xảy ra thì trường hợp này sẽ được chuyển đến cho Trọng tài Thương mại Việt Nam để đưa ra quyết định cuối cùng.
Hợp đồng này cĩ hiệu lực từ ngày 10 tháng 12 năm 2008. Một số điều khỏan khác, những điều kiện và sự bồi thường chỉ cĩ hiệu lực nếu được viết và xác nhận bởi hai bên.
Hợp đồng này được soạn bằng tiếng anh và cĩ hiệu lực bằng Fax.
Bên bán Bên mua
Ký tên và đĩng dấu Ký tên
Ngơ Viết Hồi Kong Jong Ho
Trong hợp đồng mua bán giữa BASEAFOOD HOCHIMINH BRANCH và FISH FARM KOREA đã ràng buộc nội dung và điều khỏan khá đầy đủ. Nhưng để hợp đồng được đầy đủ và hồn hảo thì cần ràng buộc thêm những nội dung:
Điều khoản giao hàng: giám định về chất
lượng và trọng lượng hàng được gởi do ai và ở đâu là cuối cùng để tránh tranh chấp sau này.
Chi nhánh Cơng ty xuất theo điều kiện CNF nên người bán thuê tàu, do đĩ người bán phải cĩ nghĩa vụ thơng báo cho người mua trước ngày tàu đến nước người mua bằng điện tín hoặc Fax những nội dung sau:
+ Tên hàng, số lượng và trọng lượng, chất lượng của hàng hĩa + Số Bill
+ Tên và quốc tịch con tàu
+ Thời gian dự tính tàu đi, thời gian dự tinh tàu đến + Số Container và số Seal
Điều kiện bao bì và ký mã hiệu:
+ Bao bì: thiếu cách may miệng bao như thế nào, phải đĩng trong túi PE hút chân khơng;
+ Thùng carton phải chịu đựng được sự cọ xát thơng thường và phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu;
+ Ký mã hiệu trên thùng carton; + Trọng lượng cả bì;
Trọng tài: Phí trọng tài và các phí khác do ai chịu
Bồi thường:
+ Đối với người mua: cần đưa vào hợp đồng để bảo vệ quyền lợi cho người mua. Nếu hàng được nhận khơng đúng chất lượng, số lượng thiếu thì người bán phải bồi thường
+ Đối với người bán: Do đây là hợp đồng xuất khẩu, người bán nên soạn các điều khoản sao cho bảo vệ được mình ở mức cao nhất.
4. Chuẩn bị hàng hĩa xuất khẩu
Đối với mặt hàng thủy sản đơng lạnh, Chi nhánh cơng ty đã cĩ các nhà cung ứng quen thuộc ở các địa phương. Vì vậy, khi cần hàng thì chi nhánh cơng ty sẽ điện thoại cho các nhà cung ứng để hỏi về số lượng, chất lượng của sản phẩm. Sau đĩ so sánh giá cả, chất lượng, mẫu mã sản phẩm của họ rồi sẽ lựa chọn nhà cung ứng nào cĩ thể đáp ứng các yêu cầu về chất lượng cũng như giá cả cạnh tranh.
Riêng đối với một số thị trường như Nga, Nhật Bản,… thì họ yêu cầu chỉ cĩ các doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn xuất khẩu do các nhà chức trách nước họ xác nhận thì mới được xuất khẩu hàng vào thị trường của họ, tức doanh nghiệp đĩ phải cĩ mã code xuất khẩu thì cơng ty sẽ thơng qua NAFIQAED để biết doanh nghiệp nào đạt tiêu chuẩn xuất khẩu sang thị trường mà mình cần bán mà liên hệ mua sản phẩm.
Những điều cần lưu ý:
• Đĩng gĩi bao bì: đĩng gĩi hàng hĩa trong túi PEù hút chân khơng • Kẻ ký mã hiệu:
Ký mã hiệu tiêu chuẩn:
+ Những chữ tắt hay tên người nhận + Số tham chiếu ( theo số hợp đồng) + Nơi đến và chuyển tải ( nếu cĩ) + Số thứ tự kiện
+ Ký mã hiệu thơng tin: G.W, N.W, nước sản xuất…
+ Ký mã hiệu bốc dỡ: hàng dễ vỡ, tránh mưa, xếp theo chiều nay… + Ký mã hiệu đặc biệt: hàng nguy hiểm, độc hại…
- Dễ thấy, dễ đọc
- Khơng phai, khơng nhịe
- Khơng ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hĩa - Thống nhất trên tất cả các kiện hàng
5. Kiểm tra hàng hĩa xuất khẩu
Muốn xuất hàng thủy sản thì phải cĩ Giấy Chứng nhận Chất lượng của NAFIQAED. Giấy này do Hải quan Thành phố yêu cầu để đảm bảo hàng đạt tiêu chuẩn về an tồn chất lượng và vệ sinh thực phẩm thì mới được mở tờ khai. Chủ hàng phải đăng ký với NAFIQAED để được cấp mã số doanh nghiệp. Thường tải mẫu Giấy Chứng nhận Chất lượng theo Form: 03TS/KHCN trên Web của NAFIQAED hoặc đem USB đến nhờ cán bộ NAFIQAED tải về, khai báo đầy đủ các chi tiết trên mẫu rồi gởi cho NAFIQAED,
Nhà cung ứng nguyên liệu sẽ liên hệ mời nhân viên giám định của NAFIQAED đến tận kho hàng để kiểm tra hoặc gởi mẫu cho họ để kiểm tra xem hàng cĩ đạt yêu cầu về chất lượng vệ sinh hay khơng tại Trung tâm Chất lượng, An tồn Vệ sinh và Thú y Thủy sản vùng 4( địa chỉ: 30 đường Hàm Nghi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh)
Thường nếu hàng nhiều thì sẽ gởi kèm phiếu Packing list cùng đơn xin kiểm tra chất lượng, cịn hàng ít thì khơng cần Packing list, nhân viên NAFIQAED sẽ lập phiếu phân tích về kiểm vi sinh, độ HP( tỉ lệ prơtêin và nước) khỏang 4 ngày sau họ sẽ chuyển phiếu kết quả, nếu đạt thì sẽ ghi “ chứng nhận lơ hàng cĩ số vi sinh… đạt yêu cầu chất lượng”, đồng thời kiểm tra mã số bao bì và xuât xứ lơ hàng ( đối với thị trường EU) xong thì đĩng dấu của Giám đốc NAFIQAED và của Giám đốc chi nhánh BASEAFOOD.
