Chương 3 Quy trình công tác hướng dẫn du lịch
3.2. Đón khách:
HDV có nhiệm vụ đón khách, ấn tượng của buổi ban đầu đón tiếp rất quan trọng, nó ảnh hưởng rất nhiều vào chuyến công tác. HDV là người đầu tiên tiếp xúc với khách, là người theo suốt khách trong chương trình du lịch và cũng là
người tiếp khách cuối cùng vì vậy buổi ban đầu đón tiếp sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến mối quan hệ giữa khách và HDV trong suốt chuyến du lịch sau đó.
Do đó HDV phải có sự chuẩn bị kỹ cho buổi đón tiếp đầu tiên, phải có sự cẩn trọng và linh hoạt trong ứng xử với đoàn khách. Khi nhận nhiệm vụ hướng dẫn đoàn, HDV
phải tiến hành từng bước chuẩn bị theo
quy định. Việc đón khách của HDV cần tuân theo trình tự sau:
1. Kiểm tra lần cuối về tất cả các yếu tố liên quan đến đoàn khách, đến việc đón khách. quan đến đoàn khách, đến việc đón khách.
- Kiểm tra lại chương trình, danh sách đoàn, những vấn đề xuất nhập cảnh (nếu có)
- Kiểm tra phương tiện vận chuyển khách từ
nơi đón đến cơ sở lưu trú, thảo luận về những quy định chung liên quan đến việc thực hiện
đoàn và xác định số người cần khuân vác hành lý cho khách.
- Tìm hiểu những bộ phận chính của nơi đón liên quan đến khách như cửa ra vào, nhà ăn, cửa
hàng, nhà vệ sinh, y tế…
- HDV phải có mặt ở địa điểm đón khách ít nhất là 15 phút trước khi khách đến với đầy đủ trang phục và các yêu cầu khác theo quy định
Việc kiểm tra lần cuối các thông tin và sự sẵn sàng đón khách sẽ giúp cho người HDV có thể có một tâm trạng thật tốt khi đón
khách, tránh được sự hồi hộp, lo lắng, băn khoăn trước khi diễn ra buổi gặp mặt và làm quen đầu tiên.
2.Giới thiệu và giúp đỡ khách về các thủ tục, về hành lý, cố gắng nắm bắt được tâm trạng của du khách.
- Làm các thủ tục cần thiết liên quan đến việc đón khách. Đối với các chương trình du lịch đón khách. Đối với các chương trình du lịch quốc tế, trong khi chờ đợi khách ở cửa khẩu HDV cần liên hệ trước với các cán bộ biên
phòng và hải quan để có thể làm người trung gian, giúp cho du khách làm các thủ tục xuất nhập cảnh được nhanh chóng.
- Khi đoàn khách đến, HDV tự giới thiệu với trưởng đoàn và làm quen với các thành
viên trong đoàn khách. Sau đó, HDV lấy danh sách số lượng khách du lịch thực tế của đoàn đã đến, cần nhớ tên của trưởng đoàn. Với những đoàn khách có số lượng ít nên cố gắng nhớ tên của du khách.
Thái độ đón khách cần trang trọng, lịch thiệp. Không được đón khách như đón người xa lạ mà phải đón khách như đón người thân của mình đi xa lâu ngày mới gặp lại.
Đối với các chương trình du lịch quốc tế,
nhất là khi đón các đoàn khách quốc tế vào Việt Nam thì thái độ đón tiếp của HDV vô cùng quan trọng.
Phải đón tiếp với một thái độ ân cần, niềm nở, chân thành và cảm thông sâu sắc với những gì mà khách vừa trải qua sau một chuyến hành trình dài với nhiều thủ tục phức tạp
- Sau khi làm quen, HDV giúp khách làm các thủ tục cần thiết. Cần chú ý đến việc trao đổi với trưởng đoàn, với người có trách nhiệm ở nơi đón tiếp, vận chuyển khách để giúp khách giải quyết những vấn đề hành lý, hàng hoá, giấy tờ một cách nhanh nhất.
- Khi đã làm xong tất cả các thủ tục, HDV đưa khách ra phương tiện để về nơi lưu trú.