3 Xây dựng hệ thống thông báo và tra cứu thông tin qua SMS cho đại học Hoa Sen
3.2Kế hoạch xây dựng hệ thống thông báo và tra cứu thông tin qua SMS 1 Những điêu kiện tiên quyết trước khi tiến hành xây dựng hệ thống
3.2.1 Những điêu kiện tiên quyết trước khi tiến hành xây dựng hệ thống
Làm bất kỳ một hệ thống hay một ứng dụng nào, điều đầu tiên phải tính đến đó là ai là người sử dụng hệ thống. Tôi đề cập đến vấn đề này trước tiên vì theo quan điểm chủ quan của tôi (dựa trên một số nguyên nhân đến kinh phí và làm cách nào duy trì hoạt động của hệ thống) thì trước hết phải có một cuộc khảo sát trên quy mô toàn trường về việc có nên xây dựng hệ thống này hay không? Tôi là người thực hiện tất nhiên tôi muốn hệ thống được triễn khai, nhưng trước hết phải đảm bảo là sản phẩm làm ra được người dùng tiếp nhận và có hiệu quả thực sự. Trong bản khảo sát cũng nên đề cập đến chi phí của người dùng phải bỏ ra nếu họ sử dụng hệ thống, có thể thêm vào những ước lượng khoảng nhất định để chúng ta nhắm đến quy mô của hệ thống.
Thứ hai, nhưng không kém phần quan trọng, đó là sự chấp thuận của nhà trường trong việc thay đổi một số quy trình làm việc từ trước đến nay của một số bộ phận như Phòng đào tạo, Phòng hỗ trợ sinh viên hay các văn phòng khoa. Một ví dụ về việc thay đổi các quy trình này như việc thông báo việc nghỉ một buổi học mà công việc phòng đào tạo hay làm làm in ra một bản thông báo rồi sau đó dán nó ở trước của lớp.
Công việc thông báo sẽ thông báo sang việc soạn một tin nhắn sau đó gửi đi cho toàn bộ lớp đó, sau đó có thể dán thông báo như theo quy trình cũ để cho những sinh viên không có điện thoại biết được thông tin này.
Thứ ba, trường phải có dữ liệu là số điên thoại của từng sinh viên đang theo học. Số điện thoại này có thể được lấy từ hồ sơ mới nhập học của sinh viên. Hoặc khi triển khai hệ thống thì thu thập lại và thống nhất với sinh viên về đảm bảo quyền lợi khi giữ đúng số điện thoại đã đăng kí với trường trong suốt thời gian theo học.
Thứ tư, để có thể hoàn thành hệ thống tra cứu thông tin thì nhà trường phải cho phép hệ thống tiếp cận với dữ liệu của trường như điểm, thời khóa biểu, học phí….