* Hệ thống thu thập thông tin bên ngoài:
Tại công ty thơng mại - dịch vụ Tràng Thi việc thu thập thông tin từ nhiều nguồn cơ bản :
-Báo ,tạp chí về thơng mại, về thị trờng : công ty thờng xuyên cung cấp báo chí hàng ngày và chuyên sâu cho phòng nghiệp vụ và phòng tổ chức hành chính , trang bị thiết bị máy móc hiện đại nh máy vi tính, máy photocopy ... để cho cán bộ , nhân viên chuyên trách xử lý số liệu thu thập các thông tin có liên quan về hoạt động phân phối nh việc Honda đa ra loại xe lắp ráp tại Việt Nam thông qua những cửa hàng đại lya nào , phơng thức phân phối của họ ra sao , dạng kênh phân phối nh thế nào ?
Từ đó các thông tin này đợc lập thành hồ sơ lu trữ riêng đợc quản lý bằng máy vi tính .
- Tiếp xúc với khách hàng : công ty khuyến khích các nhân viên bán hàng trong quá trình mua bán tìm hiểu những phản ứng của khách hàng, ghi lại và báo cáo cho bộ phân chuyên trách .
-Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh: để hiểu biết hơn vvề đối thủ cạnh tranh, công ty đã có một số hoạt động:
+ Tiếp xúc và mua hàng hoá của họ nhằm tìm hiểu phơng thức bán, lực lợng bán ,hàng hoa dịch vụ mà họ cung cấp...
+ Đến dự cuộc triển lãm chuyên đề ,hội chợ ...
+ Nghiên cứu các báo cáo đã đợc công bố về hoạt động kinh doanh của đối thủ . + Tiếp xúc với nhà cung ứng , nhà vận tải nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt động đối thủ.
Những thông tin này đợc thành lập hồ sơ riêng và chuyển cho bộ phận chuyên trách để đánh giá phân tích nhằm nâng cao chất lợng thông tin khi đến các nhà hoạch định chiến lợc .
* Nghiên cứu về khách hàng :
- Nhóm hàng xe đạp , xe máy , điện tử dân dụng là những mặt hàng có giá trị t- ơng đối cao . Cùng với sự phát triển kinh tế của đất nớc thì nhu cầu những mặt hàng này càng lớn .
- Thị trờng Hà Nội là một trong những thị trờng có quy mô lớn nhất trong cả n- ớc với mức độ mua sắm lớn nhng cũng tồn tại sự cạnh tranh mạnh mẽ . Trong cuộc triển lãm nhằm giành giật thị trờng , công ty phải cạnh tranh với các doanh nghiệp thơng mại quốc doanh thuộc trung ơng Hà Nội , các mạng lới tiêu thụ của các doanh nghiệp sản xuất lớn , các nguồn hàng từ Trung Quốc , Hồng kông ... ( mà chủ yếu là nhập lậu hoặc qua con đờng tiểu ngạch ) của t thơng nân số lợng khách hàng của công ty cha nhiều và không ổn định .
- Khách mua buôn của công ty là một số công ty kinh doanh khác ở Hà Nội nh : công ty vật liệu xây dựng , công ty công nghệ hộ t thơng thuộc các trung tâm buôn bán ở Hà Nội . Công ty cha thiết lập đợc mối quan hệ lâu dài và ổn định , mà mối quan hệ chỉ theo từng trờng hợp thơng vụ cụ thể.
- Ngời tiêu dùng mua hàng của công ty thuộc mọi tầng lớp , trình độ và thu nhập khác nhau , có địa bán phân bố ở xung quanh bán kính hoạt động của các điểm bán , hệ thống bán lẻ của công ty . Những điểm bán ở trung tâm nh Tràng Thi , Tràng Tiền , Giảng Võ ... là những nơi có doanh thu lớn vì có những cơ cấu mặt hàng thích hợp với địa điểm kinh doanh của địa bàn , phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng . ở các điểm bán khác nhau sự thay đổi cơ cấu mặt hàng kinh doanh chậm và doanh thu thờng là thấp .
- Đối với những mặt hàng có giá trị cao đòi hỏi về chất lợng nh ti vi , đầu video , xe máy ... ngời tiêu dùng thờng đến các phố chuyên doanh nh : Hai Bà Trng , phố Huế ... Vì vậy , cũng cần phải có cơ cấu , chính sách về mặt hàng kinh doanh cho phù hợp .
Các thông tin thu thập đợc qua việc nghiên cứu khách hàng , từ hệ thống thông tin nội bộ và thu thập thông tin ở bên ngoài đợc công ty lập thành các hồ sơ dữ liệu và mộy bộ phận chuyên trách lập một báo cáo nghiên cứu cho lãnh đạo công ty và nhà hoạch định chiến lợc .Một cách khái quát báo cáo nghiên cứu đề cập đến các vấn đề :
- Tập hợp đầy đủ các thông tin dữ liệu đã đợc xử lý và kiệm định lại độ chính xác về phân phối .
- Nguồn tài chính cho lập báo cáo - Khoảng thời thời gian thu thập dữ liệu
- Định nghĩa các thuật ngữ sử dụng trong báo cáo - Bản sao các dữ liệu gốc quan trọng
- Mô tả về phơng pháp nghiên cứu
Báo cáo này giúp cho nhà hoạch định chiến lợc tìm hiểu một số vấn đề :
- Sản phẩm dịch vụ của công ty sẽ cung cấp ở điểm bán nào với những cơ cấu ra sao .
- Những nhân tố nào ảnh hởng đến tình hình tiêu thụ của công ty và tầm quan trọng của chúng nh thế nào .
- Công ty nên có những khuyến khích , quyết định ra sao để tăng cờng sức tiêu thụ của công ty trên thị trờng bán buôn và bán lẻ.
Trên cơ sở này mà công ty có thể xác định đợc mục tiêu , chiến lợc phân phối phù hợp nhằm đạt đợc mục tiêu chung của công ty .