Đối với một số nước như: Nga, Nhật Bản thì NAFIQAED sẽ ra lệnh cho chủ hàng làm bản cam kết dán mã code và ngày sản xuất lên bao bì sản phẩm thì mới được xuất hàng để tạo điều kiện cho hải quan nước người mua kiểm tra. Sau đĩ sẽ cấp 2 bản Chứng nhận Chất lượng ( Certificate of Quality), 1 bản sẽ do hải quan giữ để mở tờ khai, bản cịn lại BASEAFOOD giữ. Muốn xuất sang thị trường Nga, Nhật Bản thì chủ hàng phải cấp cho BASEAFOOD một giấy ủy quyền để qua NAFIQAED lấy Giấy Chứng nhận Sức khỏe ( Certificate of Health).
Tại chi nhánh cơng ty, đa số mua bán theo điều kiện CNF( CFR) nên cơng ty thường đảm nhận việc thuê tàu. Và vì số lượng hàng xuất khơng quá nhiều từ 1 đến 3 container 20 feet do đĩ chi nhánh cơng ty thường thuê tàu chợ để chở hàng. Chi nhánh thường chọn các hãng tàu cĩ uy tín, làm ăn lâu dài, chẳng hạn đi Pháp thì chọn hãng PIL, đi Nga thì chọn FESCO, Châu Á thì chọn hãng WANHAI, OOCL, SINOCO, EU thì cĩ hãng MERSK, NYK,… Nhân viên chi nhánh sẽ gọi điện để book tàu và tùy theo số lượng ít hay nhiều mà yêu cầu cấp mấy container, container bao nhiêu feet,… Hãng tàu sẽ kiểm tra vào ngày đĩ cĩ chuyến tàu nào chạy như theo điều kiện khách hàng đặt ra hay khơng, nếu cĩ thì sẽ đưa ra một lịch tàu chạy cùng biểu giá để khách hàng lựa chọn, rồi Fax cho nhân viên chi nhánh cơng ty một “ Lệnh cấp container rỗng”. Sau đĩ nhân viên chi nhánh sẽ xem vị trí đĩng hàng tại đâu, địa điểm lấy container ở chỗ nào photo lệnh này ra làm hai bản: một bản giữu lại để lấy Seal và Packing list, cịn bản kia đưa cho chủ vận tải. Chủ vận tải sẽ lấy lệnh đĩ đưa cho văn phịng đại lý hãng tàu tại cảng, lúc này hãng tàu sẽ đĩng mộc vào hoặc cấp cho chủ vận tải một “ Lệnh giao vỏ container rỗng”. Chủ vận tải sẽ cầm phiếu này đưa cho điều độ cảng để nhận container, tùy theo sự quen biết giữa hãng tàu và doanh nghiệp mà hãng tàu cĩ yêu cầu cược container hay khơng. Thường cược container 20 feet là 1,5 triệu đồng, container 40 feet là 3 triệu đồng, ngồi ra cịn đĩng thuế chân tiền vệ sinh container là 200.000 đồng. Nếu lúc trả container trong tình trạng nguyên vẹn và sạch như lúc đầu thì sẽ được trả lại số tiền này.
7. Tập kết- đĩng hàng tại các đơn vị và kiểm đếm hàng xuất khẩu
Chủ vận tải sẽ đem xe ra cảng kéo container về kho lạnh của các đơn vị để tập kết hàng, cài nhiệt độ cho container lạnh (thường là -18 độ C). Sau đĩ bắt đầu qui trình kiểm đếm hàng vào kho lạnh. Hàng đươïc xếp theo từng dây, dây trong cùng cao nhất, người giao nhận của chi nhánh sẽ tiến hành kiểm đếm và ghi vào phiếu container Packing list những nội dung thơng tin gồm: tên đơn vị xuất, tên tàu, số chuyến, cảng chuyển tải, cảng đến, số container, cỡ và loại của container, số siêu, số booking, kí mã hiệu, số lượng bao kiện, tên hàng… Sau khi đĩng xong thì sẽ giao phiếu container packing list cho chủ hàng, chủ hàng sẽ cầm Bảng Phân bổ
hàng xuất khẩu xuống phịng kế tốn kho để làm phiếu xuất kho. Hồn tất mọi việc thì khĩa container bằng khĩa riêng tạm thời của người giao nhận chi nhánh cơng ty.
Ngồi ra, Nếu đơn vị cung cấp hàng ở nơi mà khơng thể di chuyển container vào